从诉讼实践角度看企业证据留存工作
公司法务最主要两项工作，一是给公司运作的各个环节设计流程；二是在企业发生纠纷的时候，独立或者协助外聘律师解决问题。可是无论在流程的运转中，还是解决纠纷的过程中，企业法务完全可以掌握主动权。本文就是从提取和保全证据的角度，提出企业法务可以掌握企业运营主动性的一个思路。
企业流程的运转，多是由企业的其他部门来完成，因此法务必须协调相关的业务部门，引导其在实际工作中存留能够印证企业行为的相关的证据。而发生纠纷之后的取证过程也大多是上述过程的回溯，因此在应对真正的纠纷时，日常流程存留的证据的价值就会凸显。此外，外聘律师参与纠纷解决多是“半途加入”，而企业法务作为“自己人”更加了解企业运营的全貌，因此能够从企业根本利益出发，更加高效和有针对性地整理出案件相关证据，进而推动纠纷解决的进行。具体的留存证据的思路和实务中的操作，敬请阅读陈卓律师的文章。
随着企业业务的不断增加，与他人之间发生纠纷的概率是不断加大的。如果纠纷处理的结果差强人意，很有可能给企业造成较大的经济损失。企业的利润是靠管理层和员工的共同努力，一单一单的业务做出来的，然而有时一件突如其来的诉讼或仲裁纠纷案件，就有可能让很长一段时间内的努力化为泡影。简而言之，“减少损失就是变相的增加利润”。因此，对于诉讼或仲裁纠纷案件的处理，应当是企业日常经营中较为重要的一个环节，法务人员所承担的责任，并不比业务人员更为轻松，企业应当对于法务人员的工作给予足够的重视。虽然企业在面对诉讼或仲裁纠纷案件时，可能会外聘职业律师进行处理，但是“巧妇难为无米之炊”，律师的工作离不开法务人员的配合，而其中最为重要的就是法务人员对于证据的搜集和整理。
《民事诉讼法》第七条规定：“人民法院审理民事案件，必须以事实为根据，以法律为准绳。”虽然该条款在诉讼法学术界被批判的较多，但是从诉讼实务的角度来看，此条规定应该属于民事诉讼法中提纲挈领的一个条款。简单来说，任何一个诉讼案件都是两方面的问题，即事实问题和法律问题。事实问题是指“发生了什么”，而法律问题则是指“该不该承担责任以及该承担什么责任”。法律问题的解决很重要，但是要以事实问题的查明为基础。事实问题的查明则有赖于有关当事人能否提供证明本方主张事实的证据，而证据的准备除了发生纠纷后的搜集和整理，更重要的是在发生纠纷之前的出于防范风险目的对证据的留存。因此，关于证据的留存，法务人员要在日常工作中注意对业务人员进行指导和协助。
▋关于留存证据的种类
关于证据的种类问题，在企业开展业务过程中进行区分的意义不大。简而言之，只要是在开展业务过程中所发生的，可以以有形的方式反映有关事实的载体，都可以作为证据。
《民事诉讼法》第六十三条第一款规定：“证据包括：（一）当事人的陈述；（二）书证；（三）物证；（四）视听资料；（五）电子数据；（六）证人证言；（七）鉴定意见；（八）勘验笔录。”
上述法定证据种类中，书证、物证、视听资料、电子数据等，往往是需要事先留存的，在企业开展业务过程中所发生的证据也无外乎这几种形式。例如合同、招投标文件、订单等都属于书证，例如设备本身、付款凭证等都属于物证、例如与客户之间的电话录音等属于视听资料，双方往来的电子邮件、短信、聊天记录等都可以属于电子数据。需要在业务中重点关注的主要是上述四类证据。
