物业公司全套交房方案
依据住建部《物业承接查验办法》及《**物业接管验收标准》细则规定,须在房屋交付业主前做承接查验,相关的承接查验记录,以及政府职能部门参与验收合格后的资料,应作为档案资料单独保存。
序号 | 工作内容 | 起 | 止 | 质量标准 | 责任部门 | 协作部门 | 责任人 | 备注 |
1 | 与开发公司签订房屋承接查验协议 | 交付前90天 | 交付前75天 | 按承接查验办法执行 | 管理处 | 项目部 | 管理处经理 | |
2 | 核对水电表底数 | 交付前60天 | 交付前35天 | 每块表准确无误 | 管理处 | 项目水电工程师 | 管理处工程主管 | 水电须入户 |
3 | 电梯移交接收 | 交付前90天 | 交付前25天 | 设备运行正常、符合安检验收标准、双电源切换正常、移交相关资料齐全。 | 管理处 | 项目部、品质部 | 管理处经理 | 交房期间电梯维保人员到现场待命 |
4 | 消防设备移交验收 | 交付前30天 | 交付前10天 | 1、消防设备购买、安装合同; 2、消防设备制造、安装单位、维护单位资料; 3、消防设备产权所有者及用户的名称和地址; 4、消防广播、消防栓等设备参数; 5、随机资料(安装使用说明书、维护保养手册、机房布置图、产品合格证、随机配件清单、主要配件资料等); 6、设备、仪表调试运行检验记录、管道冲洗、水压及闭水试验检验记录; 7、消防系统主要材料和制品的合格证或试验记录; 8、消防验收合格证书; 9、其它相关资料 | 管理处 | 项目部、品质部 | 管理处工程主管 | 所缺资料备注清晰 |
5 | 排水系统移交接收 | 交付前30天 | 交付前5天 | 管道通水、通球试验畅通,窖井干净、井盖完整。相关图纸资料齐全 | 管理处 | 项目部、品质部 | 管理处工程主管 | |
6 | 监控系统(包括室内安防、门禁)移交接收 | 交付前30天 | 交付前5天 | 布线规范整齐,监控点设置合理,运行正常,完整、准确无误、移交相关图纸资料齐全 | 管理处 | 项目部、品质部 | 管理处工程主管 | |
7 | 室内分户验收 | 交付前120天 | 交付前60天 | 了解房间层高、进深、开间尺寸,室内相关配置情况,对墙面空鼓、开裂、露网进行清晰标识,存在问题呈报相关部门、责任人 | 管理处 | 项目部 品质部 | 管理处经理 | |
8 | 组织维修人员对交房楼栋复验房 | 交付前30天 | 交付前20天 | 检查室内窗、栏杆、天棚、地坪、墙面、排水、烟道、空调孔、通讯、入户门、卫生间防水、安防布线及水电入户情况符合交房标准 | 管理处 | 项目部 | 管理处经理 | |
9 | 组织环境服务部对接房区域开荒 | 交付前10天 | 交付前5天 | 洋房高标准、高层公区高标准,高层户内无明显可视垃圾,栏杆扶手无可视积尘 | 管理处 | 管理处环境主管 | 配合部门:安全、维修服务部 | |
10 | 室内功能提示条粘贴 | 交付前20天 | 交付前10天 | 提示条样式,张贴统一标准,无误 | 管理处 | 管理处客服主管 | ||
11 | 楼栋号、门牌号核对,安装门牌号 | 交付前40天 | 交付前15天 | 与设计和销售房号一致,标准统一,位置准确 | 管理处 | 管理处工程主管 | ||
12 | 小区室外环境景观、整体环境及标识、告示栏移交验收; | 交付前20天 | 交付前10天 | 符合使用标准熟悉绿化、清洁用水管道走向及计量设置,路面无积水,排水畅通,小区路灯,移交相关图纸资料齐全 | 管理处 | 项目景观工程师 品质部 | 管理处经理 | |
13 | 核对入户门钥匙及编号 | 交付前30天 | 交付前20天 | 钥匙完好,编号准确无误 | 管理处 | 项目安装工程师 | 管理处客服主管 | |
14 | 入户门、信报箱钥匙移交接收 | 交付前30天 | 交付前15天 | 准确、规范、完整 | 管理处 | 项目安装工程师 | 管理处客服主管 | |
15 | 厨卫关水试验 | 交付前30天 | 交付前20天 | 卫生间保证四角淹水 | 管理处 | 安全服务部 | 管理处安全主管 | |
16 | 跃层竹楼梯搬运到位 | 交付前40天 | 交付前30天 | 跃层全部规范摆放到位,保证安全 | 管理处 | 安全服务部 | 管理处安全主管 | |
17 | 校验进户门钥匙 | 交付前15天 | 交付前5天 | 准确无误 | 管理处 | 物业客服服务部 | 管理处客服主管 | |
