擅用GTD时间管理法，远离焦虑情绪，让你的工作、学习井然有序

为什么焦虑情绪总是萦绕在心头？

工作时，会议、报表、事务性工作把一天的时间安排的满满当当；

下班时，工作没做完，还有几个应酬得去参加；

回到家，屋里杂乱不堪还没来得及收拾，孩子在嚷嚷着要陪他玩；

周末休息时，孩子辅导班、朋友聚会、老婆逛街、陪父母检查身体......各种积压的事务一并蹦出来。

为了解决这些问题，我们尝试写日程表，安排事务优先性，做工作计划，但即使这样，还是经常被突如其来的事务搞得狼狈不堪。

感觉自己分身乏术，感觉时间不够用，对工作和生活都很焦虑。什么原因导致自己忙的焦头烂额呢？

戴维·艾伦说：压力不是来自事务本身，而是任务在大脑中混乱而造成心理焦虑和抵触。

我们需要的是清理大脑中的事务，将他们更有条理地梳理出来，并制定每一步的行动计划，全力以赴做好所有的事情。

接下来，我们就聊聊他的高效时间管理方法。

什么是GTD时间管理法？

戴维·艾伦在《搞定：无压工作的艺术》中提出了GTD时间管理方法，全称：Getting Things Done，意思是“把事情做完”。

它有五个核心的步骤，都需要通过记录的方式，把脑中所想转移记录下来。

这样大脑中纷乱的思绪就放到了外部系统中，然后用理性的逻辑管理统一梳理，消灭高压力状态，提高人生效率。

GTD方法的核心原则是要清空大脑，按照记录下来的方法心如止水地聚焦完成每项事务，从而避免思绪杂乱时的低效行为。

而每项事务的分门别类整理，需要有对应的下一步计划，并且设置各种各样的提醒方式，督促自己在每个时间段把正确的事情完成。

如果在实施计划过程当中出现突发事情，可以采取“两分钟原则”：两分钟之内可以做完的事情，马上就去做；预期超过两分钟的事务放到待办计划中，然后继续专注在当下的工作，把事情做完。

怎样有效运用GTD时间管理法？

一，收集：归拢材料

收集的关键在于把一切事务赶出大脑，将他们转移到收集起来，并分门别类归纳，例如：工作类、生活类、社交类、杂务类等。

1.收集一切“未竟之事”