除了上述四类证据以外，其他的证据类型往往是发生纠纷之后搜集取得的，当事人陈述和证人证言可由当事人自行提供，但是正因为是自行提供的，造假的嫌疑很大，因此证明力较低；而鉴定意见和勘验笔录，往往是法院在审理案件过程中针对某一专业性问题的调查核实所得出的结论，但是鉴定和勘验都是以当事人提供的基础材料为依据进行的，而这些基础材料则很大程度上取决于事先留存的书证、物证、视听资料、电子数据四类证据。
由此可见，上述四类证据应当是重要程度最高，并且有赖于企业注意留存的最主要的证据种类。根据企业所从事的业务不同，证据留存也会有不同的要求。具体的，可以根据《合同法》分则部分的有关章节进行考虑。例如，对于一家从事设备采购销售以及系统集成安装等业务的企业，所涉及的法律关系主要为买卖合同关系，以及接近承揽或者施工合同的服务合同关系。在设备购销合同关系中，涉及到的证据可能主要包括购销合同及其附件、补充协议、订单、交货单、验收单、质量异议记录、付款凭证、发票、往来沟通函件、质保及维修记录以及其他如招投标文件、框架协议、会议记录等。在承揽或者施工合同关系中，涉及到的证据可能主要包括招投标文件、承包或分包合同及其附件、补充协议、工程进度计划、工程预算和结算文件、工程验收文件、签证和洽商、付款凭证、发票、往来沟通函件、质保及维修记录等。上述两类合同关系中所列明的证据，基本上是与该合同关系的全部流程和内容相关的。总之，关于证据留存的工作应当贯穿于整个业务的全过程。
▋关于证据留存的具体方式以及效力问题
前面已经讨论的应当留存那些证据的问题，强调的是证据的有或无。然而，在现实中仅仅做到“有”证据是不够的，还要注意证据的效力问题，即证据本身应当是足以被法院或仲裁庭采信的。法院或仲裁庭在审查某一份证据是否可以采信，要看其真实性、合法性和关联性。合法性和关联性在此讨论意义不大，企业在开展业务过程中遇到证据的形式以及来源不合法的情况相对较少，合法性更多的是要强调不能伪造证据；而关联性则不需要企业法务人员和业务人员去做太多的考量，预先判断某些证据是否具有关联性从而决定是否留存，则可能导致疏漏的情况出现，因为谁也不清楚以后可能发生什么样的纠纷，会用到什么证据，因此建议还是对于业务过程中出现的证据尽量全部保存。
抛开合法性和关联性的问题，重点讨论一下关于证据的真实性。证据的真实性不是说证据客观上是否真实，而是指证据的可信度，在发生纠纷之后被法院采信的可能性有多大。一般情况下原始证据的可信度高于传来证据，直接证据的可信度高于间接证据，实物证据的可信度要大于言词证据。简而言之，就是要注意尽量留存原件证据（如盖公章有签字的文件，而非仅仅是复印件）、直接反映某一事实的证据（如对方接收货物的签收单，而非仅仅是公司内部的发货记录）、不取决于主观陈述的证据（如书面的合同，而非仅仅是口头的约定）。
接下来在实践层面讲一下证据留存的具体方式。
▎首先，一般情况下，最稳妥的证明一项事实的证据，就是有对方盖章和签字的证据，其中往往效力最高的是盖章。原因在于只要企业能够确认对方的身份，一般情况下还是可以相信公章的，公章造假的情况也不是没有，但概率相对较低，一方面在与对方交往的过程中要注意核实，另一方面公章造假可能会涉及到刑事犯罪。如果没有加盖公章，只有对方代表的签名，这时应当有所警惕。除非签名的是对方的法定代表人，否则对于其他人都需要让对方公司出具授权书，证明其有权代表对方公司做出意思表示，此类授权书在签约时尤其重要，因为这直接关系到双方之间的合同关系是否成立以及真实存在的问题。另外，在合同中最好明确双方的联系人，在合同履行过程中有些文件可能不会像合同一样正式盖章，而仅仅要求对方签字，那么这个签字的人最好是合同中载明的联系人，如果是其他人，仍然需要对方公司出具授权书或者事后其他形式的正式追认。
