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邮政特快专递面单填写指引

张健律师 硬科技合规官
2024-08-28

1.总则

1.1为了规范邮政特快专递面单填写,保证邮寄目的的实现,防范送达风险,特制订本指引。

1.2本团队对外邮寄文件、资料等,应当采用邮政特快专递的方式,并严格按本指引填写邮寄面单。

1.3如因特殊原因,需采用其他邮寄方式的,应当事前得到团队负责人的批准,并参照本指引填写邮寄单证。

1.4邮件交寄时,寄件人应当告知邮政人员邮件送达收件人后,必须向我方提交收件回执(并加盖邮政公司印章)。

1.5邮件寄出后,寄件人必须及时通过“全球邮政特快专递”网站(网址:http://www.ems.com.cn/)对邮件进行实时跟踪,以了解邮件的投递情况。

1.6本指引适用团队成员代客户邮寄文件资料时邮政特快递面单的填写。


2.面单填写原则

2.1填写的面单必须能够独立形成一份完备的证据(不依赖于邮寄的文件本身),该证据足以证明发件人向收件人邮寄了特定内容的文件、资料,且依法能够产生相应的法律效果。

2.2面单应当用黑色(或蓝色)圆珠笔或水笔填写,字迹应当清晰,且容易辨认。

2.3面单中的各填写要素应当准确,且有依据,并能够能够产生预期的法律效果。

2.4填写面单时应当注意区分同城、国内、国际专用面单,依据收件人的所在地域选择相应的面单类型。


3.面单填写规范

3.1“寄件人姓名”的填写:

3.1.1此处的寄件人应当为实际经手寄送该邮件的自然人;

3.1.2寄件人在此处填写的姓名必须与其身份证上记载的姓名完全一致;

3.1.3如果明确约定了联系人或寄件人的,此处应当填写约定的人员;

3.1.4如果没有约定联系人或寄件人的,此处应当填写合同的当事人(如为自然人),或合同当事人的法定代表人或负责人(如为非自然人);

3.1.5如果案件代理律师向法院或仲裁机构寄送法律文件的,此处应当填写具体经办该案的代理律师;

3.1.6寄件人的姓名应当填写准确、完整;

3.1.7严禁将不相关的人员作为寄件人,并将其信息填写在此处。

3.2寄件人“电话”的填写:

3.2.1此处填写的电话号码,必须是寄件人正有效使用且随时能够取得联系的电话号码(手机号码优先、也可以是常用座机电话号码等),以便于收件人或邮递人员及时与寄件人保持联系;

3.2.2如果寄件人与收件人指定了寄件人的联系电话,此处应当填写指定的联系电话,但应当保证该联系电话满足3.2.1条款的要求。

3.3寄件人所属“单位名称”的填写:

3.3.1此处填写的内容应当为寄件人所在单位法定名称的全称;

3.3.2此处的单位名称必须与邮件内容的发件人保持完全一致;

3.3.3寄件人所属的单位名称必须与营业执照上的名称保持完全一致;

3.4寄件人“地址”的填写:

3.4.1寄件人的地址应当为寄件人所属单位的有效联系地址;

3.4.2寄件人地址应当明确、详细,以便于邮寄人员或收件人与寄件人及时取得联系;

3.4.3如果在异地邮寄邮件,原则上应当填写寄件人所在单位的营业地,而不是实际邮件寄出的临时地。

3.5邮寄类型的选择

3.5.1依据实际邮寄物品的类别,确认所邮寄的是属于信函、文件资料,还是物品,并在确认的选项前打勾。

3.6“内容品名”的填写

3.6.1“内容品名”的填写必须做到简单且内容完整,让收件人仅看填写的“内容品名”就能清晰地知道邮寄的具体内容,并知悉寄件人寄送该文件资料的目的。

3.6.2“内容品名”应当对邮寄内容能够准确描写,不能产生歧义。如果确实无法消除描述歧义的,应当采取公证的方式进行邮寄。

3.6.3如果邮寄的内容是要求收件人或所在单位支付金钱信函的,则应当注明:

