挪出时间给最重要的工作

来源：《家族企业》杂志

（微信公众号ID:jiazuqiyezazhi）

文： 朱利安·柏金肖

一天有更多的时间？每个人都想要这样，然而不可能做到。但如果你可以挪出20%的工作时间，专注在真正重要的事情上，情况会如何？

过去三年，我们研究知识工作者如何运用时间，而研究结果令人沮丧。我们发现，知识工作者平均浪费41%的时间处理琐事，这些工作带来的个人成就感很低，而且完全可以委托他人办理。这些事情包括日常行政工作、官僚行政作业，以及参加没有意义的会议。

想挪出时间就要“摆脱不重要的小事”。

要突破这个循环可能很困难，原因有几项。大部分人对于卸下一些工作感到不安。我们不希望让同事或公司失望。我们担心提供支持的同事做得没有我们好。而且老实说，我们喜欢感觉很忙、表现得很忙，即使忙着做的是枯燥乏味的事情。但是要在工作上真正产生成效、表现成功，就必须专注于最重要的工作，重新思考你要做的事情，并排定优先顺序，不符合重要标准的工作，就要舍弃、分派给他人或外包。

我们让不同企业的15位高阶主管尝试采用这种做法：他们每周文书工作的时数平均减少六小时，每周会议时间平均减少两小时。以一家北欧的保险公司来说，主管善用多出来的时间，结果三个星期后，所属单位的销售额增加5％。这是一个包含五个步骤的流程：辨识、决定、卸下、分配和致力执行。

首先，找出低附加价值的工作。检视你的日常工作，决定每一项工作对你个人或公司的重要程度。你真的需要花这么多时间美化那份简报吗？何不改为进行演练或是角色扮演，以便规划该如何进行预算会议？

其次，决定是否要舍弃、分派出去、外包或重新设计。一位高阶主管告诉我们，他自问，“我一开始就该做这件事吗？我的部属或第三方可以处理吗？”

第三，卸下工作。我听很多受访者说，把工作分派出去是这个流程中最困难的部分，但最终的回报却很值得。他们将手中工作的2%到20%分派给同事或员工，而且无损生产力或品质。

第四，分配挪出来的时间。最终的目标，是要将多出来的时间用于更攸关业务的工作。写下两到三件你该做、但未做的事，然后尽可能专注于这些事情。

最后，致力执行你的计划。很重要的是，你必须让上司、同事或导师知道你的计划。如果不这么做，你很容易就会回到以前的坏习惯。个人生产力在你的公司和个人成长中扮演重大角色，这个流程应该能协助你工作更有成效、更有效率。

（作者系伦敦商学院教授。）