工作中,如何优雅地进行沟通?
Deadline,是最低要求,是最晚最晚不能晚于那天交,所以,你千万不要等到最后才交。
作者:刘润,来源:刘润(ID:runliu-pub),经授权发布
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插曲:纯音乐-《再见,在也不见》
常有人问我:要怎样进行职场沟通?
因为在工作中,如何“优雅”地沟通,非常重要。
前段时间刚好有一件事,是个很好的例子,也有读者问我怎么看。
这名员工的回答,出乎意料。
但在出乎意料之外,背后其实有很多道理。
问问自己:如果这样的情况发生在你身上,怎么办?
我想和你分享几个关于职场沟通的方法,不管你是下属,还是上级,也许对你都有帮助。
Why,What,How
组织是一个系统,工作之间环环相扣。
所有工作都只是一个“点”,但背后是牵一发而动全身。
每项工作,其实都有三个属性:why,what,how。
我们在工作时,常常只关注到一个点,就是what——你在干一件什么事。
但是,我们经常忽略了why,为什么要做这件事,以及忽略了how,如何做这件事。
只有what而没有why,员工会质疑工作的合理性,甚至会丢失工作的主动性。
他们会说这样的话:我不知道这项工作有什么意义,我这样做感觉对公司毫无帮助,我感受不到自己的价值。
只有what而没有how,员工的工作效率会降低,影响工作的进度。
他们的表现会是:出工又出力,但就不出活,即使出了活,效果也很差。
所以为什么说,在一个组织中,要保持信息对称和畅通。
当每个人掌握的信息和方法不一样,做事的意愿和效果也就不一样。
因此在职场沟通的时候,每当布置一个 what,你都要下意识地反应,前面还有一个大大的 why,后面还有一个大大的 how。
如果你是领导,把你的想法告诉你的下属,为什么要做这件事。
没有任何一个人,希望在充满困惑的环境中工作。
你还应该和他一起讨论工作的方法,你可以用一个“神句”:你觉得呢?
员工会提出自己的想法,你可以知道他是如何思考这个问题的,并且给他一些建议。
如果你是员工,记得弄清楚自己的角色和位置,你的上级可能很忙,忘了告诉你 why 和 how,但是你不能忘,你要去问他,和他讨论。
记住why,what,how,这几乎是职场沟通的基础。
我讲清楚了吗?
沟通,是一种话语的表达,而表达背后反映的是一个人的行为模式。
有些人的话语框架是这样的:
“我说得这么明白,你怎么就是听不懂呢”
“我对你一片好心,你居然一点都不领情”
“我当然问心无愧,你应该好好反思自己”
这些话语背后的模式,其实都暗藏着另一句话:我没有错。
我苦口婆心,我勤勤恳恳,我任劳任怨,我没有错,都是别人的错。
这种以自我为中心的沟通,应该戒掉。
别人不理解你说的话,不是他没有明白,而是你没有让他明白。
在沟通的时候,应该怎么说呢?
你别说“你听明白了吗”,而是说“我讲清楚了吗?”
不论是和谁沟通,上级、平级或者下级,你都应该多说这句话,“我讲清楚了吗?”
这句话背后的潜台词是:如果没有讲清楚,是我的错,是我的责任。
这样的表述,会让人感觉很舒服。
让人舒服,是一种难得的能力。
因为舒服了,就有更好的情绪。
情绪,会影响工作的生产力。
一个人会沟通,会说话,不仅仅是能清晰表达自己的意思,更是能让对方产生好的情绪。
试试看,也许你会有意想不到的收获。
永远在ddl前汇报
“我讲清楚了吗?”
“清楚了。”
“好的,那去做吧。”
但是,拖延症经常又犯了。
怎么办?
这个时候,常常会设置一个“最后期限”(Deadline)。
周三下午交PPT给我,这是Deadline。
如果miss了deadline,你就自己找一条可以让自己dead的line吧。
都说ddl是第一生产力,所以,噼里啪啦,稀里哗啦,叽里呱啦,可能一个晚上就写好了。
毕竟,谁也不想死啊。
但是,ddl真的是让你最后一天交吗?
