高等教育数字化发展研究｜吴撼 郭彤 胡晓夏 翟良锴：高校外事管理平台建设思考及实践——以西安电子科技大学为例
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吴撼 郭彤 胡晓夏 翟良锴.高校外事管理平台建设思考及实践——以西安电子科技大学为例[J].中国教育信息化,2023,29(5):95-103.DOI:10.3969/j.issn.1673-8454.2023.05.011
高等教育数字化发展研究
高校外事管理平台建设思考及实践
——以西安电子科技大学为例
吴 撼 郭 彤 胡晓夏 翟良锴
摘 要： 当前，国际化成为世界高等教育发展的趋势。在教育部等相关部门部署下，加强新时代教育开放、提升国际化水平已成为我国高等教育重点工作。高校国际化虽有各种机遇，但也面临业务量大而信息化程度不高、审批效率低、数据整合不足等挑战；尤其是近年来，在新冠疫情的影响下，跨境交流受到严重阻碍。在此形势下，通过信息化途径开展国际交流及外事管理成为高校关注的重点。在国家政策支持和学校大力推进下，西安电子科技大学建成外事系统综合管理服务平台，以缩短外事业务审批时间、提升服务质量、规范管理流程，并可通过可视化的数据辅助决策。以此为研究对象，介绍平台建设思路、实现路径及遇到的瓶颈问题，也为其他高校的外事信息化建设提供参考。
关键词： 高等教育国际化；教育管理信息化；外事系统综合管理服务平台；外事驾驶舱；服务师生中图分类号： G434文献标志码： B文章编号： 1673-8454（2023）05-0095-09作者简介： 吴撼，西安电子科技大学国际合作与交流部研究实习员，硕士（陕西西安 710126）；郭彤，西安电子科技大学国际合作与交流部高级工程师，硕士（陕西西安 710126）；胡晓夏，西安电子科技大学国际合作与交流部工程师，硕士（陕西西安 710126）；翟良锴，西安电子科技大学国际合作与交流部助理工程师，硕士（陕西西安 710126）一、引言
当今世界正处于格局转变的“百年未有之大变局”，世界多极化、经济全球化、社会信息化、文化多样化深入发展，世界各国联系也更加紧密。高等教育国际化已成为世界一流大学的重要特征，目的是培养既适应本国发展又适应世界发展需要、具有国际视野的人才。尽管各国大学的文化、特色不同，但开放包容、合作互补已成为共同的选择，国际化已是世界高等教育发展的时代潮流。[1]
2020年，《教育部等八部门关于加快和扩大新时代教育对外开放的意见》出台，提出我国要坚持教育对外开放不动摇，主动加强同世界各国的互鉴、互容、互通，形成更全方位、更宽领域、更多层次、更加主动的教育对外开放局面。[2]可见，目前国际化已成为高等教育领域的热点和焦点，从国家教育规划的顶层设计，到地方教育改革的配套措施，再到高校教育改革的实施路径，国际化是高等教育的发展趋势。新形势下，外事工作是构建人类命运共同体，推动全球治理体系更加公正合理，推进周边环境更加友好、更加有利的有力手段，这对高校国际化工作提出更高的要求。
随着科技的发展，互联网技术的不断进步，云计算、大数据、移动互联网、人工智能等技术的快速发展和应用，提升市场效率、推动经济社会发展、提升国家治理能力，给人类生产生活带来广泛而深刻的影响。[3]不但科技和产业长足进步，教育的发展也深受影响。信息技术与教育融合的速度与领域在加快加深，教育信息化在内涵、深度和质量上也在不断发展。[4]在我国深入推进“双一流”建设、加强重点学科建设的背景下，各大高校不仅需要有一流的师资、学生、科研成果，还需要有一流的管理，以此助力实施科教兴国、人才强国战略。教育管理信息化作为教育信息化的重要组成部分，可有效提升管理服务水平、支撑教育决策，是促进高校管理模式创新发展、提高管理工作效率的重要路径。[5]
二、平台建设背景
（一）党和国家高度重视
