BYR档案处理攻略来啦，助你轻松应对毕业季~

 BUPT  北邮 

亲爱的2023届毕业生们

祝贺大家顺利完成学业

即将踏上人生新征程

在离开母校之前

有一件与每位毕业生

息息相关的事

——学生档案

千万不要忘记哦

这份神秘而重要的档案

应该如何处理？

今年的档案转递

与往年有哪些新变化？

今天，邮邮为你带来

学生档案处理攻略

助你轻松应对毕业季~

一、2023年档案转递的新变化

人社部发[2023]26号文件中明确“2023年起，不再发放《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》和《全国毕业研究生就业报到证》（以下统称就业报到证），取消就业报到证补办、改派手续，不再将就业报到证作为办理高校毕业生招聘录用、落户、档案接收转递等手续的必需材料。”

因国家就业相关政策调整，学校不再将就业报到证作为办理高校毕业生档案接收转递手续的必需材料，离校前，毕业生需依据毕业去向提交转档地址和相关证明材料，线上办理档案转递。

由于报到证的取消，转档依据发生变化，今年的转档流程也较往年有较大不同，快跟邮邮一起来详细了解下！

二、什么是学生档案

高校学生档案是学生在学校学习实践活动中形成的记述及反映学生个人成长经历、现实表现等，以个体为单元按归档制度整理、保管，以备查考的信息载体。

三、学生档案一般包括哪些材料

本科生：

• 高中档案材料    
  

• 高等学校招生报名登记表

• 团员相关材料

• 党员相关材料

• 本科入学登记表

• 高等学校毕业生登记表

• 本科成绩单

• 本科毕设成绩评定表

• 学士学位证明

• 奖励、处分

研究生除以上各项外还包括：

• 研究生招生报名登记表

• 研究生入学登记表

• 研究生成绩单

• 毕业研究生登记表

• 硕士/博士学位证明

毕业时，这些重要的文件，将随你状态的变化而产生变动，毕业生离校前一定要及时办理档案转递手续，以确保档案能及时、准确、安全寄出，以便完成自己身份的转变。

那么——

学生档案如何转递呢？

四、学生档案通过什么途经转递

根据国家邮政局相关文件，机要局从2015年6月起不再接受学生档案邮寄，因此，若无特殊情况，我校学生档案均采用邮政EMS邮寄。学生档案严禁寄往家长或学生手中。学生档案严禁私自开封，一旦有拆开痕迹将会被拒收。

如有特殊情况，以下为处理办法：

1、单位取-用人单位到学校领取档案必须持有公函，经档案馆核实，并由领取人签名后，方可领取档案。

2、机要-军队、国家安全部门等特殊涉密单位必须通过机要方式转递学生档案，需就业单位出具“涉密证明”公函并来馆登记后，可申请以机要通信形式发寄。

3、自取-如单位要求毕业生自取档案送至存档单位，必须提交单位开具的调档证明（必须注明“档案允许本人自带”）及身份证件，来馆后签署“档案自提声明”后，方可自取档案。

五、如何确定档案转寄单位

毕业生可依据毕业去向确定档案接收单位，一般有以下情况：

1.国内升学	转寄至升学学校
2.国内就业	单位有人事档案保管权限：转寄至就业单位
单位无人事档案保管权限：可转寄至就业创业地或户籍所在地公共就业人才服务机构
3.国外就业或深造	可转递至户籍所在地相对应的各级人才服务机构或者毕业生就业管理部门
4.就业去向未定	若户口已迁移回原户籍所在地，可直接将档案转递至户籍所在地相对应的各级人才服务机构或者毕业生就业管理部门
因工作未定、户口未定等原因暂时无法进行档案转递的同学，可以延迟转寄档案
5.特殊情况	大学生村官、西部志愿者、支教保研、公派留学、参军入伍的学生档案暂时由学校档案馆保存
定向、少数民族骨干学生档案回原委培单位或省教育厅

六、如何办理学生档案转递

1. 准备档案转递证明材料

毕业生请依据学生类型和去向情况准备档案转递证明材料（一种即可），所有材料均需加盖公章:

