《深度专注力》：你的成功之路，越专注，越自由
你有没有时常陷入这样的困境：
每天有忙不完的事，3个会议要参加，1个待写的方案，客户合同还没起草，领导已经在催结案报告了…… 变身八爪鱼也顾不过来。
想先做好眼下最重要的工作，可是源源不断的新工作怎么办呢？想找人分担，但这些事我不做又能让谁做？
做了任务清单，却发现自己不断被打扰；一天下来，任务清单没减多少，重要的事情又被押后了……
大家都知道，专注力有助于提升工作效率。但是身处注意力稀缺的信息时代，我们的专注力却在被稀释。
各路来电、频发的信息、没有预约的拜访、冗长的会议……
我们大量的专注力，都用于应付工作中没完没了的枯燥事务和紧急情况。
盖洛普调查显示，大约有一半人表示没有足够的时间完成自己想做的事情，对于年龄介于35-45岁，或者孩子年龄在18岁以下的人群，这个数字更高，大约是60%。
面对纷杂而琐碎的日常任务，我们常常束手无策，不得不加班加点来完成。
也希望通过学习时间和精力管理，运用各种APP帮自己提高效率。
但往往事倍功半，重要事项的进展仿佛原地踏步。
我们想向前奔跑，却把自己活成了原地打转的陀螺。
为什么我们明明有想做的重要目标，却始终没有足够的专注力来实现它？
其实，并非我们没有足够的专注力，而是专注的方法不对：
那么多任务，不懂怎么评估优先等级；
非重要的工作，不知道如何做减法；
真正重要的工作，不知道怎么安排合理。
世界级领导力专家迈克尔·海厄特在《深度专注力——管理精力和时间的9种方法》一书中给出了答案。
围绕如何提升深度专注力，作者给出了有效的方法，包括3大步骤，每个步骤3个行动，帮助我们事半功倍，达成目标。
迈克尔·海厄特——领导力领域世界级专家，曾是托马斯·纳尔逊出版社的前董事长兼首席执行官，并且是一家高速发展的领导力开发公司的现任创始人兼首席执行官。还是《纽约时装》《华尔街日报》《今日美国》等媒体评选出的畅销书作者。
作者在书中提出的3大步骤9种方法：
驻足思考：规划、评估、恢复。梳理追求工作成效的目的是什么。
删除舍弃：删除、自动化、授权。明确不去做的事对提升工作效果同样重要。
付诸行动：整合、设计、主动。用更少的时间完成更高回报的任务。
认真读完这本书，针对我们平时在学习和工作时，想提升专注力达成目标，却总是用不对方法的三大痛点原因，我梳理了对应的解决方法。
一、用“自由罗盘”工具评估工作任务，给任务清单分级
针对不知道如何将杂乱的工作进行评估分级的问题，书中的工具“自由罗盘”可以帮到你。
在开始介绍“自由罗盘”之前，首先要明确“生产力四象限”的概念。
两个工具合用，就可以把我们的任务清单做好分级和评估。
1.将任务清单按“生产力四象限”分类
为什么有些工作做起来特别专注，忘记了时间流逝，而有些工作却令人无比痛苦又耗时？
这里不得不说一下“生产力四象限”。
X轴线表示“专精”：即我们的专业程度，表示我们从能力角度上是不是擅长。
Y轴线表示“激情”：即我们的热爱程度，表示我们对一件事喜不喜欢。
根据这两个维度，我们可以把工作分为四个象限：
渴望区
渴望区是我们的激情和专精高度集中的地方，所谓在“热爱的领域尽情地玩耍”，指的就是这个区域。在这里投入越多的时间，我们的工作效率越高。
干扰区
这个区域是我们有激情，却没有天赋也不擅长的任务。虽然我们喜欢做，但总是做不好，不加注意就会浪费时间。
无趣区
这个区域是我们擅长但并不喜欢的任务。在这里投入大量时间，虽然我们也能做得很好，但会消磨我们的意志，产生被“擅长”困住的感觉。
苦差区
这个区域的任务，基本都是我们讨厌且怎么做都不擅长的事。在这个区域投入大量时间是最糟糕的。
