面对种情形,你是张口结舌,不知所措?还是反击回去,事后又追悔莫及呢?
别急,今天和大家分享的这本《关键对话》,就能让你在关键时刻,做出恰当反应,说出合适的话,进而提升对话成功率。
我们先来看看豪华的作者团队。
科里·帕特森,是斯坦福大学组织行为研究博士,约瑟夫·格雷尼,是一位有20多年实战经验的企业资深顾问,罗恩·麦克米兰,是柯维领导力研究中心的创立者,艾尔·史威茨勒,是著名的咨询顾问兼演讲师。
实际上,这4位作者都来自同一家企业——VitalSmarts公司,这家公司的宗旨是帮助团队和组织实现他们最为关注的目标,也可以提供多种咨询和培训服务。成立30多年来,已经成功服务了300多家《财富》500强公司,在全球培训人数高达75万人,是美国成长速度最快的企业之一,更出版了4本《纽约时报》畅销书,除了今天分享的《关键对话》外,还有《关键冲突》、《影响者》和《改变一切》。
今天将从3个方面和你分享这本《关键对话》:
第一,什么是关键对话。
第二,怎样应对一场关键对话。
第三,如何把一场关键对话转变成决策。
首先,让我们来看一下“什么是关键对话”。提起“关键对话”,你可能会觉得,只有那些总统、主席、大企业的CEO们之间的谈话才能称得上是“关键对话”,其实不是的。这本书里的“关键对话”,是指那些能够影响你生活质量的日常对话,有3个特点,分别是:高风险、不同观点和激烈情绪。
例如指出老板错误,是有高风险的;批评同事,是体现不同观点;夫妻间讨论敏感话题,可能会出现激烈情绪;甚至朋友间从聊天升级成争论,也是一场关键对话。可以说,关键对话随处可见。
面对关键对话,大部分人有3种反应,一是逃避;二是敢于面对,但处理不当;三是敢于面对,而且处理得当。你一定会想,只要不是傻子,谁都会选择第三种,可问题是怎么才能达到“既敢于面对,又处理得当”呢?本书为我们总结了7大法则和2大法宝,让我们学了就能用。
下面,我们一起拆解一个书中的案例,来理解7大法则。
案例的背景是这样的:对话双方是一对姐妹,姐姐海伦和妹妹玛丽。玛丽负责日常照顾母亲,海伦寄钱给她,现在母亲已经去世一个月了,她们要讨论一下如何分配母亲留下的房产———一个度假小屋。
对话就在度假小屋开启,因为母亲在去世前的几年里,都是玛丽一个人在照顾,还有许多额外的开销,所以玛丽觉得应该多获得一些财产。但是,玛丽觉得她姐姐不会这么想,所以对话会比较艰难。
玛丽说:我们卖了度假屋吧,一来我们不用,二来,过去4年照顾母亲有一些额外的花销,我需要钱来支付。
海伦说:少和我来这套!我每个月都给你寄钱,要不是因为工作四处跑,我也会把她接回家照顾。
大家注意,海伦有点情绪化了,一场平常的讨论就要升级为关键对话。怎么处理这个棘手的状况呢?让我们从关键对话的7大原则来逐步分析处理。
第1原则,从“心”开始
这个原则的核心需先关注自己的真正目的。可以这样问自己:别人感觉我的目的是什么?我的真正目的是什么?大家注意,这里的目的可以是你自己的,可以是对方的,也可以是关于你们之间关系的。
玛丽这样问完自己,发现姐姐觉得她在平白无故多要钱,而真实情况是,玛丽想为4年多额外的真实花费要一些补偿,不是平白无故的,同时还想维护好姐妹之间的感情。
玛丽不想做出傻瓜式的选择,就是非此即彼、非黑即白式的选择,她继续问自己:“怎么说才能既得到合理的补偿,又不伤姐妹情分呢?”
这就用到第2个原则,注意观察。
观察原则的技巧是,关注什么时候平常讨论升级为关键对话,关注对话的氛围是否安全,是否让对方感到安全,关注自己对压力的应对方式。可以这样问自己:我正在陷入沉默或暴力状态吗?对方正在陷入沉默或暴力状态吗?
于是,玛丽开始观察,她发现和姐姐的对话缺乏共同目的——她们在争辩谁付出的多,根本没讨论房产问题。
到这时,对话已经偏离方向了,姐姐也满心戒备,对话已经没有安全氛围了。怎么办呢?
就需要用到关键对话的第3个原则,保证安全。
怎么保证?让海伦感到对话是安全的,把海伦对玛丽的误解消除就可以了。一般保证安全的方法有3个:一是在必要时道歉,二是利用对比法消除误解,三是利用4步法创建共同目的。玛丽和姐姐的情况适用对比法来消除误解。
玛丽说:我不想吵架,也不想让你感到内疚,我想说的是,我在过去几年照顾母亲比较多,所以想得到合理的补偿。
海伦说:你确定你付出的就比我多吗?
