采安仲裁|仲裁委秘书办案程序规范

导语

如何把握仲裁程序？仲裁委的秘书其实对案件程序比较熟悉。本文分享的是太原仲裁委的秘书办案程序规范。虽然各仲裁委的仲裁规则不一样，但国内仲裁机构整体上仲裁规则具有相似性，因此本程序规范也有一定的参考价值。

太原仲裁委员会秘书办案程序规范

第一章  总 则

第一条：为细化秘书办案流程，做好当事人和仲裁庭的服务工作，提高办案质量和效率，根据《中华人民共和国仲裁法》和《太原仲裁委员会仲裁规则》（以下简称《规则》）、《太原仲裁委员会办案细则》（以下简称《细则》）的规定，制定本规范。

第二条：本规范所指的案件是从当事人向太原仲裁委员会（以下简称本会）提交仲裁申请书开始的所有案件的流程，分为受理、案件移转、审理共三个方面。

第三条：办案秘书负责仲裁案件的程序管理和协调服务工作。

第四条：办案秘书应认真执行本规范，公正、严谨、高效地办理好仲裁案件，以优质的服务，提升太原仲裁委员会的仲裁公信力。

第二章  受 理

第五条：受理部办案秘书负责案件的咨询、收案、受理，及仲裁庭组成之前的所有案件程序工作。

第六条：办案秘书应当严格审查仲裁申请书，使仲裁申请书符合书写格式，管辖明确，仲裁请求具体。

第七条：办案秘书应对申请人提交的仲裁协议、仲裁申请书、证据材料、申请人身份证明及授权委托书、被申请人身份情况等材料进行认真审核。

第八条：案件收案后，由受理部主任分配案件，指定办案秘书。办案秘书自受理仲裁申请之日起应建立案件受理流程信息档案，负责推进案件程序。

第九条：办案秘书自收到仲裁申请之日起五日内，对于符合受理条件的予以受理，编写案件编号、确立案件案由，填写立案审批表并将受理仲裁申请通知书、举证通知书、仲裁规则、仲裁员名册、仲裁庭组成人员及庭审方式选择书、授权委托书、法定代表人身份证明、当事人送达地址确认书等材料送达申请人；认为申请仲裁手续不完备的，可以要求申请人补充。并要求申请人提供向被申请人送达仲裁文书的1-2个明确的、有效地址，如因被申请人的地址不明产生的仲裁文书送达不到的风险由申请人承担。

办案秘书受理案件时应将案件的相关风险告知申请人，并让申请人签署《太原仲裁委员会申请仲裁风险提示书》。

办案秘书应当明确告知申请人举证期限、案件适用的程序，并通知其于十日内选择仲裁员及庭审方式，撤回仲裁申请的相关权利义务。

第十条：对于不符合受理条件的案件，应当告知不予受理并说明理由。

第十一条：办案秘书应当按照本会规定的收费标准计算仲裁费用，并开具预收仲裁费用通知单。申请人提出缓交、减交仲裁费申请的，应上报秘书处批准。

第十二条：当事人申请财产保全或证据保全的，办案秘书应当严格审查保全材料，依照《中华人民共和国民事诉讼法》及《中华人民共和国仲裁法》的有关规定开具保全函件，由受理部移交相关人民法院。

第十三条：办案秘书自受理仲裁申请之日起五日内将仲裁通知书、仲裁申请书副本及其附件、仲裁规则、仲裁员名册、仲裁庭组成人员及庭审方式选择书、举证通知书、授权委托书、法定代表人身份证明、当事人送达地址确认书等材料送达被申请人。

案件送达后，应当明确告知被申请人举证期限、案件适用的程序，并通知其于十日内选择仲裁员及庭审方式，十五日内提交答辩状，提出仲裁反请求的相关权利义务。

第十四条：办案秘书按照申请人提供的被申请人的地址邮寄送达相关仲裁文书被退回的，受理部可安排二名办案秘书前去被申请人的办公地址进行直接送达，直接送达无人签收的，受理部可邀请公证机关进行公证送达。

第十五条：办案秘书按照申请人提供的被申请人的地址邮寄送达相关仲裁文书被退回的，又找不见被申请人的住所地、经常居住地、注册登记地、主要营业地、主要办事机构所在地等，可向被申请人公告送达相关仲裁文书。

第十六条：申请人和被申请人在收到《当事人送达地址确认书》后，应明确填写仲裁文书的送达地址及联系电话，仲裁文书按照《当事人送达地址确认书》中的地址一经寄出即视为送达，在仲裁过程中双方当事人如有地址变更应及时告知办案秘书。

