flomo联合创始人刘少楠：职场人如何系统做好知识管理？

本文整理自有瞰学社系列直播第 1 场，嘉宾是 flomo 联合创始人、前丁香医生首席产品架构师刘少楠。全文共 6500 字，阅读需要 17 分钟。

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这两天我在想一个问题：知识管理是什么？是用一个特定的软件做分类？还是做组织？

都不是，知识管理其实是过程，而不是目的。

简单来说，知识管理有两个概念，一个是知识，一个是管理。

知识，是用于生产的信息。

举个例子，我家楼下小区门口有一家水果店倒闭了，那个地方流量很大，这条信息对我们有用吗？没有用，因为对我们来讲它只是一条信息。

管理是什么？这个概念很大，我比较喜欢 Herbert A. Simon 的定义：管理就是制定决策。

知道了这两个概念，我们再来明确下知识管理的定义。美国学者 Tom Davenport 在 1994 年提出：知识管理是获取、分配和有效利用的过程。

我们需要有良好的信息食谱，获取之后消化掉（或者分配给其他人），最终加以利用才有价值。

举个例子，比如你知道家门口那个小店要关门了，你把它分配给谁才能有效利用？对于那些连锁店负责选址的人来说，这条信息就很有价值，对他们来说获取到这条信息，就是获取到了知识。

那么，知识管理是用来干什么的？

我们用知识管理，不是把知识分门别类，不是一天收藏几十篇文章，而是指导我们做出更好的决策。

什么叫决策？决策其实是一系列的决定，决定是一个向目标不断迈进的过程。（via 《决策思维》）

这里面，第一是目标。

如果你没有目标就做不好知识管理，因为你根本就不知道你要干什么。很多人会问我 flomo 该怎么用？我会反问：你想用来做什么？如果你自己都不知道，就是没意义的。

第二是分配资源。

举例来说，你想把刚才那家店盘下来，但知道这条信息后什么都没做，那就什么也得不到。所以一个决定要有目标，并且分配了相应的资源。资源不仅仅是钱，还可以是时间、人力等其他东西。

所以说，我们用知识管理获取大量信息，变成我们的知识，最重要的是让我们做出一个好的决策。

那么，怎么样能做出一个好的决策？

当时我在丁香医生待了 4 年，经常会遇到一个情况：很多人觉得互联网医疗很好，看了新闻觉得有前途，行业融资很多。很多人会问我作为一个互联网人要不要进入这个行业。我的答案通常是，你要怎么进？

这个图大概是两年前我自己摸索画的医疗行业地图，包括整个行业是怎么样的，我在哪个地方。（有一定的疏漏和滞后）

互联网医疗行业非常大，我们需要把它拆开，研究里面的结构和体系，以及你所要面试的公司所在的上下游。

如果不做这些事，就很容易迷茫。图片上的每一个词和区域，都充满了各种可能性和趋势。如果我们没有相关知识，就很难做出更好的决策。

总结下来就是：我们不需要去收集大量无用的信息，也不需要把文件夹分门别类整理整齐，那些都没有意义。知识的意义就是帮我们做出好的决策，如果你的知识管理没有带来更好的决策，那么再好的知识管理技巧，对你来讲就是失败的。

接下来，我们讲讲如何做知识管理。我把它分为 4 个步骤，就是典型的知识管理流程——获取知识、记录、组织，到最终把知识利用上。

1、获取：我们究竟该获取什么知识？

这是我最爱问别人的问题，世界上这么多信息，该把哪些转化为自己的知识？

查理芒格多年前提出过一个观点：我们需要知道大多数重要学科的重要理论。10 年前我完全不懂他在讲什么，直到 5、6 年前的一天我开始想：作为一个普通人，到底有哪些知识是我知道，哪些是我不知道的？于是我画了这么一张图。

最开始我是个设计师，平面设计是我吃饭的技能。因为同时又是学动画的，所以拥有了第二块知识关于服务设计中故事版和分镜头的相关知识。而后作为产品经理，我需要有数据分析、数据结构、统计学等知识，又有了第三块。

除此之外，还有哪些知识是我需要补充的？

例如：信息论、物理学和数学，是我非常想去研究的基础科学，但作为艺术生底子比较差。关于历史和未来趋势是否要看？经济学和金融学、组织管理、团队管理、运营等是否要学？当时是一脸问号。

