战疫，律所 IT 协作与管理实战分享

（本文阅读时间：9分钟）

春节期间，软妹接到好友郭从军（化名）的电话，才知道他刚刚跳槽，即将履新一家外企在华总经理，非常吃惊。他是学法律出身的，毕业以后一直辗转于几家律所，最后一份工作从执业律师转变为律所的执行主任。他这是彻底改行了？

“你可能对律所执行主任这个工作不太了解，其实它就相当于职业经理人，让律师专注于业务，而把执行管理的角色剥离出来。当执行主任的一年时间里，我看到了自己身上的潜力，在综合管理和协调能力方面我是强项，而在法律方面我没有这个天分。所以，我就跨行了。”

然后他向软妹郑重表示感谢：“去年我当上执行主任之后，被委派到西南发展分所，没有一点管理经验，千头万绪，要不是你给我推荐的 Microsoft 365，我不会那么快扎下根来，把业务理顺。”

执行主任每天的工作就是对内处理各律师的繁杂问题，建立标准化的管理制度，对外拓展市场，借助母公司的品牌以非常有限的资源开展营销工作，并与司法系统、媒体等机构建立合作关系，打造企业的良好口碑和社会形象。

郭从军赴任之初，手底下的人马屈指可数，有的人不得不身兼数职，需要高效率的内部协作。他根本没有时间去克隆母公司“令人生畏”的专业 IT 系统：视频会议系统、上网行为管理系统、办案流程系统、电子文档安全管理系统、邮件归档系统，而 IT 标准化与合规性管理是母公司的一项硬性要求。在我的建议下，他们只用一套 Microsoft 365 就实现了对所有业务和内部行政人事的支持。

一则笑谈可以说明 Microsoft 365 的核心工具 Teams 对他们业务的帮助：分所律师到总部交流合作，很不适应各种纷繁复杂的应用各自成一统的“豪华阵容”，奇怪为什么总部反而落后于分所的 IT 环境。

就像成都有“少不入川，老不出蜀”的美誉，郭从军被分派的这个城市，生活节奏也很慢。可是律所这一行业竞争之残酷，丝毫不亚于北上广深。本地已经有三家知名律所，对这个外来户高度警惕，各种手段打压排挤，郭从军所在的律所，在建立“分所执行主任”制度以后，很多 90 后执行主任都极度欠缺管理经验。“分所虽小、五脏俱全”，郭从军这一年的体验，最大的依助就是 Microsoft Teams。

01

在Teams支持下，根据总部发展战略

强化协作，打造专业性品牌

郭从军在建所之初，把完善制度建设、传递总公司的价值观和标准当成首要任务。分析和交流各种历史案例，提高专业化素质。这就需要高密度的学习和交流。

有些文件，如像《律师执业档案管理制度》、《律师企业法律服务工作流程》、《律师投诉查处制度》这些文件还不算敏感，有大量的历史案件则不同：有的涉及到隐私或司法交流，有的还涉及重大商业机密，敏感度非常高，绝不可以通过社交化平台来展开交流。

律所使用 Teams 针对组织、团队、乃至临时组建的小组都有对应的频道和会话，以便于随时随地保持沟通，而且所有重大疑难案件研究讨论的聊天历史纪录都有迹可查，确保合规性。无论是共同撰写文档、召开会议，还是在其他应用程序和服务中一起工作。Teams 几乎是天然为律所办理案件这种快速迭代项目、处理团队文件和协作共享可交付成果而打造的一款交流平台。

通过集成和调用，Teams 成为了他们团队协作的中枢，在沟通的同时可以直接查看文件、打开团队笔记本、查看任务管理和分配情况、查看共享日历、安排会议等等，基本上所有的沟通和工作都可以从 Teams 中开始，甚至省去了打开其他软件的时间。团队在项目持续过程中几乎所有的管理、沟通、协作其实完全的搬上了信息化工具中，这也是他们提高效率的有效手段之一 。

02

在Teams和PowerBI智能化套件支持下

成功达成年度目标，确保创收任务

郭从军深知数据分析的重要性，他第一次使用 Power BI 对全所执业律师的小时费率进行深度分析，就有一个不小的收获。他发现个别部门自成立以来，只有一半的时间可计入业务小时、另一半时间是耗费在所务小时上，就是在管理、内部流程、培训中花费时间太长，在非营利的事情上投入远远超过整个律所的比例：全所平均业务人员的业务小时占到 65%，所务工作小时占到 35%，这和总部的比例是在一个区间的。

然后他基于 Power BI 对客户数据、案件数据、人员工作小时、费率账单进行各种分析，从而及时对业务结构和服务政策进行了调整：有的 IPO 项目做一个收 100 万，干了半年，一直陪着客户，最后钱入帐，细算人员投入时间，才发现这是赔钱的项目！

