设计管理提效新利器
目前市面上有许多项目管理软件可以用来做设计任务管理。但是在深度使用后，大家往往都回归到了传统表格。
这不是因为软件过于复杂，就是因为管理需求较为特殊，标准化的软件不太适用。传统表格由于其高度自由编辑，能够灵活适应场景，因此受到了大家的认可。然而，虽然传统表格自由度高，可以搭出满意的效果，但却需要极大的维护成本，建表者必须付出大量精力来维护表格。
最近，腾讯文档推出了新型表格产品「智能表格」。在尝试使用后，我们发现它相较于传统表格，有了极大的能力提升，确实可以帮助提升设计管理效率。本文主要提供思路，探讨如何使用「智能表格」来提高设计管理效率。
提纲：
1. 什么是「智能表格」
2. 设计管理提效案例
3. 如何开始使用
4. 结语
除此之外，最为重要的是：「智能表格」在编辑、查看，以及协作方面都有极大的效率提升。这主要得益于它与传统表的核心差异：智能表格对数据有严格的规范要求，它的每列的数据格式严格规范统一。同时它对横向数据进行了关系绑定，使每一行即成为一「条」数据。
正是这样的特点，让我们设计管理效率得到了极大的提升。因为在实际场景中，每一列的内容确实需要格式规范。「智能表格」严格的列要求，能杜绝设计师们填写错误的情况，减少管理者的沟通成本。同时，每一行的数据正是代表了每一条需求。「智能表格」不仅可对行数据进行整体操作，还能对调整行数据展现样式。例如以甘特图的样式来查看行数据，这让我们可以更便捷，更直观地阅读数据。
下面将介绍我们团队是如何使用智能表格来提升设计管理效率的。
1、编辑效率
以往在使用传统表格进行设计管理时，其中一个让我们十分头痛的问题是，表格编辑操作非常繁琐。当数据发生变动时，需要执行多个操作才能达到目标效果。而在「智能表格」则非常简单轻松，通过的两个能力就能够解决问题。
自动分组/排序/筛选，无需手动操作
为了让设计需求看上去更加清晰，我们会手动地对设计需求进行分组、排序。例如：以“本周、历史“来进行分组，“需求类型”来进行排序。
然而，当需求发生变化时，调整表格就变得非常繁琐。例如：在周五更新需求状态时，我们需要修改需求的状态，然后手动将一行行需求拖动至已完成区域。甚至为了让视觉上更好区分，还需要把它们的样式进行调整。
「智能表格」拥有自动的分组、排序、筛选能力。在设置好规则后，数据将根据规则，自动进行分组、排序、筛选。我们不再需要手动对每行数据进行操作，操作效率较以前得到很大提升。
💡 设置方式
第一步：在“顶部工具栏”中点击“分组”，打开分组设置侧边栏。
第二步：添加分组条件，并设置分组规则、排序规则。
关联引用，数据自动同步更新
为了更加细致管理自己的时间，设计师往往存在《个人任务表》。在使用传统表格时，设计师需要将《需求总表》的数据复制到自己的《个人任务表》里。当进度等信息发生变更时，又需要同时维护更新两份表格。
这不仅耗费了设计师的精力，也会影响了设计管理的质量。因为设计师很可能只记得更新自己的表格，而忘记了更新设计需求总表。这导致了设计管理者无法及时了解到设计需求进度。
「智能表格」可将两个表格之间的数据进行关联、引用。这让设计师可以在自己的《个人任务表》里关联《需求总表》中的需求，并直接引用相关信息，无需重复执行复制粘贴。而当设计师完成任务时，可在自己的《个人任务表》中修改《需求总表》的“需求状态”，无需重新打开《需求总表》。
关联、引用极大地降级了设计师维护表格的成本，也确保了《需求总表》的信息是最新的，让设计管理者能够及时了解需求状况。
💡 设置方式
