设计团队都该学会的丰田「看板管理」，高效处理设计任务！

我们的「设计干货」栏目，包含了所有关于设计师行业中的经验分享、工具使用、办公技巧、设计方法论等干货内容，希望能为你的设计工作带来帮助。

01

你不知道的「看板」简史

「看板」（Kanban）一词来自日语（カンバン），翻译为 「卡片」。它是一种工作流管理方式，将待办事项的状态与数量可视化，通过至少三栏（待办、正在办、已办）来直观地表示一个工作流程。

随着我们将待办事项放在对应的位置后，能让我们了解进度，在流程中识别到潜在瓶颈并修复它们。看板工具的终极目标是帮助工作流程减少浪费，保持最佳效率，无碍运行。

原始看板系统，来源：丰田全球官网

「看板」起初是作为精益制造的调度系统出现的，起源于丰田生产系统（TPS）。在 1940 年代后期，丰田在其生产中引入了“及时（Just-in-Time）”制造。该方法代表一个拉动系统，生产只基于客户需求。

“只生产需要的东西，在需要的时间和需要的数量”。

——大野太一

他们独特的生产系统奠定了精益制造的基础。其核心目的是在不牺牲生产力的情况下最大限度地减少浪费活动，在不产生更多成本的情况下为客户创造更多价值。但如何能将这些“新需求”“待生产”这些信号在生产线中准确传播呢？

制造看板

工程师大野太一开始在工厂里使用纸卡发出信号和跟踪需求，并将新系统命名为“看板”。

每件成品都附有看板卡，一旦售出，这些卡就会回到生产线。生产过程中使用的每一种材料也都附有自己的看板卡，这样需求信号最终会向下传递到整个生产链，最终到达外部供应商。

这套系统的成功之处在于过程中的高度可见性，提升了效率，降低了成本。很快，几乎在丰田的所有流程中都采用了它。

随着丰田生产系统的普及和传播，来自不同行业的项目经理试图将「看板」的核心要义应用到工作中，特别是在软件行业中得到了重要的突破。「看板」也从此成为了一种高度结构化、可视化的工作管理方式。

02

设计师该如何使用「看板」

设计师总是辗转于不同的团队成员和不同的项目中，很难保持对事项的持续专注和跟进。

然而很多人通常会认为项目管理的时候才需要使用看板，那么这个看板就可能是复杂且宏大的。任务状态越复杂，参与人越多，就会导致越多人不愿意去使用它。

而且在实际工作中，团队里往往会有一个人比其他人更加地关注项目的进展和进度，有可能是项目经理，产品经理，或者设计总监，又或者完全只是一个更加关注进度的人。当我们另外找一个软件专门管理进度的时候，就会发现其他人并不怎么看，也不会去更新进度，最终沦落为独角戏。

而且对于设计师而言，往往不需要像软件开发一样把冗长的任务以一种复杂的方式维护在一个专门的看板软件当中。因为软件开发的项目任务往往多而细，所以他们需要将大部分任务都提前规划好，并将细分的任务分配到不同的人身上，继而需要一个专门的看板软件进行长期的追踪。

但对于设计项目来说，设计任务很难做到非常细致的拆分，再分配到人时颗粒度就会更大一些。除此之外，设计项目中的任务往往会随着前置任务的洞察才会在中途被识别，此时我们需要的就是更加灵活和轻量的看板，可以在具体需求出现时，随时拿出来使用，而不是一个长期存在的追踪工具。

Fabrie的「简易看板」就可以很好地满足这样的场景。它可以在设计项目中根据需要或者是搭配着白板内正在进行的项目穿插使用，而不需要另外开一个trello或者jira做追踪。

这个原理其实就像是丰田当初把“看板”系统放在工厂车间中。同样地，当设计团队的「看板」也出现在每个人都会接触到的环境之中，团队成员就不必再花费额外的时间和精力去查看或是更新「看板」，这其实也对应了上面提过的“减少浪费”的大原则。