党的十九大作出“优先发展教育事业、加快教育现代化、建设教育强国”的重大部署，提出运用信息化手段开展工作的要求。习近平总书记高度重视信息化工作，提出一系列新理念新思想新战略，为信息化工作提供遵循原则和行动指南。在全国教育大会上，习近平总书记指出“我们要抓住机遇、超前布局，以更高远的历史站位、更宽广的国际视野、更深邃的战略眼光，对加快推进教育现代化、建设教育强国作出总体部署和战略设计”。新任务新要求赋予教育信息化新职责新使命，推进教育信息化创新发展既是时代发展与技术进步的必然选择，又是实现教育现代化的有力抓手。
近年来，国家陆续出台《教育信息化十年发展规划（2011—2020年）》（2012年3月）、《教育信息化“十三五”规划》（2016年6月）、《教育信息化2.0行动计划》（2018年4月）、《加快推进教育现代化实施方案（2018—2022年）》（2019年2月）、《关于加强新时代教育管理信息化工作的通知》（2021年3月）等一系列重要文件，这些文件明确提出国家教育信息化阶段性发展目标、战略任务和重点举措。教育信息化已成为促进教育公平、提高教育质量、推进教育改革的有力抓手和有效手段，是新时代条件下教育现代化新发展阶段的突出力量、新发展理念的重要实践、新发展格局的创新需求。[6]
根据教育部《关于加强新时代教育管理信息化工作的通知》精神，计划到2025年，新时代教育管理信息化制度体系基本形成，教育决策科学化、管理精准化、服务个性化水平全面提升，支撑构建高质量教育体系。这为新时代的教育管理信息化提出新的要求和目标，也为各大高校信息化建设提供强大支持。
（二）学校推进
“没有信息化就没有现代化”，习近平总书记的重要论断深刻揭示出当前高等教育的一个显著时代特征，即没有教育信息化就没有教育现代化。西安电子科技大学深刻把握这一时代特征，立足“以教育信息化推动教育高质量发展，以教育信息化引领教育现代化”，把教育信息化作为学校改革发展的战略制高点，近年来在教育数字化转型和智能升级方面持续发力，基于西电鲜明的信息特色和长期以来高度重视人才培养的禀赋传统，学校确立打造新时代“人工智能+教育”标杆大学的战略目标。旨在创新人工智能支撑条件下的教育理念、教育环境、教育模式、教育手段，全面构建形成学校智能教育发展新生态，形成可推广可复制可借鉴的高校“人工智能+教育”方案。
学校本着服务师生的理念，推进由“人找资源”到“资源找人”，从“把已有系统从线下搬到线上”转变为“以师生的体验为出发点，进行流程重构或优化，提高效率”。[7]实践中，重构业务流程，融合网络端与实体端业务场景，构建“一网通办”，实现跨部门业务、流程、消息等事项。统一管理与服务，使各项业务程序透明公开，压缩业务办理时间，努力实现“让师生少跑路，让数据多跑路”的目标。
（三）疫情影响
2019年12月新冠疫情暴发，疫情持续时间长，波及范围广，不仅是一场全球性的公共卫生危机，也是一场国际关系危机，对国际秩序造成极大影响，尤其是对全球教育交流造成极大的破坏，国境封锁、隔离措施等对跨国教育交流影响巨大。相关研究表明，疫情影响全球190多个国家近95%的学生，[8]国际大学协会的调查显示，89%的大学国际学生流动受到影响，80%的科研活动被取消或者推迟。[9]以西安电子科技大学为例，2020、2021年，教职工因公临时出国（境）人数从2019年的250余人骤降为个位数，国际交流严重受阻。然而，国际交流作为高校的第五项职能，如若停滞，势必影响我国高等教育发展水平和世界一流大学、一流学科的建设进程 。面临这个大变局，高校应积极应变、主动求变，于变局中开新局、危机中育新机，采取“互联网+国际交流”的方式，与世界各地高校以“云活动”“云签约”“云课堂”等模式进行交流，确保疫情影响下高校国际交流不断线、不降温。由此，信息化技术成为对线上国际交流保驾护航的有力手段。
（四）业务需求
