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你那么痛恨屁屁踢,为什么还要努力做PPT

2018-03-28 柯南 海豚学社 海豚学社


文 | 柯 南

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01


前两天,老同事S买了我的线上PPT课程。我很惊讶,之前她是最恨屁屁踢的人。


“画个屁屁踢又不解决问题的闹~~”


这是她说得最多的一句话。


最近她急着要学PPT,据说是因为部门里面来了个新人小仙女,做事能干,还会来事,有次开staff meeting,被老板直接表扬PPT做得比S棒。


S有点坐不住了。



02


我一直说,


对于刚刚走出校园进入职场的年轻人来讲,提升做PPT的能力,是很讨巧的一项职场投资。


因为,业务领域的事情,无论是论专业,还是论经验,初出茅庐的新人几乎接近于一个未成年儿童——事事需要手把手教,主管还要替你预见和防范各种可能出现的差池,在关键时刻要给你兜底……


对主管来说,教你做的精力比他自己直接做的精力,要高出3倍还不止。业务领域能力的提升,是一个需要花时间长期打磨的事情。


但是,做PPT,是新人最容易上手的一项工作。


如果你做PPT的功底深,表达技巧好,能做出既美观又易懂的PPT来,就会很受老板和同事的欢迎。


帮老板做PPT,或帮别人的PPT做优化,都是可以快速为团队和同事做出实际贡献的地方。


不仅如此,做一手好的PPT,在职场上还有很多隐性的好处:


有机会接触部门最核心的信息


如果你的PPT技能好,能够为所在部门的PPT写手,那么这个部门的工作汇报、下一阶段工作计划等材料,你都能接触到。


而这些材料里面,往往会涉及到一些宏观的、方向性的、策略性的东西,这些东西往往是很多基层员工接触不到的,更何况一位刚入职场的新人。


有机会看到很多数据


现在在职场上汇报工作,很多都需要用数据说话,用目视化的图表说话,这些都是PPT材料中必不可少的元素。


尤其是,在数据的分析比较过程中,还会涉及和他人(他公司、他事业部)的横向比较,或者和自己过往历史做的纵向比较,这样,你能接触到的数据和信息量,就会是立体而庞大的。


有机会了解各方意见


做PPT材料,很多时候也不是一步成型的。


一开始,可能是基于你主管的想法做了第一稿,主管给部门总监去看,可能就会有些修改,部门总监再给副总去看,可能又会有些修改……


你看到这些修改的来来回回,就相当于知道了各方想法的异同,这更不是一般员工有机会接触到的信息。


有机会陪同参会,就能听到高层的意见


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如果你通过制作PPT参与得够深,又得到老板的信任的话,你就有可能直接跟着老板去参加公司高层会议。


因为,你在会议现场的话,如果后续还有修改,或者下一轮要做进展汇报,你的理解就是第一手的,老板也不用担心传话不到位的问题。


这样,你就有机会直接在现场听到公司最高层领导的意见。


和领导建立信任关系


如果哪天,你做好了PPT,老板不仅满意,还额外跟你说一句“里面的东西,看过就算了哈”,恭喜你!这就说明,你和老板之间已经建立了非同一般的信任关系。


这种信任,和其他拍马屁、送东西形成的信任,就完全不是一回事情了。


更好地自我展现


即便没有上面说的那些讨巧的机会,做一手好的PPT也能提升自我展现能力。


在职场的发展中,最悲催吃亏的事情就是,你工作做得很好,但是没人知道你好;甚至,工作远没你做得好的人,因为会展现自己,却得到了更多的升职和加薪的机会。


无论开会、汇报工作、向客户展示方案,能“画”一手好PPT的人,永远是大家眼中的焦点红人。


更强的逻辑思维能力和情商


最后,最重要的,也是最有价值的是:追求卓越PPT表达本身就是一种修炼,是对逻辑思维和情商的修炼。


好的PPT表达,不在于漂亮和炫酷,而在于清晰易懂的表达——本质是让沟通变得更高效。


所以,PPT表达高手,往往是逻辑思维很强的人,因为他始终在思考,如何在逻辑性上,让一页PPT看上去更简洁,理解起来更顺畅,能让对方秒懂你的意思;


同时,他们也往往是情商很高的人,因为他们始终要从读者的立场出发,思考他们看到这份材料会怎么考虑,会还想要知道什么,可能会对什么地方有质疑或顾虑,而自己又如何能在做的时候,就能更好地满足他们,消解这些问题……


PPT表达,说小了是办公技能,说大了,是一个人的思维素养和人际艺术。



03


那么,要成为PPT表达高手,最重要的是什么呢?


在于“表达高效”,而极致的“高效”,在于“图形化”。


“看《色戒》的小说要一周吧,看《色戒》的电影只要3个小时。”


“而且,哪个更引人入胜?”


这是我经常问别人的话。


一个是文字,一个是画面。PPT的表达也是一样的道理。这中间,有个关键的原则是:


少“读”多“看”


就是尽可能用图形的方式,来呈现你要表达的意思。


比如说,很多小伙伴做PPT,就会不自觉地去用“插入项目符号”的功能,分条地来阐述自己想说的内容,然后,在旁边配一张和主题相关的图片,这个PPT就做完了。


典型的,例如这样:



事实上,这样的PPT,还是在“读”的范畴,并没有让对方去“看”。


里面的那张图片,对你高效表达意思的辅助作用也不大,更多的,可以认为是起到“美化”作用的装饰。


如果,要图形化地来呈现同样的内容,让表达更高效的话,应该是怎么样的呢?


来看这页PPT:



这页PPT,就是用“图形化”的方式把之前文字要表达的意思展现出来了。


文字要读半天,图形只要看一眼。


本质上,就是小说翻拍电影的技术。


你就是张艺谋,就是陈凯歌。


好了,首先记住今天分享的这条“PPT高效表达”的原则:


少“读”多“看”


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作者柯南,外资咨询公司资深顾问,历任美国通用、日本人寿等世界500强公司组织发展与人力资源管理专家。海豚学社签约作者。

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