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必读!如何有效的进行沟通

会说话的波吉 会说话的波吉 2023-11-29


会说话的波吉

揭露行业真相

2022年的春节即将到来,大家也都在做一年内的总结。波吉也不想一直吐槽行业内的弊病,是时候传播一些正能量。

其实很多时候工作没有做好恰恰源于信息沟通上的问题,于是本篇文章只是想跟大家聊聊沟通的问题。本文十分实用,希望大家广泛传播。

一句话:

FXXX那些不懂得交流沟通的家伙。

首先

工作中的沟通总是有明确的原因,那么也就有明确的预期目标。


大致可以分为以下几种:

原因

目标

传达意思

让对方理解所传达的内容

委派工作任务

让对方理解工作任务内容,并能够正常开展工作

工作汇报

让对方了解自己手头任务的现状,以及未来预期

寻求帮助

让对方了解自己所遇到问题的详细情况,并使对方掌握足以解决问题的信息

不同的沟通原因及目标,在实际操作过程中多少存在差异。

传达意思

传达意思常见于推出制度规范,提出要求等场合。

在传达意思时,除了一些显而易见,无需解释的情况(如:最后离开公司的人负责关灯),额外附上具体说明原因,事例等,可以更好地让对方对事情的理解,从而保证意思的传达可以真正落实。

反例(理解过度):

组长

写代码的时候记得写注释!

    好的!

(花了1星期给每一行都写上了注释)

组员

组长

不要每行代码都写注释啊
写那么多没用的还浪费时间!

不是你让我写的么??

组员

                                                                正例:

组长

写代码的时候记得加上注释!

组长

比如那些复杂的算法,特殊例外处理,临时修改的地方;
时间久了会忘记了当初为什么这么写

好的!

组员

委派任务

委派任务在工作中很常见,但由于一定是领导向下属委派任务,往往也容易出现问题而不自知。

有的领导可能因为比较忙,习惯性地以对待老手的方式向新人或者新接手业务的下属委派任务,预设对方已经知道了所有事情。但这样很难称得上是有效的沟通,工作很可能根本没有办法得到切实推进,最终结果可能只是让领导更忙而已。

因此,委派任务时,除非对方是老手,否则在委派任务时,相关的必要信息应当一并提供。如有必要,也要确认好大致工作内容,避免对方陷入迷茫和盲目,甚至完全偏离任务目标。

最终保证对方「已经了解足以完成任务的所有信息」,即使存在不了解的部分,也要保证对方知道可以从哪儿去了解(如:可参考的文档,可咨询的同事等)。

反例(信息提供不全):

领导

你把最近3个月的新客户信息整理一下

好的!

新人

(我好像啥都不知道啊?)

请问客户信息是在哪儿看的?

新人

领导

就那个CRM系统,地址是http://xxx.company.com

好的!

新人

(我好像没账号)

 登录好像要账号,我应该找谁?

新人

领导

你找张三给你开一个账号吧

好的

新人

(进去了,好复杂的系统,这不会用啊,也不敢乱点)

这个客户信息是不是这里?

新人

领导

你问题怎么这么多!不会自己研究么?

   好吧...

(压力山大,不知道后面要问谁)

新人

正例:

领导

你把最近3个月的新客户信息整理一下

领导

你先去找张三给你开CRM系统的账号;
然后找李四问一下具体操作,他之前做过这一块

好的!

新人

工作汇报

有工作安排就有工作汇报。工作汇报包括简单的口头汇报,到完整的周报,无论哪种汇报,都应该写明哪个项目的哪个任务,现状如何,未来预期如何。

其次,在工作中途遇到困难,导致工作延期、或者无法推进的,应当主动立刻汇报,而不是等别人来问了才回答。

最后,工作中的每个人应当时刻注意自己所在岗位所具有的「权限」。比如,研发可以决定一个功能怎么做出来,也可以提议增减功能,但没有权限直接添加或者删除一个功能。遇到超权限的事情,一定要主动向上汇报,切不可擅自行动。

反例(信息提供不全):

组员

功能XXX做得差不多了

什么的功能XXX??

组长

组员

就A项目的那个XXX功能

哦,那差不多是什么意思?

可以开始测试了么?

组长

组员

还差一点

???差哪点

组长

组员

就是最后发送邮件的部分还没好

哦,那什么时候能好?

截止日期就明天了啊

组长

组员

应该可以

(为什么不能一次把话说完)

组长

正例:

组员

A项目的XXX功能,可以开始测试了
但是最后的邮件发送部分要等到明天

好的

组长

反例(不到最后绝不汇报):

组员

(闷声开发了一星期)

A项目的XXX功能明天就截止了

做得怎么样了?

组长

组员

来不及了

怎么来不及了?

这功能不是都做了一个星期了么?

组长

组员

这里有块处理,要等第三方对接,就这花了我五天时间

你早点不说?