如果你还在犹豫某件事是否需要完成和如何完成，那么它就是未竟之事。

全部收集起来的目的，是要为清空脑袋和下一步行动做准备，避免在集中精力处理事务时过多干扰信息出现。

2.收集工具

手机上有一些最基础的App可以充分利用，比如备忘录、笔记和便签软件等。它们便于随时操作，而且还可以设置提醒功能。

当然也可以通过纸质记录，与电子记录方式组合使用。

3.影响成功收集的因素

虽然收集工具有很多种，但在实际使用过程中，很可能得不到充分利用，甚至遗漏某些内容。

因此，成功收集需要注意3个关键因素：

• 把一切赶出大脑：每件事情都必须记录下来，而不是存在脑子里。

• 减少收集工具数量：尽可能控制收集工具的数量，越少越好，够用即可。

• 必须定期清空这些设备：清空不是删除，而是根据事情应当采取什么样的具体行动来推动它的发展。

二、理清：梳理材料并清空

只有行动才能掌握世界，而不是思考。手比眼更重要，手是思想的利刃--J·布朗劳斯基

收集起来的信息五花八门，需要进一步理清，确定每项事务是什么，需要采取什么行动。

1.不需要采取行动的事务

• 没有意义的信息不必保留，直接删除掉。

• 目前不需要，但日后可能需要处理，将它们记在备忘录中。

• 具有潜在有用信息，日后可能会派上用场，将它们保存下来。

2.需要采取行动的事务

采用“一次一事”原则，集中精力处理最关键的事务，迫使注意力全部用于对该事务的判断，避免分散注意力而导致事情做不完变成积压。

采取行动按照“两分钟原则”处理，通常会面临三个选择：

• 立即执行：两分钟内能完成的自己立即执行，这将清理一部分事务。

• 指派他人：预计超过两分钟，有其他最佳人选的话可以委托其他人办理，然后将事务纳入下一个步骤中。

• 延迟处理：预计超过两分钟自己是最佳人选，可以放到下一步行动清单中。

三，组织整理：建立好清单

为了让知识转变为生产力，我们必须学会见林观木。我们必须学习使两者结合起来。--彼得·德鲁克

在上一个步骤中，指派他人和延迟处理的任务都不是一步就能完成的，这就需要进一步建立项目清单来提醒自己，直到最终完成。

1.组织整理行动提示信息

利用自己身处的不同环境，分类整理可执行的行动提示清单。

常见分类：在家时、办公室时、外出时等，根据不同环境阶段处理对应事务。

比如在电脑旁，那就将需要在电脑上操作的事务集中处理；而在电话旁，就将需要拨打的电话集中打完。

2.组织整理“等待”清单

“等待”清单的内容，是那些不用关心过程，只需注重结果的事务。

在整理完后，需将“等待”清单放到手边或与下一步行动放在一起，便于跟踪任务达成的进度。

3.组织整理项目提示信息

“项目”清单是将所有为完成的任务罗列起来，并且无须将它们排序，只要放到一张主清单当中就可以。

它起到总目录和索引的作用，是从微观细节转至宏观高度的工具，总揽全局才能作出战略决策。

4.组织整理非行动性资料

非行动资料要与可执行事务区分开来，将非行动资料中无用信息删除掉，其他资料再分别合理处理。

• 参考资料：分清哪些是非行动性资料，将他们当做资料库。比如：媒体报道、图书信息等。

• “将来/也许”类事情的管理：记录那些可能在以后需要付诸行动的事情。比如：冬季旅行计划。

5.核查清单：创造性和建设性提示

建立和使用核查清单，关注项目、流程、事件等可能出现的潜在问题，避免出现遗漏现象。

核查清单是根据自己的需要，可以是生活方面，也可以是交际方面，列出不同类型的核查清单，在特定时间或参与特定行动时随时使用。

四，回顾：保障系统的有效运行

定期回顾各项清单和行动结果，对它进行反思，才能让整个系统保持时效功能，这是实现系统清晰和稳定的前提。

比如，当日你的清单上是去参加会议，但实际执行时有电话事务被遗漏，大脑就会对清单产生质疑。所以，回顾是要让系统保持实时更新，与当前状态保持同步，这样才能在行动中做出合理选择。

1.回顾的内容

首先需要看日程表，了解当日的内容和时间安排，便于确定是否还需增加执行事务。

其次再看行动清单，检查完日程表安排后，需要浏览各项事务对应的行动清单，并结合当前时间、精力，选择合适的行动。

2.每周回顾

要保持清晰的系统清单和正确的判断状态，最好做到每周回顾。

不断对日程和清单进行重新评估、重新安排，才能将重心抓住，做到心中所想和执行方向一致，让行动始终保持在正确的系统安排上。

五，执行：选择最合适的行动

对所有突发事件置若罔闻，就意味着放弃了所有机会、丧失所有主动权，同时也失去了丰富多彩的生活。--史蒂芬·柯维

每一个行动决策都是凭直觉做出的，但是我们又总是受到突发事件的干扰，所以必须知道每个行动的正确性。

关于如何从希望这个选择是正确的过渡到对它的正确性深信不疑，戴维·艾伦提出3个评估方法。

1.确定某一时刻具体行动的“四标准法”

根据不同标准要素选择正确的行动，将有效提高任务完成的效率。

• 情境：根据不同情景组织整理行动提示信息，比如：在办公室、出差途中、周末在家等。

• 有多少时间：根据空闲时间长短选择合适行动，比如：通勤途中有半小时时间、晚饭到休息之间有3个小时时间等。

• 有多少精力：根据精神状况选择最合适的行动，比如：工作一天后精神疲惫，看会书要比写工作报告更高效。

• 重要性：前三个环节已经划定了行动选择范围，这一步应当考虑事务的重要性，筛选出当前最重要的事务去做。

2.确定每日工作的“三分类法”

工作和生活中，大多数事情都是突然出现的，而且它们还都很重要。

如果盲目去应付突发事情，只能让自己感到更加焦虑不安。

所以，将工作事务分为3类分别作出正确的应对：

• 执行事先安排好的工作：按照日程表和行动清单执行即可。

• 处理突发事件：按照“两分钟原则”处理。

• 安排自己的工作：更新行动清单，随手解决两分钟内能完成的任务。

3.总体检视工作的“六层次法”

我们必须明确哪些工作才是最重要的，当行动与最高层次目标或价值观冲突时，应当及时取消这个行动，转到正确的方向。

为了形象理解不同层次的重要性，将六层次比作从一幢建筑物里往外看，不同的楼层会看到不同的景象。

需要注意的是，这个方法是自下而上的，无论处理什么事情，它都可以让你清除烦扰，保持精力集中，并且具备较高的自由度。

我们举个例子：“你当前在写工作邮件“，通过这个动作逐层来看“六层次法”的实施。

• 地面：当前行动--你在写邮件。

• 一楼视野：当前项目--关于当月销售活动的费用申请。

• 二楼视野：关注和责任范围--公司批复5%的促销费用，当月预估销售目标将会达成130%。

• 三楼视野：1-2年目标--年度销售目标超额达成，将送选优秀经理评比，而年度目标差异的关键在当月达成。

• 四楼视野：长期愿景--优秀经理评选得奖，会获得竞聘销售总经理的资格。

• 五楼视野：人生目标和原则--成为销售总经理，实现财富自由。

最后，总结GTD时间管理法如下，希望该方法可以帮助更多人提高时间管理和人生效率。

1、它要求把事务从大脑中赶出去，放到“外脑”系统中--收集资料

2、采用“一次一事”原则，集中精力处理最关键的事务--梳理并清空资料

3、建立项目清单来提醒自己，不遗漏任何信息--组织并建立清单

4、让系统保持实时更新，与当前状态同步--回顾

5、在正确的目标下，选择适合的行动--执行

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