从图中可以发现，一方面，我们的知识非常多面，如果我们不去画这张图，可能变成什么都想学，但是什么都不精。另一方面，如果我们非常聚焦于某一领域的知识，就会导致视野变得特别窄。

而对比现在，我发现自己关注的领域会随着年龄变化而变化，比如我已经很久不看跟设计相关的内容。

那我现在在学什么呢？

• 微观经济学，这是更底层的涉及到人们行为的学科，设计产品就是设计机制。

• 品牌营销，因为我自己创业做了 flomo，除了做产品，还要去推广和营销，确保产品增长。

• 人生哲学，人到中年，需要知道怎么和这个世界相处，怎么去面对愤怒、恐惧、幸福等。

而设计交互类、应用科学类、金融类、服务设计类、组织管理等领域目前不再关注了。

这意味着，我的知识管理存在大量偏差，并不是所有事情我都关心。

很多时候我们会特别焦虑，因为现在信息太多了。在我小的时候，电视是能看完的，报纸和杂志都是能翻完的，还没有这么多信息。而在今天，我们的脑子 24 小时不停地接收大量涌入的信息，但我们的注意力其实非常有限。

正因注意力有限，所以才要把注意力花在有限的事情上。

▌1.1 明确知识管理的目标：设定母题

说到这要提一个词，叫做母题。我们经常在导演身上看到类似的标签，像我最喜欢的导演诺兰，他的电影故事都是和时间相关的，他的母题就是时间。

那对我来讲，我的母题是什么？答案是产品经理。

刚毕业学设计，发现并不解决根本问题。后来自己创业，开始设计各类产品，却发现线上产品解决不了问题，大量交互发生在线下，所以跑去学服务设计。

等到我开始操刀丁香医生产品的时候，开始思考如何平衡医生和用户。发现这本身是个交易平台，于是开始学习微观经济学。再后来离职做 flomo，开始思考思维工具，哲学等脑袋里的事情。

所以，我们要设定自己的母题，这样知识管理才有一个明确的目标。这个目标要足够大，才能促使你不停往前走。

▌1.2 如何管理知识？

这里有一个非常重要的观念，知识复利。Andrew Hunt 在《程序员的修炼之道》中提到：知识投资要想获得好的回报，主要通过以下几种方式：

第一，定期投资，养成坚持学习的习惯。

第二，长期多元化投资。如果不是天才，那么多数情况下分散投资还是相对安全的。对我来讲，学习了营销、哲学还有交易平台等领域，确保自己在不断积累各领域的知识。

第三，管理风险。如果你只靠一个领域的知识生存，一旦行业变化、知识过期，就很容易被时代抛弃，因此不要把鸡蛋放在一个篮子里。

第四，寻找信息差。在丁香医生的时候，我把很多零售行业的知识用到了医疗行业。我们要知道哪些事是其他人不了解但是可以广泛应用上的，要寻找并利用这种信息差。

第五，周期性的评估和平衡，看看哪些值得学，哪些不值得学，及时放弃。

这就是第一部分，讲的是是如何定好你的母题，以及像投资一样来管理知识。

2、记录：到底该记录什么？

在说我们该记录什么之前，先要引入一个概念叫必要难度。

很多人问我 flomo 能自动化导入吗？如果都自动化导入了，你做什么呢？如果只是把知识从 A 点搬运到 B 点，有意义吗？

认知科学家比约克夫妇（Robert A. Bjork与Elizabeth Ligon Bjork），在近 30 年前提出的理论：必要难度（Desirable Difficulty）。

以前人们习惯性地认为，记忆的速度越快，学习效果越好。但他的实验发现了与常识相反的结论：“存储与提取负相关”，也就是说，存入记忆越容易，提取出来越困难；反之，如果你有些吃力地存入，知识提取会更方便。

各位可以看看自己微信浮窗和收藏里存的文章，有多少是存了再也没看过的。现在常见的稍后读工具都有这个问题，即使是打着 AI 旗号帮忙自动提取关键词的服务依旧无法解决向大脑写入的效率问题。

