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时间管理:掌握高效能人士管理时间五大策略,做时间的主人

大脑帮 2021-12-14

人生天地之间,若白驹过隙,忽然而已。这是大哲人庄子对人生短暂的精准概括。在有限的生命时间里,如何做更多事,创造更多值?这就有了时间管理这门学问。笔者结合自己的行为习惯和对高效能人士的观察,总结出高效能人士时间管理五大策略,掌握并运用这五个策略,让我们一起做时间的主人。


策略一:用整块的时间解决完整的问题

有些人习惯于在零碎的时间里做零碎的事情,这没有什么不对。不过就我个人对于时间使用的经验而言,我提倡用整段时间来处理一件大问题。就拿写作这件事来说,有些作家坚持每天写3000字,数十年如一日。早上或者晚间写够3000字,剩下时间用来思考,阅读和整理资料。而另一些作家则没有这样的习惯,他们更喜欢拿一个月的时间来深度学习某个领域的知识,然后用一个月的时间去实地考察调研找感觉,再拿出一个月的时间写大纲,最后用一个月的时间把作品写出来。


我们可以对比一下,前者每天写3000字,四个月的时间可以产出曰约27万字的作品,后者学习、考察、准备、写作也是四个月时间,字数也可能在20万字上下。这有什么区别么?有的。首先是效率的区别。输入——思考——输出,这是所有作家创作的基本逻辑,也就是说输入、思考、输出这三件事必然都要分割你的时间。拿输入来说,把检索某个领域的资料打散在120天里和集中在30天里的结果和效果显然是不一样的。事实上,你集中时间解决某个问题的时间很可能只有分散处理问题所需时间的十分之一。也就是说,120天里的分散工作内容集中起来处理可能只需要12天。


因此,你要努力创造条件,用整块的时间去处理一个完整问题,而不是把一件事切割成若干小段散落在零碎的时间里。


策略二:每天搞定一件最重要的事


伯利恒钢铁公司总裁查理斯.舒瓦普曾会见效率专家艾维.利会见时,舒瓦普说他自己懂得如何管理,但事实上公司不尽如人意。他说:"应该做什么,我们自己是清楚的。如果你能告诉我们任何更好地执行计划,我听你的,在合理范围内价钱由你定。"


艾维.利说可以在10分钟内给舒瓦普一样东西,这东西使他的公司的业绩提高至少50%。然后他递给舒瓦普一张空白纸,说:"在这张纸上写下你明天要做的最重要的六件事。" 过了一会又说:"现在用数字表明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。"这花了大约5分钟。


艾维.利接着说:"现在把这张报纸放进口袋。明天早上第一件事情就是把这张纸条拿出来,做第一项。着手办第一件事,直至完成为止。然后用同样方法对待第二件事,第三件事......直到你下班为止。如果你只做完第一件事情,那不要紧。你总是做着最重要的事情。"

艾维.利又说:"每一天你都要这样做。你对这种方法的价值深信不疑之后,叫你公司的人也这样干。这个实验你爱做多久就做多久,然后给我寄支票来,你认为值多少就给我多少。"


整个会见不到半个钟头。几个星期之后,舒瓦普给艾维.利寄去一张25万美元的支票,还有一封信。信上说那是他一生中最有价值的一课。


五年之后,这个当年不为人知的小钢铁厂一跃成为世界上最大的独立钢铁厂。


这个故事还有一个版本在结尾处有一句很重要的话:如第一件最重要的是没有完成,其他事将显得毫无意义。


我听到这个故事已经是多年以后的事情,然故事里对于时间的使用原理,我大约在25岁那年就开始了。我的办工作上,我的手包里,我的上衣口袋里,几乎每天都有一张当日的工作清单。我的办法是把一张白纸对着两次,这样就会出现8个面以供写工作清单,这张纸可以用8天。


这张纸不见得能帮助你把每天的工作都搞定,但只要你坚持使用这张纸,它可以帮助你搞定一件事——最重要的那件事。


策略三:记录你的时间流向

1964年4月7日:

分类昆虫学(画两张无名袋蛾的图):3小时15分

鉴定袋蛾:20分

给斯拉瓦写信:2小时45分

植物保护小组开会:2小时25分

给伊戈尔写信:10分

阅《乌里扬诺夫斯克真理报》 :10分

阅《塞瓦斯托波尔纪事》:1小时25分

基本工作合计:6小时20分


上面是前苏联的昆虫学家、哲学家、数学家柳比歇夫的时间日记,更确切地说是他的"时间开销单",这种开销单柳比歇夫从1916年开始记录一直到1972年去世共记录了56年。这位勤勤恳恳的苏联人一生写出了可怕的70余部学术著作,大约1200万字,相当于十余部《平凡的世界》(104万字)。因此,我们很有必要了解一下他是如何使用时间的。


