设立家族办公室，你必须了解这六大要点
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家族办公室（以下简称为“家办”）的现代概念于19世纪发展起来，1838年，摩根大通（J.P.Morgan）家族成立了摩根之家（House of Morgan），负责管理家族资产；1882年，洛克菲勒家族（Rockefellers）成立了家办，一直发展至今。
20世纪80年代开始，家办在欧美国家大受欢迎。自2005年以来，随着超级富豪的数量出现创纪录的增长，家办的数量也进一步增加。而随着中国超高净值人群的增加，家办也得到越来越多人的青睐。
本文，《家办新智点》将详述设立家办，应了解的六大要点，希望对正在筹建家办的你有所启发。
文 | 家办新智点
01
什么是“家办”？
一般来说，家办是一家旨在为超级富豪及其家人处理所有财务事务的公司，包括从投资管理到账单支付、税务规划、资助慈善事业和子女教育等。
尽管家办有多种形式和规模，但一个普遍的经验是，每个在家办工作的人都曾听过或说过下以下这句老生常谈，“当你认识了一个家办，你就认识了一个家办。”
这句流行语可谓是 "家办的第一法则"。这句话除了作为任何家办全体会议的通用开场白外，还简明扼要地提炼了家办的核心真理之一，即所有家办，本质上是不同的。其中，家办在以下方面往往各不相同：
· 来源：家办可能完全围绕一个委托人（“单一家族”）或多个（“多家族”）构建。
· 规模：管理规模从一亿美元到数十亿美元不等。
· 结构：从可以与机构性的公司相媲美的成熟投资团队到只有一名个人顾问。
·策略：虽然实际财富保值通常是主要目标，但资本增值或增长同样重要，具体取决于家族的诉求。
需要指出的是，与对冲基金、养老基金、捐赠基金和其他机构相比，家办不会募集第三方资本进行投资，他们使用单个或多个家族的资产进行运营。
02
谁可能需要家办？
Family Office Exchange 网站提供了一些关于超高净值家族何时应该考虑开设家办的想法，在其建议的指导方针中表示：
· 该家族通常拥有至少1亿美元的可投资资产
· 该家族希望保持对其资产和投资决策过程的控制
· 家人想要保护隐私
· 这个家庭需要一个专门的团队，致力于提供关键服务并帮助实现长期目标
另据瑞信2018年的报告，全球约有50230人的净资产超过1亿美元。其中许多人在他们的公司内管理自己的净资产，许多人将他们的资产集中起来创建联合家办，而且许多人是同一家族的不同分支。因此，瑞信预估存在6500～10500个独立的家办。
03
家办提供哪些服务？
家办的活动分为四类：投资、行政、一般咨询和家族专业服务。
其中，一些家办是大型财富管理机构，拥有庞大的经验丰富的专业团队，负责监督全面多元化的投资组合，包括对冲基金、私募股权、石油和天然气权益、直接投资、房地产、商品和其他另类投资，以及会计、资产管理、法律、安全和其他功能。对于人员较少的家办，往往会将各种活动外包。
其中，几乎所有的家办都具有以下特点：
· 专注于家族的特定需求和要求
· 与家族的遗产、愿景和价值观保持一致
· 严格维护家族隐私和机密性
· 投资时间线通常跨越多代
· 海外投资和个人资产的复杂组合
· 避免财富管理行业固有的许多冲突
· 投资、商业、慈善和个人服务之间的紧密协调
其中，对于拥有大量投资或有待投资流动资金的家族而言，将需要投资管理服务，包括投资政策声明、资产分配计划、尽职调查和投资报告。
所有家办客户都需要全面准确的绩效报告、会计和纳税申报准备，还需要协调风险管理，例如保险、安全和声誉管理。对于多代家族而言，一个明显的需求是遗产和税务规划的开发和协调，以及包括私人家族信托公司的管理。其他可能的服务包括物业管理和人员配备、账单支付和礼宾服务。
04
家办人才招聘
在家办人才招聘方面，首先要考虑如何搞定“关键员工”：
· 聘请一家律师事务所或会计师事务所熟悉的合伙人
· 从与家族密切合作的投资咨询公司、私人银行或信托公司招聘高级员工
· 从家族企业聘请总法律顾问、首席财务官或控制人
理想的家办应聘用之前成功合作过的人，并在各自领域提供专业知识。此外，家办聘用的人员必须能够以基于团队的方式良好工作，尤其是当财务问题与专业领域重叠时。
