80%的成功源自20%的努力：管理时间的15条高效法则(二)

诀八 、

谷歌、苹果、维珍的会议缩减法

如何制定高效的会议议程?

1.在开会之前向与会者寻求关于会议议程方面的意见，以避免突然出现的新的议题，使会议偏离最初的目标明确。

2.明确指出会议目的。

3.明确指出谁是会议主持人。

4.确认所有受邀参会人员，参会人员越少越好。

5.尽可能列出会议的议题，以便让参会人员做出决定。

6.将每个议程安排的预估时间标注在议程后，以便参会者掌握会议进度。

谷歌风投合伙人杰克･纳普 提倡在会议期间使用一个机械钟进行倒计时。 玛丽莎･梅耶尔 在谷歌任职期间的开会时，将墙上投影出一个巨大的倒计时器。

史蒂夫･乔布斯 也因为长时间的一边散步一边开会而为员工诟病。

理查德･布兰森 最喜欢站着开会和散步开会，他认为这样能更快做决定。

领导层的前进速度决定了企业的发展速度，每日的碰头小会就是你和团队成员快速碰头的会议，每天同一时间，不超过15分钟，每日的碰头小会一旦确立，会减少许多时间较长的一次性会议，和电话、邮件等。

每日的碰头小会应包括：

事件 ——过去24小时内重要内容。特别是和其他团队成员有关的方面。

数字 ——检查日常指标，无论是销售、转换率或是小部件生产。

问题 ——亟待解决的难度，需要消除的繁文缛节，或其他需要解答的问题。

最重要的是每日碰头小会一定要保持着15分钟。任何不能立刻解决的要先跳过。

秘 诀九、

学会拒绝所有不支持你实现近期目标的事情

我每天会收到10-20条信息，有的想和我通个电话或见一面，有的想让我为他们提供意见，我对此感到受宠若惊，但我们必须对自己的时间保持警醒。

做任何事都会有代价的。 有句话叫“小心远处的大象”，一件小事在真的发生时都会变成大事。

一位狄金森学院的女士邀请我去为学生做一次讲座，在我答应之后，他们一个月后又发了邮件与我确认，我的日历上显示刚好有空，我再次答应了他们，而当日期临近时，他们又提出要采访我，这意味着我需要提前几个小时到。

演讲前一周，一位教授又邀请我在他的课堂上参与相关问题的演讲，这样我需要一早就抵达。意想不到的是，我女儿的校园话剧也安排在同一天，而另外的一家电视新闻节目也希望这一天直播时对我进行采访。

虽然这是一个极端的例子，但每一次YES就意味着你要对其他事说NO。

因此，我们要学会拒绝，更要允许自己拒绝，不要内疚，不要在意别人的想法。

在这里，我为大家提供7种拒绝别人的简单方法：

1.我手上有项工作截止日期马上就到了，在此之前我不参加任何新会议。

2.很不巧，这个时间我都安排满了，我只接受付费电话和会议，感谢理解。

3.我非常乐意联系您，但您看我的日程安排，在下个月**日下午2点15之前我都有安排。

4.我下次接受电话咨询的时间是美国东部时间下周四凌晨两点到2点15，您看这个时间可以吗？

5.我觉得我不是最合适的人选，我可以把你推荐给这件事的专家，您可以同他聊一聊。

6.正常工作时间里我没有办法参加其他会议或打电话，但是在行程中或晚上可以查收邮件，我们通过邮件沟通可以吗？

7.通常来讲，第一次通话，我只安排15分钟，如果你有兴趣方便草拟一份要讨论的议题发给我吗？

秘诀 十、80/20思维模式

有一个关于投入与产出的不平衡著名法则：80%的成功源自20%的努力。

因此我们要形成一种思维模式，去分辨出带给你超额回报的少数事情。 因此需要我们：

①寻找捷径。

②把最重要的事情做到极致，其他的差不多就可以了，或者直接不做。

③发展自己的技能，使自己做几个目标领域出类拔萃，不要试图掌握一切。

④要知道，你可以通过确定对你来说最重要的20%的目标和工作来减少工作量，减轻压力，提升幸福感。

秘诀十一 、

善于委托， 把时间花在

你的专长和能发挥热情的事情上

鲍勃曾经是某栋大楼里最会编程的人，他每天9点上班，5点下班前会给老板一份当天的工作总结。

而他在9点到11：30之间，他只是在浏览网站和Youtube，一行代码也不会写，下午也是这样。

一次偶然，公司注意到了来自中国的服务器异常访问，无意间发现了鲍勃的完美计划——他仅花自己四分之一的工资雇佣了一位中国的程序员帮他完美地完成了工作。

我们每个人也可以对自己的任务进行分析：

放弃 ：我可以放下什么工作，什么事情我可以完全不做？

分派 ：哪些工作我可以分派给下属，哪些工作可以外包出去？

重新设计 ：哪些工作需要我换种节省时间的方式继续做？

我们也可以把上一周的工作任务或参加的会议列一个表，然后按以下几个步骤进行思考：

①“这个任务对我或公司来说有多重要，如果我完全不做会怎样？”

