员工入职，单位该做哪些工作?(这里全有了)
作者简介：
蔡飞律师，广州金鹏律师事务所合伙人、广州市劳动人事争议仲裁委员会仲裁员、广州市律师协会劳动与社会保障法律专业委员会副主任。授权法务之家发布，转载请与原作者联系。
用人单位在为员工办理入职手续时，如果风险防范意识不强，往往会导致非常严重的法律后果，所以做好员工的入职管理，极其重要，先从以下两个让企业常常想不到的案例说起。
故事一：
某公司通过招聘广告，面试了很合适的张某，于是公司负责人把薪酬待遇和张某细说清楚，然后把经过了法律顾问审查的劳动合同及员工手册给张某。张某说，我很喜欢这个工作，不过合同和员工手册的内容这么多，我一下子哪能看得完，我能否先拿回家好好看看，没问题后我明天再把合同签了?公司负责人很爽快，我这都是正规的合同，员工手册也合理合法，你就拿去好好看吧。第二天，张某确认对劳动合同及员工手册均无异议，并将签名的劳动合同交回公司。这种情境，是不是很多?是的，但后果可能很严重!
一年后，张某以公司未与其签订劳动合同为由，要求公司支付未签劳动合同的二倍工资。该请求获得了裁判部门的支持。
是不是不可思议?因为张某不承认公司曾与其签订过劳动合同，公司虽然拿出了劳动合同，但一经笔迹鉴定，公司发现，劳动合同的签名并非张某笔迹!
故事二：
经历了上一次二倍工资的惨痛教训，并经法律顾问的指导，该公司规定，凡劳动合同必须面签，同时了防止签名时员工故意不按自己习惯的书写方式签名导致签名无法鉴定真实，还规定了一定要按指模。就这样，后来该公司又与李某签订了为期一年的劳动合同。合同签得这么规范，该公司应该没什么问题了吧?当然不行!
一年后，合同期满，张某离职，同时要求确认其与公司建立了多年的劳动合同关系并要求公司支付入职多年的经济补偿金。上述两项请求均获得了支持。
公司为什么还会输?因为公司无证据证明张某的入职时间，张某在法庭上说公司之前一直没有与他签订劳动合同，公司也没有为他缴纳社会保险，工资也是现金发放，因此他无法证据其入职时间。而因公司无法证明其入职的时间，因此，只能承担举证不能的法律责任。
上述两个小故事虽然稍极端，但一旦员工入职时故意为之，则用人单位很有可能承担巨大的法律风险。下面，就办理入职手续时存在的主要风险以明确入职时应办理的手续。
一、不能证明工作年限的风险
关于工作年限的举证责任，根据最高人民法院《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十三条规定：“因用人单位作出的开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生的劳动争议，用人单位负举证责任。”可知，用人单位负有登记和保管劳动者入职资料的义务和责任，但是用人单位如未能提交反映员工入职情况的直接证据，法院则会采信劳动者主张的入职时间。虽然很多用人单位在员工入职时即与员工签订了劳动合同，但万一发生诉讼时，员工可能会抗辩，声称虽然该合同签订的时间真实，但是在之前并没有签订书面的劳动合同，之前双方建立的是事实劳动合同关系，在这种情况下，用人单位如果仅凭劳动合同来证明入职时间，则其主张有不被支持的可能性。
防范：可在劳动合同中写明入职的时间，如有相应的入职登记表则更好，在入职登记表中详细载明员工的入职时间及员工的其他信息，当然，入职登记表一定要有员工的签名确认，且最好是全部内容由其填写。
二、员工劳动合同等签名不真实的风险
在签订劳动合同时，劳动者让他人代签劳动合同，或故意违反平时的书写习惯签名，都有可能认为劳动者的签名不真实，会导致劳动合同无效，视为双方末签订书面的劳动合同，则单位要承担二倍工资或与劳动者订立无固定期劳动合同等风险。
防范：面签+指模，让劳动者在公司管理人员面前签订劳动合同，以防止代签名，同时，让员工按指模，以防止签名无法鉴定真实性。
三、入职时未对应聘者的身份、背景查明的风险
(一)员工借用他人身份证—工伤等费用无法报销的风险
防范：核对居民身份证或其他证件原件(如可疑时，提交户口本等，并细问家庭情况)。
(二)员工自身已有职业病--职业病风险
防范：特殊行业入职前体检。
(三)员工未与原单位解除劳动合同关系--连带责任风险
防范：要求员工出具离职的相应证明。
(四)未能查明员工品德、操守--不诚信员工带来的风险
防范：1、背景调查--了解入职员工素质;2、在劳动合同中约定，如员工提交的入职资料虚假，例如虚假的工作经历、虚假的学历等时，用人单位即可单方解除劳动合同，并无需作任何的补偿。
(五)对其他单负有在竞业限制义务--连带责任风险
1、对象：在原单位技术型岗位、管理岗位、销售岗位等掌握企业秘密的岗位的员工;
2、防范：(1)员工写下保证书，保证其不负有保密和竞业限制的义务，否则责任自负;(2)发函原单位调查。关于发函调查，往往无法取得原单位的回复，但只要是证明已发函调查，则对于减轻用人单位的责任均有较大的意义。
小结：为避免入职风险，除了签订劳动合同外，用人单位可要求员工入职时提供如下的材料：
1、特殊行业，需提供最近的《体检报告》;
2、已与身份证及其他证件原件核对过的复印件;
3、上一用人单位提供的《离职证明》;
4、同类业务的上一家单位免除该员工的竞业限制义务的证明;
5、简历或填写用人单位提供的《入职登记表》(将学历证书及其他资质证明作为附件，签名、贴上近期照片);
6、为了保障用人单位的合法利益，除了在劳动合同中约定以及规章制度中有相应规定之外，建议在入职时，同时要求员工提供《任职承诺书》一份，内容为：“本人作为XX公司之员工，特作如下承诺：……本人以往提供给公司的个人材料均是真实有效的，如有做假，愿意无条件被解除合同……”。
当然还有合同签订，制度告知等内容，这些HR都会做就不再强调了。
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