益微学院公开课（7）如何组织一场高效会议？
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1．了解会议低效的4个原因
2．从风靡全球的游戏中学习高效开会的方法
3．了解高效会议的一般流程和注意事项
一、导言
“在夏令营中，你最不想参加的团队活动是什么？”
我想很多人，包括队长在内，都会回答“开会”吧！
在志愿者培训中，我听到了很多“骇人听闻”的开会吐槽：
“我们团队每天都要开会，每次开会至少3个小时……”
“才3个小时，我们要开5个小时呢，开完会还要备课，第二天都要撑着眼皮上课了……”
“要是开5个小时的会能解决问题，那我也愿意啊，可是我们开那么长时间的会，最后都忘了要讨论啥问题了，唉……”
不知道这些吐槽有没有让你想起开会时的“痛苦”经历，开会到底有多难呢？我见过一些NGO和企业在开会时也犯了很多错误，甚至有一本600多页的书专门讲怎么开会！
开会又有多简单呢？其实我们每个人都很擅长开会，当我们在玩游戏的时候，就已经掌握了所有开会的技巧。
今天我就将为大家拆解——开会“低效”的原因，并从一款风靡全球的游戏中总结出高效会议的方法。
二、会议的常见问题
接下来列举4个我们会议中常见的问题，毫无人身攻击，敬请对号入座。
1.一言堂
▲有的人开会一说话就没完，其他人根本没有发言机会。
走访的时候，看到一个团队晚上的例会相当“高效”，队长一个人站在讲台上，下面的队友坐在下面低着头听队长“开会”。队长半个小时就把所有的工作都布置完了，队友一句话都没说就散会了……这样的会议到底达成了什么目标呢？
2.跑题
▲一个问题还没有完全讨论，又开始新的话题……
会议低效的原因，大多数都出在这里。本来召集大家讨论A话题，结果说着说着又想到要解决B问题，最后讨论到C问题……如何设置会议的角色，来解决这个问题呢？
3.打断
▲不等别人说完就随意打断，拒绝聆听，放弃沟通……
开会最让人心烦的Top1,莫过于被人打断了。除了一些“通知”会，大部分会议的目标都是团队共同讨论解决某一问题，但是太多的打断不仅让会议不断停滞，更损伤了大家发言的动力。几次打断之后，估计没有几个人想再说一句话了。
小贴士
1．想要开好会，先得明确会议的目标。在志愿者会议中，绝大多数的目标都是通过团队共同商讨来解决问题，达成共识——大家共同作出的决定，自己才有行动的动力。否则无论是一言堂还是打断，都只会让参会者放弃沟通，听之任之。
2．有些时候我们并没有打断发言，但同样让人不想再沟通了，其原因是——我们评判了对方的想法。如果你刚分享完一个建议，有人开始嘀咕“太不靠谱了”或是“有点困难……”你会有什么样的感受呢？
3．打断和评判都是会议——甚至是沟通的两大杀手！
4.不文明
▲义气之争、人身攻击、恶语相向、拳脚相加
我们经常从新闻里看到，某某国家议员开会时大打出手之类的新闻，好在我还没见过志愿者会议中发生类似的现象。
但这同样值得我们反思：一个低效、无法满足多方权益的会议，将会导致什么样的结果。我们虽然没有肢体上的暴力，但语言上的暴力也足以让我们的团队分崩离析！
“夫议事之学，西人童而习之，至中学程度，则已成为第二之天性矣，所以西人合群团体之力，常超吾人之上也。”
——《民权初步》序言
几十年前，我们因为不懂民主，不会开会而落后“西人”。今天如果我们不能避免以上问题，那么结果不仅仅是一次低效、失败的会议，更会导致团队内的沟通匮乏，让我们损失宝贵的集体智慧，成为一盘散沙。
三、如何组织一场高效会议
1.从游戏中学习
尽管很多志愿者都遇到开会的种种难题，但我却发现其实每个人都是开会“高手”！如果我们把“狼人游戏”的规则运用在开会上，那么你就会发现自己有多专业了！
记住这些原则，下次开会时用“狼人游戏”的方式带领大家开一次会，看看大家的反应如何？
应用以上四个规则，就能避免我们会议中的绝大多数问题了，不过要让我们的会议更高效、更有成就感，你还可以做到这些……
2.会议三角色
一个高效、有成就感的会议，需要具备这三个角色：
主持人、计时员、记录员。
1）主持人 ——保持中立、负责像法官一样维护开会的规则。
一般情况下，会议的主持人都是队长，如果你期待会议能激发队员的潜力、促进有效执行，那么就放下自己的权威，中立地主持大家按照上文的4个规则和流程开会。
如果你有想法，建议最后一个发表，同时提醒团队：我的意见和大家的一样重要，我们集体决策；如果你无法做到中立，那么就请别人来做主持人。
