如何让机关公文结构严谨？只需这八个字！

 

      各位秘书朋友，大家好。“结构”原为建筑学术语，后来借用到上，主要指文章的“谋篇”、“布局”。一座建筑的结构是否美观、牢固，在于它的设计精巧、基础坚实、构件完整、连结紧密等。而一篇公文的结构是否紧密“无缝”，像“篱笆”那样“牢不可破”，同样离不开新颖的构思、严密的逻辑、完整的构造和有机的关联。

   我们知道，“篱笆”是用一条或多条线绳将一根根的木杆（或竹竿等）按原先“设计”的形状编结在一起的，有时为了更牢固些，还将木杆埋入挖开的泥土里，踩实。由此推之，一篇公文的结构要紧密、牢固和无懈可击，就必须做到尖、平、圆、齐、实、紧、通、巧。

 

一

尖

  就是要重点突出。正如一幢建筑得有它的主体部分一样，任何一篇公文也应有各自要表述的重点，犹如“冰山一角”，突出在文章语言的“海洋”之上。当然，不同的公文有不同的重点，即使是同一文种也会因表达意图的不同而有所侧重。如“汇报材料”的写作，即使是同一项工作，往往也会因“听汇报”对象的不同而有所侧重。比如，就“智慧交通”工作进行汇报，如果“听者”是兄弟城市的同行，那么系统建设运行的情况则要作为介绍的重点；而如果听取汇报的为本市上级政府时，则可能要将取得的成效以及与国内同行相比有何特点优势等作为重点。此外，还要根据对方的调研考察主题来安排汇报的重点，具体情况具体对待，不宜一概而论。

二

平

  就是要布局均衡。虽不为“大病”，但一篇公文的同层次结构如果全然不顾及篇幅长短，肥者臃肿，瘦者干瘪，畸轻畸重，委实不美。因此，一篇“精雕细琢”的上乘之作，当讲究结构上的对称美，视觉上的平衡美。如年度报告的写作，在同类型内容的陈述中，要尽量讲究笔墨的厚薄均匀，正如美人妆面，是那样的“肌理细腻骨肉匀”。例如2015年国务院政府工作报告中“对过去一年工作的回顾”共有5部分内容，其中，除第一部分394字略少以外，第二、三、四、五部分分别是639字，663字，589字和514字，总体上就显得比较均衡。

三

圆

  就是要结构完整。正如一排篱笆，不论高低长短，木条、线绳、篱笆门等基本构件要一应俱全，少一根“木条”都会发生“跑冒滴漏”，正所谓“麻雀虽小，五脏俱全”。公文写作亦如此。任何一篇公文要合乎规范、表意清楚，总要包含标题、开头、主体、正文、落款等“必备”部分。新修编的《2012年党政机关公文处理工作条例》（中办发[2012]14号）指出，一篇公文的文面结构一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。公文写作者拟制公文时必须注意公文结构的完整性，确保应有尽有，不可或缺。

四

齐

 就是要思想统一。任何一篇公文都有特定的写作目的，也就是要有一个集中统一的主题思想。对于文章的主题来说，用以表现佐证的材料好似“彩珠”，务须“珠落玉盘”、“一线串之”，否则会撒落一地，“失去魂魄”。公文写作是一种目的性很强的写作，简明高效是其生命所在，对于公文写作中散兵游勇、天马行空、“旁逸斜出”式的“漫谈”，必须像对待田间稗草一样坚决除之。“下笔千言，离题万里”是公文写作的“大忌”。如某作者写的《实施方案》中有这么一段：“加快智慧××建设，实施智慧城市××是创新社会治理方式、深化‘美丽××’建设的新路径。根据党的十八届三中全会精神，要全面推进××化服务管理，提高××服务群众、解决诉求、化解矛盾的能力。通过智慧××建设，搭建智慧老秘网平台，切实加强创新社会治理方式，深化基层组织和技术保障，能够确保各项工作‘接地气’，是推进‘美丽××’建设的重大举措”。显而易见，文章的内容和标题不是太“合调”，前文的“智慧××建设，实施智慧城市××”和“创新社会治理方式、深化‘美丽××’建设”没有紧密的关联，有些言不及义，不知所云。

五

实

 就是要血肉丰满。篱笆要牢靠，基础最重要。这里的“基础”，即是指“连成一排”的“木条”要结实，埋入“地面”部分要踩实。就公文写作而言，结构的“实”需要通过以下几方面加以表现：一是观点要和主旨相吻合，否则语言再多也等于“放空枪”；二是观点要和实际相吻合，否则论调再新也是“唱高调”；三是观点要和材料相吻合，否则笔墨再浓也是“弹棉花”。如一位治水部门领导在一次内部部署具体治水工作会议上强调“治水重要性”时如此说：“中央省市领导对××治水工作有着殷切的期盼；转型升级对××治水工作有着迫切的期待；百姓幸福生活对××治水工作有着热切的期望；国际城市定位对××治水工作有着深切的期求”。这段话如果放在全市治水工作会议上由市长来讲确实是高屋建瓴、审时度势，但在一个部门会议上讲确实有点“高射炮打蚊子”，太不“合调”，显得不伦不类。