我比较欣赏的是德国社会学家尼克拉斯·卢曼，他发明了一套知识管理方法 Zettelkasten （卡片盒笔记法） —— 积累知识的卡片。

为什么要写卡片呢？因为我们不可能都成为作家或者发表论文，但是我们都需要记录和思考。

写卡片而不是写文章的价值在于，我们会用自己的话记下来，这个刻意的过程能让我们更好的思考。没有任何创造是一蹴而就的，都是经历了大量的积累和缓慢的思考。

另外就是卡片足够小，束缚足够多。越被约束的行为越能激发你的创造力。比如，本子越小越不需要加那么多繁文缛节，可以随意发挥。

另一个就是，标准化和约束能极大提高效率，能把临时性的东西完整的记录下来。

▌2.1 刻意练习：增加记录摩擦

学美术、体育和学音乐的都强调刻意练习。作为一个知识管理者，我要练习什么呢？

知识工作者很多实践是临时性的。例如突然开会或讨论，如果不及时记录下来，很快就会烟消云散。在这样的情况下，写卡片的好处就体现出来了。

首先，卡片只需要写几句重点，没有负担。每天不停记录和思考，就容易成为一种刻意练习。

其次，卡片还便于寻找，让我们能快速找到它。如果大家写过年终总结，会发现好像是在写最后三个月的总结，前半年干的事基本忘得差不多了。而如果每周都写一份很长、很详细的周报，估计也挺崩溃。

所以说，写卡片是知识工作者的刻意练习，能增加记录摩擦。

▌2.2 原子化：降低记录门槛，方便拼装

我们对原创这两个字其实有些误会，以为每次都要写很长，随之而来的压力也很大。

但实际上生活中一个简单的对话，都随时可以用卡片的形式写下来，极大降低记录门槛。到了月底，这些卡片能很好的进行拼装。

卡片上的知识碎片就像乐高，虽然看上去没有完整文章那样华丽的措辞，但在需要用的时候，能选择需要的知识块拼成你想要的形状。

相反，如果是收藏一篇篇文章，在需要用时多半忘得差不多，很难再去阅读一篇体系完整的文章，这样拼装的时候就会很困难。

这意味着，写卡片要比收藏文章重要得多，是一切的基础。

▌2.3 在卡片记什么

那在卡片上我们应该记什么东西呢？《How to Take Smart Notes》这本书里的观点是：我们写笔记一般会写三类笔记。

• 第一类叫做流水笔记，就是非常随意的记录。

• 第二类叫永久笔记。永久笔记代表很重要的知识点，这辈子可能都会用到。比如对我来说，“交易成本是什么？”这样的知识点。

• 第三类是临时性的项目笔记。

这里要注意，写卡片的时候不要有立即分享的动作。

如果你关注一下自己的动机，会发现带着分享目的写内容的时候，会有想去炫耀或者想去表现的想法，这会加深你的认知负担。

所以每天写 3-4 张卡片就差不多了，写太少思考训练有限，写太多也不行，自己记不住，所以适度就好。

3、组织：整理笔记到底在整理什么？

在整理笔记的时候，很多人都会有这个问题：我不会分类，整理起来很困难。

但是，井井有条就是好事吗？

先来了解一下，为什么我们要分类？

人类无时无刻不在进行模式识别，因为我们不可能记住那么多细节，否则大脑就爆了。为了防止我们的认知负荷太大，就必须分类。

在计算机时代之前，人们构想的知识储存方式是记忆宫殿。所有知识井井有条分类，排列的像堡垒一般整齐。在那个时代，这样的设计是合理的。

但实际上，我们大脑的神经元，包括宇宙的模型图片都是网状的，不是分门别类的结构状。因为树形结构是为了小信息量设计的，而我们今天处理的信息太多，所以很多知识都以网状形式存在。

那么知识，到底应该是树形分类还是网状生长？

我比较认可卢曼的观点，知识结构应该是生长出来的，而不是像建房子一样搭起来的，搭好了其实可能也已经过时了。因为知识会像藤蔓一样蔓延出来，而无法放进一个钢架结构里面。

比如说，我最早设计产品，认为产品是刚性的，设计成什么样就是什么样。但其实不是，诸位其实都在对 ta 产生影响。你们可以对它有不同的看法，提出建议。

所以我们是互相影响的作用，就像生物体一样不断变化。也因此我更倾向于以生物学的角度来看分类，而不是以机械的图书馆学来看整个知识管理。

再举个例子，我刚开始学经济学，什么也不知道，一股脑把和经济学有关的内容都打好标签。这样在初期了解一些概念时，会引发自己对另一些概念的理解，逐渐形成自己的一套经济学体系。