生产力四象限中还有一个没有固定位置的第五区，就是发展区。
发展区
指目前徘徊在渴望区外围，很可能进入渴望区的工作。
这些工作，有部分可能我们很擅长但目前还不热衷，因为没有发现它对我们的价值，这些工作可以培养激情；还有一些是我们无比热爱，有天赋，却还不够擅长的工作，我们可以培养专精。这里也是我们的潜力增长区域。
我们梳理出自己待完成的任务清单后，需要按照“生产力四象限”先进行分类，比如以下是我自己的任务清单分类：
2.将分类任务放入“自由罗盘”，找到真正重要的目标工作
通过图片我们可以看到，“自由罗盘”很像我们平时使用的指南针。
没错，“自由罗盘”的指针指向的就是我们真正的重要目标——渴望区。
通过这个激情和专精的交集领域，我们越朝这个理想的方向努力，工作成效就越高。
现在将按“生产力四象限”分类好的任务，依次放入“自由罗盘中”，并根据每个象限投入的时间，标注好用时占比。
3.评估各区域的时间分配是否合理
真正要实现目标，我们就要把最大的专注力投入到正确的事上。
完成“自由罗盘”后，我们可以自我评估一下：有没有最大限度地把时间精力专注在渴望区的任务上？另外，有没有留一部分时间给自己的发展区？
陀螺转得再快，也无法奔向目的地。
如果我们的时间大量花费在“非渴望区”的任务中，即使我们做得再快再多，也实现不了重要的目标。
因此，我们对任务的时间占比需要做出调整。否则，就会一直陷入事倍功半，忙而无效的境地。
调整并不是一蹴而就的，需要我们有意识地减少“非渴望区”的任务，继而把更多的专注力留给“渴望区”。
那么，怎么做删减呢？
二、给任务清单瘦身，要学会删减和授权
想象一下，原本今天有10件事要做，到了公司马不停蹄开始工作。
但是你的客户、老板、同事却没打算“放过”你，不一会，任务清单上又加上了6件事。
天呢，这样的工作什么时候是个头？简直要崩溃了！
时间是一个零和游戏。我们必须意识到对一件事说“是”，即是对另一件事说“不”。即使我们讨厌说“不”，也必须明白，本质上每个“是”都包含了“不”。
每向他人或自己承诺一个“是”，就在对原本必须要做的事说“不”。
看看任务清单上，有多少事，是这样不经过滤就被加上去的呢？而这里面，有多少事，是真正属于“渴望区”的任务？
“自由罗盘”的指针指向我们应该大量投入专注力的方向。为了提高工作成效，我们必须坚守一个原则：不是“渴望区”的任务，都有可能被删除。
这里不是说“非渴望区”的任务就必须删除，而是我们需要对它们进行过滤和思考，问一问自己：它有没有被删除的可能？我可不可以一开始就不接受它？
1.修剪“非渴望区任务清单”
要给我们的任务清单瘦身，就要从“非渴望区任务”下手。经过“自由罗盘”的梳理，我们已经有了“非渴望区任务清单”，现在我们要像园丁一样开始修剪任务清单了！
（1）删除对自己和企业影响较小的事
逐一检视在“非渴望区任务清单”中的任务，思考哪些任务可以直接删除。举一些例子：
制作微博配图
这部分并不是我的工作，只因为喜欢所以想试试。类似这种在“干扰区”的工作，会特别隐蔽地藏在我们的任务清单里。我们要识别出来，坚决的对自己说“不”。
上网搜资料
明明打算花半小时完成，却搜着搜着忘记了时间，最后竟然用了2个小时！这种无意识地延长工作时间的部分，我们也要无情砍掉。
制作明年的预算
我好烦做预算，但我不能不做啊！有些工作虽然处于“非渴望区”，却不能随便删除。
删除任务或减少任务时间的时候，我们可以遵循一个原则：对自己和企业影响很小的事就能删除。
如果影响很小，又属于苦差区、无趣区或干扰区，那就痛痛快快地删掉它们吧！