通过对客户数据的钻取，他的震撼更大。一直以来总部的指导思想是优先侧重于外企和民企，而认为国有企业边际贡献率太低。但具体到他们所在的城市，国有企业客户更优质，小时费率超过外企 540 元。他们马上开始调整市场策略，加大了对国企的宣传力度。

他们还使用 Teams 来统计合伙人的贡献。每个案件中，只要说合伙人在 Teams 中参与指导沟通，哪怕只参与了 0.1 小时也算参与。比如，一个合伙人虽然在各个案件中一共参与了 198 个小时，但是他所参与的案件收费却是 482 万，最终计算出来他参与的案件费率是 2.4 万，高于本所所有执业律师，这说明分所的合伙人是合格的，所参与的业务都是产生效益最大的案子。这种统计，是其他业务系统都实现不了的，因为日常的业务交流很难被记录在案。

在激进的拓张性政策实行一段时间以后，他们开始进行创新产品与服务项目的设计。律所要生存，就不得不直视大环境变化带来的前所未有的机遇和挑战。Teams 不仅能支持一对一会议和团队会议，还可支持多达上万人参与的直播活动。郭从军团队借助 Forms 展开客户调查，发现很多企业希望能提升全员的法律常识，就在这一领域为客户提供增值服务，为其 VIP 客户进行定制化的商法相关的普法服务，一年下来一共开展 30 余场视频直播，累计参与人次达 20,620 人。

03

借助SharePoint和Teams

实现资源共享、知识共享，确保合规性

无论是公司化律所还是传统律所，知识管理在管理实践中是一个非常难以推动的工作。执业律师大量的时间要投入到顾问和案件的跟进，不可能来负责接通所有的业务咨询电话。而律所的律师助理、实习律师、主任秘书又不能同时兼备专业法律知识和丰富司法实践，常常会在和客户咨询的第一触点，因为客户不满意其意见而流失掉。

这就需要律师非常主动地将专业知识转移到企业的内容管理平台 SharePoint 上，由知识管理者进行二次梳理，律所根据知识资产的使用情况、对接案件的跟进，最终把相应的知识撰写者加入到任何一个案子的分红序列中。此外，还要求执业律师在承办的所有案件中使用相应的模板，让每个项目有整套完整记录体系，供所内律师借鉴学习，助力每个青年律师学习效率倍增。

举例来说，当客服人员接到客户来电或在接待来访前，就离婚案和夫妻一方涉及到正在进行的债务纠纷案提供首次交流与咨询，并不确定这样的案件是否是合并审理还是分开审理，而几个业务律师要么在忙，要么在庭审之中联系不上，她就可以在知识库中输入关键字，快速查到相应的主题和文章，让客户才有可能进行下一步的预约。而这一次的知识库使用记录，被会 SharePoint 二次开发的一个页面记录下来，最终当律师赢了这个案子之后就可以计算奖励了。

他们还有一个典型的案子，是在二审开庭前半天才介入代理，时间紧任务重，承办律师借助内部的知识库，很快发现对方起诉程序错误，一审律师未予发现，上诉时仍未提出。承办律师果断变更代理策略，利用“社会公共利益原则”，请求二审法院在上诉请求范围以外予以审查，得到支持。可以说知识库对胜诉起到决定性的作用。

基于 Teams 和 SharePoint 的整合，律所创建了数据丢失预防（DLP）策略，为团队配置加密和权限的敏感度标签。SharePoint 中的文件都可以共享或下载到本地驱动器。在 Teams 中，添加了 sensitivity/API 标签之后，具有高度敏感信息的文件受到额外保护，不接受未经授权的访问，即便下载也无法打开。

可以说，Microsoft Teams 对打破传统律所的办公管理边界，实行远程协同起到了决定性的作用。上线以来，所内律师可随时使用手机上的 Teams 和 Outlook 来进行协作交流，通过 Forms 展开客户调查统计反馈需求。这对于律所这种强调和时间赛跑的高效专业服务行业来说，以“不可或缺”来形容，毫不夸张！

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刘润，润米咨询创始人，《刘润 • 5分钟商学院》主理人，前微软战略合作总监。

刘润先生利用自己多年在IT、互联网业的洞察、经验等，通过培训、咨询、投资等方式，致力于帮助传统企业拥抱互联网，抓住趋势红利，顺利在经济寒冬中找到突围之道。服务过的机构有：著名香港企业家李家杰先生、海尔集团、中远国际、百度、晨兴资本、康宝莱、拍拍贷等。

李亮，现任微软大中华区 Microsoft 365 高级产品市场经理。

致力于前沿技术的推广和应用，通过智能云服务和技术提升企业业务效率。李亮先生在 IT 及互联网领域有超过 15 年的经验，于 2008 年加入微软，曾先后任商业解决方案事业部以及合作伙伴/开发者生态事业部高级市场经理。

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