第十七条：办案秘书在向当事人送达仲裁文书后的十日内督促当事人提交《仲裁庭组成人员及庭审方式选择书》，并督促被申请人提交书面答辩状、授权委托书及主体资格证明文件。

第十八条：办案秘书应在举证期限内督促当事人提交证据材料，对当事人提交的证据材料要一一核对，防止缺页漏页，并让当事人填写证据目录，编写页码。

第十九条：办案秘书自收到被申请人提交的书面答辩书之日起五日内将答辩书副本及其附件送达申请人。

第二十条：办案秘书应对当事人提交的管辖权异议，及时上报本会，由本会作出书面决定后，送达双方当事人。本会难以作出决定时，可引导当事人向人民法院申请确认仲裁管辖的效力。

第二十一条：办案秘书应对当事人提交的延期举证申请，及时上报本会，由本会作出书面决定后，送达双方当事人。

第二十二条：办案秘书对申请人申请撤回的案件，应当审核是否符合撤案条件，符合条件的三日内制作书面决定书送达双方当事人，并办理相关退费手续。

第二十三条：在双方当事人提交了《仲裁庭组成人员及庭审方式选择书》后，或期限届满后当事人明确表示不提交《仲裁庭组成人员及庭审方式选择书》，或当事人未提交的，办案秘书应及时填写《仲裁庭组成人员审批表》报送受理部主任审核，由受理部主任统一上报本会主任指定。

第二十四条：受理部应在本会主任指定仲裁员后三日内完成案件的组庭工作，合理搭配每个案件的仲裁员组成。

第二十五条：受理部在确定仲裁庭后三日内向审理部移交案件。

第三章  案件移转

第二十六条：受理部主任将案件的组庭情况移交审理部主任，由审理部主任确定案件的办案秘书后告知受理部。

第二十七条：受理部办案秘书整理案卷，并将案件送达情况、有无书面答辩意见、被申请人是否提交书面证据及证据份数、提交日期、是否提出变更请求、是否提出反请求、案件保全情况、是否提出延期举证申请及管辖权异议申请、仲裁庭组成情况等信息填写仲裁案件流程表。

第二十八条：受理部办案秘书填写办案流程表后，连同案卷材料一并移送审理部办案秘书。

第二十九条：审理部办案秘书应认真查阅案卷，详细核对当事人的申请书、答辩书、主体资格、授权委托书、仲裁庭组成人员及庭审方式选择书、证据材料的份数及页数等，核对当事人的送达情况，如有问题，及时与受理部进行沟通。

第三十条：审理部办案秘书在移交案件后三日内通知仲裁员，确定仲裁员是否办理案件。如仲裁员无法办理案件的，应及时将案件返回受理部另行组成仲裁庭。

第三十一条：审理部办案秘书在案件接受后未向当事人送达《仲裁庭组成通知书》之前，未提交《仲裁庭组成人员及庭审方式选择书》的一方当事人又提交了书面《仲裁庭组成人员及庭审方式选择书》的，及时将案件返回受理部，由受理部上报主任，决定是否更换仲裁庭组成人员。

第四章  审 理

第三十二条：审理部办案秘书自接受案件后三日内向当事人送达《仲裁庭组庭通知书》，并同时建立个案微信联系平台。

第三十三条：办案秘书在仲裁庭组成之日起三日内，应将案件的申请书、答辩书、证据材料、双方当事人信息、代理人信息、仲裁员选定（指定）书以及仲裁案件流程表等材料送达仲裁庭组成人员。

办案秘书将仲裁员签署的《太原仲裁委员会仲裁员办案自律公约》送达当事人。

第三十四条：办案秘书对于仲裁员不能保证案件审理时间的，或者有影响案件正常审理的特殊事由，应及时通知双方当事人重新选定仲裁员或者报请本会主任重新指定仲裁员。

第三十五条：办案秘书对当事人在举证期限届满前提出书面延长举证申请，应当将该申请转交仲裁庭，经仲裁庭合议后，作出书面决定，送达双方当事人。

第三十六条：办案秘书对当事人在首次开庭前提出管辖权异议的，应将书面申请转交仲裁庭，经仲裁庭合议后，作出书面决定，送达双方当事人。

第三十七条：仲裁庭合议认为需要当事人补充材料和证据的，可向当事人发送程序令，由办案秘书通知当事人在仲裁庭规定的时间内提交。

第三十八条：办案秘书应在首次开庭前通知仲裁庭进行合议，仲裁庭拟好庭审提纲后根据仲裁庭的安排确定开庭时间，向当事人送达书面《开庭通知》，并以短信方式向仲裁员通知开庭时间。

