工作中，一定要跳出这五种误区
职场中，那些越多越糟的事情。
本文是2017年4月推送的第17篇干货，计3735字。您今年相当于累计阅读了5.57本《卓有成效的管理者》。
文 | 张良计
来源 | 张良计（ID：zhang_liangj）
开会的人数并不是越多越好
在职场中，会议是一个典型的集体活动，需要群策群力，集思广益。但现实情况却是当每个人的目标权责不清晰的时候，参会人数越多就越难得出一致的结论，进而难以推动工作继续进行下去。那些动辄十几人的会议，从来都不会产出“明智”的决议，更多时候只是起到一个宣布和执行的作用而已。
那么如何解决会议冗长的问题？
精简会议人数，明确权责划分，增加时间压力。
我过去工作的一家公司在这一点上就做的很好。每次开会老板都会召集核心团队成员（大约 3 - 5 人），他们大多都是各个部门最有想法的人，我们内部把这称为“S.W.A.T team"（类似于反恐精英小组的意思）。
会议中的每个人都必须针对议题提出观点和见解。并且会议中一定要有一位把控全局节奏的主持人，每当会议主题发生偏离时，他都必须把大家拉回到主轴上来。
每次针对一个议题讨论 30 - 60 分钟，时间一到会议结束。这个"S.W.A.T team" 的成员实行轮换机制，贡献不出观点的人会被替换掉，以保证每次会议讨论的高效进行。
这么做的好处首先是节约了大家的时间。很多在会议上贡献不出想法的人，没有必要参加会议，他们可以用这个时间去做其他的工作。
其次，规定会议结束的时间能让大家的精力更加集中，而没有贡献的人随时会被替换掉，这样的“压力”也会促使与会人员全心投入进来。最后，主持人的存在至关重要，他起到一个监督和管理会议的作用，避免让会议的主题被淹没在各种不相干的信息噪音中。
对于管理者的思维定式“向下管理，向上负责”，著名管理学家陈春花教授提出自己的看法，她认为，正确的逻辑应该是：向上管理，向下负责。
向上管理：要管理自己的老板，一个人的管理对象其实只有一个人——你的直接上司。因为管理需要资源，而资源的分配权力在上司手中，你所需要做的就是获得资源，所以就需要对上司进行管理。
杜拉克也曾说要“向上管理”：“为了给你、你的上司和公司取得最好成绩，而有意识地配合你的上司一起工作的过程”，这就是向上管理。向上管理的核心是建立并培养良好的工作关系，好的工作关系是由五个方面组成的：
和谐的工作方式；
相互期盼，双方都会发现对方是一个最好的参照物，各自会不自觉地拉伸自己的期望；
信息流动，你们之间的信息交流尤其重要；
诚实与可靠，记住向上管理是一个相互依赖的关系，不是管理与被管理的关系，是配合和协助的关系；
合理利用上司的时间和资源，你的上司具有的资源会对你取得成效具有决定性的作用。
虽然 PPT 制作地精美很重要，但这些都是建立在观点清晰的基础上。
很多人以为 PPT 页数堆砌得越多就越显得自己很用心努力，对项目的贡献就越大，这是典型的目标错位。时刻记住， PPT 的作用是传递观点。
如果一堆精美的数据、报表、文字资料、设计图标都不能准确表达你想要说明的问题，那么这些都是无用功，对看和听的人而言更是一种折磨。
我不止一次见过明明用三五页纸就能说明清楚的问题，非要写成几十上百页的 PPT 。要知道 PPT 的技巧只能锦上添花，背后的思维才能雪中送炭。
你对于一个问题的分析和洞察，才是最有价值的东西。当然在这背后你需要做大量的准备工作，但这些信息不必体现在你的 PPT 里，而应该储存在脑海里。
PPT 只是万事俱备时欠的东风。
举个最典型的例子
下面这份 PPT 是国外一个叫 Tim Young 的人做的。他用这 7 页纸成功说服了风投公司对他的创业项目投资了 1000 万美金。
▼第一页：封面
▼第二页：公司核心成员介绍
▼第三页：公司核心数据变现和收入情况。
▼第四页：最有价值的一页，公司对未来的发展趋势判断。
▼第五页：空白页，留出时间思考和提问。
▼第六页：现有客户的概览。
▼第七页：公司接下来的发展目标。
1000 万美元的生意 7 张 PPT 就解决了，想想你经手的生意要写多少页 PPT ？
重质量而不是数量，找到听众最关心的核心问题进行阐释，不相关的信息全部剔除。如果用 20 页 PPT 都讲不清楚一个问题，你用 100 页同样讲不清楚。
这里的诀窍是精于心，简于型。
工作时间并不是越多越好
除非你的工作价值只能按时间来计算。这里我想简单谈一下关于“心流”的问题。
所谓“心流”
“心流”就是当人们全身心地投入去做一件事情时的精神状态。
最初提出这个概念的是美国心理学家米哈里。他在研究画家作画的时候，发现当画作进行地很顺利时，画家从来不在乎劳累、饥饿或者不适，他们全神贯注地投入在眼前的画作里，身心达到高度的兴奋和充实感，灵感无穷。就好像我们说的“文思如泉涌”，这个状态就是“心流”。
后来心流被广泛运用在各类领域。经过不断的研究发展，科学家发现达到心流的人都有两个重要特征：