寻找合适的人才通常是建立家办最具挑战性的工作。理想情况下，应首先确定 CEO 候选人（如果此任务尚未完成）。因为家办的 CEO 必须与家族密切合作。
鉴于人才的重要性，家族应考虑与一名或多名专业的猎头进行合作。对于任何职位，都需要有明确定义的任务和工作描述、招聘流程以及对所有潜在员工进行的尽职调查。我们建议由律师起草概述协议和员工手册。此外，律师需要为所有受访者起草保密和隐私文件，并为所有雇员起草进一步的文件，包括雇佣协议。
而家办各级所有工作人员都应经过背景调查，并签署竞业禁止和保密协议。无论家办规模是大是小，它都应该有一份员工手册。该手册应由知识渊博的律师至少每年审查和更新一次。
富裕家庭面临的最大风险之一是家庭内部工作人员、顾问或供应商实施的盗窃或其他犯罪行为。大多数家办都会对潜在员工进行详细的背景调查，许多家办还会对顾问和服务提供商进行广泛的审查。对家办员工和外部顾问的适当背景调查应该是一项持续的活动，而不仅仅是在准备雇用时的一次性事件。
05
对于任何专业经营的家办来说，治理都是一个重要问题。事实上，一个旨在为家族世代服务的家办最好制定和实施有效和适当的治理结构，这样有助于家办的长期稳定发展。
成功的家办拥有强有力的治理政策，以确保组织按照家族的长期使命和多代人的价值观运作。这些治理结构必须强大而灵活，以承受家庭冲突、代际过渡和投资环境的破坏性变化，无论是预期的还是意料之外的。
以下是良好治理结构的关键要素：
· 该家族已明确阐明其使命、价值观和对未来的愿景，家办的战略规划正是围绕这一核心而制定的。
· 家办的战略计划不仅限于投资，还包括对家庭成员的教育，以促进长期有效的管理。
· 家族已经任命董事会来提供观点，获得专业经验/技能，并制定战略和投资政策。董事会包括家族成员、家办管理团队成员以及外部服务提供商等非家族成员。
· 家族成员、董事会和管理层的权力、权利和责任得到明确规定和遵守。
· 家办管理层可以自由地实施家办策略，而不受家族成员的日常干预。
· 有定期的所有者和董事会会议，有书面议程和完整的会议记录。有效决策所需的信息在投票之前就已分发，并且有足够的时间进行讨论。
· 家办绩效报告清晰、全面、及时，使决策能够基于准确、完整的信息。
为了让家办高效和成功地运作，必须为家族成员和家办雇用的人定义角色。对此，许多问题需要回答。例如，在决定问题时，谁代表家族发言——一个人还是一个“家庭董事会”？员工中谁是家办的“核心人物”或领导者？在涉及大小财务问题的决策时，家办的具体指导方针是什么？家办应该多久向家族报告一次——每天、每周，还是根据具体情况？多久进行一次全面审查？
这些类型的问题以及更多问题应该被定义并纳入家族与家办之间的工作协议中。最重要的是要记住，家办是为家族工作的，因此家族有责任确保从一开始就明确沟通和决策指导方针。
家办可以做很多事情来使其业务与家族利益保持一致，尤其是在代际更迭的时候。一些单一家办发现家办会议成为家族成员表达家族不满的场所。
家办可以鼓励和支持家族委员会的发展，以提供一个独立于家办的家庭问题讨论论坛。家办能够在促进家庭教育、示范最佳实践和培训下一代家族成员等方面发挥关键作用。
06
家办的成本
家办的费用是多少？这可以根据需要而有所不同，因为每个家庭都是不同的。花旗私人银行对家办开支的一项估计显示，成本约为家族总活跃资产的1%，包括投资组合、信托资产和流动资产。因此，对于一个活跃资产为1.55 亿美元的小型家办，每年需要 155 万美元。”
与家办相关的成本似乎正在上升。瑞银《2021 年全球家办报告》发现，在其调查的全球 191 家最大的单一家办中，总净资产超过2250亿美元，其中39%的人表示工资显着或适度增长，另有33%的人注意到信息技术的成本也出现了增长。
在IT领域，网络攻击成为一个关键问题。波士顿私人银行和信托公司的一份报告发现，26%的家办遭受了网络攻击。
07
结语
对于超高净值家族而言，越来越需要独立、周到和量身定制的建议。家办不是从第三方财务顾问那里购买不透明的金融产品，家办提供了一个客观的过滤器，通过它可以仔细筛选所有内容，以满足超高净值家族复杂的业务和个人需求。
现在，超高净值家族比以往任何时候都更需要协调他们的业务、投资和个人关系，集中管理和监督，实施适当的尽职调查和风险管理程序，并更有效地管理他们的家族事务。
对于一个拥有巨额财富的家庭来说，一个结构合理、运作良好的家办是一件必需品。