它比表格看板更自由易用，而且可以对每个任务进行视觉化的标注，比如用连接线链接任务便利贴，可以任意上传辅助图片和PDF等资料。

有一些需要添加reference的任务，可以使用图表关联的功能，快速查找到资料。

总结来说，fabrie提供的「简易看板」模版，不是为了替代其他专门的项目管理软件而被制作出来，它就是在白板内协作项目时的灵活补充。团队成员不再需要专门打开项目管理工具，用余光在白板上就能够轻松的找到，了解到现在的进度。而这看起来微不足道的操作，可能会让团队有更强的进度感知。

03

「看板」的使用原则

Fabrie的「简易看板」以灵活为核心，但也需要一些使用准则来让它的作用发挥到极致。

让「看板」成为习惯

正如上文所说，我们要学会将「看板」这种简便的任务管理方式融入到日常设计的工作习惯当中。当你在白板中开启了一个新的任务或需要进入下一步工作中时，就顺手开启一个简易看板，而不用单开一个文档管理。那么这个「看板」就会一直出现在团队的工作空间中，这样你会发现设计流程会变得越来越清晰和流畅。

可视化工作流程

与任何项目管理工具一样，你的看板需要汇聚各类事项和任务。不妨用不同颜色的便利贴，来记录不同优先级的任务或者区分负责人。团队成员可以一起组织协作，避免一些任务的遗漏。

保持最新状态是至关重要的。当这个「看板」出现在每个人都必须打开的一个项目文档里，那么他们自然而然会在完成任务时顺手将自己负责的部分从一栏移到另一栏。还是那句话，不要让“更新”这件事成为一项需要多完成的任务，而是一个随手的习惯。

合理分配工作量

事先确定自己在工作流程的每个阶段能完成多少工作任务，并在每一栏中加入这一限制。拿简易看板来说，这意味着在任何时候，每一栏都可以只能添加有限数量的便利贴任务，以免任务堆积如山。

可以为你的工作进度（看板用户称之为 WIP，即 Work in Progress）设定一个限制，先专注于较为紧急的任务，并更快地将项目从开始推进到结束。这也可以防止自己在新的任务到来时不知所措，因为一旦达到 WIP 的上限，就不允许新的任务进入该阶段，直到进行中的任务被完成。

此外，当你的工作流程的某一阶段持续达到其 WIP 限制时，比如很多便利贴任务持续堆积，可以在视觉上明显感知，这提醒你该阶段可能存在瓶颈。或者这可能只是你高估了这项工作的完成速度，你需要减少这个阶段的任务。

根据需要增加更多看板

在Fabrie中制作看板的很大好处，就是你可以在同一空间内又开启其他看板。

在完成设计任务之后，你可能会需要进入给甲方评审的环节，那么你就可以在原来的看板旁边开启一个新的看板，添加“待评审”、“待修改”、“已交付”等环节，之前在便利贴上已经写好的任务或项目，又可以直接复制到新的看板中使用。这样可以串联起整个项目的工作流程，使管理井井有条。

追踪和优化工作流

「看板」的核心概念是流动，在完成项目后，可以通过审视阻碍“流动”的一切因素，来判断流程中的问题以改善你的工作流。

不妨试着关注一下这些优化方向，看看他们是否给你发出了需要改进的信号：

I. 在工作流程中更改一个任务状态为完成的平均时间（任务周期）；

II. 在一定时期内，进行中与完稿任务的比例；

III. 在一定时期内，平均能完成多少任务（工作带宽）；

IV. 任务在每个阶段分别停留了多长时间；

任何一个微小的更改，最后都可能为你的设计工作流取得巨大的改进。

用 Fabrie 简易看板优化工作流程不仅仅是设计管理的手段，看板背后的理念是，每个设计师和协作者都可以在线共享工作事项且互相发现可能的改进，提高设计工作的透明度，并在出现问题能够快速定位和解决。

后台回复关键词「看板」，即可获取Fabrie简易看板模版哦～

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