（2）4步法摆脱已作出承诺，却并不合适的事
梳理完“非渴望区任务清单”，发现有好多事是之前没经过仔细过滤，就已经答应了的。
但它们确实不是自己特别擅长，或特别喜欢的事。中途变卦又会失信于人，那怎么办呢？
首先，无论工作还是生活，我们必须信守承诺。
但如果经过重新评估，发现这件事你很害怕去做；或明知道做了也是在浪费自己的时间；或者时间所迫你只能给予它很少的投入；又或者其实你的重要度没那么高，退出不会给对方造成不好的影响。
此时，可用4步法回绝不合适的承诺：
第一步：承担责任，不推卸不找借口；
第二步：重申如果没有其他好方法，你愿意履行承诺；
第三步：解释为什么履行承诺，对于对方来说并不是最好的方案；
第四步：为他们的问题提供帮助。不要把担子丢回给对方，明确会帮助他们一起找到双方都满意的新方案。
举个例子，比如你答应帮同事做一项数据分析工作，然而这份工作属于你的苦差区，你既没激情，也没能力做好。
这时候可以和同事商量：“谢谢你信任我，把这项工作交给我。但我做了一段时间意识到答应这件事是个错误。因为我已经做了承诺，我当然愿意做完。但说实话，我觉得由我来负责这件事，没办法帮上你什么，你需要真正懂数据分析的人来协助你。这确实超出了我的能力范围。如果我们一起找一位更擅长这个任务的人，你愿意重新考虑吗？我想这对我们三方都有利。”
大部分情况下，大多数人愿意重新考虑人选。当然也有不同意的，此时我们就还是要继续履行自己的承诺。并在以后说“是”的时候，先仔细衡量一下。
（3）5个技巧，对非渴望区的新要求说“不”
所谓能者多劳，鞭打快牛。职场上很多时候，你的能力越强，效率越高，并不会帮你更好地减少任务。
反而因为“多面手”的名声在外，导致向你涌来更多的新任务。此时要假装自己效率低下，或者生硬地拒绝他人吗？这都不是好方法。
作者在书中列举了5个技巧，能帮助我们拒绝非渴望区的新要求。
承认你的资源是有限的
时间和精力有限，不如大方承认自己“精疲力竭”。
决定谁需要你的直接关注
明确哪几个人是你目前要重点关注的，对暂时顾不上的人说声“抱歉”。
让你的日程表为你说“不”
用时间已经被预定的理由来拒绝。
有策略地回应请求
感谢对方的信任，基于事实原因明确地说“不”，给予对方力所能及的支持。
接受你可能被误会的事实
礼貌回应，表示感同身受，但也要再次重申“不”。
2.七步授权法，让他人分担工作
你不能买到快乐，但可以买到时间。我们每周都有一样的168个小时。但是授权可以让你赎回其中的一些时间，尤其是那些你花在渴望区之外的时间。
经过删减，我们的任务清单只剩下必须由人来完成的任务了。此时，我们可以通过授权，把部分任务交给别人做。
哪些事情可以分出去呢？答案是越不擅长、越没激情的事，越要分出去。
也就是说授权的等级顺序是：苦差区>无趣区>干扰区>渴望区
等等，为什么渴望区的工作也要分出去？当你的渴望区的工作量都已经超额的时候，就需要分出去了。
我刚做管理者的时候，常常陷入授权误区。
想当然认为布置任务给到人，督促进度，最后要结果就好，实际上最后得到的结果与期望值相去甚远。
面对新人100个不放心，管得事无巨细，最后发现新人什么事情都依赖我做决定，把自己累死，新人也没成长起来。
陷入授权误区让我以为“授权”并不奏效，或者觉得是员工能力不行。
但其实，授权需要管事的人投入时间，带领成员一起走完七步授权流程，在这个过程中，双方建立信任、构建能力。
下图是七步授权流程的具体操作步骤：
扎克伯格曾说过：授权并善用他人的力量。如果某件事其他人也可以做到八成，那就给他做。