不是。
ddl是最低要求,是最晚最晚不能晚于那天交,所以,你千万不要等到最后才交。
在职场中,信任是基础,没有信任,就没有协作。
如何建立信任?
最基本的方法,是让人家有“知情权”。
什么是知情权?
就是主动汇报自己的工作进展。
“老板,您交代的事情已经在办了。
昨天拜访了客户,聊了一个小时,很有收获,我会根据沟通修正一下方案,周三前发邮件给您。
有进一步进展,我再向您汇报。”
当老板看到这样一条微信,估计只会说一个字:好。
但是这个“好”字背后,是信任。
然后,记得完成你说过的话。
“周三前发邮件给您”,那周二下班前,一定,一定要发给老板。
那周三上午9点之前可以吗?
不行。
信任,不是让别人先担心,然后在deadline的最后10秒钟,解除担心。
所以,永远在ddl前汇报沟通你的进展,然后完成你的工作。
别说“我知道了”
有时候,我们是汇报的人。
有时候,我们是收到汇报的人。
你的下属可能会兴高采烈跑来和你说:
“老板,我们有个客户答应合作了,我想第一时间把这个好消息告诉你,客户也许在半小时前已经和你通过电话,确认了这次合作。”
很多老板听到汇报后,经常会脱口而出:“我知道了。”
这句话是什么意思?背后的心智模式是什么?
其实是想告诉对方,我知道的比你多,我懂的也比你多。
还有一句话,可能他自己都没有意识到:你不要来浪费我的时间。
很多人在心中都有一个ego,一个深深的自我,始终想和全世界证明自己的聪明,并且想尽一切办法告诉别人,我很聪明。
我根本不需要你来告诉我这个,也不需要听你讲那个。
“我知道了”,短短四个字,却有着巨大的杀伤力,会让对方觉得自己很愚蠢。
这四个字,千万别说。
那怎么说?
好的。谢谢。
这样就可以了,然后忍住,忍住,不用再说别的了。
“好的”表示收到了对方的信息,“谢谢”表示一种善意和感激。
就像收到了一份礼物,不管喜不喜欢,贵不贵重,有没有用,都真诚表示感谢。
礼貌,不失体面。
在职场中沟通时,不论请示汇报,还是斡旋谈判,记得同时给出几个选择。
或者说,要有“替代方案”。
我举个例子。
一段对话。
“老板,我有个想法和您聊一聊,您听听看?”
“你说?”
“关于下周三的方案,我觉得有三种做法。
第一种,这样这样。
第二种,这样这样。
第三种,这样这样。
这三种方案,各有优劣,分别是这样这样。
我判断分析下来,建议第一种和第二种,因为这样这样。
老板,您看看有什么建议?
如果只能选一个呢?
您曾经说过,我们合作的过程,应该尽可能为客户着想,吃点亏没有关系。
我觉得我们可以选择第一种方案。”
“嗯。我也觉得是。那就去做吧。有什么问题随时和我讨论。”
这段对话中,你感受到了什么?
不只是提问题,也要提建议,而且同时提出两个以上的建议,这样的沟通方式和句式,你可以慢慢体会。
职场沟通,是我们每个人都会面临的问题,如果说有什么心法,应该有两条:
1、凡事有交代,件件有着落,事事有回音。
2、同理心,站在别人的角度去思考,事情会简单很多。
今天也和你分享了5个方法:why,what,how;“我讲清楚了吗”;永远在 ddl 前汇报;别说“我知道了”;同时提出几个选择。
这些方法,也是基于这些心法。
回到一开始的问题,如果你遇到职场沟通的问题怎么办?
不管是上级还是下级,如果用这些方法沟通,相信会更优雅,效果也会更好。
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作者简介:刘润,得到37W付费学员《5分钟商学院》主理人,海尔、百度等战略顾问,看清和看不清事物本质的人,命运注定截然不同,和你一起洞察身边事物的本质,公众号:刘润(ID:runliu-pub),富兰克林读书俱乐部经授权发布
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