汇业评论 | 《档案法》新修订对企业档案管理的影响及对策
文 | 黄春林 合伙人 李天航 合伙人 汇业律师事务所
2020年6月20日，第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议修订通过了《档案法》（下称“修订版”），这是继《档案法》自1987年首次发布以来的第三次修改。与前两次仅修正个别条款不同，本次修订在章节及主要内容方面均有较大调整，从现行法的六章27条修改为八章53条，主要修改内容涉及档案管理制度、档案开放期限、档案信息化建设以及档案监督检查等，自2021年1月1日起施行，对企业档案管理影响较大。
综合主管部门之前发布的一系列面向企业档案管理的法律文件及监管实践，汇业律师事务所黄春林律师团队简要分析《档案法》修订版对企业档案管理工作的影响及对策如下，仅供参考。
一、企业应当建立档案管理的制度及岗位
修订版最大的亮点之一，吸收了《档案法实施办法》有关规定，从法律层面进一步完善、健全了企业档案管理制度和岗位、人员合规要点。
制度层面
修订版新增第十二条、第十九条等明确，包括企业在内的组织，应当依法健全档案管理制度，具体包括但不限于档案管理原则与宗旨、归档范围识别指引、档案管理设备设施管理制度、档案信息化管理制度、档案保管期限及销毁制度、境外档案管理制度、档案出境管理制度、档案安全风险管理制度、档案管理应急预案，等等。
岗位及人员层面
修订版进一步明确，企业应当建立档案工作责任制，确定档案管理机构或者档案工作人员。企业应当制定相应的岗位职责、议事规则、任免机制、人员背调、任职离职背调、考评奖惩机制以及相适应的培训机制。
二、企业文件材料归档范围及期限
修订版第十三条明确，反映企业主要研发、建设、生产、经营和服务活动，以及维护企业权益和职工权益的文件材料，应当纳入企业归档范围。
具体归档范围和期限方面，各行业监管基本法以及行业主管部门发布的单行法律文件均有相对详细的规定，例如《企业法人登记管理条例》、《会计档案管理办法》、《企业会计信息化工作规范》、《企业职工档案管理工作规定》、《外商投资企业档案管理暂行规定》、《建设项目档案监督指导工作指南》、《金融企业业务档案管理规定》、《医药档案管理暂行办法》等等。因此，企业应当根据行业特征、材料性质、适用的法律法规等，制定文件材料识别指南，适时开展档案合规审计项目，全面评估文件材料的归档范围及期限。
在此之前，国家档案局发布了《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（即业界知名的10号令）、《企业电子文件归档和电子档案管理指南》等文件，详细罗列了企业文件材料的归档范围，具体包括但不限于：反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的；本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料；等等。此外，10号令等文件还进一步规定，企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年，其附表《企业管理类档案保管期限表》详细罗列了各种文件材料的保管期限。
三、企业档案出境流动合规
根据修订版第二十二条、第二十五条等规定，企业所有的档案，若对国家和社会具有重要保存价值或者应当保密的，企业应当妥善保管，严禁出卖、赠送给外国人或者外国组织，且不得擅自运送、邮寄、携带出境或者通过互联网传输出境；确需出境的，应当按照《档案法实施办法》等规定，经省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准，海关凭批准文件查验放行，同时还应当遵守《保守国家秘密法》、《网络安全法》等有关规定。企业违反该规定的，由海关或者有关部门予以没收、阻断传输，并对单位处一万元以上十万元以下的罚款，对个人处五百元以上五千元以下的罚款；并将没收、阻断传输的档案或者其复制件移交档案主管部门。
在此之前，银行、保险、出版、出行等行业也单独规定了企业档案出境的限制。例如，根据《金融企业业务档案管理规定》等规定，未经档案行政管理部门许可，金融企业不得以任何方式将涉及国家秘密的业务档案携带出境；根据《企业会计信息化工作规范》等规定，企业会计信息系统数据服务器部署在境外的，应当在境内保存会计资料备份，备份频率不得低于每月一次。
四、中资企业境外投资中的档案管理合规
在此之前，《企业境外投资管理办法》、《中央企业境外投资监督管理办法》等从不同角度规定了中资企业境外投资的文件资料和信息数据的备案、保存有关的规定。
为了进一步规范中资企业设立的境外实体（包括全资企业、控股企业、项目部、办事机构等）的档案管理工作，国家档案管理局于2018年底发布了《企业境外档案管理办法》。根据该办法，企业应当遵守的合规要点包括但不限于：
（1） 明确境外档案的管理制度、分管领导和归口部门，档案管理一般应当选用中方员工；
（2） 境外档案应当建立机读目录，重要档案进行全文数字化，并定期做好备份，有条件的可应用电子档案管理系统；
（3） 境外档案统计应当及时准确，统计年报定期向投资主体或母公司报送；
（4） 境外档案保管期满时应当进行鉴定，并在鉴定意见书报投资主体或母公司审批同意后进行档案处置；
（5） 境外档案采用外包服务方式管理的应当严格审核承包方的信息安全服务资质和能力，严禁将涉及国家秘密的境外档案管理外包或委托任何社会中介机构保管，等等。
五、企业档案管理信息化建设
本次修订版专门增加了一章“档案信息化建设”， 保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。
根据修订版规定，企业应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与OA系统、CRM系统、HR系统等相互衔接。电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。
在此之前，国家档案局办公室发布了《企业电子文件归档和电子档案管理指南》。该指南详细规范了企业电子档案的管理机制、归档范围、保存期限，以及相关电子档案管理系统建设、运维及接口规范，电子档案采集、存储、保管、利用与处置等全生命周期合规要点，等等。
此外，根据《网络安全法》、《档案信息系统安全保护基本要求》、《信息安全技术-网络安全等级保护基本要求》等规定，企业电子档案管理信息系统应当根据系统功能、数据类型及数量、行业特征等因素，依法开展等保定级、备案及测评等相关的合规工作；系统使用密码工具的，还应当符合《密码法》有关的规定；系统存储、处理个人信息的，还应当符合我国个人信息保护有关的法律法规；等等。
综上，《档案法》本次修订内容较多，从法律层面为企业设定了较多合规义务及责任。企业应当根据企业经营实际情况及行业特征，在《档案法》修订版正式生效前，聘请专业机构开展档案管理合规专项审计工作，明确合规差距，尽快推进合规整改，降低企业经营过程中的档案管理合规风险，避免企业主要负责人或直接责任人员因档案管理违法违规承担行政甚至刑事法律责任。
黄春林
汇业律师事务所高级合伙人
黄春林律师，现为上海市律协互联网与信息技术专业委员会副主任，主要执业领域为网络与数据合规、高新技术及泛娱乐领域综合法律服务，常年为数十家境内外企业提供前瞻性法律服务解决方案，2019年在人民法院出版社出版专著《网络与数据法律实务：法律适用及合规落地》，连续多年被LegalBand、商法、知产力等评为中国顶级律师之一。
李天航
汇业律师事务所高级合伙人
李天航律师，上海交通大学网络空间治理研究中心研究员。主要执业领域为网络安全与数据合规、公司业务合规、刑事法律风险防控、反舞弊调查、刑事辩护、刑民交织争议解决、劳动与人力资源。在网络安全与数据合规领域有丰富的实践经验，为多家全球领先企业提供法律合规服务，发表多篇实务文章。曾在上海市公安局法制办公室工作逾16年，负责大案要案指导和协调、刑事案件质量控制、刑事政策制定等。
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