对注册会计师、企业财务法务人员和律师而言，企业询证函具有重要作用，特别是在诉讼过程中，其作用不可小觑。本文将试举笔者亲身代理的两个案例。在这两起案件中，询证函都对案件的走向，起到了关键性作用。广州中院对全国首例证券集体诉讼案宣判，媒体更多关注的是，康美药业5名独立董事面临的上亿元“天价罚单”。我在读判决书的时候，还注意到，康美药业的审计方——广东正中珠江会计事务所（以下简称正中珠江）也被判决对5万余名投资者24.59亿元损失承担连带清偿责任。在一审判决书中，法院认为，正中珠江未实施基本的审计程序行为，导致康美药业严重财务造假未被审计发现，影响极其恶劣。法院所称的“未实施基本的审计程序行为”，包括“函证回函率较低时未实施替代性程序”。另据中国证监会〔2021〕4号《市场禁入决定书》披露，康美药业在2016年年报审计期间，正中珠江的职员，伙同康美药业员工伪造询证函的发函路径。对于康美药业的供应商，有愿意配合回函的，才将询证函寄出；不愿意配合回函的，就执行替代性程序。决定书还披露，正中珠江每年函证的回函比例都较低，2016年应收账款回函比例仅为30.89%。针对应收账款函证未回函的情况，正中珠江计划实施替代性程序，但实际上对102个客户未执行替代性程序，不符合《中国注册会计师审计准则》相关规定。
所谓询证函，是指由审计师(或其他鉴证业务执行人)以被审计者的名义向被询证人发出的，用以获取被询证人对于被审计者相关信息或现存状况的声明。而根据被询证人的不同，询证函可以分为银行询证函、企业询证函和律师询证函等。本文讨论的重点，专指企业询证函。企业询证函，是向被审计者的债权人和债务人发出的询证函，用以检查被审计者特定日期债权或债务的存在和权利或义务。企业询证函通常包括双方在截止于特定日期的往来款项余额。寄发询证函以获取审计证据的审计程序或者过程，就称为函证。根据《中国注册会计师审计准则第1312号——函证》，实施函证程序，可以帮助注册会计师获取可靠性高的审计证据，以应对由于舞弊或错误导致的特别风险。从这个角度而言，正中珠江正是没有严格实施函证程序，未能发现康美药业财务造假，继而给众多投资者造成重大损失。可见，询证函在企业审计过程中，对注册会计师防范风险具有重要作为。尽管审计人员在发送询证函时，往往采用审计业务中通用的格式，会在询证函上备注“只为对账并非请求付款”；也有财务人员在和供应商、客户对账发询证函时，认为公司在询证函上盖章确认，没有法律风险，不会产生相应的法律效力，不能作为诉讼中的证据。但现实中，法院对于询证函的看法，却并不是想象的那样简单。对于律师而言，询证函在诉讼过程中的重要作用，也完全不可小觑。试举我自己亲身代理的两个案例，在这两起案件中，询证函都对案件的走向，起到了关键性作用。2018年12月，我代理了一起买卖合同纠纷案。上海一家包装公司，委托我起诉重庆一家食品公司，要求对方支付包装材料货款。包装公司现有的证据，除了双方的买卖合同、转账记录之外，还有一份《企业询证函》。这份询证函，是买家食品公司盖章后，通过一家会计事务所邮寄给卖家包装公司的。询证函载明，截止2016年12月31日，食品公司仍欠付包装公司的金额为213万余元。此后，食品公司又支付了部分款项，但仍拖欠大部分款项未支付。由于双方签订合同较多，往来账目复杂，要想组织证据证明食品公司最终欠付的具体金额1771405元，不仅证据复杂，而且计算起来还有一定难度。正式立案后，在等待开庭的时间，我一直在思考，如何才能更简单、更准确地向法官解释清楚，原告第1项诉讼请求中1771405元的具体计算方式。但未等到正式开庭，原告包装公司给我提供了一份新证据，是另外一份《企业询证函》。原来，立案后不久，被告食品公司委托的会计事务所，又向原告包装公司邮寄了一份《企业询证函》。询证函清楚地载明，截止2018年12月31日，食品公司欠付包装公司的金额为1771404.98元。收到被告公司主动送上的这份证据，作为原告包装公司的代理律师，我心里一阵暗喜，“简直就是神助攻！”