一、计划

终极目标←拆为五年计划←拆为单年←拆为单月←单日←单日纯时间预算并且预留了附加事务时间。


二、分类


1、他首先是把时间分为标准时间和毛时间。标准时间就是吃喝拉撒睡,题主可以理解成肉体正常运行损耗时间。毛时间就是可使用时间,也可以理解为有效时间的毛坯。


2.毛时间又被分为

第一类:中心工作+例行工作。

第二类:标准工作+附加工作。

第三类:休息。


第一类时间:

中心工作:指写书、搞研究。

例行工作:指看书、写信。

看书:围绕中心工作(科研)去看各类相关参考书。

写信:我认为放进第一类的信件时间应该是学术讨论信件。

第一类时间中的一切间歇都要刨除,得到的时间被柳比歇夫称之为【纯时间】,我理解为精深有效时间。


第二类时间:

标准工作:包括上班办公、作学术报告、讲课、开会、杂事、写信(这一类的信件应该是和日常工作相关)。

附加工作:就是临时加进来的事务。


第三类时间:

休息:包括学术界社交、旅行、游泳、看电影、散步、与人谈话、写信。


三、记录

就是开头时间开销单。我认为柳比歇夫56年记录时间开销单并不是单纯的教条的死板的"完成任务",我认为他前一日的时间开销单都是今日时间开销的一把标尺。这好比昨天你吃大餐花了2000大洋,你今天花钱时就会蹑手蹑脚一样。正是这把标尺,清晰的计量出了时间流向,也是这把标尺约束、敦促柳比歇夫永远珍惜时间,永远把更多时间投注给——中心工作。

记录时间是为了准确发现时间的流向,从而纠正时间的投入方向——永远把时间投入给最重要的工作。


策略四:堵住你的时间漏洞

请减少刷屏时间。现在的手机都有屏幕使用时间的检测记录数值,在你翻看这个数值之前,请你先猜测一下你每天的刷屏时间是多少。40分钟?1小时?2小时?不出我所料的话,你的实际刷屏时间是你预估的刷屏手机的两倍,对吗?手机屏幕目前而言是最大的时间漏洞,你必须堵住它。在堵住它之前请丢弃所有关于你使用手机屏幕的借口。你没有那么多邮件和信息要回,这个你知道,有时候你一天都不会出现一条有价值且需要你回复的信息,对么?你也不需要掌握那些发生在地球上各类国家大事,新闻对普通人没有意义。至于你说你在手机上学习,这就纯粹是无稽之谈了,你见过那个有学问的人是手机塑造出来的。

请推掉可有可无的社交活动,这是为你夺回大块时间的不二抉择。

请减少发呆的时间,我说的发呆是一种无所事事的状态,其中不包含思考占去的时间。

请保持良好的休息,不要用牺牲睡眠的方式来向自己的身体压榨时间,这不科学,也不可持续。上文的柳比歇夫有一个习惯:每天睡够十个小时。可见,充足的睡眠是高效率工作的前提和保障。


策略五:让时间效用增值

有人说,时间最公平,对谁都是24小时——这是最大的谎言。

有人凌晨1点还在赶论文,有人凌晨1点还在烧烤摊上烂醉如泥,有人早上7点开始坐在电脑前码字,有人早上9点还在呼呼大睡,如果时间对这两种人都公平,那才叫不公平。

前文都是在讲如何在平面范围内使用时间,这个小节说说如何在立体层面使用时间。时间的支出方式有四种:

第一种,消耗时间,比如娱乐、打游戏、钓鱼、养老等。

第二种,单词出售,比如上班、打工、干零活都属于单词出售自己的时间。

第三种,贩卖时间,比如小老板、企业主、团队长,把别人的时间收购过来统一支出。

第四种,重复出售,比如专利持有者、产权、版权持有者、作家、画家等都是一次付出劳动然后对劳动成果进行反复出售。

想让自己一生的时间效用增值,就必须跨越前两种时间支出方式,努力进入后两种——贩卖时间、重复出售时间这两种模式。


复盘一下,高效能人士时间管理五大策略:

一、用整块的时间解决一个完整的问题。

二、每天做一件最重要的事情。

三、记录时间流向从而纠正时间投入方向。

四、堵住时间漏洞让时间产生价值。

五、让时间增值,进入贩卖和重复出售时间的时间支出模式。


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