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信息化项目甲方采购的准备与实施(下)
先对上篇内容做两点补充:
在方案初步筛选阶段,甲方可能会向乙方提供一些内部材料供分析,比如业务流程、制度、管理办法等,同时,乙方后续提供的项目建议书也希望仅供甲方内部评审,双方都希望信息只限于项目本身的工作范围,不希望对外传播。为此,双方在开始相关工作之前可以签署相互保密协议,对双方提供的信息约定一个保密期,需要保密的信息包括但不限于:书面、电子邮件、传真、口头或其他有形或无形方式提供的。 在采购准备阶段,如果是软件原厂卖产品+合作伙伴实施的项目,甲方可考虑采用软件和服务打包采购的策略,即把软件产品与实施服务作为一个整体采购,招标文件中约定采购软件的版本、用户授权数量等内容,这样软件采购的具体工作就由投标人(通常是实施厂商)自己控制了。一是甲方可省去自己与软件原厂谈价格和采购等工作,二是实施厂商与软件原厂或有一定的商务约定,实施厂商为获得更好的收益会与原厂做更多价格沟通,同时,原厂为协助实施伙伴打单,或也有一定价格优惠方面的考虑。不过此策略需关注实施厂商是否具有软件销售的经营范围,有部分厂商仅能提供实施服务,没有销售产品的经营范围。当然,如果甲方自己有更好的议价能力,可以直接向软件原厂采购。
以上是两点补充,现在开始下篇的正文。
5 采购
当项目具有一定规模时通常需要招标采购,招标采购的具体工作主要包括:发招标公告、售卖标书、安排开标场地、收退投标保证金、抽取评标专家、组织评标、发中标通知等,工作内容也比较多,甲方通常可以委托专业的招标代理服务机构,在由招标代理机构完成具体招标工作的情况下,甲方在此环节反而较为轻松,特别是如果企业自己有招标公司或者部门的话就更省心了。我司的招标贸服事业部专业认真,所以业务很好,需要相关服务的可以联系他们。
这里需要特别说一下的是时间,无论公开招标还是邀标,按招标法规定,都需要给投标人留出准备投标文件的时间,至少20天,而发标前甲方编写(技术规范书往往两、三万字以上)、内部评审招标文件都需要时间,中标后甲乙方签约的过程也需要时间,所以信息化项目从酝酿筹备开始到希望上线的日期,一定要考虑招投标这个过程所需要的时间,要给项目执行留够充足的时间。
关于项目执行,乙方项目经理的重要性毋庸置疑,而其中项目经理的沟通表达能力是尤为重要的,那么甲方可以建议投标人由未来将派到项目上的项目经理讲标,在此环节,甲方可以对乙方项目经理做一定程度上的评估,并或可作为评价投标人的考虑内容之一。
对于小规模的项目(金额相对不高),按照各企业的采购管理办法,通常可采用询价谈判、直接采购等更简单快速的方式,但对供应商的选择标准、评价和确定过程要与招标方式一样的严格和严谨。一般都会按制度成立跨多部门的采购小组,由信息部牵头组织工作会议并展示厂商提供的资质、案例、报价等材料,经多方多次讨论和评审后,最终通过评分表的方式选择出符合要求的供应商。
首付款:双方签约后支付。一般也会同时约定乙方的进场时间,比如双方签字盖章后在多少个工作日内乙方项目组应进场开展工作; 方案款:经过乙方的需求调研,乙方编写项目蓝图、业务流程等各种设计材料提交至甲方评审,评审通过后支付; 初验款:例如系统上线后3个月,基本运行良好,初验通过后支付; 终验款:系统稳定运行约定的较长的一个时间后,终验通过后支付; 尾款:通常在免费质保期结束后支付。