授权是领导力最重要的部分，无论你是管理一个团队的领导，还是负责一个项目的普通员工。
当你带领团队，或者项目成员完成7个授权步骤。随着团队成员的成长，你可以授权的任务难度及重要程度就可逐渐增加。
此时，团队青出蓝而胜于蓝，而你个人则能专注于更重要的工作，创造更大的价值。
三、设计并执行你的一周和一天，专注推进“重要任务”
现在，我们的任务清单中，只保留了大部分“渴望区”的工作，以及合理占比的“非渴望区”工作。
并且，随着我们有意识的删减和授权非渴望区任务。我们将获得更多时间，专注在“渴望区”的工作上。
但是，有了这份“瘦身”版的任务清单，我们就能高效的达成目标了吗？
当然不是。
即使是这些剩下的工作，它们也将占满你的工作时间。同时，你依然面临多任务管理，以及被频繁干扰的局面。
别担心，这里有3个解决方法。
1.把工作设计成“批量集中处理”，达到深度工作状态
卡尔·纽波特在《深度工作》中提出：深度工作是指在无干扰的状态下进行专注的职业活动，使个人的认知能力达到极限。这种努力能够创造新价值，提升技能，而且难以复制。
而现今，深度工作能力在互联网时代已经日益稀缺。
如何才能保证长时间的深度工作呢？
解决方式就是“批量集中处理”，把工作设计成“一次只专注于一件事”。
有朋友说：“我每天都会把当天要做的事情，集中在下午2-5点的时间段处理，但是效率也不高，时常做不完还要加班。”
其实“批量集中处理”并不是简单地把几件事情放在一起，然后找一个集中的时间段来处理。
而是把相似的活动有序地安排在一整天，以保持高度的专注力和高昂的动力。
什么是相似的活动？本书作者根据日常工作的三大主要活动场景，设置了三大活动类型
台前
也就是你的关键职责，和绩效考核相关，需要交付结果的工作。比如拍视频，视频拍摄与发布；做销售，接待顾客；做策划，见客户做提案，都是台前工作。
幕后
幕后就是为了取得结果做的，包括各种授权、删除、协调准备、维护等筹备工作。比如拍摄前的所有准备工作，以及拍完后的剪辑工作；为了销售学习产品知识、做盘点、做报表；提案前收集资料，写方案等都属于幕后工作。
谢幕后
谢幕后的活动是你恢复精力和活力的关键。它包括工作以外的生活，比如睡眠、饮食、休闲、陪伴家人等。
“批量集中处理”就是把三大类活动填入你的一周计划中。
拿作者来举例子：
将周一和周五设置为“幕后”工作日
用来处理邮件、做研究、学习新技能，做计划与回顾、项目调研等，为最终交付结果的“台前”工作做准备。
把“台前”工作安排在周二到周四
利用这几天接待客户、合作伙伴，录制音频或视频内容。
每天设置固定的杂事处理时间
在每一天的安排上，作者会将查询电邮、回复消息等事务工作，安排在早上进入办公室后半小时，以及下班前的一小时。这样白天的时间，就可以分块安排给需要深度专注的台前或幕后任务。
谢幕后的活动也同样重要
作者把它们安排在周末以及每日的晚间时间。
如果我们在自己的周计划和日计划中，都能这样将任务按活动场景分类，并在一段时间做“批量集中处理”，就能最大限度地减少任务切换，增加深度工作的时间，提高工作效率。
2、提炼“每周3大任务”和“每日3大任务”，保证目标与行动一致
在做计划时，如果专注于一切任务，等于无所专注。
根据二八法则，大约80%的结果产生自20%的行动。这20%的行动，就是能带来最重要目标结果的3大任务。
不管是周计划，还是日计划，我们都需要找到最重要的3大任务，并致力于优先完成它们。
“每周3大任务”
将我们的“瘦身”版任务清单，根据“时间管理矩阵”进行排序，优先选择“重要紧急”，以及“重要不紧急”的工作。
