工作太多做不完？日程表要爆炸？……只需6步，让你每周的工作更高效
对于大多数职场人来说，to do list是一张永远也无法完成的清单——旧的任务还没完成，新的任务又出现了。任务之间整天相互干扰与碰撞，不但会让交付滞后、错误百出，还会让职场人失去对时间和行动的控制力。但是，这些任务都是一定要立即完成的吗？迈克尔·海厄特（Michael Hyatt）在《深度专注力：管理精力和时间的9种方法》一书中，为职场人打造了设计自己每周和每天日程表的方法，帮助职场人减轻焦虑感，更好地规划自己的时间。
如果自己不能安排生活的优先次序，就只能任由别人替你安排。
—— 格雷戈·麦吉沃恩（Greg Mckeown）
《精要主义》一书作者
设计你的一周：“每周预览”
领导者和专业人士很少有必须在一周内就要完成的大计划，他们面临的多是需要几周甚至几个月才能完成的复杂项目，因此，尽管我们尽了最大努力来保持长期的专注力，但还是相当容易心猿意马。身处碎片化的经济时代，你的注意力在周一可能就已经被撕扯得支离破碎，但直到周四你才意识到自己早已偏离了航道。
好消息是，你可以设计自己的一周以保持主要任务的可见性，并在执行过程中随时回顾进展。“每周预览”包含六个步骤，这是使你能够持续跟踪所有悬而未决的任务，并建立时间控制感的六个步骤。你可以在任何时候完成“每周预览”，关键是你必须去做。
第一步
列出你最大的成就。
列出你最重要的成果，你最引以为傲、对你生活和工作影响最大的事情。这一步你必须有意为之，即便一开始你可能会感觉不自在。请专注于产生感激、兴奋和个人效能的你所取得的成就上，在接下来的一周更加精力充沛地处理重要工作。
第二步
回顾前一周。
接下来，做个小小的事后回顾。回顾前一周的经历，回顾你学到的教训，并做出在不久的将来能看到进步的调整。
这一步，有三个问题需要你回答：
首先，你的主要任务比前一周进展了多少？这是你进行诚实的自我反省的机会。评估你在前一周工作中的主要计划，你都完成了吗？还有哪些工作要做？
其次，什么行动是有效的，什么又是无效的？有你没有预计到的打断或干扰因素吗？导致你被打断或干扰的事情是什么？谁导致的？你能避免吗？当时你的计划是什么？计划有帮助吗？你的时间预算做得好吗？
最后，基于你刚才的确认，什么是你会继续、改进、开始或停止的行动？这一步骤是要把你的经验教训转化为可供借鉴和实操的要点，也是在给自己真正成长的机会。
第三步
回顾你的任务清单和笔记。
我们的任务清单和笔记即使只经过短短一周也会像野草一样疯长，所以，进行快速回顾避免失控很重要。我建议从你推迟的、那些需要你日后有意识安排的任务开始做任务清单回顾。如果你使用项目管理工具，可用该工具进行状态更新和未来计划。此外，我建议你将任务列表归置在一个地方（最多两个地方），你的任务和笔记存放的地方越多，丢失的可能性就越大。
接下来，回顾授权任务。这些是你已经交给其他人的任务，利用这一步，让那些授权出去的项目回到你的雷达显示屏上，如果有必要的话，跟进该项目负责人。
为了防止遗漏关键任务，你可以利用回顾的时间做好以下四件事：
清除
如果一项任务已不再相关，就将其删除。
规划
如果你打算稍后解决一些问题，把它们记在你的日程表上。
优先
如果你知道这周你有一项重要任务需要处理，但没有想好放到哪天去完成，那就优先处理。
推迟
如果这是一个你仍然想做，但本周肯定没时间完成的任务，你可以把它留在清单上。然后把它放在一边，下次回顾时再去考虑。
第四步
检查目标、项目、活动、会议和截止日期。
失去对最重要的目标和项目的可见性是导致人们犯错的主要原因之一。“每周预览”的过程能够有效解决这类问题，提高你在工作中的优势。回顾你正在努力达成的目标，使之与你的关键动机重新关联；同时，明确下一周你为实现目标将采取的步骤；以及，利用预览时间来检查重要的项目和交付的成果，确定哪些任务是你必须做的，哪些是你能够做的。
现在，查看下一周的日程表，这是非常好的机会，我们能明确要为下周的工作做哪些准备，授权哪些任务，或在新一周开始之前为哪些前期工作收尾。你不能同时让两架飞机降落在同一条跑道上，所以需根据新任务发生的日期，及待完成任务的截止日期来进行有序安排。检查即将到来的会议也非常重要，如果你需要重新安排或取消会议，越早通知越早安排越好。
第五步
制订“每周3大任务”。
重新回顾了你所有的目标、项目、截止日期以及其他关键节点后，就可以开始积极主动地建立你的“每周3大任务”了。3大任务意味着下一周你要完成的3件最重要的事情，这样你才能在你的主要目标和项目上取得进展。
那么如何决定“每周3大任务”呢？一个有用的工具就是“时间管理矩阵”。该工具历时已久，由艾森豪威尔首创，经斯蒂芬·科维（Stephen Covey）推广普及。这是个简单的二分矩阵，分为四个象限，其中横轴代表紧急程度，纵轴代表重要性。