1）非委培定向学生

• 三方协议：必须清楚注明档案去向，并与系统填写的邮寄地址信息一致；

• 调档函：抬头为北京邮电大学，并盖有调档单位公章，调档单位需与系统填写的邮寄地址信息一致；

• 落户地人力资源和社会保障局的接收函：档案只能转落户地人才服务机构；

• 户口簿首页和本人页：档案只能转户口所在地人才服务机构。

2）委培定向学生

• 如还在原委培单位就职：请提供原委培单位在职证明，需加盖公章；

• 如已从原委培单位离职：请提供原委培单位离职证明及新任职单位的调档函或存档证明，需加盖公章。

2. 档案邮寄信息采集

请各位毕业生登录北京邮电大学档案馆官网https://archives.bupt.edu.cn，点击“学生档案”入口登录学生档案系统，首次登录请采用手机登录方式，并认真填写毕业生档案邮寄信息采集。

所有毕业生都必须在学生档案系统中完成档案邮寄信息采集的工作之后，才能完成毕业离校手续，进而顺利领取毕业证书。具体要求如下：

转档相关 信息	注意事项
毕业去向	填写真实毕业去向
签三方协议或攻读学位单位名称	就业或升学单位全称，若 未就业或升学，可填写无
档案接收 单位地址	具体到省、市、区县及街道门牌号，在系统选择完省(市)、市(区)后 ，详细地址请不要再重复填写省(市)、市(区)信息
档案接收 单位名称	接收档案单位的全称，不可写简称
档案接收 联系人或部门	接收档案的负责人姓名 或者具体部门
档案接收 单位邮编	必须提供准确邮编
档案接收 单位电话	首选接收档案负责人的手机， 次选接收部门办公电话
上传附件	1.个人承诺书：系统中下载个人承诺书模板，逐条仔细阅读内容，手写签署后上传
2.转递证明材料：上传准备好的转递证明材料，多份证明材料请合并图片上传
学生本人 联系电话	落实档案去向之前，不要停机 或者换号码
备用电话	父母等紧急联系人的电话
特别提示	学生档案严禁寄往学生本人或家长手中，学生档案严禁私自开封

七、档案转递常见问题

1. 学生档案什么时候转递？

集中发档-毕业季，学校档案馆会依据毕业生在档案馆网站所填档案转递信息，及时将每位毕业生的档案转递到升学学校、工作单位或人才服务机构。

寒暑假-放假期间档案馆只接收和整理发档信息，原则上不发档，特殊情况请联系档案馆。

平时-学生在学生档案管理系统中，填写本人转递档案的详细信息，网上提交申请便可，档案馆每周三固定发档一次。

2. 如何查询我的档案状态？

查询方式：北京邮电大学档案馆官网>学生档案>登录学生档案系统>首页>基本信息-当前状态。

档案寄出后，当前状态会显示“档案已经寄送”。

3. 档案寄出后，如何跟踪物流信息？

档案寄出后请及时追踪物流信息，档案妥投后尽快与接收单位确认存档。

EMS运单号查询方式：北京邮电大学档案馆官网>学生档案>登录学生档案系统>首页>发档信息-转寄运单号。

档案一旦寄出，2-4天便可寄达。请同学们及时查询物流信息（通过EMS官网或11183查询）。

4. 学生档案可以自己保管吗？

根据中组部、人社部有关文件规定，任何人不得私自保管他人或本人档案，档案应由县以上(含县)人才服务机构管理。

5. 为什么推荐将档案寄存在人才服务机构？

毕业生有工作单位，但单位不接收档案，推荐寄存在人才服务机构，这些单位属于专门的人事代理机构，从档案寄存之日起开始计算工龄，便于以后工资计算和职称评定。

6. 去向未定可以把档案存放在学校吗？

因工作、户口未定等原因暂时无法进行档案转递的同学，可以延迟转寄档案，但一旦去向明确请及时转出。学生毕业离校后不及时转递档案，档案会存在空档期，档案材料无法持续更新，后续档案存在无法发挥作用的风险，因此不建议毕业后将档案长期存放在学校。

如果还有相关转档疑问，欢迎咨询！

档案馆联系电话：

62280896-803 陈老师

62280896-805 王老师

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出品：党委宣传部（新闻中心）

制作：北京邮电大学学生记者团

来源：档案馆

排版：耿立

责编：董思捷

审核：胡启镔、申晶晶

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