邮政特快专递面单填写指引
1.总则
1.1为了规范邮政特快专递面单填写，保证邮寄目的的实现，防范送达风险，特制订本指引。
1.2本团队对外邮寄文件、资料等，应当采用邮政特快专递的方式，并严格按本指引填写邮寄面单。
1.3如因特殊原因，需采用其他邮寄方式的，应当事前得到团队负责人的批准，并参照本指引填写邮寄单证。
1.4邮件交寄时，寄件人应当告知邮政人员邮件送达收件人后，必须向我方提交收件回执（并加盖邮政公司印章）。
1.5邮件寄出后，寄件人必须及时通过“全球邮政特快专递”网站（网址：http://www.ems.com.cn/）对邮件进行实时跟踪，以了解邮件的投递情况。
1.6本指引适用团队成员代客户邮寄文件资料时邮政特快递面单的填写。
2.面单填写原则
2.1填写的面单必须能够独立形成一份完备的证据（不依赖于邮寄的文件本身），该证据足以证明发件人向收件人邮寄了特定内容的文件、资料，且依法能够产生相应的法律效果。
2.2面单应当用黑色（或蓝色）圆珠笔或水笔填写，字迹应当清晰，且容易辨认。
2.3面单中的各填写要素应当准确，且有依据，并能够能够产生预期的法律效果。
2.4填写面单时应当注意区分同城、国内、国际专用面单，依据收件人的所在地域选择相应的面单类型。
3.面单填写规范
3.1“寄件人姓名”的填写：
3.1.1此处的寄件人应当为实际经手寄送该邮件的自然人；
3.1.2寄件人在此处填写的姓名必须与其身份证上记载的姓名完全一致；
3.1.3如果明确约定了联系人或寄件人的，此处应当填写约定的人员；
3.1.4如果没有约定联系人或寄件人的，此处应当填写合同的当事人（如为自然人），或合同当事人的法定代表人或负责人（如为非自然人）；
3.1.5如果案件代理律师向法院或仲裁机构寄送法律文件的，此处应当填写具体经办该案的代理律师；
3.1.6寄件人的姓名应当填写准确、完整；
3.1.7严禁将不相关的人员作为寄件人，并将其信息填写在此处。
3.2寄件人“电话”的填写：
3.2.1此处填写的电话号码，必须是寄件人正有效使用且随时能够取得联系的电话号码（手机号码优先、也可以是常用座机电话号码等），以便于收件人或邮递人员及时与寄件人保持联系；
3.2.2如果寄件人与收件人指定了寄件人的联系电话，此处应当填写指定的联系电话，但应当保证该联系电话满足3.2.1条款的要求。
3.3寄件人所属“单位名称”的填写：
3.3.1此处填写的内容应当为寄件人所在单位法定名称的全称；
3.3.2此处的单位名称必须与邮件内容的发件人保持完全一致；
3.3.3寄件人所属的单位名称必须与营业执照上的名称保持完全一致；
3.4寄件人“地址”的填写：
3.4.1寄件人的地址应当为寄件人所属单位的有效联系地址；
3.4.2寄件人地址应当明确、详细，以便于邮寄人员或收件人与寄件人及时取得联系；
3.4.3如果在异地邮寄邮件，原则上应当填写寄件人所在单位的营业地，而不是实际邮件寄出的临时地。
3.5邮寄类型的选择
3.5.1依据实际邮寄物品的类别，确认所邮寄的是属于信函、文件资料，还是物品，并在确认的选项前打勾。
3.6“内容品名”的填写
3.6.1“内容品名”的填写必须做到简单且内容完整，让收件人仅看填写的“内容品名”就能清晰地知道邮寄的具体内容，并知悉寄件人寄送该文件资料的目的。
3.6.2“内容品名”应当对邮寄内容能够准确描写，不能产生歧义。如果确实无法消除描述歧义的，应当采取公证的方式进行邮寄。
3.6.3如果邮寄的内容是要求收件人或所在单位支付金钱信函的，则应当注明：
（1）债权人名称；
（2）该金钱给付义务产生的基础法律关系（并注明合同编号或债权凭证编号）；