②“我是做这项工作的唯一人选吗，公司内外哪些人可以完成这项工作？”

③“这个结果怎样能更快实现？如果我只有一半时间，这项工作怎么完成？”

这三个问题，可以帮助你判断哪些工作价值低，应该可以放弃、分派、重新设计。

秘诀十二 、

每周的每一天都设定主题，

帮你提升生产力

推特联合创始人杰克･多西 ，每天要工作十六小时，他解释自己高效的工作秘诀是规定每天的主题。

周一 ：专注于管理和运营，召开会议把管理工作逐一完成。

周二 ：主要关注产品。

周三 ：关注市场营销、沟通交流和发展。

周四 ：关注开发商和合作伙伴。

周五 ：关注企业文化及人员招聘。

周六 ：休息，去远足。

周日 ：自我反省，处理反馈，制定策略，为新的一周工作做准备。

期间杰克･多西也一直被打断，但他可以快速处理这些干扰，一定处理和今天的主题相关的事情。

著名的企业家培训师丹･沙利文建议，至少要确定3种不同类型的主题。

专注日 ：关注最主要的活动，销售、创收、尽力做到最好。

缓冲日 ：协调和沟通，及时回复邮件、电话、举行内部活动，分配任务，完成培训和教育活动。

自由日 ：不安排工作，留出时间度假、放松或做慈善，恢复精力的时间。

此外，我还会把每周最后一个周五作为我预定午餐或赴咖啡之约的日子，我会在一个中午与不同客人分别见面，集中处理“我可以和你一起喝杯咖啡吗”的请求。

另外在休假时，我会在结束后，安排一天作为缓冲期，不事前安排工作，只是用来跟上工作进度，给同事发给邮件或站着开个会。

秘诀十三 、

如果完成一件事不会超过五分钟，

就立刻去做

非常成功的人士会对遇到的事情立即采取行动，“凡事只做一次”的心态非常重要，也会使事情变得简单 。

秘诀十四 、

利用清晨一小时提升一整天的精气神

通过我的调查，高效能成功人士的共性有下面5个：

①大部分人都习惯早上6点或更早时间起床；

②通过饮用大量的水来补充身体水分；

③健康早餐（例如水果、燕麦片、绿色混合饮料、蛋白质、低碳水混合物）；

④运动；

⑤很多人冥想、记日志或晨读。

《魔法早晨》的作家哈尔･埃尔罗德认为，拥有魔法早餐的前提是 每天起床后把所有时间都贡献给个人发展， 这样你才能具备必要的能力，把想象中的极致人生变为现实，让它比自己认为的可能时间更快到来。

将这一点当成每天要遵守的纪律就很重要了。

大多数人为了取得成就会把精力集中在“做”更多上，但魔法早晨则聚焦在做更多“改变”上，你会变得事半功倍。

他发明了一套 “S.A.V.E.R.”系统 ：

S 代表沉默Silence（平和、感恩、冥想、祈祷）；

A 代表肯定Affirmation（目标、优先事项）；

V 代表形象化Visualization（把目标或理想伤害清楚呈现在心里）；

E 代表运动Exercise；

R 代表阅读Reading（自我提升）；

S 代表书写Scribing（日志）。

秘诀十 五、

精力和注意力决定生产力，

而不是时间

将你的精力最大化，而不是增加工作时间。

《写作：更快、更好》的作者莫妮卡･里奥内尔分析自己写作速度从每小时600字到3500字的经验时提到，她每写作25分钟就休息五分钟，效率提高了50%。

由于手腕和手指的不适，她从键盘打字换成了口述。这使得她写作字数又提高了33%。

从键盘解放出来后，她开始边散步边口述小说，最终她的写作字数提高25了%。

生产率最高的人往往休息得更好，番茄钟时间管理法也蕴含了这种理念，计时25分钟，集中精力进行一项工作，之后起身走动休息5分钟，补充水分，并循环重复这个过程。

最能提高整体精力水平的方法当然是保持身体健康，因此，我们需要：

①足够的睡眠；

②尽可能少饮酒；

③尽可能少摄取咖啡因，尤其在白天快结束时；

④多吃天然健康的食品，少吃加工食品；

⑤体重保持着健康范围内；

⑥多喝水；

⑦每天坚持运动（20分钟快走就可以）。

《 高效15法则 》中还着重介绍了 20个 管理实践和提高生产率的方法，附送时间管理的 109条至理名言 。

时间、精力管理是追求美好生活的每一个人的必经之路，在找到自己独特的管理之道之前，不妨来看看这些出色的人士是如何做的。

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