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物业客户关系管理维护方案

中物智培
2024-12-12



物业客户关系管理维护方案


1.目标

1.1 目标:有效提升客户满意度,建立xx物业服务品牌,建立忠诚的客户群体。

1.2 主要责任部门:客户管家部

1.3 关键业绩绩效考核指标(KPI):

流程KPI

责任部门/岗位

数据来源

客户忠诚度≧85%

公司

客户满意调查数据

客户总体满意率≧85%

公司

客户满意调查数据

客户总体投诉率>10%

公司

客户满意调查数据

客户投诉处理及时率100%

公司

客户满意调查数据

客户意见和建议

公司

客户满意调查数据

1.4 关键点:

流程关键点

关键点说明

备注

客户服务关系维护步骤

5.1

客户关系管理工作按此要求整合并进行系统化组织

客户满意度提升计划落实

5.2

计划有效、落实到位


2.适用范围

2.1 适用于潜在客户和业主的客户关系建立和维系。


3.术语和定义

3.1 潜在客户:有意愿购买xx物业产品的目标客户群。

3.2 业主:已购买xx物业产品的客户群。


4.职责权限

4.1.1 客服部是客户关系的归口管理部门,主导开展客户关系活动,建立和促进客户关系维系,提高客户满意度。


4.1.2 客服部主管的岗位职责

4.1.3 客服管家的岗位职责

4.2 其他客服端口部门及单位应积极响应配合

4.2.1 配合相关客户关系维护工作的落实。


5.工作程序

5.1 实施“客户服务关系维护管理”步骤

5.1.1  “客户服务关系维护管理”步骤主要包括以下内容:温馨牵手→喜结连理→亲密接触→恭迎乔迁→嘘寒问暖→承担责任→一路同行→四年之约,贯穿从客户到准业主再到老业主阶段实施的各项关怀活动。


5.1.2 温馨牵手——销售前:与潜在的购房(客户)业主建立良好的形象和好的服务品牌形象,提高客户感知度。

a) 开盘前,由公司品质部和客服部对销售现场进行品质检查,并监督相关部门落实整改措施,消除品质服务隐患,检查结果记录备案。
b) 销售前应编制项目服务手册,确定物业服务内容,包括有偿物业服务和基础物业服务,让客户了解xx物业服务品牌,统一销售和宣传口径。同时,在认筹阶段、项目服务手册制定前,为避免销售信息不对称,物业公司客服部及时与营销部统一口径。
c) 为充分考虑和提高客户感知,由客服部组织客户体验工作小组成员在销售前对销售现场、签约室进行舒适度检查,提出改进建议和意见,检查结果记录。
d) 为增强销售信息的透明度提醒客户,开盘前销售大厅需注意以下内容:销售价格、各种情况、商品房买卖合同、五证、个性化变更内容、车位信息公示等。

5.1.3 喜结连理——认购及签约环节:监控销售服务品质、建立与客户的主动沟通联系,提高销售环节的客户满意度。

a) 项目营销组实施业主购房全程“互动档案”管理,以加强客户对相关信息的了解和确认。
b) 实施项目客户管家首问责任制,认购后一周内客户管家通过短信、电话等方式主动建立与客户的沟通联络,增强对客户的持续关注。
c) 客户签约后一周内客服部实施销售环节中的服务回访,以了解客户在销售环节和xx物业服务满意度情况。

5.1.4 亲密接触——签约后交付前:持续关注客户、增进双向沟通。

a) 客服部不定期通报项目重点节点进展信息,包括但不限于封顶、落架等节点;
b) 客服部组织工地开放日活动,受理客户个性化变更。如:xx物业产品交付作业指引、针对个别客户(业主)要求对物业房屋设计及工程质量提出的建议和更改要求。
c) 客户管家部建立客户档案,对客户进行细致分析,包括客户的生活习惯和方式、爱好、消费观念、工作情况等,并适时保持沟通和慰问。
d) 客户管家部组建“xx物业客户俱乐部”,建立畅通的沟通桥梁,适时宣传xx地产和xx物业的企业文化。
e) 对xx物业的客户群体实现会员消费制,在xx物业联盟的商家和单位消费的客户实施会员制打折制,为xx物业业主(客户)办理铂金卡、金卡、银卡、蓝卡等打折卡的方式。


5.1.5 恭迎乔迁——房屋交付:组织房屋质量检查及落实整改、提高产品交付率。

a) 在项目首批交付时间前3个月,客服部组织成立项目交付风险检查工作小组,进行风险自查,全面负责协调交付的准备、风险检查及后续整改工作,检查结果记录。
b) 客服部在交付前组织模拟验收,减少工程质量缺陷。
c) 客服部在交付前十天寄发《商品房交付通知书》,附件包括但不限于:《商品房交付指引》、《管家助理》、《业户手册》、客户验楼手册、入住贺卡等。 
d) 充分考虑客户感受、进行现场装饰、合理安排交付流程、提高客户的居住感受,恭迎客户入伙并送xx物业关系维护礼品。
e) 根据物业装修设计方案配送。