随着我国高等教育的不断发展和国际交流的不断深入，新时期高校外事工作面临着巨大挑战。西安电子科技大学外事部门作为学校国际交流合作的管理部门，承担出国境、合作协议签署、招收留学生、外专外教聘请、合作办学、外事联络等方面的工作，面向全校师生，业务种类繁杂、涵盖范围广，但一些外事业务还涉及学校其他职能部门，如教师公派出国、研究生公派出国业务分别由人力资源部和研究生院负责。由于外事业务政策性强，与学校其他部门协同工作，传统的纸质方式提交申请、各部门签字审批的管理方式存在大量重复流程，审批效率低；对于师生来说，办理业务易造成困扰，难以满足国际化需求。此外，外事工作的业务量也逐年增大，从2013年至2019年，西安电子科技大学教职工3个月以下因公出国（境）业务量翻倍，学生长、短期交流人次增长近8倍（2019年近2000人）。活跃的国际交流无疑为学校发展提供重要助力，然而，相应的管理任务也更加繁重，传统的申请方式复杂、手续烦琐、办理周期长、跑腿多等问题给出国（境）交流造成阻碍。学校外事业务急需改革管理模式、创新管理理念。因此，国际合作与交流部决定建设外事系统综合管理服务平台，拟将所有外事相关业务涵盖其中，加强外事工作的规范化、专业化、信息化，使师生能通过电脑端或手机端进行申报、审批，优化办事流程，提升工作效率，为师生提供更加满意的服务。
（五）决策支持
学校外事相关数据不仅保存在国际合作与交流部，还存在于其他多个部门，如人事、学生、教务、科研等，数据体量大且相对独立，整合不足，数据孤岛现象严重；多年的历史数据积累利用率也较低，数据统计、分析工作难以开展。为发挥数据对提升工作能效的作用，构建能展现学校各类外事数据的综合分析系统——外事驾驶舱，可基于外事数据进行定性描述和定量分析，面向不同管理角色，为学校外事管理提供统一的决策、分析。建设中，设定统一的数据标准，通过学校数据中台，整合各部门外事数据，并以此建立分析模型，多角度展示、分析学校总体国际化工作现状，为学校国际化发展规划的决策提供支持。
三、平台建设过程
（一）建设准备
1.需求分析
为建成师生满意度高、功能完善的外事系统综合管理服务平台，西安电子科技大学国际合作与交流部制订完备的调研计划。外事工作服务系统归根结底是服务全校师生国际化发展的有效工具，只有调研师生对外事服务事项的意见和建议、了解师生的需求，才能更好地为师生服务。建立系统的初衷就是为了让师生简化填写信息、优化审批流程、合理简化程序，对学校的外事工作更加满意，充分调研学校师生对审批流程、提交材料、填写信息、办理时间、服务效率等方面的意见，尤其是师生外事业务一些“急难愁盼”问题，让师生也可以参与外事工作服务系统的建设，体现“从师生中来、到师生中去”的工作思想。
2.深入调研
调研兄弟院校成熟外事服务系统，吸取系统建设有益经验，可以有效避免系统建设中的难题，在系统建设初期加强顶层设计。了解不同院校外事服务系统的功能、界面、流程、部门协同、建设难题、所需资金、建设周期等信息，充分论证外事系统建设的可行性。如建设前，我校调研上海交通大学，其外事管理系统已平稳运行多年，受到师生广泛好评。通过上海交通大学的建设经验，西安电子科技大学国际合作与交流部制定审批流程、后台管理、网站三个核心要素组成的铁三角模型，决定以高频事项因公临时出国（境）为一期主要建设核心，构建外事系统综合管理服务平台。[10]
3.工作机制
西安电子科技大学将信息化作为“一把手”工程，由校长负责，信息化推进办公室具体实施，统筹各部门一体推进建设。为方便各部门沟通，加强项目管理和统筹协调，确保建设工作科学有序推进，制定周工作例会制度，由分管副校长牵头，信息化推进办公室组织各业务部门召开，以便对接需求，协调解决遇到的困难，提高实施效率。建设中，由学校建立全校数据中台，设置统一的数据标准，将接口开放至各部门，统一接入分散的数据，并进行数据梳理，提高信息整合程度，避免重复统计。
外事系统综合管理服务平台业务范围涵盖国际化工作的各个方面，涉及学校人力资源部、研究生院、科学研究院等多个部门，需在信息化推进办公室的指导下，梳理外事业务流程，确认各部门角色权限，将外事业务这一个“点”融入学校信息化建设大平台中，既方便师生，也方便外事管理人员，可有效降低人力和时间成本。
4.建设思路
系统建设本着“以人为中心”的建设理念，充分考虑到使用者、管理者、决策者不同角色的需求，能自动按照人员类别获取申请人员的基本信息，匹配审批流程，尽量减少师生填写内容，方便师生，并能实现移动端、手机端审批动态提醒，随时监督事项进度；此外，在系统建设中，要充分考虑系统安全，否则一旦受到破坏，会对教师和学生的合法权益造成严重损害。
（二）建设过程
1.确保系统安全