设计你的一天时应遵循这个逻辑：优先象限1和2的任务，明确象限3的任务（有哪些我是可以授权出去的？），然后，删除象限4的所有任务。
第六步
规划恢复活力的时间。
7个恢复活力的方法：睡眠、饮食、运动、社交、玩耍、反思和断电。现在花点时间把它们安排进你的夜晚和周末，或者你为恢复活力预留的任何时间里。
睡眠
你每晚想睡多长时间？你必须在什么时候上床以确保睡眠充足？你希望打个盹吗？
饮食
你有任何想去的餐厅或想做的菜吗？（可以结合社交活动来设计）
运动
你想在空闲时间锻炼身体吗？你想尝试一些不同于平时锻炼的运动吗？
社交
休息的时候，你想和谁一起度过？你的优质时间是什么样的？你们可以一起做什么活动来加强彼此之间的联系？
玩耍
你打算在空闲时间做些什么？有什么爱好是你想追求的，有什么游戏是你想玩的，有什么电影是你想看的？
反思
你将如何使你的头脑和心灵恢复活力？读一本书？写日记？去散步？参加某些仪式？
断电
你会采取什么步骤确保自己真正被隔离？例如，把手机放在抽屉里，从工作应用程序上下线，不去思考、谈论或阅读有关工作的内容？
设计你的一天：“每天3大任务”
伟大的日子不会凭空而来，它们都是有成因的。你的计划不能任由他人控制，不能永远完不成对你重要的事情，你需要按照你的重要目标和优先顺序来设计自己的一天。
我每天只盯着3大关键任务，仅仅是3个，我把这称为我的“每天3大任务”。我发现帕累托原理（Pareto Principle）很适用。根据80/20原则，大约80%的结果产生自20%的行动。根据我的经验，一般人在任何时候都有12~18项任务要清，为了便于分析，让我们定义为15项。如果运用运用80/20原则，只有3项任务是重要的，想象一下哪些任务可以让你仅付出20%的行动却能带来80%的结果，那就是你的3大任务。
如何选择你的“每天3大任务”呢？首先，参考你的“每周3大任务”。记住，这是让你的目标和项目取得进展的每周必须产出结果的3大任务。让你每周的重要任务引导你每天的重要任务，这些任务首先应该都位于你的渴望区，并会出现在时间管理矩阵的象限1或象限2中。记住你的“每周3大任务”，从渴望区开始行动，然后转到象限1的任务（重要和紧急），最后转到象限2的任务（重要和不紧急）。当然，除此之外，你还会有其他的请求和其他必须要处理的事务，这也需要遵循优先级矩阵。如果你不这样做，你的一天就会被象限3的任务压得喘不过气来。
现在，你也许会觉得这样的规划硬性死板，但它不仅能迫使你把精力聚焦在最重要的事情上，还能让你避免压力过大，为什么？因为你不再有一长串完不成的事情。（如果一开始就知道自己不会赢，谁还会全力以赴？）这不但能减压，甚至还有九成胜算。在一天结束时清单上所有的事情都能被你划掉，这是多棒的感觉？当你遵循这一模式时，你会发现，你每天的时间将只花在处理最重要的任务上。
在整个工作日只列出3项任务似乎是逃避责任，但所需的自律和努力却超出你的想象。从12件事中找出最值得专注的3件是需要额外付出的，相反，计划一堆不同的任务是一种懒惰的表现，恰恰是这样的清单让你的一整天为之忙碌却无所作为。如果你认为一天只完成3项任务不足以赢得长期的成功，那么考虑一年的长期影响：假如你每周工作5天，每年休假25天，你一年有235天的工作时间。如果每个工作日你都能完成3个高杠杆收益任务，那么你的年终记录将会是705项重要任务的达成。能想象你在一年内完成705项重要的、在你渴望区的任务对你的业务产生的影响吗？
为你的时间设定边界
生活在耶稣时代的罗马哲学家塞内加（Seneca），就我们共同面临的挑战曾写道：“不是我们的生命短暂，而是我们浪费了很多时间。”他还说：“生命可以是漫长的，如果你知道如何利用它。”
我们在这个间题上已经纠结了两千年，甚至可能还要纠结更久。我们随意浪费时间，任由生命虚度。塞内加说：“人们不会让任何人掠夺自己的财产，然而他们却可以任由他人侵占自己的生命！人们在谈到个人财产时锱铢必较，但挥霍本该吝啬的时间却出手阔绰。”
困难在于时间是无形的，未来的界限也不固定。解决之道是在每周日程表和每天日程表上规划出我们要做什么及何时去做。“每周预览”“每周3大任务”“每天3大任务”将确保所有潜在任务对我们持续可见，同时也对时间的运用设定了严格的界限。如果你完成了这样的规划，就将保证你的时间不被打扰，这是抵御时间强盗入侵的一大进步。
《深度专注力》
作者：[美] 迈克尔·海厄特
出版社：机械工业出版社
出版时间：2020年4月
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