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在家办公，时间变多了，工作效率却大大降低
由于疫情影响，很多企业选择让员工在家办公，对于员工而言，这样的办公模式更自由、安全。
在家办公的好处是，不用看上司的脸色，减轻了不少精神上的压力。工作之余，还能把节省在路上的时间用于写作、阅读、线上学习等。
初衷很好，刚开始几天还能坚持，但没过多久能完成的计划越来越少，工作效率也随之大大降低。
不少人认为在家办公效率低下是环境所致：随手可玩的手机、随处可见的零食、随时来干扰自己的家人等等。真的是这样吗？
大家不妨试一试，将以上因素解决掉，你会发现即便没有手机、零食和家人的干扰，工作效率依旧无法像公司里那么高。
在家办公效率低下的核心原因，其实不是环境，而是大多数人缺乏一种宏观思维——系统思维。
这也是今天我要跟大家分享的主题，如何利用系统思维，来提高在家办公的工作效率。
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系统思维，决定在家办公的工作效率
美国科幻作家波尔·安德森说：
“无论一个问题多么复杂，如果能以正确的方法看待，它都会变得简单起来。”
在家办公，很多人将时间和精力都花在某一个环节而忽视全局，这样很容易造成工作上的疏漏，进而导致工作效率降低。这正是缺乏“系统思维”造成的后果。
《如何系统思考》一书中提到：
系统是由一群相互连接的实体构成的一个整体。系统思维也叫整体思维，是一种思维框架，是指将各要素之间，点对点的关系整合成系统关系的全局思维方式。
在家办公，大部分人做的只有“执行目标”这一步骤，却没有意识到，工作的整体框架包含这4个方面：制定目标、执行目标、检测反馈、调整行动。
如果只注重“执行目标”，却忽略其他三个步骤，很有可能会造成这样的结果：目标与结果存在较大差距，难以发现工作失误的真正原因，效率低下呈恶性循环状态等。
可以说，系统思维决定了在家办公的工作效率。
工作的整体框架
那么，系统思维是如何发挥作用的？
1、系统思维的全局观
如果在大山里迷路了，如何找到出路？最佳办法就是站在山顶上找出路，站在山顶的最高处，这样才能看清各个山峰与山谷的结构和位置，找到自救的出路。
这正是《系统思考》中提到的“从全局上研究局部”，不仅仅是考虑单个要素，还要将各要素看成一个整体进行思考，这样能避免遗漏。
对待工作也是如此，从全局角度分析各个步骤存在的问题，避免问题遗漏，保证整体步骤的正常运作，进而发挥每个步骤的最大效用。
2、系统思维的联系观
在上世纪90年代，美国沃尔玛超市的销售人员发现一个有趣的现象：尿布与啤酒这两种看上去毫无关联的商品，销售量总是呈正比。
多名经济学家对此展开调查研究发现：美国家庭大多是妇女在家照顾孩子，丈夫外出买尿布，丈夫在买尿布时，总会顺手购买自己爱喝的啤酒。正因为如此，造成尿布和啤酒销量呈正比的现象，这也是著名的啤酒尿布效应。
在人们的意识中，尿布和啤酒没有任何相关性，但如果将整个购物过程看成一个系统的话，系统中的要素：啤酒、尿布、妻子、丈夫、孩子，就会呈现关联性。也就是说，一个要素（尿布）的变化，会引起另一个要素（啤酒）的变化。
啤酒尿布效应
在家办公也是如此，将工作看成一个系统，每个步骤之间也存在这样的关联：个人与环境、目标与现状、过程与结果的关联等。
比如忽略目标与行动的关联，盲目开始各项工作，当遇到困难时，行动会受消极情绪影响，不仅降低工作效率，还有可能会迷失前进的方向，最终选择放弃。
所以说，工作中关联的每个步骤，对工作效率有直接影响。
3、系统思维的反馈观
一个足球队想要在赛场上赢得比赛，除了球员要具备高水平的技能之外，还需要11个队员默契配合。如果每个队员都想表现自己，只控球不传球的话，球队可能会输得很惨。