系统建设前应确定信息安全等级保护定级级别，确保建成通过学校安全检测后才能上线运行；系统建设过程中的安全建设应参考定级级别的安全要求进行，对敏感数据存储和传输要进行加密处理；应具备完备的权限分级与审查体系，并可通过简单的配置实现权限划分的调整，不得出现非授权的访问，保证对系统用户操作权限的严格控制，从机制上禁止越权操作。此外，由于系统有移动端功能，要能在公网访问，因此需要能抵御互联网上的各种攻击。系统在建成使用后，也应加强对教师和学生的网络安全教育，增强安全防护意识，尽可能避免人为操作失误造成的安全隐患。
2.分步建设因公临时出国（境）系统模块
外事工作涉及业务较多，如若一次性将所有业务纳入管理平台，会造成建设周期长、管理统筹难的局面，为能更早、更快地服务广大师生，根据调研情况，结合自身实际，西安电子科技大学国际合作与交流部决定分期建设外事系统综合管理服务平台，建设一期以因公临时出国（境）系统模块为主，首先实现“0-1”的转变，构建我校外事系统，将业务流程线上化，简化填写信息、优化审批流程、合理简化程序、缩短审批时间，达到提高外事管理水平、增进师生满意度的目的。
建设内容主要包括因公临时出国（境）系统模块个人信息填写、计算经费、递交总结等审批环节，支持个人、团体（集体）申请出访计划，统一规划行程，大幅提升外事出访审批效率。相关功能如行前教育预约可使外事工作更加规范化，最大限度地避免发生涉外安全事件；回国后，也可通过平台进行报备，既保证遵守相关规定，又便于学校统一管理。此外，配合构建合作协议、学生交流项目、外事纪念品、合作伙伴等模块，努力实现热门服务“零跑腿”。建设中，根据学校“认证一个号”“数据一个库”“服务一个站”的要求，系统建设与统一身份认证系统对接，实现身份数据的统一存储、统一管理并接入学校服务大厅。对于师生来说，使用统一的用户名和密码进行身份验证，能自动获取用户基本信息，提高信息系统的通用性；在审批环节中，可以通过岗位设置权限，也可以通过赋予角色、增加人员属性的方式设置权限，灵活地实现权限的统一管理和分配。同时，将登录入口接入学校“一网通办”界面，通过点击链接可以直接跳转到外事系统综合管理服务平台，使服务更加便捷。[11]
师生只需按要求填报信息，后续审批由系统完成，通过系统推送、微信提醒等方式，可随时查看审批进度、提高工作效率。学校一网通办登录界面如图1所示，外事系统综合管理服务平台界面如图2所示。
图1 学校一网通办登录界面
图2 外事系统综合管理服务平台界面
3.完善平台，构建外事驾驶舱
外事系统综合管理服务平台一期建成后，业务数据及历史数据不断积累，如何整合分析海量数据，在看似独立的数据中找到关联、了解学校的国际化发展全貌，已成为二期建设的重点。因此，西安电子科技大学国际合作与交流部启动建设“外事驾驶舱”，通过对数据的处理和分析，以不同业务、不同维度的可视化形式展示外事业务水平，对全校的外事主要业务进行动态观测，从而实时反映学校的国际化工作现状，为人才培养、师资队伍等提供决策支持。外事驾驶舱界面如图3所示。
图3 外事驾驶舱界面
在数据展示方面，以教学科研人员出国（境）交流为例，系统自动获取国际合作与交流部、人事处教学科研人员实时出访数据，按照各年度、出访地区、类别、学科等多维视图展示。教学科研人员出国（境）情况界面如图4所示。
图4 教学科研人员出国（境）情况界面
在数据分析方面，例如，根据大学国际化评价研究中心发布的相关国际化指标，通过学生国际化、国际化交流、科研国际化、教学国际化、教师国际化五个维度，清晰展示各二级学院国际化发展现状及长处弱项，科学制订下一步发展计划。[12]
（三）建设成效
（1）大幅缩短审批时限。相比传统纸质流转、各部门盖章式的审批，各部门线上流转，极大程度缩短审批时长，相比之前需要半个月甚至一个月办理，目前因公临时出国（境）业务最快可一周完成，效率明显提升。
（2）提升服务质量。本着“最多跑一次”的原则，师生在办理国际化相关业务甚至可以“足不出院”完成整个审批流程，外事系统综合管理服务平台受到广泛好评。
（3）规范管理流程。各类业务在线流转，审批流程明确，审批结果可溯，杜绝人工填报、审批时各类主观因素的干扰，便于监督，促进外事管理规范化发展。