如仲裁庭没有进行庭前合议，不能确定庭审提纲的，办案秘书就不能安排案件的开庭。

第三十九条：办案秘书对庭前可能调解的案件应当在首次开庭前三日询问双方当事人是否同意庭前调解，若同意，通知仲裁庭在首次开庭前安排时间进行调解。

第四十条：办案秘书对于仲裁庭认为需要在首次开庭前进行证据交换，应在举证期限届满后开庭审理前，确定时间进行交换证据，并对证据交换过程进行记录。

第四十一条：办案秘书庭前准备工作：

   （一）提前二十分钟到庭；

   （二）以短信和电话的方式再次提示仲裁员、当事人、其他参与人准时到庭；

   （三）检查案卷中给双方当事人送达的材料有无遗漏；

   （四）将仲裁员、当事人、其他参与人的席卡、桌椅摆放到位；

   （五）将记录稿纸、笔等文具摆放在仲裁员桌面；

   （六）为仲裁员、当事人、其他参与人准备好饮用水；

   （七）将庭审笔录首部内容提前录入计算机；

   （八）向仲裁庭报告庭前准备工作。

第四十二条：办案秘书在开庭时核对双方当事人的出庭人员及旁听人员，仲裁庭对于旁听人员应征求双方当事人的同意，并记入开庭笔录。

第四十三条：在开庭时，办案秘书应做好开庭记录，应准确、简明、忠实地记录，避免出现错字、漏字和别字的情况。对漏记、错记的部分应及时补正。记录结束后，应及时组织仲裁员、当事人、代理人核对笔录并签名。

第四十四条：对于仲裁庭决定鉴定的案件，双方当事人共同选定鉴定机构的，办案秘书应联系鉴定机构，让鉴定机构提交相关资质，并询问鉴定事宜是否在鉴定范围内，鉴定费用的多少及交付问题。办案秘书应将上述了解的情况及时报告仲裁庭。

第四十五条：双方当事人未共同选定鉴定机构，由仲裁庭指定，或双方当事人委托仲裁庭指定鉴定机构的，办案秘书向仲裁庭提供本会入围的鉴定机构名册供仲裁庭选择，仲裁庭确定鉴定机构后，办案秘书及时联系鉴定机构，让鉴定机构熟悉案情、确定鉴定材料及鉴定费用。办案秘书应将上述情况及时报告仲裁庭。

仲裁庭在本会入围的鉴定机构名册之外指定鉴定机构的，办案秘书应及时向审理部主任汇报，审理部主任向分管业务的秘书长汇报。经分管业务秘书长审批后，办案秘书通知仲裁庭，并让鉴定机构提供相关资质后，鉴定机构确定鉴定材料及鉴定费用。办案秘书应将上述情况及时报告仲裁庭。

第四十六条：办案秘书应督促仲裁庭尽快合议鉴定事宜，确定鉴定范围、鉴定机构、鉴定费用、鉴定材料等，并制作鉴定决定书，送达双方当事人。

第四十七条：办案秘书应和鉴定机构联系，签订委托鉴定协议书，明确鉴定时间、鉴定内容、鉴定费用等。

第四十八条：办案秘书应在鉴定机构收取鉴定费用后督促鉴定机构在协议书约定的时间内尽快出具鉴定意见书。如鉴定机构未在协议书约定的时间内出具鉴定意见书的，办案秘书应让鉴定机构出具书面说明，并把该说明转交仲裁庭。

第四十九条：鉴定机构出具鉴定意见书后，办案秘书应及时将鉴定意见书送达双方当事人，并转交仲裁庭。

第五十条：鉴定机构出具鉴定意见书后，办案秘书应督促仲裁庭尽快确定开庭时间，组织当事人对鉴定意见书进行质证。开庭时，提前通知鉴定人员到庭，回答当事人和仲裁庭的提问。

第五十一条：对仲裁庭认为有必要自行调查事实、收集证据的，或根据当事人的申请，仲裁庭决定调查取证的，办案秘书要认真辅助仲裁庭完成调查取证工作，作好调查勘验笔录。

第五十二条：办案秘书对庭审结束后当事人补充提供证据的，应认真核对后发送给对方当事人及仲裁庭。仲裁庭决定需要再次开庭的，办案秘书应及时与仲裁庭确定开庭时间，并书面通知双方当事人。

第五十三条：对于疑难案件，需要提交专家委员会论证的，办案秘书应作好联系和组织工作，并负责专家委员会记录。

第五十四条：双方当事人在开庭时达成调解协议的，办案秘书应做好调解笔录，起草仲裁调解书，经仲裁庭审核、在调解书签名后，办案秘书将调解书装订、盖章，送达双方当事人。

第五十五条：当事人达成和解协议，要求撤回仲裁申请的，办案秘书应及时组织仲裁庭合议，仲裁庭决定准予撤回仲裁申请的，办案秘书应制作决定书送达双方当事人。仲裁庭决定驳回撤回仲裁申请的，办案秘书应及时通知双方当事人。