因此我的知识更像是一点点长出来的，而不是在毫无认知的情况下，第一天就把体系搭好。这就像是让你在 4 岁的时候，告诉自己这辈子会怎么过、该上什么大学一样，不太可能。

所以，我们在输入的时候不需要过滤，只要确保定期能把自己想要的东西拉出来就行，让知识结构自由生长、慢慢涌现。

剩下暂时用不着的内容何必要整理好，不是在浪费时间吗？我们只需要快速的找到知识，而不是把整理的过程当做目的。

4、利用：当我们谈输出时在谈什么？

首先，我们要先了解输出到底是干嘛？

前面说了，输出是做出正确的决策。

我们写笔记、做知识管理都不是为了写文章发公众号，而是要做出正确的决策。

举个例子。在丁香医生时，我该如何处理平台的逾矩行为？其实我是没有答案的。但隐约觉得和法律制度等有关，于是在日常的阅读中看到了熊秉元的《正义的成本》，我记下来了好多条卡片，其中就提到：有两种手段，道德和法律。两者合理运用的关键在于，搞清楚法律的目的不是为了公平正义而生，而是为了增进社会资源而生。

正是因为了解了大量的相关知识和原则，我在丁香医生里建立了一套法律和道德体系标准。其中有法律相关的提醒、违反规则的处理，也有道德体系的鼓励。

所以说，所谓知识管理的输出，不是写文章，也不是日更，这并不能解决实际问题，而是你需要运用知识来做出正确决策。

其次，输出是为了获得高质量的反馈，而不是为了获得他人的关注。

我的交易平台主题的建立，是因为在即刻上认识了一个朋友。我们讨论了很多关于交易平台的事情，都被我写到了卡片上，卡片积累多了就形成了一个专题和课程。这堂课出来后我去蚂蚁金服讲，蚂蚁金服又给了我很多反馈，课程不断升级，从交易平台上升到平台治理。

所以你会发现我并不是为了获得关注，而是希望能得到更多高质量的反馈。包括今天的直播也希望大家听完后给我一点反馈，这对我来讲是最重要的。获得更好的反馈，才能帮助我做出更好的决策。

5、打造一个系统

我上面都没有讲具体怎么做，是因为我希望你能自己来设计一个系统。

但如何设计一个持续的系统？因为每个个体都不同，所以我们可以从万维网的设计上吸取经验。我们今天的互联网其叫万维网（www） 是一个超文本系统，同类型的还有 FTP、IRC、Email 等。但为何万维网最终胜出呢？原因在于其设计简单兼容性强：市场经济，统一规则。

万维网只有 4 个基础结构：

• http 协议：哪一方先发言以及各方如何发言

• HTML：超文本如何编写

• URL：规定资源在万维网的格式

• DNS：IP 地址的电话本

其遵循的原则无非是下面四个：

1、最小的约束。怎么简单怎么来，很多人做知识管理复杂无比，分了很多层，如果这里面有一个零件塌了怎么办？复杂的结构除了炫技，没其他作用。

2、简洁，这个就不细讲了。

3、容错，代表不能过于精巧，任何一个系统如果过于精巧一定会出错，一旦出错就会造成巨大的困扰。

4、灵活。这与容错是互补的，如果要容错很多的话，你就一定要灵活。

我自己的整个知识体系非常简单，也是我自己摸索出来的，就是 flomo + Notion。

我希望大家能建立自己的知识体系，而不是来问我该怎么做，任何复杂系统都源自于你自己一点点的积累。怀特海说过，进步依赖于我们能不假思索的去做事情的数目。

最后在知识管理上给大家一点小建议。

作为知识工作者，当我们离开一家公司时，我们带走了什么？是公司的 title 吗？事实上这并不是最重要的事，名声很快会过去。是工资么？除了少数拥有期权的人，你每个月获取工资的时候，你产生的价值就已经被几乎全部兑现掉（剩下的基本上会在年终奖中兑现）。

这些都不是你的资产。

我们能带走的是属于我们自己的知识。如果在离开公司之后，你写的周报，项目和知识库都留在公司里不能访问了，你还能留下些什么？

随着年龄的增加，我们最大的资产不是金钱而是知识，未来我们能因为知识而获得更大的回报。

所以，我特别希望不论你在哪里积累知识，请为你自己也积累一份。这是个好习惯，可以伴随你一辈子。

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