长知识 | 给导师或同事发出的文件有错漏需要召回？

经常我们会遇到通过邮件或即时通讯工具发出一份论文或文件，接收人在收到后要隔一段时间才会阅读，在此期间编写人发现，论文或文件出现错别字或需要修正观点。这时候怎么办？不少邮件系统都不支持召回，即时通讯工具也未必能成功收回撤销的信息。如果涉及多个人共同编写的论文或文件，不同人的反复修改还可能会导致版本不一致。

Office 365 提供的共享协同机制，可以解决这个问题。我们不需要发出文件，而只需要共享文件，并将共享的链接告知对方，共享的文件大家随时可以进行编辑。

Word、Excel、PowerPoint 和 OneNote 文档存储在您的 Office 365 的 OneDrive 网盘中，就可以使用 Office Online 协作处理它们，浏览器登录到 Office 365 并使用 Office Online 处理文档、并设置共享即可。

如您在电脑中安装了 Office 2010 或更高版本套件，也可使用 Office 2010 直接协作处理保存在 OneDrive 网盘中的共享文档。

当在 Office Online 中打开文档时，工作协同、协作的其他组成员可同时打开它们。这意味着大家不必排队等待编辑，也不会因沟通问题而产生多个不同的版本。

您可发送一个链接，邀请他人与您一起处理文档。大家可以用 Skype for Business 的 IM 或即席视频会议、微信、企业微信等方式进行沟通交谈并共享文档，相互之间可以立即看到文档的更新，从而获得真正团队共同协作产生的文档。

单击文档的名称以在 Office Online 中打开它，打开的文件也可以在编辑状态共享。

在 OneDrive 的文件列表中点击“共享”按钮或者在文件选单中选“共享”是另外一种模式。

要共享给谁，只需要输入对方的姓名或者NetID，即可在企业目录中找到对方的帐户名。

以下是与他人进行协作时应谨记的一些事项：

Word 文档和 OneNote 笔记本 如有些人在 Word 或 OneNote 桌面程序中工作，而其他人在 Office Online 程序中工作，此情形属于正常。在桌面应用程序中，共同创作在最新版本的 Office（Mac 和 Windows）中最为适合，但在 Office 2013(其他版本)中也支持。

无论您是在桌面程序还是 Office Online 中工作，OneNote 和 Word 中处理更新的方式不相同：

OneNote 笔记本立即显示更新。
在 Word 文档中，保存文档可共享您的更新并看到其他人的更新。

Excel 工作簿 每个人都在 Excel Online 中打开工作簿，工作簿立即显示更新。如果有人在 Excel 桌面程序中打开工作簿，则每个人都处于锁定状态，直到该人关闭工作簿。

PowerPoint 演示文稿 为了获得最佳效果，每个人都在 PowerPoint Online 或在 PowerPoint 程序中打开演示文稿。如果其他人在 PowerPoint Online 中对演示文稿进行更新，则在 PowerPoint 程序中打开演示文稿的用户保存文件时可能会遇到问题。

申请 Office 365 授权，请参阅 如何申请 Office 365 教育版授权？

有关在 Office Online 中共同创作的详细信息，请参阅 在 Office Online 中协同工作。

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