（3）支付金额；
（4）支付期限。
3.6.4如果寄件人要求收件人从事一定行为的，应当注明：
（1）债权人名称；
（2）要求从事行为的具体内容；
（3）从事具体行为的期限。
3.6.5如果要求继续履行合同或解除合同的，应当注明该合同的签订日期及合同编号，使该合同被特定化。
3.6.5寄送给法院的法律文件，应当注明：
（1）案号；
（2）法律文件的提交方；
（3）案由；
（4）法律文件名称及份数。
3.7 保价
3.7.1 对于比较重要的物品或信件，可以进行保价。保价后应当向邮寄人员索要发票及凭证，并进行保管。
3.8“交寄人签名”的填写
3.8.1 应当由寄件人在“交寄人签名”处签名；
3.8.2交寄人的签名应当清晰，容易被辨识。
3.9“收件人姓名”的填写
3.9.1收件人为收件单位有权收取该邮件的自然人；
3.9.2如果合同明确指定了收件人的联系人，此处应当填写指定的收件人；
3.9.3如果没有指定联系人或收件人的，此处应当填写合同的当事人（如为自然人），或合同当事人的法定代表人或负责人（如为非自然人）；
3.9.4如果无法确定收件人的准备信息，必须在邮寄前向权威机关进行查询（如向工商行政管理机关查询收件人所在单位的法代表人、负责人等）；
3.9.5如情况紧急，不能查实收件人所在单位的法定代表人或负责人的，可以注明收件人为“负责人收”；
3.9.6如果是案件代理律师寄送给法院或仲裁机关的法律文件，收件人应当为该案件的经办法官；
3.9.7收件人的姓名应当填写准确、完整；
3.9.8严禁将不相关的人员作为收件人填写在此处。
3.10收件人的“电话”填写
3.10.1如果指定了收件人联系电话的，此处填写指定的收件人联系电话；
3.10.2如果没有指定收件人联系电话的，应当为收件人或收件人所在单位的有效联系电话，或通过法定途径查询到的其他联系电话；
3.10.3如果收件人是案件经办法官的，应当注明该法官所在办公室的联系电话，或其书记员所在办公室的联系电话（原则上在该处不得填写经办法官或其书记员的私人联系电话）。
3.11收件人所在“单位名称”的填写
3.11.1应当为收件人所在单位的法定名称的全称；
3.11.2此处的单位名称必须与邮件内容的收件人保持完全一致；
3.11.3必须与收件单位营业执照上的名称保持完全一致；
3.11.4如果收件人是法官的，“单位名称”为该法官所在法院的具体庭室。
3.12收件人所在单位的“地址”
3.12.1如果指定了收件人地址的，应当填写指定的地址，如果指定的地址发生变更的，应当填写经确认变更后的地址；
3.12.2如果没有指定收件人地址的，应当先行确认收件人或收件人所在单位的法定地址，并将该法定地址作为收件人收件地址。
4.其他
4.1如果向案件经办法官寄送法律文件的，在邮件寄出后，应当提前提醒收件人注意查收。
4.2如果邮件因拒收或无法妥投被退回的，应当先确认面单上填写的内容是否符合法律规定、合同约定及本指引，如果均符合应当将退回的邮件作为证据进行保存。
4.3如果涉及诉讼时效、上诉期限等重大事项的法律文件，应当采取直接送达及多种邮寄的方式进行送达，以避免送达不到的风险。
4.4邮件寄出后，在确认邮件妥投后，应当收集妥投的证据，并进行保管。
4.5团队各成员在使用本指引期间，应当注意收集各方反馈信息及执行效果，并总结经验，以便于对本指引不断进行升级。
本文作者系北京大成（福州）律师事务所律师
本文转自微信公众号fawu100
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