【搬迁志】
本文搬迁于本人网易LOFTER博客,经由某知乎答主原文粘贴文找回被LOFTER丢失的图片,搬迁到公众号上存档。原文写于10年前,信息或许已经有较大的变更,敬请随缘参考。
版权声明:本文经授权刊登于本文经授权刊载于《程序员》杂志2012年12月期刊。请勿转载作为商业用途。其他转载请注明出处及保留原文。关注我请点击:http://weibo.com/heidixie
原本的前言
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信息搜集及整理循环图
图1:信息搜集及整理术循环图(by Heidi)
搜索:找信息
用各种搜索渠道快速找到所需的精准信息。
集成:存信息
简单来说,就是把你找到的信息,定制成为个人资料库,按照自定义的主题,分类存储在自己很方便访问的地方。
整理:理信息
信息单纯集成而不加整理,时间长了就会杂乱不堪,所以才会出现很多人自己的硬盘资料库已经塞满了,每当需要什么资料的时候,还是需要去搜索。定期对所集成的信息进行整理(归类,去重,留精,加可供搜索的标签等等),能够显著提升信息搜索效率。
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高效搜索术
建立方向提醒:时刻明白对自己真正有价值的是什么,主动保持该类信息的更新;而那些无关紧要的,则可以少看或者不看。
主动获取信息:使用各种订阅、集成工具更有目标,用这些词订阅,让信息主动找你。
减少无聊时间:无所事事比忙碌更让人疲惫,若找不到想干的事,最起码可以搜索下你的主题词,找点好玩的文章或动态。
图2:Heidi的主题关键词(写作本文时)
主题词建好之后,并不是一成不变,需要定期结合自己的工作评估及更新。比如我近一年对商务智能(Business intelligence)很感兴趣,也会定期查阅相关的资讯,但是去年此刻,我对此几乎不了解。
2.2 用好你的搜索引擎
主题关键词让我们知道自己时刻应该关注什么,而接下来我们就要更高效去找这些信息!
搜索引擎是非常重要的信息获取入口,至于我用的技巧真算不上高级,欢迎搜索达人们和我交流下省力更有效的搜索手段。
> TIPS01:找准关键词,事半功倍!
很早之前,我偶然看到两张图片。我很喜欢这两个图片,所以我希望看到更多类似的图片。
图3:用何种关键图去检索这两类图片呢?
图4:“可视化思考”的检索结果
图5:“信息图”的检索结果
所以,在搜索中,要不断地更换更贴切的关键词,而不是一直打擦边球。如何找到贴切的关键词呢?从你觉得可行的第一个关键词开始,不要轻言放弃,根据每次搜索结果出来的线索跟踪,不断更换关键词,直至拿到结果。
【2021年8月05日补记】:目前很多搜索引擎都可以以图搜图,效率更高了。
> TIPS02:更换语言,别有洞天
有时更换为英语能够让你获取更精准的结果。所以这也是为什么,我的主题词要中英双语版。既然很多中文的结果是从英文翻译过来的,直接查看源文章显而易见信息遗漏较少。
图6:用英文搜索“可视化思考”得到的结果
图7:用日语収納检索到的专业网站
关于收纳学的网站,大家有兴趣可以用日语“収納”搜搜试试,不可以找我要。
> TIPS03:更换搜索方式,殊途同归
如果你使用google,在检索词前加入inurl:pdf。 如果你使用百度,在检索词前加上filetype:all,如要特定PDF格式则输入:filetype:PDF
图8:用百度搜索文档
> TIPS04:别忘记了还有专业网站
专业网站让你免除在大量的垃圾信息里找所需资料的苦恼,他们的信息往往更加聚焦。我经常用到的专业性搜索网站有:
slideshare.net——PPT分享网站,很多国外制作优良,内容丰富专业的PPT。我经常在这里搜索关于可视化思考的文档资料。但是很遗憾的是,目前你就需要翻墙才能够看到这个网站了。
MBA智库——专注于经管领域的资料库。你可以在这里搜到很多经管领域的各种术语解释,文档等。
维基百科——如果在墙外或者会翻墙的话。很多被国内是敏感词的,在这里能够看到非常翔实的前因后果各种脉络。当然,若非敏感词的话,百度百科也是不错的资源。
【2021年8月补记】补充一个竞品搜索网站(owler.com),前几年在研究VOC、CEM时主要靠它完成一篇行业竞品分析报告。哪怕我只是用免费账号。
> TIPS05:向专业书籍寻找搜索提示
一个小提示,没有关键词灵感的时候,还可以从书的目录去获取关键词提示。 除了目录,专业书籍里面隐含很宝贵的可供挖掘的信息。
下面就是一个利用书籍提供的信息不断发掘,进而找到真正所需的信息的案例:
最近我读《Excel图表之道》这本书,在P152页提到的图表类型选择指南的原作者是Andrew Abela。这个人名就是一个很宝贵的关键词!这个关键词可能代表着:数据,数据分析,商务智能,沟通演示等等主题。
所以搜索此人,看到此人的博客是:http://extremepresentation.typepad.com/。这个博客是专业博客,主题是复杂信息的沟通及演示。
而这个博客为一本书做广告,这本书正是出于Andrew Abela, 《Advanced Presentations by Design: Creating Communications that Dirves Action》,此书的中文版在大陆有售,中文翻译为《说服力演说是怎样炼成的—如何设计当场成交的PPT》。
进而又通过博客这本书的网站:http://www.extremepresentation.com/。这个网站有一些相当不错的信息,推荐对于演示有兴趣的同学们看看。比如以下两个图表也来自该网站:
图9:extremepresentation.com的配图
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便捷的采集沉淀
调用方便——不用像使用网盘那样需要先存储下来再上传,随时能够调取使用,不用中断当前工作。比如在一件任务进程中,遇到一篇不错的文档,想归档以后阅读。只需要点击一下就可以集成到自己的主题分类里,比如预设好的“待读”文件夹,而继续执行当前任务。
高效检索——能够对所集成的文档加标签,关键词,甚至能够全文检索。
多端同步——云端、客户端同步。
3.1 Evernote便捷采集
【2021年8月05日补记】:因为我厂数据安全的限制,已经无法在工作电脑上使用Evernote,故已经很久没有用过此工具了,不知道是否还能够服务稳定,请大家自己斟酌哈。
作为使用了evernote多年的用户,我对它抱有感恩之情。它已经与我的生活、工作密不可分。如同它的广告所言,它成为我的一部分大脑。不但能够帮助记住很多东西,也能够帮我随时记录很多东西。
Evernote提供剪辑工具可以添加到chrome浏览器的应用,从而阅读网页时可以随时调用归档待读资料。
图10:evernote的便捷集成工具
evernote可以添加到outlook插件,帮你在阅读邮件时收藏重要邮件:
那有人会问了,这只是集成一些文档而已,如果是PPT或PDF电子书籍怎么办呢?其实evernote完全可以帮你归档重要的文档呢。
图11:evernote集成文档
因为文档体积往往会比较大,作为evernote的免费用户也许会吃不消。若无意升级,你也可以建立一个“待读”文件夹,将需要后续阅读的文档归类到此文件夹下,也就形成了一项待办任务了,同时你在本地的电脑文件夹里也存储一份。Evernote里的文档则可以阅读一份删除一份,只将有用的信息摘录出来。
Evernote的搜索功能也比较强大,能够进行PDF的全文检索。
图12:evernote的全文检索
Evernote的云端同步功能就更方便了。电脑上剪辑的文档,同步后,手机客户端、ipad客户端都可以即刻
访问到,连U盘的功能也取代掉了。所以要强烈推荐未用的人尝试一下的。
3.2 用花瓣网采集图片
图13:用花瓣网集成图片
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定期整理信息
能够高效获取信息,又能够将信息方便采集,但是若没有定期的整理,难免这些信息时间长了又会趋于杂乱。所以,就如我们要定期打扫收拾家务一样,这是必不可少的重要一步。“整理”一词包含了“检查并调整归类”,“删除不需要的文档”,“添加可便搜索的标签或关键词”等。
平时,电脑文件夹或者Evernote笔记本里,我都会设置一个“临时文件夹”,以便存放一些暂时无法归类的文档或资料,而定期就要着重看一下这些临时文件夹,将里面的文档妥善安置到对应的分类里,以免临时文件夹名不副实,成了一个大杂烩。
4.1 不要让你的Evernote爆炸掉
既然evernote相当于你的另一个大脑,不经整理的evernote就是混沌的大脑。
建立了你的主题关键词后,evernote的笔记本也可以建立相应的名称,以便于你归类不同的资料、文档、图片等。Evernote会自动按照笔记本的数字及字母顺序排序,所以在数字前加字母ABC就帮助我形成了两级的排序。同时,字母ABC又可区分3个大的种类。
图14:我的evernote笔记本分类方法
这个文件夹体系,可以让我任意拓展其中一个分类,而不会影响其他。
再重申一点:TEM笔记本很重要!