如果要让整个球队发挥出高水平，就得约束个体行为，并不断地接受和处理信息流：对方球员的队形信息，以及自己队友站位的信息。如此才能让球队在赛场上获得胜利。
《系统思考》一书中，将这种系统内部的信息流称称作反馈。反馈分为负反馈和正反馈两类，负反馈产生控制、制约效果；正反馈能起到扩大、增强的作用。
在家办公总是沉迷在“执行目标”的步骤上，没有对行动反馈的结果进行处理调整，那么很有可能会在同一个问题上重复犯错，放大负反馈作用，产生工作效率低下的恶性循环。
所以说，当发现自己在家办公的效率降低时，不妨利用系统思维，从全局角度思考和分析原因，找到提高工作效率的办法。
03
运用PDCA工作术，系统性地提高在家办公的工作效率
我们已经弄清楚了系统思维的概念和原理，那么如何通过系统思维来提高在家办公的工作效率呢？
这里建议大家利用PDCA工作术来达成。
PDCA工作术，是一种高效管理模式，包括制定计划（P）、执行计划（D）、检查反馈（C）、调整行动（A）四个步骤。它由日本作家富田和成在《高效PDCA工作术》提出。
PDCA工作术的特点是，让工作步骤更系统化，摆脱“低效勤奋陷阱”。
下面，通过4个步骤来提高工作效率：
第一、遵循五大原则，制定目标
马克·吐温说:
“行动的秘诀，在于把那些庞杂或棘手的任务，分割成一个个简单的小任务，然后从第一个开始下手。”
很多人制定的目标，有的没办法实现，有的半途而废，有的根本没开始就放弃了。之所以会出现这样的情况，是因为目标不够具体，不够清晰。过于宽泛的目标不仅会降低工作效率，还不利于执行。
丹尼尔L·施瓦茨在《科学学习：斯坦福黄金学习法则》一书中提到，有效的目标管理的方法，应该是拆分大目标，设立小目标。
也就是说，制定好目标后，需要将目标进行分解，而分解目标需遵循以下5个原则：
量化：目标必须清晰明确，且足够量化。
实用：假大空的目标很难按时完成，也容易打击自信心，因此，目标必须切合实际。
规划：将长期目标分解规划为一个个短期目标。
挑战：无论是长期还是短期目标，都要具有一定挑战性，能让人保持激情和快速成长。
避免拖延：目标要有时间限制，以及明确的反馈。
英国著名作家特罗洛普，创作过47篇小说。在成为作家之前，他在邮局从事文书工作。为了增加收入，他利用业余时间练习写作，他将写作目标进行了量化：每天写作3小时，每个小时完成1000字，即每天需写作3000字。
为防止偷懒，他用写日志的方式来监督自己，正如他所说：“如果哪一两天我没有写，那么那一两天就是空白的。这些空白就像一双双眼睛盯着我，督促我多加把劲，补上落下的任务。”这也是对目标的明确反馈。
特罗洛普制定目标的方式，完全符合五大原则。正因为日复一复地高效率执行目标，让他成功从邮局员工转变为作家。
所以说，无论制定怎样的目标，要遵循五大原则切忌假大空。目标分解后再逐一执行，不仅能提高工作效率，还能增强克服困难的信心，帮助我们尽早达成目标。
第二、利用触发器原理，激发目标执行力
由于缺少公司的环境约束，加上家里的环境相对舒适，很容易产生行动上的拖延，为了避免这种情况发生，大家可以利用触发器原理，来激发执行力。
触发器，是数字电路领域的术语，运用在工作和生活中，指的是让人注意到某个事物的一种信号。
触发器就相当于执行目标的一个“开关”。当我们感到困乏时会打呵欠，打呵欠这个动作就是一个触发器，它会让人意识到自己“困了”。
将触发器原理运用在工作上也是如此。“触发器”其实就是一个自我暗示，人在“触发器”的提醒下，就能将自己的思考力、执行力和反应力集中起来，进入高水平的工作状态。
畅销作家胜间和代，被誉为日本职场的新女神，她19岁就通过了日本注册会计师考试。在一次采访中，胜间和代提起自己准备考试的经历：为了让自己全身心投入，她每天都会放一面镜子在桌上。当镜子放在桌上那一刻，看着镜子里的自己时，她便开始专心工作。