（4）助力决策。外事驾驶舱将学校国际化业务通过各维度动态的可视化展示，使海量、冗杂的数据“活过来”；国际化水平的高低有定量的直观显示，为今后的发展方向、政策的制定提供有效支持。
（5）示范引领。建设西安电子科技大学外事系统综合管理服务平台是学校作为“人工智能+教育”标杆大学信息化建设的深入实践，取得显著成效，在全国多所高校尤其是西部各高校中尚属领先，多所高校到我校国际合作与交流部参观调研，了解建设制度、流程、遇到的问题等，为其信息化建设与管理提供示范。
四、建议与总结
西安电子科技大学外事系统综合管理服务平台的建成、上线，有效促进学校管理工作水平提升，助力国际化发展，协助决策层进行决断，为师生带来实质便利。当前，面对日益变化的国际形势，结合外事系统综合管理服务平台的建设过程，笔者提出以下建议。
一是加强领导，统筹部署。回顾系统平台建设过程，不难发现业务涉及部门多、事项杂，是一项系统化工程，并非单个部门可以完成，需要依托领导组织机构的大力支持，各部门互相协作。西安电子科技大学在校长领导下，以信息化推进办公室作为牵头部门，指明建设路径，协调各项业务，解决部门之间沟通衔接不畅的问题。可以说，信息化是“一把手工程”，也是“全员工程”，校长是学校发展“一把手”，各部门领导是业务推进“一把手”，业务人员是服务用户“一把手”，技术人员是维护运维“一把手”，在学校网信部门的统筹下，每个人在自己的角色中，做好信息化建设的“螺丝钉”，找准定位，才能真正做好信息化。
二是提高教职工信息化素养。学校业务部门作为信息化平台建设的甲方单位，虽然不承担具体的技术工作，但建设过程中的需求对接、平台运行的日常维护等，仍需要具备一定信息技术专业技能的人员担任；此外，使用信息平台的教职工、学生能否迅速适应信息化的新要求，转换根深蒂固的传统线下思维模式也是一大问题。在这种情况下，学校应与时俱进，加强人员信息化素养培训，提升专业技能知识；同时，继续加强信息化建设，营造校园信息化氛围，提升学校教育治理科学化和现代化水平。
三是应重视数据治理工作。外事数据涉及学校不同部门，各部门的数据往往按照自己的标准各自存储、独自维护，数据间缺乏关联性，数据库也彼此无法兼容，造成数据无法顺畅流动，数据孤岛的出现对数据交换共享带来极大阻碍。[13]此外，由于没有统一的数据标准，各部门不仅数据标准不一，还存在大量各种重复、无效的历史“脏数据”，信息缺失、数量不齐成为普遍现象，治理、清洗数据耗费大量的人力、物力。因此，无论是从畅通业务流、打通服务“最后一公里”的角度，还是从大数据分析做好决策支持的角度，开展数据治理工作、将数据标准化和共享化都是信息化工作的重中之重。一方面，要建立统一的核心数据库和统一的数据管理机制，实现“一数一源”；另一方面，要不断扩展和完善数据标准，丰富共享数据，切实提高数据质量。
四是筑牢网络安全底线。外事系统综合管理服务平台接入学校“一网通办”，包含大量的教职工和学生信息。此外，一些专家信息、研修计划等较为敏感，一旦泄露将造成不可预估的后果。在实际工作中，倘若系统安全得不到保障，学校信息化建设中的任何“目的、基础、保证和努力”，都将自动归零。[14]虽然系统平台建设中，已要求厂商采取各项措施确保服务器安全和代码安全，但随着信息技术的不断进步，现有网络安全防护体系应对的未知风险进一步增加。
习近平总书记指出：“没有网络安全就没有国家安全。”在学校信息化建设过程中，要避免“安全、管理兼顾难”的问题。以网络空间安全稳定为底线，持续完善网络安全管理机制和技防措施，查漏补缺，全面提升网络安全防护能力。明确各单位网络安全工作的第一责任人和直接负责人，建立监督机制、问责机制；建立预警机制，及时研判应对重大网络安全威胁；高度重视数据安全，完善数据容灾体系，落实关键数据使用的审计、脱敏机制，强化安全访问措施，全方位地保障学校数据资产安全。
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编辑：王天鹏 校对：王晓明
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