明确“紧急不重要”的工作哪些可以授权出去，删除“不重要不紧急”的工作。最终留下本周最重要的3件事，作为“每周3大任务”。
“每日3大任务”
参考“每周3大任务”，分解到每日，再根据“时间管理”矩阵同样的逻辑，选择出来每日必须完成的3件工作。
3、主动避免干扰和打断，保持专注
加州大学欧文分校的一项研究发现，由于邮件或电话等造成工作中断后，员工平均需要25分钟才能恢复到原有的工作状态。
虽然我们主观上，很不希望自己在工作的时候被打扰。
但实际情况却总是不由我们说了算，微信短信、邮件钉钉、客户拜访、领导的临时拜托等小事在拉扯我们的注意力。
还有我们自己不由自主地分心，隔三差五要看一下微信消息，尽管其实没人找；工作几分钟要刷刷朋友圈，或逛一会社交媒体。
这些或被动或主动的干扰和打断，总是不停地把我们从工作状态中拽出来。
要保持专注，书中也给到2个抗干扰的方法。
（1）避免外界干扰，设立时间边界
我每次看到通讯软件跳出消息，就忍不住要马上回复。不然心里有压力，总觉得别人在等我。相信我绝不是一个人。
惠普公司和伦敦大学的一项研究发现：当我们把注意力转移到来电和短信上时，智商会降低10%，也就是说我们将注意力切换到社交信息上时，我们会“暂时性变笨”。
当我看到这个数据时，觉得非常有必要治一治总因“社交压力”立刻回复消息的习惯了。
除非本职是客服类工作，无可避免需要一直在线。针对外界的打扰，设置延时沟通，主动告知相关人士我们的时间边界，是避免被频繁打扰的关键所在。
关闭应用程序“通知”
精简联系人
每天固定时间段回复消息和邮件
主动告知相关人员你的离线时间段
如果我们自己都不能坚守自己的时间边界，那么别人也不会尊重我们。时间是是宝贵的，要像保护珍贵资源一样保护它。
（2）增加抗挫折耐受力，防止对追求轻松上瘾
除了外界干扰，其实最大的专注力破坏者是我们自己。工作一会，就会转去做琐碎的活动，比如发短信、看新闻、吃点东西。
亚当·加扎利和拉里·罗森教授合作的《走神的大脑》一书指出，人类具有寻求关注的天性。当我们感到无聊、焦虑或者不舒服时，很容易立刻更换频道，去寻找更有趣的东西。
有些挑战性工作就像爬山坡，需要牺牲大量脑细胞，比如写作，做预算。
我们的大脑自然倾向去追求更轻松有趣的事情。所以我们总是工作一会，就去看社交媒体或者做其他轻松些的工作。
此时大脑中的多巴胺开始分泌，就像是一种甜蜜愉悦的奖励，引诱我们一次次从挑战性工作中分心，选择更为轻松的工作。
如此循环，就和对某些事情上瘾一样。虽然快乐，但我们的抗挫折耐受力，进入深度工作的能力，都会逐渐退化。
要增加抗挫折耐受力，作者建议我们：
留意什么时候会有放弃的冲动，提醒自己继续专注手头任务
用正念训练法帮我们专注于当下的工作
坚持写日记，锻炼自我觉察的能力
除了书中的方式，我觉得番茄工作法也是提高专注力的有效方式，即专注工作25分钟，休息5分钟，如此循环。
写在最后
翻开本书前言，映入眼帘的是英国卫报记者奥利弗·布克曼的一句话：
到最后，你的人生，不过是你曾经专注的所有事情总和。
《深度专注力》让我们做正确的事，而不是做更多的事。人生想去往哪里，就要把专注力持续地投入在哪里。
作者说，我们提升专注力，以此来提升工作成效，最终的目的是为了获得“自由”。
让我们能够自由地专注于重要的事，自由地享受当下不为工作所扰，自由地放空一切，自由地追求真正重要的梦想。
现在就开始行动和改变吧，驻足思考——删除舍弃——付诸行动。
愿我们在追求梦想的路上，越专注，越自由！
V公号搜：大脑帮（Brainlearning）关注！
点亮“在看"