文件管理有秘诀！北京轨道运营公司也在用，方便不止一点点
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背景介绍
北京市轨道交通运营管理有限公司，成立于2016年4月，是北京市基础设施投资有限公司的直管二级公司，是市政府批准的北京第三家轨道交通运营商，2020年3月，获得国家级“高新技术企业”称号。
公司主营业务涵盖轨道交通客运服务、车辆及设备设施维修服务、技术研发、咨询培训、广告、民用通信等版块。目前，北京轨道运营公司负责运营北京市轨道交通燕房线、北京大兴国际机场线，同时取得地铁19号线运营权。
文件管理系统的必要性
企业制度文件管理主要面临以下问题：
缺乏版本管理手段
1
当集团各企业之间的职能调整、授权体系变化时，会存在文件管理更换版本不及时的情况。
缺乏关联变更提醒手段
2
当某一制度修订、废止时，缺少有效的提醒导致无法将与之关联的制度进行及时调整 。
缺乏集团文件管控手段
3
集团总部不能及时掌握各子企业文件状况，无法实现有效的纵向管理体系 。
缺乏文件全过程管理手段
4
针对制度文件编制的全生命周期过程，不能进行规范化、一体化的跟踪，无法及时了解文件当前的状态。
文件管理系统建设方案
慧点科技助力北京轨道运营公司文件管理系统的建设，实现了从立项到发布入库、从文件评审到文件废止的一个闭环的文件管理系统。
通过对各类规章制度的数据格式化管理，可对制度分章节、分段落结构化拆解，支持建立规章制度与风险事件、控制点的关联关系，使其更贴合北京轨道运营公司对规章制度文件的制定与管理需求。
该系统由文件库、文件编制、文件作废、文件评审四部分组成，为企业构建一个高效、即时、准确的文件管理系统。
No.1 文件库
支持文件的管理利用
文件库主要分为两个模块：文件数量、文件存档。
通过文件数量模块对处于已发布、未发布和作废状态规章制度文件的数量进行统计；
通过文件存档模块对已发布的规章制度文件进行管理。
No.2文件编制
实现文件的全生命周期管理
支持不同类型文件从立项到发布的全生命周期过程，促进了文件编制的标准化管理 。
No.3文件作废
对于需要作废的文件进行处理
各部门根据业务要求，对需要作废的制度文件进行作废处理。
No.4文件评审
支持体系文件的评审
通过对体系文件的有效性、适宜性和充分性评审，以确定是否对文件进行更新或作废操作。
文件管理系统的价值
促进文件编制标准化
1
实现规章制度文件的立项、编制/修改、征求意见（一读）、送审（二读）、标委会审议、批准/发布的全生命周期的规范化管理，并掌握文件的审批过程，有利于文件的一体化追踪。
多级别体系文件助力企业全方位管理制度的落实
2
为多个级别体系文件的起草、审查、发布以及不同级别的文件的审核，塑造了全面化的企业管理体系。
集中化管理文件有利于规章制度文件快速更新
3
在文件库中对规章制度文件进行集中化管理，为企业规章制度的快速更新提供平台。
实时更新制度版本，提升管理效率
4
通过评审规章制度文件，为相关制度的实时更新换版或作废提供有力支撑，有助于提高企业的管理效率。
及时有效的提醒手段，让企业规章制度再准确
5
为制度变更关联提供有效的提醒和查询手段，来支撑与之关联文件的及时更新，提升企业规章制度的准确性。
文件系统展望
文件管理系统是文件的集合，并且文件之间的关系并非独立，而是存在一定的关联性。因此，利用文件之间的关联关系以及云计算、智能化等先进技术手段，可构建出一个涵盖规章制度文件全生命周期的知识图谱。用户可通过知识平台，实现某个规章制度及其关联制度的聚合搜索、推荐，为用户提供了更加智能的办公体验。
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