对于胜间和代而言，放上镜子这个行为就是暗示她投入工作的“触发器”。有点类似学生时代的上课铃声，当铃声一响，学生都回到教室里投入上课状态。
“触发器”因人而异，不管是哪一种“触发”方式，只要找到适合自己即可，坚持形成习惯，让“触发器”成为投入工作下意识的反应，这样就能有效避免行为的拖延。
胜间和代
第三、利用因式分解，检查计划的完成情况
提高工作效率，不仅仅是提高完成工作的速度，还得提高工作的完成质量。完成工作后，需要将完成情况与目标进行对比分析，确认目标是否落实，如果未落实，则需找出原因。
通过什么来检查呢？这里分享一个“因式分解”法给大家。
因式分解，是数学的一个公式法，运用在现实中，是指将一个问题先进行抽象化，然后将其分解，深度挖掘其原因。
以写作为例，阿乐计划一周写4篇文章，字数3500字以上，结果一周过去了，他一篇都没有完成。利用因式分解法这2个步骤，深入分析失败原因：
1、详细罗列构成“目标”与“现状”之间的各种因素：人、写作时间、文章资料、文章发布平台等。
2、深挖原因，至少挖到第五层原因
现状：写作计划未完成。（如下图所示）
第一层：文章质量问题。
第二层：不符合平台要求。
第三层：文章字数太少。
第四层：部分内容写得不够详细。
第五层：时间不够。
通过一层层地深度挖掘，将问题进行结构分解，把一个抽象的问题，分解成一个个具体的小问题，就能找出工作效率低下的根本原因了。
因式分解
第四、通过纠正偏差，调整行动
调整行动是PDCA工作术的一个重要角色，通过更改行动措、调整目标方案的方式，对失败的步骤进行优化，再次采取新行动来提高工作效率，达成目标。这一步骤，也叫纠正偏差。
纠正偏差，是指采取相应的措施和解决方案，来调整目标与现状之间存在的偏差，及时、有力地纠正失败因素。
纠正偏差可分为以下2个方面：
1、造成工作失误的步骤，及时进行调整
在完成一次短期计划后，通过上一步的复盘分析，弄清楚失误原因后，对其进行针对性地调整。
比如目标是每周掌握200个英语单词，执行一周后发现，由于熬夜的缘故，自己精神不佳、注意力不集中、记忆力下降，造成工作效率低下，那么此时就应调整作息时间，屏蔽掉那些让自己熬夜的干扰因素。
2、目标太多，根据实际情况做减法
人的精力是有限的，将精力集中在重要的事情上，这样才有利于提高工作效率。
股神巴菲曾让私人飞行员写下25个想完成的目标，并要求飞行员审视这些目标，圈出最重要的5个。飞行员按巴菲特的话照做后，巴菲特告诉他，要想更高效地完成，就必须将时间和精力都花在这5件事情上。
这就是对目标做减法，在家办公也是如此，要懂得取舍。在有限的时间内，计划不能全部完成的情况下，就需要将不那么紧急的事情划掉，把精力和时间花在最重要的事情上。
通过纠正偏差完成行动调整后，即可进入下一个PDCA循环，采取新行动提高工作效率，逐步向目标靠近。
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结语
在家办公效率低下，很多人误以为是环境所致，但真正原因是对于整个工作环节，缺乏系统思维，仅仅将时间和精力放在某一个环节上，忽略了整体环节的协作和关联。
应从全局角度出发，系统地调节各个环节，运用PDCA工作术的4个步骤来提高工作效率：
第一、遵循五大原则，制定目标
第二、利用触发器原理，激发目标执行力
第三、利用因式分解，检查计划的完成情况
第四、通过纠正偏差，调整行动
希望以上四个步骤，能帮助大家系统性地提高在家办公的工作效率。
参考文献：
[1]《系统之美》
[2]《系统思考》
[3]《如何系统思考》
[4]《高效PDCA工作术》
[5]《科学学习：斯坦福黄金学习法则》