海伦开始质疑了,玛丽该怎么反应呢?她心里一定在想,“我日日夜夜4年多每天贴身照顾你看不到吗?我付出的……巴拉巴拉”,如果这些话冲口而出,对话就一定会被带上歧途,最后陷入在争辩中。怎么办呢?
那就是控制想法,这也是关键对话的第4个原则。
控制想法时可以这样问自己:我的想法是什么?我有没有故意忽略自己在这个问题中的责任?一个理智而正常的人为什么会这样做?想要实现真正的目的应该怎么做?
这样问下来,玛丽就发现,自己真正的想法是:在照顾母亲方面自己做得更多,支付了很多意外支出,所以想多要求一些补偿。玛丽回顾自己的反应,找出想法背后的事实根据,这样才能控制自己的愤怒情绪。然后把这些事实讲给海伦听。
讲述事实,这属于第5个原则,陈述观点。
陈述观点的方法有5个,分别是分享事实经过、说出你的想法、征询对方观点、做出试探性表述、鼓励做出尝试。可以问自己的问题有:我是否对对方的观点完全开放?我讨论的是不是真正的问题?我是否自信地表达自己的观点?
所以,玛丽就把事实和结论分享给姐姐,营造安全气氛让她说出自己的看法。
玛丽是这样说的:照顾母亲时,我必须时刻陪在她身边,而且花了很多钱。当然,我知道你也关心母亲,但事实上,在每日照顾饮食起居这方面,我比你做得多,我想多得到一些补偿支付以前花掉的费用也是合理的。你是不是有不同的看法?我很想听听。
海伦说:好吧,你干脆给我寄份账单得了。
很显然,姐姐对玛丽的看法并不满意,更像是在放弃问题,而不是真心同意玛丽的观点。
怎么办呢?我们需要了解姐姐的的真正想法。这就是第6个原则,了解动机。
了解动机的方法主要有询问观点、确认感受、重新描述、主动引导。需要问自己的问题是:我是否积极了解对方的看法?我是否努力避免不必要的不合?
玛丽的另一个目的是和姐姐保持良好关系,因此了解她的看法非常必要。于是玛丽使用询问技巧探寻姐姐的观点。
玛丽说:听你这么说,让我感觉你并不同意我的看法。(这句是确认感受)是不是我有什么地方理解得不对?(这句是在询问观点)
海伦说:那倒不是,你觉得应当多得到一些补偿,这一点没错。(姐姐的态度有点软化了)
玛丽说:你是不是觉得我这样做对你有些不公平?否定了你的付出?(玛丽在主动引导)
海伦说:我知道母亲去世前那几年我经常出差,不在她身边,可一有机会我就会回来看她,每个月都寄钱给她。我还说过,必要的话我可以出钱请护工照顾她。所以,我没想到在照顾母亲这方面你做了这么多,所以我觉得你是在无缘无故地要求多得到补偿。(海伦说出了自己的真实想法)
玛丽说:你觉得在照顾母亲的问题上你已经尽到最大努力了,认为我的想法很离谱,是这样吗?(玛丽在重复描述、确认海伦的想法)
海伦说:没错,是这样。
此时可以看出,玛丽的想法和海伦有些不同,那就应当使用正确的技巧说明他们之间观点的差异。
于是,玛丽说:没错,你也一直在尽力,我知道你回来一趟也不容易。之所以不请专业护工,是因为母亲觉得让我照顾她更方便,而且我也愿意这样做。但是,除此之外还有一些你并不知道的费用。比如说,过去一年半她改吃一种新药,价格比以前的药贵一倍,保险公司只支付一定比例的住院费,这样的情况还有很多。(玛丽在陈述事实,有额外的费用发生)
接着,海伦说:这么说是这些费用让你为难了?这样吧,我们可以先讨论这些费用,然后再解决财产分配问题,你看怎么样?
到这里,姐姐已经同意支付一些补偿了。那下一步,就是第7个原则,开始行动。
到这一步就是要把一场关键对话转化为行动和结果,在这个转化过程中有一个很重要的中间环节:决策。关于怎么决策和跟进,后面我会单独着重讲解。我们继续说这个案例。
对于如何分担支出问题,玛丽希望能确定一个双方都同意的具体方案。她们应当约定下一步该怎么做,记录下来何人何时完成何事等具体细节,然后商量好行动监督计划。
于是,玛丽说:我对所有费用都做过记录,这个记录可以帮助我们确定各自的付出情况。明天下午我们再讨论公平的分担方案,你看怎么样?