当团队熟悉会议的角色和规则后， 也可以轮流主持会议。
2）计时员——负责计时和时间提醒。
要避免一言堂、提升会议效率，就需要有人专门负责计时。计时员一方面提醒每个人发言的时间不超过团队约定的时长（如2分钟），一方面提醒团队，我们会议进行了多久，距离约定结束的时间还有多久。
当每个人都有了时间意识，珍惜自己的发言，也珍惜彼此的时间，高效会议才有了基本保障。
3）记录员——负责记录会议的内容和成果。
高效会议的标志在于会议达成了目标，同时促进团队有效执行。记录员通过记录大家的意见，避免大家跑题或是忘记说到哪里，也收集了大家的智慧。
当会议有了产出，团队自然就有成就感，更重要的是，这份会议记录要在会后发给队员，一方面能让大家明确会议共识，了解自己的职责，另一方面，也支持队长根据会议结果督导团队行动。
2.开会的一般流程
接下来，我们看看一个高效会议的基本流程是什么样的：
“招募新队员”不是动议，如果改为 “在本月31号之前（时间），安排3个志愿者和2个下午（资源），由副队长负责（人物）在校内（地点）组织一场宣讲会（行动），招募30个志愿者（结果）”就是一个非常聚焦、有讨论价值的动议。
如果有人说“附议”，就代表TA同意讨论，有一人附议，则须对动议进行讨论；无人附议，动议不讨论。
试想如果我们开会讨论“招募新队员”，大家会如何讨论——何时招募？招募多少？谁去招募……这些没有澄清的问题将会导致团队疲于应付最基本的信息，严重影响效率！
而动议的价值就在于——话题发起者预先提出自己对某一问题的行动计划，其他成员可以基于这个计划提供完善建议，这样不仅督促参会者尝试先解决问题，还能迅速的提升会议效率！接着如果有人附议，则团队展开讨论，如果没人附议，则讨论下一动议。
2.表决的正义
一场会议终于顺利高效地开到尾声了，我们即将用民主的投票来决策，等等，你真的理解投票的规则吗？你以为少数服从多数，就是最公正的结果？挑战下面3道题检测一下！（记住你的答案，在文末核对）
1）什么时候可以发起表决？
A、任何人觉得合适，就可以发起表决
B、主持人觉得合适，就可以发起表决
C、每个人都尽情发表意见直到没人再要求发言
D、在既充分但又没有失去限制的表达之后，由主持人发起表决
2）表决的正确流程是什么？
A、有的人喊：“那我们就表决吧，同意的举手……不同意的举手……”
B、主持人说：“同意的和我一起举手……”并先举手，然后统计票数，再说“不同意的请举手……”，并盯着每个人看统计票数
C、主持人说：“不同意的和我一起举手……”并先举手，然后统计票数，再说“同意的请举手……”，并盯着每个人看统计票数
D、主持人：”同意的举手……不同意的举手……弃权的举手“并统计票数
3）表决通过的比例是什么？（以下哪个选项代表动议通过？）
小贴士
1．题①：什么是既充分但又没有失去限制的表达？即“只能等到约定的发言次数用尽，或者没有用尽、但没人再要求发言时，才能由主持人发起表决”。会议前需要对发言次数进行沟通确认，此后严格按照该规则执行。由此选D。
2．题②：更合理的表决流程是——主持人先说：“所有赞成的请举手…（几秒等待），请放下”；再说：“所有反对的请举手…（几秒等待），请放下。注意——不要请弃权的举手，主持人若要表决必须最后举手。因此该题无正确答案。
3．题③：不请弃权票举手的原因——弃权代表“赞成”和“反对”两者均可，而一般的表决规则是“赞成>反对”即可，因此不用请弃权票举手，由此我们获得正确答案：A、C
注：③中C选项，符合“赞成>反对”原则，即使大多数人弃权，也算通过（试想在狼人投票中，其余人都弃票，而只有你投了一个人，那么你的表决是否有效呢？)
③中的D选项，赞成=反对，所以不通过，需要重新讨论，或是提出新的完善动议（试想狼人投票中，你和某一人得票相当，那么会怎么做呢？）
练习
按照组织会议的8个步骤练习主持一次团队会议，然后留言和我们分享你的感受和启发！
四、结语
运用以上的会议原则和步骤，不仅能让你收获一套高效开会的方法，还能培养你自我觉察和反思的意识——我此时公正吗？我有照顾到大家的权益吗？我如何提出一个动议？
期待大家积极实践，先把会议”玩成”狼人杀，然后一步步实践积累经验，相信你会变成人人仰慕的会议大师！
最后推荐2本书：《罗伯特议事规则》和《可操作的民主》。
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