律师错将重要文件发到微信群怎么办？

作者｜张健

编辑｜法悟

信息提示
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最近好多朋友问我，错将客户的重要文件发到微信群怎么办？我告诉他们，最好的办法就是不用微信发送重要的客户文件。

一．通过微信传递文件必须基于约定

微信在与人沟通方面的超便捷性，使其很快成为越来越多商务人士的刚性需求，对律师来说更是如此。在接到一个项目后，我们越来越喜欢在第一时间与客户共同设立一个微信群，然后通过这个平台进行项目沟通，甚至文件传输，这样不仅简单方便，还可以降低办案成本，又可以留下沟通证据，可以说微信是最适合律师的办案沟通工具。

任何工具都存在漏洞与风险，微信也不例外。对律师来说，控制沟通工具选择风险的最好的办法，就是由客户事前确认。否则，一旦在文件传递时，因沟通工具的原因产生风险，我们作为专业人士，作为发件方很可能面临难以推脱的责任。

因此，律师如果确定通过微信或微信群向客户发送文件，则必须要事前在委托代理合同中明确约定，指定发件人和收件人的微信ID。如果将文件发送至特定的微信群，则应当明确微信群的设立规则，以及文件收发转递规则和保密规则。

只有严格按约定通过微信或微信群进行文件转递，才有可能有效控制因此产生的责任。

二．重要文件传递应当优先选择单位的企业邮箱

在我的认知范围内，微信和邮箱的工作机理极为相似，都是以平台供应商的服务器作为媒介。发送信息的一方先要将信息发送到平台供应商的服务器上，然后接收信息的一方再通过该服务器获得发件人发送的信息。如果邮箱和微信的确使用的是这样的信息传递模式，那么平台供应商提供的设备设施的安全性则变得极为重要。换而言之，选择什么样的平台供应商成了关键。

在这方面，企业邮箱通常安全可靠性会更高一些，毕竟这个产品针对的主要是商务用途。更为重要的是，企业邮箱是由事务所依据决策流程进行的选择，作为事务所员工，使用企业邮箱发送文件是自己的职责，否则便有可能构成对单位制度的违反。一旦出现文件传递事故，是否使用企业邮箱或许会成为认定是否存在执业过失的重要考量因素。

另外，邮箱在文件传递效率上虽然不如微信，但正是邮箱在效率上的劣势，才让我们有更多的时间去过滤风险。

因此，在重要文件传递方式的选择上，应当优先使用事务所的企业邮箱。

三．利用微信传递文件应当严格按流程进行

微信传递文件发生错误，主要原因是我们经常同时打开多个会话窗口。当决定对一个微信用户上传文件的时候，这时如果突然另一个微信用户与我们对话，就极易发生文件传递错误的情形。想避免这个问题，没有什么更好的办法，只能严格按流程进行，通过养成良好文件发送习惯，才有可能将文件传递错误的风险降到最低。

另外，我还发现，使用电脑版的微信传递文件出现错误的概率更大，原因很简单微信本来主要应用于手机，所以手机微信的很多功能在电脑版上没有。功能不全面，必然导致兼容性降低以及操作不方便，从而容易引发操作失误。

为了避免微信传递文件发生错误，我们至少应当考虑如下流程：

1.尽可能不用电脑版的微信上传文件；

2.必须使用电脑版微信上传文件时，关联手机必须放置在手边。因为有些文件处理功能只有手机微信有，一旦出现错误，可以及时利用手机的微信功能进行操作，以避免损失扩大；

3.上传文件前，应当先确认微信的收件人是否正确，确认无误后再行上传；

4.使用微信上传文件时，应当使用微信窗口中的“文件上传”功能，通过选取文件的方式按步操作。严禁使用拖行的方式，将桌面文件直接拉入微信页面，以实现文件上传；

5.务必监控文件的整个传送过程，在文件传递过程中反复校对收件人信息和传送的文件。一旦发现错误，及时中止传递或及时撤回已成功发送的文件；

6.在文件上传完成后，立即（不能超过2分钟，因为微信发送的文件在2分钟内可以撤回）进行复核，确认收件人是否正确，发送的文件是否正确。如果不正确，立即通过关联手机中的“撤回”功能将发送的文件撤回。

提醒大家的是，出现了这样的错误即便成功撤回，如果在文件发送成功和撤回期间有人下载了该文件，该撤回的操作对已下载的人员也不能生效。

总之，在发送文件的时候，养成一个不断核实收件人和文件内容是否正确的习惯，这对及时发现错误，并有足够时间纠正错误，以控制风险是非常有益的。

四．重要文件传递错误后应采取的应急措施

不管怎么强调，还会有同行将客户的重要文件发送错误。错误的主要类型无外乎就是将文件错误发送给个人，错误发送到单位微信群，其中风险最大的就是将客户的重要文件发到公开的微信群。

错误发送给个人可以通过协商的方式解决，收件人即使错误通常也是比较熟识的朋友，对于这种情形容易控制风险。将文件错误发送到单位微信群，也容易处理，毕竟所有成员都属同一单位，每个成员都必须接受事务所的保密制度约束，因此出现这种情形，完全可以通过事务所内部管理制度将风险控制起来。

麻烦的是将重要文件发送到公开的，无法控制的微信群。这类微信群的成员没有对上传文件有保密义务。另外，这样的微信群更像一个小社会，将信息发到那里与将信息公开没有什么两样。更为重要的是，这样的群里有不少成员主要从事情报收集工作，因此文件被恶意使用的风险会更大。

遇到这样的错误，有人央求微信群的管理员解散微信群。其实这种方式无异于掩耳盗铃，且不说管理员会不会为了我们的利益而牺牲他们的平台，即便真得将微信群解散了，如果有成员将文件已经下载到本地设备，在本地设备中的文件，也不会因为微信群解散而被删除。另外，手机中的微信后台有一个聊天记录的保存功能，即便微信群解散了，这些历史的聊天记录仍被保存在本地手机上。

有人发错文件后，立即在微信群里发表声明，想通过这种方式控制风险，减轻责任。这样用意是好的，但通常事与愿违。现在微信群太多，通过微信群上传的信息更多，所以很多时候你不提醒，大家未必注意到这些信息，你一旦声明了反而会引起那些潜在恶意者的注意，这样更容易造成风险。

一旦出现这样的情况，我们只能尽可能将风险降到最低，为最坏的结果作好预案：

1.对上传文件成功的页面进行截图保存；

2.对微信群的成员清单进行截图保存，防止一旦出现泄密事件，便于调查；

3.可与微信群的管理员进行联系，沟通处置方案，可以请求解散微信群，以减少损失进一步扩大的风险；

4.如果错误上传的是有被滥用风险的文件资料，如身份证、营业执照、空白介绍信等，应当及时发表声明，提示大家不得恶意使用；

5.对重要的涉密信息错误上传的，不建议冒然采取声明的方式，以免损失扩大。建议立即向客户汇报，以便及时采取相应的应对方案。

上面的建议其实有时很难做到，尤其是向客户主动通报错误显得过于残酷。不过，两害相权取其轻，这样做了，我们可能会丢掉客户。如果不这样做，万一文件被恶意使用了，我们失去的不仅仅再是客户，一定还要承担更重的法律责任。

总之，想避免这些麻烦，最好不要用微信发送客户的重要文件，乖乖用指定的事务所企业邮箱会更安全一些。

我的上述建议你未必会接受，其实我真正想做的，就是在你用微信上传文件的时候，想想我的建议，想想可能出现的麻烦，你自然就会有意识的去控制风险了。

当便捷与安全不能兼得时，安全永远置于第一位。