请把这张图打印出来，下次做PPT时对照检查！

经常给大家分享PPT技巧，但是很多小伙伴留言告诉我们：需要做整套PPT的时候，还是会大脑空白、手忙脚乱。

今天曹将给大家分享他总结的「演示设计工作清单」，帮你理清PPT演示步骤，提高效率！

作者：曹将

来源：曹将(ID：CJPPTAO)

今天，我想系统地聊一下演示设计。

如果你在意所谓的「干货」，那可以直接收藏下面这张图：

当然，如果想要理解每一部分究竟是怎么回事，建议阅读全文。

内容很长，一共 3000 多字，是一套系统性思考。

01 引言

很多人说想学 PPT ，核心诉求是学习 PPT 技能，也就是操作。

这无可厚非，毕竟 PowerPoint 是一个软件，软件的门槛便是操作。

而这其实也是最容易的部分：买一本《和秋叶一起学 PPT》，照着里面的内容练习一遍，基本可以掌握得七七八八。即使很多东西记不住，大概知道功能叫什么，日后上网一查大概就能解决。

↑  PPT 的「帮助」里就有很多具体的操作指引

只要能马上搜索到答案的，都不会是大问题。

那大问题是什么？

大问题是它的前因后果。

就像我们要理解自己现在为什么迷茫。

如果就迷茫谈迷茫，那只能更迷茫。

要真正解决这个问题，必须回溯自己的过往，找到一路的轨迹，然后发现自己为什么成为现在的自己的动因，继而便了解清楚导致迷茫的核心关键点。

PPT 也是如此。

02对大多数人来说：PPT 是用来演示辅助的。

这是它存在的价值——很像废话对吧？但是，这句话的信息量其实有很多。

❶ PPT 是用来演示辅助，但演示辅助并非只有 PPT 。

这里有两个观点：

① 任何工具存在的价值，都是用来解决问题的。

② 解决问题的，永远不只有一个工具。如果觉得没有，那是因为还没有找到。

↑ 手绘图

其实如果接触多了，你会发现，还有很多工具可以辅助演示，比如思维导图、手绘、视频，甚至只是几张纸。

它们提供的都是线索，帮助演示者传递信息。

❷ PPT 只是辅助，重要的是背后的内容。

很多人会沉醉于 PPT 设计上，喜欢去研究最炫酷的效果。如果你的场景是发布会、晚会，那无可厚非。但是，如果是汇报、演讲，那很容易就本末倒置。

因为听众过来的目的，不是为了看那几个动画，而是看动画里面的内容。如果内容不行，那就只是浪费他人的时间。

❸ 既然是演示辅助，那么时间就应该更多花在演示设计上。

这句话看起来很绕对吧。

PPT 设计只是演示设计中的一环。它做得好肯定会带来整体效果的提升，但整体效果的提升不只是关于它。

还有哪些呢？

① 你的表达。是的，PPT 再好，你说得语无伦次，逻辑不通，那也只是徒劳。

② 你的架构。这背后就是体验设计的内容。它又要分两个场景：

如果是工作汇报，那么亮明观点、继而阐述内容的「金字塔结构」，是最稳妥的架构。

如果是公众演讲，那么就需要考虑：故事引入、观点亮出、举例论证、情绪高潮和引起思考。

③ 你的技巧。在传递信息时，不同的技巧可以带来不同的体验。比如金句，让人醍醐灌顶；比如幽默，让人意外惊喜。

理解了以上内容后，我们重新来看演示设计，便会有一个不同的视角。

也基于此，我们可以重新分配一次演示设计的时间安排。

03演示设计全流程

如果看了上图，你便可以看出，PPT 设计（美化）这件事，其实只占全流程中不到 30% 的时间。更多的，则是内容生产和逻辑梳理。

好了，我们一步步来。

第一步：准备初稿

永远不要想着一开始就打开 PowerPoint ，一鼓作气，一步到位，这不现实。

现实是，先明确演示目标。

❶ 明确演示目标

先问三个问题：

① 听众（汇报对象）是谁？

这解决的是整体风格问题。

·  如果是领导，那最好是严肃认真；

·  如果是新员工，那可以考虑活泼有趣；

·  如果是同级，那最好多点干货、不要来虚的。

② 我要传递什么信息？核心信息是什么？

这解决的是主题问题。在大多数场景下，他人能留下的信息就那么三四点，所以我们需要明确重点。最关键的篇幅大一点，其次的点到即止即可。

③ 这个汇报在什么场景下展示？是演讲场景还是工作汇报场景？

这解决的是逻辑问题。

·  如果是演讲，那就要考虑「矛盾导入」「发现问题」「分析问题」「解决问题」的逻辑。

·  如果是工作汇报，那就要考虑「结论先行」「论据补充」的「金字塔逻辑」。

把这三个问题想清楚后，整个演示设计的「风格」「逻辑」「重点」都十分清晰了。接下来，我们便需要整理思路。

❷ 整理思路

在这个阶段，我们可以从两个维度来展开：

① 过往案例。

例如年度工作汇报，前几年肯定也做过，那找到它们，作为参考。

② 其他企业案例。