(1)债权人名称;

(2)该金钱给付义务产生的基础法律关系(并注明合同编号或债权凭证编号);

(3)支付金额;

(4)支付期限。

3.6.4如果寄件人要求收件人从事一定行为的,应当注明:

(1)债权人名称;

(2)要求从事行为的具体内容;

(3)从事具体行为的期限。

3.6.5如果要求继续履行合同或解除合同的,应当注明该合同的签订日期及合同编号,使该合同被特定化。

3.6.5寄送给法院的法律文件,应当注明:

(1)案号;

(2)法律文件的提交方;

(3)案由;

(4)法律文件名称及份数。

3.7 保价

3.7.1 对于比较重要的物品或信件,可以进行保价。保价后应当向邮寄人员索要发票及凭证,并进行保管。

3.8“交寄人签名”的填写

3.8.1 应当由寄件人在“交寄人签名”处签名;

3.8.2交寄人的签名应当清晰,容易被辨识。

3.9“收件人姓名”的填写

3.9.1收件人为收件单位有权收取该邮件的自然人;

3.9.2如果合同明确指定了收件人的联系人,此处应当填写指定的收件人;

3.9.3如果没有指定联系人或收件人的,此处应当填写合同的当事人(如为自然人),或合同当事人的法定代表人或负责人(如为非自然人);

3.9.4如果无法确定收件人的准备信息,必须在邮寄前向权威机关进行查询(如向工商行政管理机关查询收件人所在单位的法代表人、负责人等);

3.9.5如情况紧急,不能查实收件人所在单位的法定代表人或负责人的,可以注明收件人为“负责人收”;

3.9.6如果是案件代理律师寄送给法院或仲裁机关的法律文件,收件人应当为该案件的经办法官;

3.9.7收件人的姓名应当填写准确、完整;

3.9.8严禁将不相关的人员作为收件人填写在此处。

3.10收件人的“电话”填写

3.10.1如果指定了收件人联系电话的,此处填写指定的收件人联系电话;

3.10.2如果没有指定收件人联系电话的,应当为收件人或收件人所在单位的有效联系电话,或通过法定途径查询到的其他联系电话;

3.10.3如果收件人是案件经办法官的,应当注明该法官所在办公室的联系电话,或其书记员所在办公室的联系电话(原则上在该处不得填写经办法官或其书记员的私人联系电话)。

3.11收件人所在“单位名称”的填写

3.11.1应当为收件人所在单位的法定名称的全称;

3.11.2此处的单位名称必须与邮件内容的收件人保持完全一致;

3.11.3必须与收件单位营业执照上的名称保持完全一致;

3.11.4如果收件人是法官的,“单位名称”为该法官所在法院的具体庭室。

3.12收件人所在单位的“地址

3.12.1如果指定了收件人地址的,应当填写指定的地址,如果指定的地址发生变更的,应当填写经确认变更后的地址;

3.12.2如果没有指定收件人地址的,应当先行确认收件人或收件人所在单位的法定地址,并将该法定地址作为收件人收件地址。


4.其他

4.1如果向案件经办法官寄送法律文件的,在邮件寄出后,应当提前提醒收件人注意查收。

4.2如果邮件因拒收或无法妥投被退回的,应当先确认面单上填写的内容是否符合法律规定、合同约定及本指引,如果均符合应当将退回的邮件作为证据进行保存。

4.3如果涉及诉讼时效、上诉期限等重大事项的法律文件,应当采取直接送达及多种邮寄的方式进行送达,以避免送达不到的风险。

4.4邮件寄出后,在确认邮件妥投后,应当收集妥投的证据,并进行保管。

4.5团队各成员在使用本指引期间,应当注意收集各方反馈信息及执行效果,并总结经验,以便于对本指引不断进行升级。


本文作者系北京大成(福州)律师事务所律师
本文转自微信公众号fawu100


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