庭审中，我向法庭举示了这两份《企业询证函》，特别是第二份询证函，间接证明了原告诉请金额的正确性和合理性。当被告代理律师提出，被告已经偿还了部分款项，原告诉请金额计算有误时，法官当庭向被告律师发问：“被告第二份《企业询证函》，载明欠款金额和原告起诉的金额是一致的，被告对此如何解释？”
被告律师对此当然无法解释，只答复庭后向被告核实后再回复。半年后，重庆市江北区人民法院作出一审判决，支持了原告的全部诉讼请求，判决被告食品公司向原告支付177万余元货款及170余万违约金。
在我代理的另外一起建设工程劳务分包合同纠纷中，同样是被告方发过来的询证函，则起到了另外意想不到的作用。
我代理的原告是重庆一家建筑劳务公司，从2012年起，这家劳务公司就和重庆一家机械公司合作了大量项目，双方共签订了15份《建设工程劳务分包合同》，合同金额总计4000余万元。2018年，因为一起安全生产事故，双方终止了合作关系。合作期间，被告机械公司并未严格按每份合同的金额付款，而是先向劳务公司提出开票要求，在收到发票之后再转账支付。对往来账目核对后，劳务公司发现，已开发票总额扣除机械公司已付的金额，对方还有348万余元工程款没有支付。协商未果后，劳务公司遂委托我代理起诉。在准备起诉材料的时候，发现一个大问题：15份合同每个项目地址都不一样，如果起诉立案，根据专属管辖，至少得去不同项目所在地法院，立15个不同的案子。但是，被告机械公司并非严格按照每一份合同的履行情况付款，而是将全部合同金额汇总、拉通后分阶段付款，如果要严格区分每一份合同的已付款和未付款，计算过程将非常困难，举证也会非常复杂。
万幸的是，劳务公司除了提供合同、发票和转账凭证作为证据外，还有一份证据，是机械公司在2018年3月邮寄过来的《企业询证函》。询证函载明，截止2017年12月31日，机械公司欠付劳务公司的款项为3486759.80元，和劳务公司自己核算的金额完全一致。于是，我拿了15份合同中最近签订的一份，又复印了《企业询证函》作为证据，在最近签订的合同项目所在地的重庆市某区人民法院立了案。不得不说，这是一招险棋，劳务公司的诉求，完全有可能会被法院驳回。但基于1份询证函，立1个案子，又并非完全没有理由。开庭时，我向法庭提交了全部15份合同，还有全部的发票、转账凭证，以及《企业询证函》，拟证明原告起诉金额348万余元的计算方式。第一次开庭，被告代理律师先是抗辩15份合同不应合并审理，应驳回后分别起诉。而后又提出，被告在《企业询证函》发出后，另外支付了部分付款，但未被扣减，原告起诉金额有误，不应得到法院支持。显然，根据被告的抗辩，原告的诉求有被法院全部驳回的风险。但被告是一位值得尊敬的对手，也可能是因为其国企身份，不愿意在庭审中虚假陈述。在第二次庭审中，对方代理律师出具了一份内部财务报表，拟证明被告欠付原告的金额，实际为306万余元。经双方核对发现，原告起诉的346万余元，与被告认可的306万余元之间，之所以会有42万余元的差额，系双方对15份合同中“上浮比例”的约定理解存在分歧所致。但对于合同中“上浮比例”的理解分歧，显然不是本案的争议焦点，也非法官审理的重点。
在充分告知本案的证据风险后，原告最终同意我的意见，变更诉讼请求，按被告财务报表确定的欠付金额306万余元主张工程进度款，并得到了法院的支持。当然，询证函在诉讼中的作用，远不止我在前文中论及的。证明债权债务的性质、日期、金额和余额，只是作用之一。询证函还可以用来主张诉讼时效的中断，或者超过诉讼时效后重新确认债权债务等。限于篇幅，本文不再赘述。对于注册会计师而言，在审计时应特别注重询证函在审计过程中的重要作用，规范函证流程，尽量规避风险。对于企业财务人员而言，也应注意到，询证函在诉讼案件中的重要作用，在向供应商或客户邮寄询证函时，不得不谨慎对待。对于律师，充分认识询证函的作用，可以有效代理诉讼案件，成功实现诉讼目的。
来源：人生法门
作者：聂炜昌，北京大成（重庆）律师事务所专职律师，《民法典时代合同实务指南》作者，联系方式：18602335116（同微信）。
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