1. 人们在为喜欢的事情努力时、当内在动机存在时，会更容易进入心流的状态。这就意味着进入心流的人必须从事的是自己认同的工作，而非外界强迫完成。
2. 当目标越明确时，人们对于自己能否胜任就越有把握，也越能够专注地努力，而不会左顾右盼、犹豫拖延。这意味着盲目和模糊的目标是不能帮助我们进入心流的，只有对自己的能力与目标之间有一个切实清晰的评估把握时，才能进入心流。
让我们回到加班这件事。
多数情况下，我们的加班并非是自己所愿，更多是因为外界的不可抗因素（比如临时增加的工作任务，部门配合不当造成的时间拖延等）。在这种状态下员工的内心是比较消极的，很难达到工作中的“心流”状态。
另外，很多时候加班的原因就是因为目标不清晰，任务分配不合理导致工作沟通出现障碍，产生诸多无用功。大家把时间都花在界定职责范围和无效沟通上，缺乏清晰可行的目标，这样让心流的进入更加难以达成。
其实国外已有研究表明，虽然加班在短期内能够暂时提升工作效率，但是长此以往会让加班者效率持续走低甚至低于正常工时的效率，并且还会给加班者造成错觉认为“我天天加班一定比不加班的人工作高效。”
下面这张图来自 CamMi Pham 的文章，最初发表在 Medium 上。
工作效率和工作时长的关系
作者通过自己的实际经验和研究发现每周工作60 小时的情况持续超过两个月，生产力下降的累积效应就会导致完工日期推迟，而同样的人数每周只工作40－50 小时甚至还会更早完工。
这表明长期加班并不会提升工作效率，反而还会让它降低。
更有研究表明，熬夜之后无论白天干得多么好，人们的情绪都不会太高。更重要的是前瞻性的思考、主动行动的意愿、对冲动的抑制、乐观程度、同理心、情商以及创造力等也会大幅下降。这样是更不可能达到“心流”状态的。
所以说，加班并不是时间越久越好。
合理拆分目标，根据员工实际能力来制定切实可行的任务分配计划才能真正提升工作效率。
邮件的字数并不是越多越好
这一点和 PPT 异曲同工之妙。邮件的目的是告知信息和安排工作，不是微信聊天。在最短时间内让邮件接收方了解到关键信息才是终极目的。
举个例子，工作中不专业的邮件会写成下面这样：
“Hi Kelly,
上次和你说的广告牌的合作项目我们现在分批次进行。然后现在我们合作的一家巴士公司有 500 辆新车，今年会增加到一千台。他们现在全部是新车， 51 座的现在不能在车上打广告， 24 座的可以，但是未来会改装成7座了专门接待机场贵宾。现在我们要设计一套方案，车身都可以做广告，大客车线路是跑市区徐家汇的。
下面是这些巴士的具体介绍（中间省略大段班车介绍的文字）......
我们是外行不知道这个广告投放方案应该怎么做。现在手头的资料在附件里全部发给你了，我们现在正在忙着安装广告牌忙地不可开交，等一下晚上还要去供应商那里开会。如果你有什么问题随时问我。方案的话希望能够尽快给到，谢谢！”
第一次看完这封邮件的人一定会崩溃。写邮件的人没有考虑到阅读者的心情，而是自顾自得把手上的信息一股脑全部扔出去，阅读者很难从中摘阅关键信息。
同样的内容，专业的邮件会写成下面这样：
Hi Kelly,
正如一周前邮件和您沟通过的，关于 xx 巴士公司的广告项目，现在我们这边的进展情况更新如下：
1. 可以安装广告牌的巴士由上次说的 500 台现在增加到 1000 台；
2. 这 1000 台巴士都是 7 座巴士，它们是由以前的 24 座改装过来的，未来将主要负责接送机场贵宾；
3. 目前我们需要设计一套商业推广方案，针对这 1000 台巴士在未来 6 个月内的广告招商投放做出详细的计划，计划的具体需求在这封邮件的附件 1 里；
4. 关于 7 座巴士的具体介绍可以参考邮件附件 2 ；
以上就是目前项目的全部进展，我们希望方案初稿能够在下周五之前完成。如果您这边还需要其他的资料或者有不清楚的地方请随时联系我。在这个项目上我会持续和各位保持对接，有任何更新状况我也会及时告知各位。
谢谢！
首先，大段的文字在工作邮件中是不受欢迎的。这里的诀窍是学会使用 bullet point ， 也就是将关键信息分层，几句话一个信息点，言简意赅。
其次，需要分清楚什么是核心信息，什么是参考信息。上面例子中，显然核心信息是项目进展的更新状况，因为接下来的工作都是基于这个开始，因此需要在邮件中第一时间告知对方。
而巴士型号的具体介绍，项目计划的需求内容，这些长篇累牍的文字是不适合在邮件中呈现的。因为你需要考虑到邮件的接收方和抄送方，不是项目的直接操作人是不需要知道这些信息的。最好的做法是做成附件资料，让具体操作项目的人事后查阅。
邮件作为日常工作中的重要工具，它的目的是促进高效沟通而不是抒发感情。过多情绪化的词语，模棱两可的词语，会给接收方造成信息爆炸感的文字，全部都要删除。
写邮件不能只考虑将自己的信息一股脑全部丢出去，更要考虑读邮件的人能否根据邮件迅速准确地理解你的需求。
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