HR注意！丢失员工人事档案，赔偿6万元！这么重要的档案，你了解吗？

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人事档案很多人不了解，甚至都不知道自己的档案在哪里，尤其是异地就业工作的人就更加不重视档案的问题了。一是因为人事档案的政策宣传力度不是很强，二是业务的办理频次很低，一生可能就用几次甚至更少，比如，开具无犯罪证明，办理集体户口，失业转就业，档案转移，退休借阅档案，社会化转街道等。

企业HR也不一定了解，所以应学习一些人事档案知识，随着新经济发展，企业用工形式也发生了很大变化，有些HR甚至从一开始工作就没有接触过人事档案，这次普及一下关于人事档案的知识，希望对HR和个人有所帮助。

那档案有什么用呢？档案与工作有关系吗？档案里面到底有哪些资料？人事档案丢失后果很严重吗？我们一起来了解人事档案到底是怎样的，与我们的工作和生活有哪些关系。从以下五个方面了解关于人事档案相关知识。

1.人事档案有学生档案和流动人员人事档案；

2.人事档案与社保视同缴费有关，与就业无关；

3.存档形式分个人存档和单位集体存档；

4.HR要注意！人事档案价值6万；

5.人事档案保管与社保缴费等业务挂钩；

1､人事档案分为学生档案和流动人员人事档案；

档案分为两类，即将毕业的学生档案是不能随便流动的，因为身份还未确定，如何才能变成流动国人事档案呢？一是找到用人单位了，档案可以转移到用人单位的集体户里，有些国企、国有控股企业、事业单位是自己有人事档案管理权的，档案直接到企业内部，以前是要转正定级，保留干部身份，以后可以考试进公务员，档案也就可以流动了。“人社厅发［2016］75号文《关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》中要求取消办理转正定级等手续。为简化办事环节和手续，今后档案管理服务机构对初次就业的流动人员不再办理转正定级手续。进一步体现了国家的简政放权”。明确了不再办理转正定级手续，档案中没有干部身份这个说法了，同时毕业后直接是可流动人员人事档案了，档案是可以流动的。二是未就业，也就是就业即失业，就业即创业，这样的档案会直接邮寄到户口所在地，有些大学生是异地学习，户口也会随着过来，比如来北京，这个户口是临时转移，只有在大学期间才有效，学校会给你办理临时的身份证，上面的地址会写学校，当你毕业时在规定时间内如果没有找到可以解决你户口的单位，你的户口就要打回原籍了，这时的人事档案也会随着回原籍，存放在户口所在地区县的人才/职介中心存档，如果你是本地人就不存在户口转移问题，档案直接回你所在区县的人才/职介中心存档，以前这种情况是不保留干部身份的，档案是可以流动的，出了文件以后，机关事业单位和国有企业在招考、聘用、招用流动人员时，可参考档案中的劳动合同、企业录用手续等材料及就业登记、劳动用工备案、社会保险缴费记录，认定参加工作时间和工作年限。 

2､人事档案与社保视同缴费有关，与就业无关；

大学毕业后到跨地区工作是非常普遍的事情，档案是不是要随着工作调入工作地呢？“人社厅发［2016］75号文规定，个人跨地区就业且按照有关规定办理入职手续后，其档案在有人事档案管理权限的机关事业单位、国有企业和流动人员人事档案管理服务机构之间可直接办理转递手续”。所以现在只要成为流动人员档案就可以随工作流动了，但一般不建议频繁流动，耗时费力，除非单位有规定或户口改迁。但是，在哪个城市就业和档案是没有关系的，不转移档案照样可以就业，也可以缴纳社保。

档案在审退休时作用很大，92年以前我国还没有建立单位社会保险缴纳制度，用人单位是没有给员工缴纳社保的，档案记录就很重要了，在退休审档时，档案中记录的工作年限视为社保缴纳年限，也叫视同。例如：张先生，80年参加工作，2020年满60岁退休，如果中间工作和社保缴纳一直没有中断过，那他的总工作年限中视同12年，社保缴费28年，合计共40年。

3.存档形式分个人存档和单位集体存档

人事档案是个人的档案，存档的形式目前有两种情况，一是个人存档，这种情况一般是灵活就业本地户口人员，存在户口所在地人才中心/职介中心，社保（属于三险职保）可以选择在存档机构缴纳。二是单位集体存档，这种情况一般是到单位就业了，单位在人才/职介中心建立集体档案户，单位员工由企业HR负责办理存入集体户，统一管理，前面也提到有人事档案管理权限的国有企业、国有控股企业和事业单位，内部直接管理单位员工档案。本质上来说两种形式没有太大的区别，档案内的资料是没有变化的。

4.HR要注意！人事档案价值6万！

好多人和我说人事档案都找不到了，或者档案在自己手里放了5，6年了，这样就成了死档了，是不能流动的，如果没有拆开，尽快到户口所在地的人才/职介咨询看是否还能存入。如果单位新入职员工需要调档时，HR在转移档案过程中，将档案不慎丢失了，会有什么后果呢？这个法院有先例，最终的判决是单位支付员工6万元损失，还要配合建立人事档案，HR就悲催了，丢份档案，免费为单位工作啦，所以现在很多单位开出调档函/商调函后，让本人自己把档案直接送到存档机构，但这样是不符合规定的。“人社厅发［2016］75号文规定，档案转递时，转出机构要在档案内附上档案材料目录清单，通过机要通信或专人送取方式进行转递，不得个人自带档案”。

多年前国家就提到过建立信息化、电子化档案，但一直动作不大，“人社厅发［2016］75号文中也提到，推进档案信息化工作。各级人力资源社会保障部门要加快流动人员人事档案电子化、数字化工作，建立全国流动人员人事档案基础信息数据库，推动数据向上集中，方便档案信息异地查询，加强信息安全管理”。 希望未来能尽快实现信息化电子化存档，更加便民，便于本人查询，当然要做好安全防范措施，否则被黑客入侵后，把你的所有经历都掌握了，比如，你的学习经历，工作经历，是否被处分过，有没有进过监狱等资料，后果就会严重了。

5.人事档案保管与社保缴费等业务挂钩；

如果在人才以个人名义办理存档，必须同时缴纳社保费用，一般是指本地户口人员，如果单位又不接收档案就比较郁闷了，社保不能办理转移手续，单位无法增员，“人社厅发［2016］75号文也明确了规范基于档案的延伸服务的收费行为。不得将参加社会保险、职称评审等业务与档案保管相挂钩，杜绝以档案为载体的捆绑收费、隐形收费行为”。文件明确规定不可以强制捆绑社保了，但在实际当中各地的政策执行不一致，所以有些地方还没有完全分离，了解到北京通州区已经开始执行，既然有了这个文件，各地落地实现是早晚的事。

以上信息，仅供参考学习。

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用工与社保专家

51社保专家 庚鑫

庚鑫，高级讲师、51社保研究中心专家，资深社保顾问、资深人力资源管理师、劳动用工与人工成本优化高级顾问、互联网社保领导品牌“51社保”首席社保顾问、多家机构特聘劳动用工、成本优化专家顾问、八年人力社保局实践经验。