正如本章开篇所言,不管分类再如何完善,都不可避免有时匆忙之中,找不到一个合适的分类而乱存放信息。所以,满足足够的拓展性,建议你设置一个叫Tem(Temporary的简写)的笔记本。这个Tem笔记本一可以让你迅速存储,二可以形成待办事项——没事可做的时候,最起码你能整理这个文件夹,让里面的文档该读的读该删的删,该归类的就放到对应的笔记本中。
4.2 勤检查你的电脑文件夹
即使有那么多集成整理工具,我们的工作大部分都要依赖自己的电脑笔记本了。所以若电脑文件夹缺乏条理,也会很影响我们的工作效率。
不太善于整理家务的我,却喜欢定期整理自己的电脑。这个习惯大概是从5年前开始吧,当时带领一个小团队,要协调多方的工作,我们很多人的工作都需要放到共享盘里的文件夹里交换维护。所以要建立一套标准化的文件夹体系很重要。当时花了一番精力去做文件夹的规范并监督执行,取得了不错的结果。
图15:复杂的内容协作文件夹体系
当然,这是一个内容管理类的协作很复杂的文件夹了。我们日常的文件夹远比这个简单。
我的电脑的文件夹体系:
图16:Heidi的文件夹体系
文件夹的设立原则:
每级目录尽量控制在7个文件夹左右,尤其是根目录不宜太多。
假想中的任何文件都能够找到归属。比如家庭成员突然发过来一些合影照,你应该放到那里。TEM文件夹的作用在于临时,你自然可以将这些文档堆到TEM文件夹里,但是TEM其实相当于临时收容所,不等于固定的住所。我习惯是在E盘增加Personal的文件夹,将私人的文档,文章,图片在这个文件夹里建立相应的分类。
每个文件夹下都预留一个临时文件夹,以防当新接收到的文件因为不知道如何归类而导致根目录无限扩张。
序号能够让排序查找更为轻松。为何要在文件夹前加上序号呢?其实就是在浏览文件夹的时候,能够出现优先级的顺序。
拿study文件夹为例:
图17:文件夹序号命名法
4.4 桌面的奥义
再简单谈一下我所理解的电脑里的“桌面”。我认为“桌面”是一种快捷方式。他的作用在于:
快捷方式:放我们常用的文档和软件快捷方式,便于你直接找到它们。
一级的临时文件夹。桌面也是临时文档的收容所。比如别人发过来的文档,你暂时没时间读,也不知道如何归类。如果你接收了放到D盘或者E盘任何一个文件夹里的TEM,都有可能导致你开完会后就忘记了——直到别人提起。所以这种情况下,往往很多人会存放到桌面。我认为这也是很正确的决定。最起码你开机的时候可能会看到它。
但是我们的“桌面”却被滥用了。它被放满了根本不需要的各类快捷方式,被堆满了。就像你家里的茶几,你放了红酒开瓶器——虽然你一个月也不用一次,但是它天天在桌面上。你老婆放了一本同学录,虽然她只是2个月前用过。某日亲戚给你送了一双小孩子的鞋,你临时放到茶几上,后来一直没有整理。时间长了,你真正所需的快捷方式和有价值的临时存放就没有任何意义。
我建议的桌面应该是这样的:
1.背景设置为让你身心愉悦的照片,比如你和家人的合影。
2.存放不超过10个常用工具的快捷方式。
3.建立TEM文件夹——不然你的桌面可能也会不出一个月就膨胀了。
其实,电脑的任务栏也是非常重要的快捷方式领地,而且不需要回到桌面随调随用——我最常用的软件一般会放到这里,比如截图、取色、mindmanager等等。
当前的工作文件夹影分身 当前的工作材料影分身 个人沉淀材料影分身 还有庞大的暂时还未分类的杂集(每月清理一次)
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结语
信息的搜集再多,信息的整理再有条理,若不学以致用,也顶多是建立了一个丰富的个人知识库罢了。
所以最重要的是真正用好这些信息,结合自己的工作、生活,勤思考,多实践,消化这些信息为自己所用,然后沉淀出自己的知识来。
除了在工作中学以致用外,写专业博客也是很好的转化信息的手段,“教胜于学”,写博客为示人,求指点,求交流,必然会照顾行文章法逻辑,用体系串联起所读,所做,所感,所思,所得。为照顾逻辑严密,也少不得多加思考,多加质疑,所以每次完成一篇专业博客,也如同自己好好上了一课,也消化了多种信息到自己的知识体系内,这种转化,比单纯集成起来定期阅读有效多了。
仅个人有限经验,愿大家都有所得。
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