5.1.6 嘘寒问暖——入住后的体贴关怀

a) 持续开展客户的生日祝福、喜庆致贺等体贴关怀活动。
b) 俱乐部及物业服务项目根据年度计划开展客户关怀活动,增进客户关系。
c) 客户管家部组织客户入住三个月的居住感受回访,形成回访报告,改进产品及服务质量。回访具体操作要求如下:

三个月居住感受回访

一年房屋检查

回访形式

入户/电话

入户

回访时间

房屋交付后三个月

房屋交付后一年

回访目的

了解客户入住后的居住感受

房屋质量检查

主要参与人员

各专业口人员/部门第一负责人以上

物业服务中心/客服部

回访通知

客服部专人统筹和协调回访工作,回访前一周发出回访通知和邀请。

统筹岗

工作要求

1. 制定《入户回访安排表》,明确回访对象及回访人员。

2. 以下客户无需安排回访:①有过重大投诉客户;②装修期的客户;③没有实际入住客户

3. 每天反馈回访情况。

培训要求

回访前,由项目客户经理/主管组织回访人员培训,培训内容包含但不限于:

①回访目的;②礼仪要求;③回访客户群关注点及统一沟通口径

回访人员

要求

1. 与客户预约回访时间。

2. 因故不能准时到访的,需提前致电客户并表歉意、另约时间,并知会统筹岗。

3. 回访前了解客户的基本情况,做到心中有数,以便更好与客户沟通。

4. 回访前再次与客户确定时间,上门前领取礼品、鞋套、回访表。

5. 着装及其他要求:着正装、配戴工牌

6. 回访完成后将回访表交回统筹岗,并将客户反映的重要问题反馈给项目客户经理或专员,以引起重视。

回访问题处理

客户提出的报修及投诉按照客户投诉处理相关制度和指导处理。

回访总结

回访结束三天内,由项目客户经理或专员对回访进行总结,并提交回访分析报告。

归档培训

归档备案,形成案例进行培训。

d) 客户管家部及品质管理部制定客户面对面实施方案与计划。具体操作方案要求如下:

沟通渠道

每次参加人员

沟通形式

组织部门

物业恳谈会/半年1次·项目

管理层、部门负责人

座谈会

物业公司

新项目首次业主开放日和首次集中交付

管理层、部门负责人

设置接待处

客服部

三个月居住感受回访

部门负责人

入户回访沟通时间不少于半小时

客服部

重点客户回访

管理层、部门负责人

入户回访,沟通时间不少于半小时

客服部

沟通要求

1. 管理层(地产开发商总监总助级以上、营销公司总经理、物业公司总经理)成员每年至少与客户进行1次面对面沟通。

2. 地产客户端口部门负责人(营销策划部、设计管理部、项目管理部、工程管理部、采购管理部)、物业公司部门负责人以上人员每年至少与客户进行2次面对面沟通。

3. 地产非客户端口部门负责人每年至少与客户进行1次面对面沟通。

4. 沟通结束后,管理层、部门负责人应于5个工作日内完整填写《客户沟通记录表》交客服部。

5. 对能做出明确解答的问题,现场做出明确回复;对一些信息不明确、仅能做出初步解答的问题,责成相关责任部门进行跟进。

5.1.7 承担责任——关注客户意见、及时处理维修及投诉。

a) 客户管家部专人受理客户日常报修及投诉,并对处理结果进行回访,形成回访报告。
b) 客户管家部会同物业服务中心组织项目一年房屋质量检查,检查结果记录于《房屋检查情况记录表》,并落实整改。

5.1.8 一路同行——入住后的持续关注

a) 客服部及物业服务中心协同组建社区文化团体,每年制度活动方案适时开展社区文化活动,促进与客户之间的沟通及联系。

b) 项目物业服务中心根据公司的发展每年制度关于公司企业文化、企业发展、项目营销相关的品牌建设活动,建立“xx物业品牌”的忠实客户。


5.1.9 四年之约——关注xx物业项目

a) 建立客户关怀基金,用于项目各种设施设备改造,如:增设和维护娱乐设备、工程设施的维护。

5.2 客户满意度提升

5.2.1 物业公司每年开展客户满意度调查工作。

客服部根据客户满意度调查报告,制定公司满意度提升计划,并跟进和监督计划实施。在年中管理评审会上提交“客户满意度监测信息”,在年度管理评审会上提交“客户满意度测量结果报告”反馈客户满意度提升计划执行情况。


6.相关支持文件

   《公司体系文件》


7.相关活动名称及方案模板





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