六

紧

 就是要环环相扣。编织篱笆唯有求“紧”，也就是做到致密紧凑，衔接无缝，才能俭省、牢靠。而对于公文写作来说，“致密”要求文章结构安排既要“疏处能跑马”，也要“密处难容针”，挤掉多余的水分，“烘干”虚浮的“泡泡”；“紧凑”就是要求文章段与段、句与句以及不同内容之间，要像齿轮那样紧相扣连，注意逻辑的严密性，使有限的语言空间尽可能多地装填实质性内容。“衔接无缝”就是注意语意安排的过渡和照应，正如用来砌墙的泥灰和编制篱笆的线绳，将文章的不同部分连结为一个有机的整体。如某作者写的《关于推进××建设工作的实施方案》如此安排文章的结构：一、总体思路；二、重要意义；三、基本原则；四、主要任务；五、推进步骤；六、工作要求。可以看出，这六大内容实际包含四方面内容:一是总的描述，二是写为什么做，三、四、五是讲如何做，六是写怎样才能做好，在结构安排是宛如层层剥笋，逻辑上是严密的。

七

通

 就是要气韵贯通。建筑结构再复杂，也要四通八达。篱笆也如此，不仅做篱笆的木条（或其他材质）之间要“连通”，园内与园外、菜畦与菜畦之间也要“贯通”。中国古代哲学很讲究“气韵”，这在书法、绘画、武术、医学等学科中都有体现，而文学写作方面代表的观点更是有曹丕的“文气说”、苏轼的“辞达说”等。“气”作为一种看不见、摸不着而又确实存在的东西“贯注”于文章的肌体内，推动着文章思路的演化。有了一定写作经验的作者往往能感觉到“文气”的存在。文章有“气”，才能珠玉流转，形神兼备、别有一番“味外之旨，韵外之趣”。古人云“痛则不通，通则不痛”。我们常说“文从字顺”，就公文结构安排而言，“气”要“通”，首先文句要通顺、畅达，尽量少用生僻字、拗口字；其次，思路要清晰，正如编制篱笆要一根木条挨着一根木条地编，编好了一排接着编下一排，同类材质的要尽量编在一起，切不可横生“枝节”，不分风格、类别、层次地“眉毛胡子一把抓”，否则正如在建筑门口措置了一块巨石，焉有能通之理？第三要借势发力，顺“势”而下，因“理”而成，不能像文学写作那样“盘马弯弓故不发”、“王顾左右而言他”。如要给上级关于推进经济社会新发展的汇报材料，一作者如此安排结构：一、夯实基础篇；二、翻开发展篇；三、书写效用篇；四、谋划转型篇。从“基础”、到“发展”、“效用”、“转型”，环环相扣、层层递进，一脉贯通，自然承接，眼到手到，心到“气”到，如有汩汩清泉，于作者运思之际淙淙流泻。

八

巧

 就是要构思奇崛。“看似平常最奇崛，成如容易却艰辛”。结构精巧的建筑，如悉尼歌剧院、古罗马斗兽场为什么能扬名寰宇，成为建筑经典，就在于其“巧”。细度之，“篱笆”结构之“巧”在于布局之巧、造型之巧、编织之巧、因势之巧、造景之巧等。由此观之，一篇公文的结构要产生夺人心魄的力量，务须在结构的每个环节上下足功夫。一是标题要巧。如实体商店拒当网店“试衣间”、埃及大饼的“政治经济学”等，形象明了，具有很强的视觉冲击力。二是布局之巧。如要拟写《关于我市××系统转型升级的设想》这样一篇给上级的汇报材料，笔者以为在结构安排上至少要回答三个问题：一、为什么要转型升级（必要性）？二、转型升级是否可行（可能性）？三、如何转型升级（设想做法）？但有作者是如此安排结构的：一、我市××系统运行情况；二、兄弟城市的经验借鉴；三、我市××系统转型升级的设想。很显然，这样的布局有些文不对题，不合情理。三是照应之巧。如一公文用四个“之路”描述××系统建设的特征：采取政府“花钱买信息”、“养事不养人”的做法，在××上坚持走市场化创新之路；弱化“行政化”，搭建“新××”，在××上坚持走“协同作战”之路；依托“老秘网”，努力降本增效，在××建设上坚持走资源整合之路；立足“大××”，下好“一盘棋”，在统筹城乡上初步走出××建设之路。四是用“技”之巧。如在拟写标题时运用排比、对仗、比喻等。

 

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本文作者：房立洲 卜珺

图文编辑：老秘网老猫

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