18 | 室内最后验房检查 | 交付前10天 | 交付前2天 | 检查整改及清洁情况,达到交房标准 | 管理处 | 管理处客服主管 | ||
19 | 交付物业 |
合格交付物业 | 房屋质量合格,满足原设计和使用功能 | 管理处 | 管理处经理 |
项目部:
2.常规交房工作流程
四、工作分配情况
序号 | 工作内容 | 完成时间 | 责任人 | 配合部门 | 备注 |
(一)项目部 | |||||
1 | 最终实测面积报告交物业管理处 | 交房前20天 | |||
2 | 两书附图(建筑平面示意图、给排水、电气)提交物业管理处 | 交房前40天 | 交物业管理处复核 | ||
3 | 两书附图准确版交物业管理处 | 交房前30天 | 核准无误后返项目部 | ||
3 | 竣工意见书、备案登记证交物业管理处 | 交房前30天 | |||
4 | 两书实测面积、合同编号、填写完毕 | 交房前20天 | 物业管理处 | ||
5 | 采购接房当天所用物资 | 交房前10天 | 矿泉水,抽纸、润喉片等 | ||
6 | 两书加盖公章、骑缝章 | 交房前15天 | 物业管理处 | 完整无缺失交付物业 | |
7 | 寄发接房通知书 | 交房前10天 | 确保业主接房前收到。 | ||
8 | 接房现场包装 | 交房前3天 | |||
9 | 接房现场导视标识(接房业主清晰可见) | 交房前3天 | |||
(二)物业管理处(客服服务部) | |||||
1 | 销售部提供交房业主资料(含合同复印件、销售清单、变更资料) | 交房前30天 | 客服主管 | 销售部 | |
2 | 交房资料(表格)复印齐全 | 交房前30天 | 客服主管 | 品质部 | 提交表格文案 |
3
| 交房楼栋室内功能条打印、安排张贴 | 交房前15天 | 客服主管 | 工程、安全、环境服务部 | 协助张贴 |
4 | 交房资料准备齐全(含业主卡),建立目录,装袋。 | 交房前10天 | 客服主管 | ||
5 | 房屋测绘面积建立业主缴费台账 | 交房前15天 | 客服主管 | 财务部 | 协助建立手工台帐 |
6 | 集中进行交房流程及注意事项培训 | 交房前10天 | 客服主管 | 品质部 | |
7 | 准备相关交房必备法律法规、文书资料(交房流程图、物业服务费收取批文、房屋登记备案证明、房屋面积测绘报告、消防验收意见书、分户验收意见书等 | 交房前15天 | 客服主管 | 项目部 | |
(三)物业管理处(安全服务部) | |||||
1 | 编制接管后的安保方案、 | 交房前30天 | 安全主管 | ||
2 | 熟悉新业主名单 | 交房前10天 | 安全主管 | 客服服务部 | |
3 | 集中交房时现场的岗位设置方案 | 交房前20天 | 安全主管 | ||
4 | 接房背景音乐下载及应用 | 交房前10天 | 安全主管 | 品质部 | |
5 | 协助交房现场的布置及准备工作 | 交房前1天 | 安全主管 | ||
6 | 拟定集中交房期间小区道路、车辆,交通管理方案 | 交房前20天 | 安全主管 | ||
(四)物业管理处(环境服务部) | |||||
1 | 拟定小区交房区域保洁方案、集中交房时的岗位设置及保洁方案 | 交房前20天 | 环境主管 | ||
2 | 交房岗位新员工培训 | 交房前20天 | 环境主管 | ||
3 | 协助交房现场布置及现场清洁 | 交房当日 | 环境主管 |
序号 | 负责 板块 | 数量 | 负责人 | 人员 | 人员要求 | 主要职责 | |
1 | 现场秩序维护 | 安全主管 | 接房现场车辆指挥 人,形象岗 人,接房现场女队员 名;接房区域巡逻队员 名 | 保证形象气质、适时给予帮助、引导,礼仪规范 | 保证形象气质、适时给予帮助、引导,礼仪规范 | ||
2 | 现场环境卫生维持 | 环境主管 | 接房区域适时保洁 人,接房现场 名随时保洁,门岗往接房现场 名 | 保证形象气质、适时给予帮助、引导, | 负责交房现场清洁卫生的维护,展示物业形象,礼仪规范 | ||
3 | 客服中心值班 | 客服主管 | 熟悉装管及接报事处理流程 | 办理装修及接报事问询 | |||
4 | 接房引导 | 销售经理 | 由销售部安排 | 保证形象气质、统一着装、礼仪规范 | 保证形象气质、礼仪规范接待引导 | ||
5 | 接待、验证 | 熟悉购房客户 | 验证客户身份 、所需资料复印 | ||||