第五十六条：办案秘书在最后一次庭审结束后十日内，督促仲裁庭进行合议，并做好记录。如仲裁庭逾期不合议的，办案秘书应向审理部主任汇报。

第五十七条：办案秘书应在仲裁庭合议后，督促首席（独任）仲裁员尽快起草仲裁裁决书。

第五十八条：办案秘书应在案件的各个环节不断地提示仲裁庭的案件审结时间，以确保仲裁庭在审限内结案，提示应有书面记载。

如因办案秘书未向仲裁庭提醒审限，导致案件超出审限的，秘书处将扣除办案秘书的该案补助。

第五十九条：因当事人的原因导致案件在审限届满前十五日内未结案的，办案秘书应当要求双方当事人提交书面延期申请。

因仲裁员的迟延导致案件在审限届满前十五日内未结案的，办案秘书应向有迟延行为的仲裁员提示，提示应有书面记载。

第六十条：办案秘书应及时将仲裁庭的延长审理期限的申请以及首席（独任）仲裁员的延期说明，向分管业务的秘书长汇报，由分管业务的秘书长审批后，告知仲裁庭。

第六十一条：办案秘书应在裁决书初稿完成后的五日内安排仲裁庭合议。

第六十二条：办案秘书应对裁决书的格式、文字进行校对，如发现问题，及时报告仲裁庭。

第六十三条：仲裁员有不同意见，不在裁决书上签名的，办案秘书应要求其提交书面意见，并将该书面意见转交仲裁庭的其他成员，结案时将该书面意见归档。

第六十四条：裁决书经仲裁员签名、校对无误后，办案秘书应及时提交本会纪律监察委员会进行书面审查。对于审查意见，办案秘书应及时报告仲裁庭，并将仲裁庭是否采纳审查意见告知纪律监察委员会。

第六十五条：裁决书经纪律监察委员会审查后，办案秘书应及时报分管业务的副秘书长审批。

第六十六条：裁决书经分管业务的副秘书长审批后，办案秘书应及时将裁决书打印装订并加盖太原仲裁委员会公章后送达双方当事人。

第六十七条：对于财产/证据保全的仲裁案件，办案秘书应在结案后五日内向保全的人民法院送达裁决书（调解书）或决定书。

第六十八条：办案秘书在结案前应当核实当事人申请缓交的仲裁费是否已经补交，如当事人未补交仲裁费用的，办案秘书应在当事人补交仲裁费用后，向双方当事人送达裁决书（调解书）。

第六十九条：办案秘书在结案时应让当事人填写意见反馈表，做好仲裁员和办案秘书的相互打分工作。

第七十条：裁决书（调解书）送达双方当事人后，办案秘书应及时对案件材料进行整理、核对、装订，由审理部主任审核签字后，转交综合部登记归档，完成案件归档工作。

第七十一条：办案秘书应认真计算仲裁员案件报酬，经财务审核下发后电话告知仲裁员的案件报酬，并将案件报酬以短信方式告知仲裁员。

第七十二条：案件结案后，办案秘书应对当事人意见及案件回访信息进行搜集。

当事人需要查阅案件材料的，办案秘书应审查当事人的身份，经审理部主任审批，并作好案件登记工作，但案件材料不得带出本会。

第七十三条：当事人申请执行裁决、撤销或不予执行裁决的，需要复印案件送达材料的，办案秘书应审查前来复印材料的当事人身份，当事人的身份确定无误，并经审理部主任审批后，为当事人复印案件送达材料。

人民法院已受理了撤销或不予执行裁决的，办案秘书应根据人民法院的要求向法院移交案卷材料。

第七十四条：需要退还仲裁费用的案件，办案秘书应填写退费审批表，经秘书长审批后，交由综合部进行办理。

第五章  附则

第七十五条：办案秘书要严格遵守本会的规章制度，严格遵守保密义务，不得擅自就正在审理的案件情况向当事人或者案外人透露。

第七十六条：办案秘书应积极面对当事人的上访事件，安抚当事人的情绪，引导当事人寻求其他解决途径。

第七十七条：本规范自2017年1月19日通过，自即日起执行。

第七十八条：本规范由本会负责解释。

王军

采安合伙人

高级顾问

王军教授，采安合伙人，曾任对外经贸大学法学院院长，目前担任东亚贸易争端解决咨询委员会顾问、中国国际经济贸易法学研究会副会长，贸仲、北仲、新加坡国际仲裁中心、台湾中华仲裁协会仲裁员，北京卓亚经济社会发展研究中心理事。