做数据管理的主要目的是保护摄影机原素材和音频素材。所有人工作的结晶都在于此，如果出了差错，大家一天的工作就白费了。所以我们需要完全了解整个工作流，同时能自动化的环节都进行自动化处理，并且找到容易出错的地方，搭建错误检查机制。
首先，你的工作流要对别人友好。理想情况下，要清楚地给每个素材、文件做标签，方便别人接手。如果做不到，至少要记录下你工作流中不寻常的步骤并写下这样做的原因，这样才能让后续接手的人快速上手。不要给摄影机原素材重命名。一定要给摄影机卡备份，但不要给里面的文件夹重命名。如果摄影机卡的文件名不唯一，就创立一套命名体系，用这套名字创建新的文件夹，把整个摄影机卡的内容放到这个文件夹里。在给任何素材重命名前，都要先询问相关人员的意见，比如和剪辑助理、样片处理人员等下游工作人员讨论重命名是否合适。文件名应该具体。花一点时间思考出一个好的、唯一的、不言自明的文件名，这样能省去后续很多工夫。
不合格的文件名：
摄影机测试.mov
黑客帝国最后一集终版.mov
合格的文件名：
黑客帝国_摄影机测试_720p_2017-06-20.mov
黑客帝国_给制片人的剪辑版_x264_v2.4.mov
好的命名系统可以用在文件名、文件夹、邮件标题、硬盘上，对工作生活都有裨益，能大大节省你和别人的时间。工作的第一步是搭建网络连接。如果项目组不能给你网络连接，你就得用自己的手机搭建一个。无论是软件崩了、硬盘崩了还是电脑崩了，首先都应该上网查询。通常网络和一台备用电脑就是解决问题所需的全部条件。出现问题别慌，学习的机会来了。如果软件出了问题，先看软件本身的错误报告。如果看不懂错误报告，就先截屏，然后查询网络，接着重启电脑（先关闭再开启电脑比单纯按重启键效果更好），把你试过的各种方法记下来。如果是硬件问题，就先定位哪个部分出了错。比如硬盘插入电脑却不显示，如何排错？试试换个连接线、换个USB接口、换个电脑、用终端找找看（不知道怎么用终端？上网查查），你还可以找个系统不一样的电脑试试（比如从苹果换到微软）。如果你找了一圈也找不到答案，那就询问下一环节的人，因为他们对你的工作流最了解。一般这个人是剪辑助理，不过有时剪辑助理会很忙，没有空帮助你。你也可以在网上论坛里问问题，很多硬件软件制造商（比如Adobe）有自己的论坛。要是论坛的人也不能帮你，那就直接向你的直属总监说明问题并说明你用了哪些方法，询问下一步处理意见。好用的设备让你看起来很酷。你的设备最少得包含一个手提电脑、电涌保护器、读卡器、USB、红色和绿色的摄影机胶带。建议你再用一个UPS（不间断电源）、RAID 5或者RAID 6、外部监视器、小控制台（比如Tangent Ripple调色台）、标签制作用具和移动设备箱。配置再往上走就是工作站（iMac 5k, Mac Pro, HP z840都是好选择）、广播级监视器、功能更多的调色台等等。转码对CPU的要求比较高。但如果你要用达芬奇、Premiere等非编软件，RAM和显卡也很重要。查看不同的机型，确认安装了适合的软件，比如ShotPutPro、Scratch、达芬奇、VLC、硬盘速度测试软件等。如果你的工作流以 Premiere为主，就要安装Premiere、Media Encoder和Adobe创意云。片场工作节奏很快，我们要在小细节上做好充足准备，才不至于在关键时刻掉链子。而好好安排电脑的偏好设置就是一个明智之举。禁用电脑的睡眠功能：自动睡眠功能会导致转码问题、非编软件问题等
系统偏好-节能-电池-取消勾选“适时让硬盘睡眠”
系统偏好-节能-电源适配器-勾选“黑屏时防止电脑自动睡眠”
系统偏好-节能-电源适配器-取消勾选“适时让硬盘睡眠”
系统偏好-节能-勾选“在菜单栏中显示电池状态”
显示文件扩展名：
访达-偏好-高级-显示文件扩展名
设置访达，显示文件夹信息：
访达-视图-自定义-显示图标和文字
访达-视图-显示路径名称
访达-视图-显示标签栏
访达-高级-显示硬盘+外部
因为某些软件的重要功能需要快捷键，所以可以禁用Mac功能键。与其用程序坞打开程序，不如用苹果电脑上更快的Spotlight。数据管理中错误频出的环节一般是拷贝环节。我会用ShotputPro来确认所有素材是否安全无误地拷贝成功。摄影机卡在弹出摄影机后、插入电脑读卡器前是最容易出错的，所以必须要事先准备好应对方案。通常，每个DIT都会构建属于自己的标签体系。一旦搭建好自己的体系后，就一定要按它照做，还要让可能接触摄影机卡的所有人（摄影助理、掌机）知道这个体系的存在。我个人很喜欢用彩色胶带体系。如果一张卡已经完成拷贝、已从电脑中弹出，我就会把绿色胶带贴在这张卡上，告诉大家这张卡可以格式化了。负责这项工作的摄影助理就只会对贴了绿色胶带的卡做格式化处理。在理想情况下，摄影助理会用红色胶带给从摄影机取出的卡标记。但是有时候他们会很忙，有可能忘了标记。所以一定要注意，可以做下一个流程的卡要做标记，不能做下一个流程的卡也要做标记，否则一个出错的卡要是没有胶带标记，会被误认为是一张可以用的新卡。拿一个盒子，在上面写“导入”，让所有的摄影助理把从摄影机取出的卡放到这个盒子里。一定要把取出的卡和复制过的卡放在不同的区域。拿起一张被取出的卡后，一定要立即把它放到读卡器里并进行拷贝。如果手上拿着卡，突然有人找你问问题，不要一直拿着这张卡，而是要把它放回“导入”盒中。无论何时，都要十分了解哪些卡已经复制好、哪些卡没有。复制好一张卡后，立即用绿色胶带标记这张卡。