要实现差异化，肯定不能照搬去年的，那可以看看其他企业的相关案例，取其精华，作为输入。

除此之外，还可以考虑跟领导沟通，和同事头脑风暴。

❸ 确定大致提纲

有了大概的思路后，可以考虑把提纲画好，并明确清楚哪些素材有了，哪些素材还欠缺。

利用「幕布」完成提纲

❹ 准备数据、案例和知识

基于提纲，补充相应的数据、案例和知识。

数据和案例好理解，这个「知识」又是什么？

对于大多数汇报，我们都习惯于有一说一——但是，总感觉缺乏高度。

这时候，可以考虑找到一些相关领域的专业知识，用它来提纲挈领，整体便有了高度。

例如，在做一个策划的复盘分享时，如果只是把流程重述，大家会觉得「也就那样呗」。这时候可以考虑用「认知升级」「体验升级」来贯穿始终，这便有了体系感。

❺ 准备「粗版」幻灯片/讲稿

到这一步，才正式开始准备演示材料了。但也谨记！千万不要抱着「完美」的态度来行动，直接把既有的材料先丢进去即可，不难看出即可。

这有两个原因：

① 之后大改的可能性存在。

② 避免纠结在某页的美化上，拖延了进度。

第二步 ：沟通并修正

有了大致的内容后，这时候便可以去与领导（同事）沟通了。

为什么现在才沟通？

因为带着方案去，比空手去会更尊重他人（也更有效率）。毕竟空对空的时候，就是让领导做问答题，对方压力大，也很难有耐心。

带着方案去找领导沟通

类似的就像点菜。你问朋友想吃什么，对方肯定是「随便啦」「额……」。但如果拿着一个菜单问他怎么样，他马上就会说「要不来个辣菜？」「这个最近吃不了」。

在沟通前，自己也要适当审查三个方面的内容：

❶ 有没有敏感信息？比如不太适合分享的机密。

❷ 有没有不合适的内容？比如比喻用得不恰当。

❸ 核心目标是否清晰？比如非重点内容占比过大。

也正是因为此时的修改可能性大，所以第一步的「初稿」环节要尽量快，不要纠结。

沟通完成后，马上进行修改。

第三步 ：校稿和美化

当内容层面没有大问题后，这时候就可以考虑校稿和美化了。

校稿最好交给另一位同事来做，因为自己写的东西，很难看出问题。

美化的话，有两个小建议：

第一，封面和开头几页一定要美！

人有一种「聚光灯效应」，一旦觉得你不错后，之后会不断验证你的不错；反之，则会找更多你不行的理由。所以，开头一定要让人觉得不错。

第二，重点内容要美！

这个好说，毕竟是要传递的核心信息。而且，这也是听众最容易拍照留存的部分。

第四步：展示准备

演示文稿设计好后，并不意味着演示设计做好了。接下来还有一系列工作要完成：

❶ 设计包袱

这点主要针对的是演讲。毕竟演讲场合观众的「愉悦诉求」占比更高，我们需要设计体验感。

一般来说，可以考虑：

·  互动。比如有的部分先抛出问题，随机抽取一位前排观众回答；或者给出选择题，让大家举手回答（同意的请举手）。

·  视频。如果有相关的视频，请一定要用！特别是放在演讲中途。它有两个好处：其一是吸引注意力，其二是给自己整理思路和节奏的空间。

·  幽默。设计一些出其不意的梗，让大家的神经舒张。

❷ 排练三次

这是个人给自己的要求。任何演示或汇报，提前都要准备三次：

·  第一次是看着完整材料准备，主要是熟悉全部内容。

·  第二次是看着框架准备，保证大体脉络清晰。

·  第三次是临场前准备（什么都不看），主要是让自己安心。

❸ 打印文稿

同时打印两份：摘要版和完整版。

摘要版可以是思维导图，也可以是目录。拿着它，无论出现什么问题，都心中有数（后面还有多少）。

有人可能会说，电脑上有演示者模式啊！但是，有的电脑真的还放不出来。

完整版则是为了给他人，比如领导。

❹ 提前准备

最后就是尽量提前到达演示场地：

·  拷贝文件

·  测试设备

·  现场走位

现场走位很有必要，特别是演讲。大概知道什么时候站在舞台中央鞠躬，哪里不会被投影的光闪瞎双眼。

你看，这就是全流程，PPT 设计只是其中一环，更多的是逻辑梳理、素材整理、技巧设计和开场准备。

04我是小结

小结都在这张图里：

最后，我想回归到最初的问题：很多人说想学 PPT ，那学习的到底应该是什么？

❶ PPT 的技能肯定是基础，但不是全部。

❷ 逻辑思维能力很重要，它决定了内容的排布。

❸ 讲故事的能力也需要，因为它决定了愉悦程度。

❹ 沟通能力必须要有，因为大多数 PPT 都需要与领导确认、与同事合作。

❺ 项目管理的意识要有，几个时间节点必须把控到，例如「初稿完成」「领导确认」。

这看起来会有点头大对吧？但是，难走的路，才能走出竞争力。

如有收获，记得点在看：）

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