▎第二，证据留存注意最好是原件。最原始的纸面文件往往是证明效力最高的，复印件、传真件、电子邮件、短信甚至QQ、MSN聊天记录等在效力层面都或多或少的可能存在一些问题。复印件和传真件容易被怀疑造假，电子邮件、短信以及聊天记录等往往还需要证明发出方的身份。当然，这并不是说除了最原始的纸面文件以外其他证据就没有任何意义因而不需要留存。特别是考虑到交易的便捷性，合同履行过程中大事小情全都要求对方提供书面盖章签字的原件也不现实，因此就需要考虑在便捷性和安全性之间的平衡。对于原始纸面文件以外的证据，电子邮件的可靠程度应该是较高的，因此可以考虑更多的进行邮件往来，只不过相关电子邮箱可以在合同中作为联系方式之一载明，或者有此前的实际履行行为能够对该电子邮箱发出的内容予以验证。电子邮件一般情况下是可以长久保存在服务器中的，如果此后发生纠纷，电子邮件一类的证据（甚至短信、聊天记录等）都可以进行公证，从而确保其真实性。对于传真件，则可以考虑在发传真的同时，要求对方将发传真的文件扫描之后，作为附件以电子邮件的方式发出。需要特别说明的是，短信和聊天记录虽然类似于电子邮件的性质，但是其保存的形式有瑕疵，都是保存在个人手机或者电脑上，而非保存在服务器上，可信度要低于电子邮件。
▎第三，要注意使得留存的证据形成一个完整的可以相互印证的证据链条，能够全方位的反映整个交易的全过程。有些情况下，单独的原件证据，都是不能充分证明某些事实成立的。例如开发票的行为不能确凿的证明有付款的事实存在，签字盖章的合同不能证明有合同实际履行的行为等，因此如前所述，除了原件以外的其他形式的证据也都是有意义的。
▎第四，很多情况下，事先将所有的事项都做到证据留存是不现实的，这就涉及到证据缺失的补救。关于证据缺失的补救，并没有特别的方法，补救的方式可以不拘一格，视具体情况而定。例如要求对方在邮件中确认其电话或口头陈述的意见、进行必要的录音或录像、在会谈之后要求在会议记录上签字等。对于涉及到需要对方配合的证据补救，有时是存在难度的，特别是对方防范意识很强的情况下，刚才所举的例子都是此种情况，不能保证一定有效，发生问题之后只能尽量去做，并且尽量在双方因纠纷发生而导致关系恶化之前去做。
▎第五，关于证据留存的时间，建议尽量长时间留存，因为谁也不知道纠纷会在什么时间发生。考虑到公司业务量较大，而例如电子邮箱的服务器等的存储空间有限，因此如果一定要设定留存时间的话，自业务完结时起算，不得少于法定的诉讼时效期间。一般情况下诉讼时效是两年，个别的如国际货物买卖合同和技术进出口合同纠纷的诉讼时效为四年。对于业务中所涉及到的重要文件，企业一般是有存档要求的，存档期限往往要长于诉讼时效期间，对此按照企业的档案保管制度执行即可，在此不再赘述。当然，如果企业在档案保管方面的规定或制度有缺失，有必要及时予以弥补，尽快建立完善的制度。
本文转自公众号：中国公司法务联盟
作者简介：陈卓律师，2007年毕业于北京大学法学院，同年加入北京市天元律师事务所。陈卓律师主要从事民商事诉讼、仲裁方面的法律业务，作为多家大中型国有企业、上市公司、知名民营企业、金融机构以及政府机关的诉讼或仲裁代理人，处理了诸多重大复杂的疑难案件，主要涉及的案件类型包括金融及不良资产处置纠纷、房地产及建设工程纠纷、公司股权收购纠纷、知识产权纠纷、产品质量纠纷等。
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