组长

正例:

组员

(接到任务后大致看了一遍需求)

这次A项目的XXX功能,有块处理不是很好弄,要等第三方对接;
一星期可能做不下来

好,那我调整一下

组长

寻求帮助

寻求帮助应该是工作中最常见,最普遍的沟通了。可以说,任何两个同事之间都有可能进行有关寻求帮助的沟通。

在这种沟通中,最最重要的就是永远都不要预设对方已经了解事情的全貌。应当始终先讲清楚事情的由来,提供必要信息(如:完整的截图、URL地址、各种ID等),且URL、ID等应当提供文字版方便对方复制,而不要给文字截图。

反例(过于狭窄的提问):

同事A

我们的产品可以采集XXX系统的数据么?

    不能

(确实没有对应的采集器)

同事B

同事A

(看来这个客户做不了)

正例:

同事A

我这边有个客户,很多年前上的一套XXX系统,发现时不时会自动退出。
有没有什么办法可以监控?

可以使用YYY功能

同事B

反例(过于含糊的提问):

同事A

怎么发邮件?

我不知道怎么回答你

(你是谁?你在做什么?要想要什么效果?)

同事B

正例:

同事A

我手头有个注册成功后给用户发送欢迎邮件的功能;
这个邮件有没有统一发送接口?还是直接自己做?

不用自己做,调用XXX的API发送就行;
文档在这里:http://xxx.company.com

同事B

反例(犹抱琵琶半遮面式提问):

同事A

页面报错了!

报什么错?

同事B

同事A

[图片:一小块报错文字截图]

这是哪儿的截图

同事B

同事A

事件列表这里

你的工作空间ID是什么?

同事B

同事A

[图片:工作空间ID的截图]

不是,你截图我没法复制文字啊

同事B

同事A

wksp_xxxxxx

(好累...)

同事B

正例:

同事A

我在事件列表页面,点击详情时页面报错了。
报错信息是 xxxxxxxxxxxxx
工作空间ID是 wksp_xxxxxxxx

同事A

[图片:整个窗口的截图]

好的,我看一下

同事B

应当避免的沟通案例

错误的沟通方式不仅得不到有效的信息,往往还很容易引起对方的反感。在工作中应当极力避免这类错误的沟通方式。

急功近利,缺乏尊重

同事A

我们的产品可以采集XXX系统的数据么?

你是什么客户?什么场景?

同事B

同事A

你只要告诉我,行还是不行?

  ???

(我可以直接回答「不行」,但我也感觉不能这么简单回答)

同事B

员工A

XXX功能什么时候上?

这个功能已经排在计划中了,上线后会通知的

员工B

员工A

你就告诉我什么时候上,我客户在等着呢

  ?

(你的心情可以理解,但应该不是这个道理)

员工B

断章取义,拒绝思考

同事A

可以实现XXX功能么?

目前是没有的,因为这个不是一个普遍的功能;
但是可以通过YYY的方式达到这个效果,需要进行ZZZ的操作

同事B

同事A

那就是没有这个功能,是吧

  ???

(这么说的确没错,但总觉得哪里不对)

同事B

三字一句,堪比诗人

同事A

在吗?

同事A

我有个问题

同事A

想问你一下

同事A

产品的问题

同事A

你知道的吧?

同事A

不知道能不能采集XXX系统的数据

???

同事B

(噼里啪啦一大串,结果就是一句话,心累...)

同事B

评:短时间内大批消息提示会给人造成很大的心理压力,打断手头的工作,零碎的短句也不方便将聊天内容加入「稍后处理」或者「代办」、「任务」等,应当尽量一次性把事情说完

文字到底,绝不电话

同事A

在吗?有个事情很着急啊!


同事A

在吗?

同事A

快点,客户在等着呢!

???

(真着急为啥不直接打电话...)

同事B

评:文字聊天始终存在沟通效率的局限性,对于真正紧急的事情,应当打电话确认(注意是电话,不是网络电话)

大事小事,都打电话

同事A

[电话]

同事A

[电话]

同事A

[电话]

同事A

[电话]

   ???

(我也有自己的活要干,别什么事情都打电话来打断我啊!)

同事B

评:打电话一般作为紧急沟通方式,沟通效率高但也干扰了对方的工作,注意不要滥用

忽视文档,不愿搜索

同事A

AAA系统怎么安装?

文档里有

同事B

同事A

XXX功能返回的数据结构是什么啊?XXX功能返回的数据结构是什么啊?

文档里有

同事B

同事A

YYY是什么意思啊

百度一下

同事B

评:文档要读完整,有问题应当先搜索,直接找人问看似很积极,实际只是在浪费他人时间而已

后记

好的沟通不仅可以提高工作效率,减少失误,同时也能让双方都心情舒畅,总结起来其实就一句话:「为对方着想」。

最后祝愿大家能够沟通顺畅,工作顺利!



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