海伦说:行,到时候我们再商量怎么解决度假屋的问题。
到这里,玛丽就运用7大原则,圆满处理了和姐姐海伦关于“母亲遗产处理”的关键对话。是不是感觉有点儿难?没关系,大部分人都会觉得难,觉得这些技巧和问题让人眼花缭乱。实际上,不必每次关键对话都用上这些原则和技巧,我们之前还提到应对关键对话有“2大法宝”,也是2个对话原则。即便仅仅把2大原则运用好,你的关键对话能力也能够上一个台阶。
第一个原则是观察。就是在对话过程中时刻观察自己是否还在对话框架中,关注自己是否陷入沉默或暴力状态,一旦发现偏离了对话框架,就赶紧想办法回来,继续努力维持对话,这就会让你们有足够的时间探讨彼此的想法和需要,最终达成对话目的。
第二个原则是营造安全感。两个人对话时,阻碍观点自由交流的最大障碍就是缺乏安全感。当你发现和对方的对话偏离了安全的对话轨道时,一定要赶紧想办法维护安全的对话气氛,采用什么方法都可以。例如问个问题,对对方的看法表示感兴趣,或者道歉等等,总之,要努力让对方感到舒适自然,这样才会使交流顺畅。我就亲眼看到公司的人力经理在处理员工劳动仲裁的时候,当对方情绪激动、滔滔不绝时,人力经理问了对方一句:“你儿子多大了?”,对方一愣,马上回答“5岁”,随即她因为脑海里想起儿子,嘴角微微翘起。接着又问了几个关于对方儿子的话题,很快,她的情绪就安稳下来,可以进行正常的沟通了。
可以说,这两大法宝是非常有用的,是正确识别、展开和维持对话的基础。只要在关键对话中持续应用,就能够应对大部分的关键对话。如果再慢慢增加至7个原则,你将能轻松应对人生各种时候的关键对话。但仅仅能轻松应对关键对话也是不够的,最终还是要把关键对话的内容变为行动和结果。这中间需要有一个桥梁,就是先把关键对话变为决策,然后通过决策把关键对话变为行动和结果。
首先,我们来看一下决策的4种方式,即命令式、顾问式、投票式和共识式。
命令式决策基本不需要其他人参加决策,只需要执行决策就好了。例如管理部门制定法规,或者企业的员工让上司做出选择,都属于这种形式。
顾问式决策是决策者在选择之前征询少数他人观点,评估各种方案,然后做出选择的一种形式。
投票式决策顾名思义,就是看哪个得票多,就选哪个,比较适合团队决策,可以快速做出选择。
共识式决策是决策者必须讨论到所有人都取得一致意见,好处是统一性和方案的高质量,但使用不当时也会浪费大量的时间。四种决策方式各有利弊,生活中你可以根据实际情况进行选择使用。
当然,有时候决策做了,但还是没有很好地转换成行动和结果。这就涉及到如何分配任务,如何执行决策。好的决策任务分配一定包含4个因素:人、目标、时间、检查方法。我们来一个一个细说。
有句话说的好:“人人有责就等于没人负责”,在任务分配时一定要责任到人,不能模棱两可,也不能是一群人负责,如果有一群人参与时,要指定其中一人总负责并管理其他人,因为“三个和尚没水吃”。
分配行动目标时,一定要明确需要完成的具体任务。因为描述的越清晰,执行效果越好。记得以前做汽车场地试驾活动时,任务描述的是否具体就对结果影响很大。
例如,对现场PG人员,有的现场指挥会说:你们分别站在这几个位置,负责挥旗。有的现场指挥会开车拉着每一个PG,分别到达每个人具体的指定位置,告诉PG:你负责站在这里,当顾客的试驾车辆行驶到某某个路锥时,你要这样挥动小旗,提醒他们前方弯道,减速慢行;或者提醒左侧通行,或者……前一个指挥的现场一片混乱,后一个却井然有序。
相信你一定听过这样一句话:“回头把这个事处理一下”。但这个事什么时候开始?什么时候完成?没有时间期限,很容易不了了之,或者突然发现临近截止时间,最后草草收场。可以说,没有期限的目标最多能成为行动方向。所以,在布置任务时,一定要明确开始时间和截止时间,这样才可能会更好地达成。
此外,在分配任务时明确检查方法,也会有助于目标的完成。需要明确检查的频率和方式。是里程碑式的检查,还是最后一次性检查?是需要书面汇报,还是电话确认?例如里程碑式:“明天中午12点前,需要完成方案的初稿,报给我后,我会提出修改建议,明天下午进行修改,明天下午5点前需要提交给客户”,这样,接收任务的人就很清楚什么时间,需要完成什么事了。
到此,今天这本《关键对话》就分享完了。我们先了解了什么是关键对话,就是那些能够影响你生活的对话,特点有3个,高风险、情绪激烈、观点不同。
然后我们共同学习了应对关键对话的7大原则和2大法宝。7大原则分别是:从“心”开始、注意观察、保证安全、控制想法、陈述观点、了解动机、开始行动。2大法宝是七大原则的简化版,就是注意观察和保证安全,如果一下子做不到七大原则的运用,可以先使用2大法宝,也会收获较好的关键对话效果。而且,为了使关键对话更好地转化为行动和结果,我们把“如何做决策”单独拿出来进行了详细的讲解。
学了这么多技巧,一定要用起来,抓住身边每一个可以改善的关键对话的机会去练习这些技巧,最终使这些技巧和思维方式深入你的骨髓,成为你的习惯,你就一定可以轻松的面对人生的各种关键时刻。当然,开始时会比较难,也不会表现的那么圆满,但没关系,继续坚持下去,很快你就能体会到你领导能力的极大提升,看到你人际关系的改善,最终实现你的人生目标。