如何轻松完成数据填报工作？

近日，教育部教育质量评估中心下发通知，要求各高校采集2021年和2022年在校本科生图书借阅数据，并填报“分性别当年图书馆流通量”“分年级当年图书馆流通量”“分专业类图书馆流通量”等表格。笔者作为学校图书馆系统管理员，负责填报这些表格，本以为能轻松完成，结果花费的时间和精力却远超预期。于是不禁感慨：“在学校的数据治理工作已经渐趋完善的情况下，为什么数据填报还如此困难？如何能轻松完成类似的工作？”

通过分析反思本次数据填报任务的各个环节，笔者认为可以通过改进数据治理中的利益相关者，即数据需求方、数据来源方、信息化部门、校办、数据治理服务商等的工作职责，充分利用数据治理的成果来降低数据填报的难度。

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数据需求方（数据消费者）

应提出“合理”的数据需求

笔者认为，本次数据需求存在三个不合理之处：

第一，统计量设置不合理。分析可知，本次数据需求涉及的字段主要包括两大类，一是学生基础信息，包括人员类别、性别、在校状态、年级、专业等字段，二是图书及借阅记录。这些字段有的是静态的，有的是动态的，动态变化的字段不能准确统计出某一自然年度里的数据总量。

第二，字段含义需要明确。不同学校或部门对“在校状态”有不同的理解和定义，部分学校并不准确维护学生的“年级”字段，只根据入学年份来简单判定；“专业”字段也存在一定的特殊情况，比如学生可以转专业、学校的自设专业不在《普通高等学校本科专业目录（2020版）》范围内、大类招生专业及其细分专业同时存在等。这些字段如果不能理解一致，那么最终得到的统计数据质量可想而知。

第三，如果该项需求是今后每年都有的，那么通过接口采集比提交Excel文件的方式更适用。要改进以上三点，就需要数据需求方在提出需求前，必须做好一定的前置调查，确保所提需求的合理性。

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数据需求方

应明确“合适”的数据提供方

本次数据采集的主题是“图书借阅数据”，需求方锁定数据填报单位为图书馆。这看似十分合理，但通过分析可知，需求字段中的图书及借阅记录部分相对容易获取，反而是“在校状态”“年级”“专业”这几个字段难以准确统计。因此，本科生教务管理部门才是高质量完成本次数据填报任务的关键。

但是教务部门是否应该作为此次数据需求的提供方？答案是否定的。笔者认为，在学校数据治理工作已经渐趋完善的情况下，最合适的数据提供方应是负责学校数据治理的部门——信息化部门。

大部分高校的信息化部门通过数据中心平台，采集存储了校内各业务系统的基础数据，并按主题域进行分类管理。本次数据采集所需的各个字段大概率能从该平台直接获取。所以，类似的数据填报任务中，需求方应该建议学校的数据管理服务部门来负责填报，其他相关业务部门配合。

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数据来源方（数据生产者、业务部门）

应做好数据字段的维护和释义工作

在数据治理工作中，数据中心平台将各业务系统的基础数据字段甚至全库进行了采集存储。然而，要想该平台能够满足通用的数据填报任务，还需要数据来源部门做好业务数据的维护工作，确保源头数据的准确、全面，并向信息化部门提供必要的数据字典，解释清楚各字段的作用、内容、变化过程等。

例如，此次填报任务中所需的“在校状态”“年级”“专业”“图书分类号”等字段，就需要教务部门、图书馆在数据对接中提供明确的说明。这项工作看似简单，但是由于许多业务部门的系统管理人员并不具备数据库操作方面的能力，实际参与的并不深入，而是由系统的开发方直接与信息化部门对接完成的多。

业务部门需要更多地从数据库层面了解所负责的字段，为信息化部门在数据应用开发中提供精准的支持，才能在之后的数据填报任务中享受到“轻松”。

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信息化部门

应从学校的“数据中心”进阶为“信息中心”

在完成基本的数据治理工作之后，信息化部门掌握了全校的各种业务数据，成为学校的“数据中心”，普遍能提供系统间的数据同步共享服务。然而，作为学校最权威的数据管理服务部门，信息化部门还要能提供更多的服务，包括制作各类校级的运行报表、开展数据分析与挖掘、完成一些原本需要协调众多部门才能完成的数据填报工作（类似于此次本科生图书借阅填报任务），在更多数据相关工作中发挥出应有的作用。

这就要求信息化部门从“数据中心”发展为“信息中心”，即不仅要拥有学校的各类业务数据、做数据的“搬运工”“管理员”，更要了解数据中承载的业务内容及其运行情况，进而能直接提供业务层面的数据服务——信息服务。如此一来，信息化部门的服务价值将更加凸显。

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校办等管理部门

应推动制定数据填报工作规范

在笔者所在院校，本次填报任务是经过校办转交给图书馆处理的，说明校办也认为图书借阅数据应当由图书馆来填报。这反映出校内很多部门对数据治理的内涵、作用并不了解，在遇到类似的数据填报任务时仍然沿用旧的工作思路。

事实上，学校在完成数据治理后，应当重新梳理数据填报工作的业务流程，充分利用已有的数据平台，提高此类工作的效率。校办等重要的利益相关者，应当联合信息化部门，讨论制定必要的数据填报工作规范，明晰各方职责，给信息化部门配置合适的人员力量，不断优化面向校内外数据填报需求的效率和质量。

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数据治理服务商

应提供适用性更好的数据应用工具

数据治理相对完善后，学校将在此基础上开发各类数据应用，提供面向校内校外的用户数据服务。这就要求数据应用工具需具备易用性、可扩展性、安全性等特点，使得各类用户能快速上手、灵活高效地实现数据对接、数据统计、数据填报，能安全可靠地授权用户访问必要的数据，适应各种数据需求场景。数据治理绝不是一个验收即结束的项目，而是一个在应用中逐渐成长完善的工程，需要服务商根据场景反馈，在岁月长河中持续打磨产品，才可能获得最终成功。

数据填报作为数据治理的典型应用场景，应当得到高校更多的关注。数据和数据平台只有经过各种场景下的应用，才能不断完善和发挥效用，各利益相关者才能受益。因此，要想“轻松”地完成一项看似简单的数据填报任务，还需要相关方的共同努力和持续改进！

作者：何秀全（上海外国语大学图书馆）

责编：陈永杰

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