6 | 财务组 | 集团 | 财务 | 由集团财务安排 | 业务熟悉,有良好的服务意识 | 房屋尾款结算 | |
物业 | 财务 | 由物业财务安排 | 业务熟悉,有良好的服务意识 | 物业服务费用预收 | |||
7 | 资料签约组、礼品发放 | 客服主管 | 形象气质佳,业务熟练,服务意识良好。 | 建立业主档案,签署业主公约,发放两书、钥匙等 | |||
8 | 接房业主摄影组 | 业主签约完成后带验房时拍照留念 | 给业主制作业主接房精彩瞬间及装修暗埋管线照相锦集光盘,在业主入住当天恭贺乔迁之喜。 | ||||
9 | 验房组 | 工程主管 | 有验房经验,工程经验,亲和力强、服务意识强,善于沟通。 | 先由参与过数次接验房人员进行带验房,没有经验工作人员随同,具备一定条件让其独立带验房;装修申请的办理。 | |||
10 | 装修组 | 工程主管 | 收费到财务组 | 资料审核 | |||
11 | 回收验房单、工程问题统计,看房借还钥匙 | 工程主管 | 工程问题统计 | 回收验房单,工程问题统计 | |||
12 | 现场工程答疑 | 项目工程主管 | 土建、水电专业工程师 | 现场突发事件的处理 | |||
13 | 现场综合答疑 | 项目总经理 | 工程、营销、物业 | 各版块 | 对客户提出的专业问题的解释和交流 | ||
14 | 重点客服接待组 | 项目总经理 | 工程、营销、物业 | 由销售部提供政府官员业主资料、疑难重点业主资料 | |||
15 | 接房现场保障及矿泉水 | 项目综合部 | 矿泉水 | 分批次交房量化准备 | |||
16 | 现场交房新闻拍照 | 项目综合部 | 48小时内提交集中交房现场新闻稿 | ||||
17 | 交房总结、现场协调 | 物业项目经理 | 现场领导及各小组负责人 | 总结接房过程中经验及不足改进 | 17:30——18:00 |
集中交房人员工作要求:
1、工作时间:8:00——18:00,在接房现场签到/签退,领取/交还工号牌。非本地工作人员于接房前一天18:00点以前到达交房项目,(物业管理圈)物业增援人员的住宿由物业综合部统一安排,联系电话: ;其他增援人员住宿由项目综合部安排,联系电话: 。
2、用餐时间:员工用餐时间为11:30—13:30;各小组成员轮换用餐,避免用餐期间各接房办理环节出现人员空档。
3、接待礼仪:微笑服务、接待规范专业、现场不准谈笑风生、做工作无关任何事情。
4、服饰及仪容:着公司统一制服、佩戴工号牌,女士化淡妆。
5、管理处工程主管负责提前做好电梯维保事宜,且集中接房期间维保人员现场蹲点,并且保证接房现场供电保障。
6、入户门、塑钢窗厂家、土建维修技术人员由项目部 工程师协调,集中接房期间维保人员现场蹲点。
7、项目部 工程师负责接房时工程遗留问题处理,与业主、物业工程维修共同确定保修时限。
8、凡是第一次参加交房同事必须在交房前一天下午 到 管理处客服中心报到,由交房现场各小组长亲自带领到交房现场熟悉环境和工作流程培训。
六、集中交房当日物料需求及准备
序号 | 物资名称 | 数量/单位 | 责任部门 | 到位时间 |
1 | 点钞机 | 台 | 会计核算部 物管财务 | 交房前一天 |
2 | 收费票据 | 适当 | ||
3 | POS刷卡机 | 台 | ||
4 | 复印机、复印纸 | 复印机 台 复印纸 包 | 项目综合部 | 交房前一天 |
5 | 饮水机 | 台 | 项目综合部 | |
6 | 条桌、桌布、鲜花 | 张 | 项目部 | 交房前一天 |
7 | 水果、糕点、茶水饮料 | 若干 | ||
8 | 纸杯 | 个 | 项目综合部 | 交房前一天 |
9 | 签字笔 | 盒 | ||
10 | 现场相关办公桌椅 | 数量待定 | ||
11 | 工作餐 | 项目部 | 交房当天 | |
12 | 小礼品 | 份 | 交房前3天 | |
13 | 雨伞 | 把 | 销售中心 | 交房前一天 |
14 | 礼宾带 | 条 | ||
15 | 手提袋 | 份 | ||
16 | 订书机/针 | 2个/2盒 | 物业公司 | 交房前一天 |
17 | 文件袋 | 个 | ||
18 | 夹板 | 10个 | ||
19 | 剪刀 | 把 |
第五节 集中交房现场布置及包装
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