第一步：在《个人任务表》中添加一列，列类型选择“关联”，选择关联的智能表为《需求总表》。
第二步：在《个人任务表》中添加一列，列类型选择“引用”，选择刚才添加的关联列，并选择需要引用《需求总表》中的列。
2、协作效率
设计管理涉及到了产品经理、设计管理者、设计师三方角色的参与。不同角色的任务有所不同：产品经理提交需求，设计管理者分配需求，设计师更新处理需求。由此必然存在协作规则。
在使用传统表格时，我们往往把规则事项写在表头，但是收益效果并不是那么理想。设计管理者还需要时刻监管协作者的填写情况。例如：提醒产品经理把需求链接给附上，提醒设计师们更新需求的完成状态… 这消耗了设计管理者大量的精力。
「智能表格」拥有自动化提醒功能，它可以代替设计管理者向设计师和产品经理发送各种精细化提醒，从而有效地规范表格的填写。
同时，它也能提醒设计管理者表格的填写情况。这让他无需频繁监控表格，只需在收到提醒时查看即可，真正实现从繁琐的工作中解放出来。
例如：
1. 每周五，提醒设计师更新需求状态。
2. 本周所有需求都完成时，提醒设计管理者。
3. …
💡 设置方式
第一步：在“顶部工具栏”中，点击“自动化流程”，打开自动化流程设置侧边栏。
第二步：在侧边栏中“新建流程”，设置希望想要的自动化提醒。
3、查看效率
在设计管理中，我们往往需要多维度查看我们的需求，来更好地了解不同的信息。例如：用看板的方式查看设计师的需求情况，来了解其任务饱和情况。用甘特图的方式查看相关需求时间排期状况，来确保顺序衔接妥当。
虽然传统表格也能通过绘制单元格的方式，来自定义展示方式，从而达到目标效果。但考虑到后续的维护成本，基本上是不可行的。
「智能表格」能把表格数据，转换成甘特图、看板、日历等多种展示形态，他们把这能力叫做视图。我们制作了甘特视图、看板视图、日历视图，以多种维度查看需求状况，让设计需求状况变得更加清晰。
💡 设置方式
第一步：在“顶部工具栏”中，点击视图管理，展开视图管理侧边栏。
第二步：新建看板/甘特/日历/画册视图。
「智能表格」除了支持数据多种展现形态，能够深度挖掘数据的关键信息，并将信息汇集于一块，形成设计管理的仪表盘，让设计管理者快速查看到关键信息，而无需在茫茫大表中去仔细对比查看。这极大地提升可查看数据的效率，更好地帮助管理者了解设计团队情况。
💡 设置方式
第一步：在“顶部工具栏”中，点击“仪表盘”，即可生成仪表盘。
第二步：根据自身情况，调整仪表盘展示。
新建空白
在腾讯文档-在线表格中，左下角新建工作表时，可以选择“新建空白智能表”。点击后即可创建一个空白的智能表格。这里如果使用企业微信的话，也可以在文档首页新建智能表格。
旧表生成
如果已经在使用在线表格做设计管理的话，可以用整个表格生成「智能表格」，也可以用局部选中数据来生成。
1. 整表生成：点击工作表小箭头，选择“生成智能表”。
2. 局部生成：选中需要生成的单元格区域，邮件选择“用所选区域生成智能表”。
使用模板
腾讯文档的模板商城中，已经有大量的智能表格模板，这里大家可以根据自己实际情况选择。
正如 Ralf Speth 所言，优秀的设计是需要耗费时间的。我们应该将更多的精力放在设计的思考和创新上，这样才能创造出优秀的设计，充分发挥设计师的核心价值。为此，我们需要选择恰当的工具，让我们从繁琐的工作中解放出来。「智能表格」在操作、协作和查看方面都拥有更好的体验，能够有效地帮助设计管理者和设计师提高工作效率，是设计管理的“新利器”。
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