为什么工作效率低下？因为你不会这3个方法

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作者：张良计 来源：张良计（ID：zhang_liangj）

编辑： 清欢

社长说

我不鼓励加班，我鼓励你们早点把事情做好然后回家享受生活。

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为什么工作效率低下？因为你不会这3个方法

职场中低效工作的危害不言而喻，我也经常在后台收到关于如何提高自己效率的咨询，所以这次来集中讲一下这方面的心得。

我按照从个体到整体，从执行到管理的顺序，一个个来聊。无论你是初出茅庐的社会新人，还是久经沙场的职场老将，都值得看看。

全文3697字，阅读大概需要6分钟。一如既往地保证干货满满，看完绝不后悔。

下面进入正文。

1. 找到低效问题的共性

说起来低效工作的例子在职场中比比皆是，但如果我们仔细梳理一番，就会发现许多现象都存在共性问题。

找到这些共性问题，然后分别去制定对应的方法，这本身就是一种高效。

我把这些共性问题分为三大类：

a) 硬技能不娴熟

这常见于刚工作不久的新人。什么是硬技能呢？就是这份工作最基本的技能要求。

比如做程序员的，几大主要的编程语言得了解掌握吧；做市场营销的，PPT应该会写吧；做财务审计的，Excel要用得娴熟吧，报表要看得懂吧；做销售的，起码嘴皮子要利索吧。

硬技能不娴熟导致的效率低下问题，是最好解决的。因为这都是有现成的工具帮你提高的。只要你肯花时间去钻研琢磨，比如买一些书或者去网上报个班学习，都能在短时间内迅速提升。我过去也推荐过许多课程，这里就不再赘述。

b) 团队沟通不顺畅

我的工作生涯中，大概80%的效率低下都是这个原因造成的。

最常见的，是不同部门之间的信息断层，即大家对同一件事的认知水平处于不同阶段。

例如同一个项目，A部门以为应该这样做，B部门以为应该那样做，中间来回反复却不确认。结果最后合在一起发现谁的理解都不对，于是前面都是白费功夫（如下图）。

再比如信息沟通的过程过于冗长，中间层级太多。每一次信息传递都有隔阂，每一次隔阂都会造成偏差，最终导致100分的信息传递到位时只有50分（如下图）。

我遇过最夸张的例子，是连一个简单的邮箱申请都要从区域地区跑到中国总部，再从中国总部绕地球一圈跑到全球总部，最后居然拖了两个月才批准下来。

结果那段时间我只能用QQ邮箱，因为没有和公司总部的邮件系统对接，每次我找邮箱联系人都要浪费不少时间。而最后申请下来的邮箱，居然是集团另外一个公司的域名，原因是总部那边把我的信息弄错了。

这类情况在日常工作中很常见。除此之外像会议纪要，项目跟进，指令传达，这些全都是沟通问题。

一旦遇到信息沟通有偏差时，就需要有人站出来，主动承担信息的协调疏通工作。这个人可以是自己，也可以是其他负责的同事。

如果信息疏通者是自己，就要主动确保所有人对信息的理解是一致的。

例如你可以用会议纪要或邮件的形式，总结所有已经达成共识的信息。这样将来出了问题，就能找到对应的负责人。

比如像下面这样，用几个关键问题来帮所有人理清思路：

1. 项目的目的是什么？

2. 项目的计划是怎样的？

3. 如今项目的进度到达了哪里？

4. 各部门接下来分别要做什么？

5. 下次开会时各部门需要提交哪些东西？

这样是不是就清楚多了？

如果信息疏通者是别人，这时可以做的事情就比较有限，因为主动权不在自己手上。

但你可以有规律地提醒，适当地催促。在不影响对方情绪的前提下，不断重复加强你对这件事的关注程度，让对方不要忘记。

总之，只有加速了信息传递的效率，才能提高工作的效率。

c) 缺乏指挥和调度

如果说前面两类问题是最常见的，那最后这个问题，是最致命的。

大家都听过一句话，叫“将帅无能，累死三军”。

一个无法做出正确决策的领导，拖累的不仅是自己的效率，更是整个团队几个人甚至几十个人的效率。这个损失可就巨大了。

比如面对下属提交的工作方案，老板却无法拍板。做，如何去做，哪些要做？不做，为什么不做，应该怎么做？这些都没有明确的说法，只是一句“再回去想想”打发了事，既没有指导，也没有规划。

如果你是普通员工，遇到这样的领导，最好的建议是赶紧走人，人间不值得。

如果你恰好是领导，可以反思一下平时是否因为自己的模棱两可，决策不力而导致团队一直在原地兜圈子。无论什么原因，在该做决策的时候犹豫不决，制定安排的时候思路不清，这种领导是不及格的。

以上就是造成工作低效的三个共性问题。大家可以根据自己的实际情况做归纳总结，然后具体问题，具体改进。

2. 善于模仿，超越模仿

模仿的意义，是用已被验证过的高效方法，逼自己改变过去低效不正确的思维。而且很多时候，这种改变是“强扭的瓜”，硬生生掰过来。

虽然一开始会有点痛苦，但随着时间的推移，你会发现一切都值得。这是提高工作效率的一条捷径。

举个例子。我在刚工作的时候，逻辑思维奇差。后来我找到一条模仿方法，就是学习咨询公司写PPT方案的套路。

之前我在文章《纯干货：从麦肯锡的PPT模版中，我们能学到哪些高级的思维技巧？》提到过，麦肯锡的PPT模板之所以被称为“逻辑PPT圣经”，是因为里面有专业全面的结构思维模板，适用于职场上所有需要写方案的场合。

如果你脑子里思维混乱，半天信息点都没梳理清楚，此时套用这样一套模型，瞬间就能让你找到方向。

当时我就照着这里面的每一页模板，把工作中遇到的实际问题全部往里面套。遇到不能完全适用的情况，我就稍作改良。

比如下面这两张图，上面一张是麦肯锡的PPT模板，下面一张是我仿照这个结构做的一页PPT。

（麦肯锡的PPT模板）

（我模仿做的一页PPT）

在上图这个小房子一样的结构里，四个“支柱”就代表公司主要的四大业务板块。另外，最下方的箭头表示随着时间的推移，公司业务发展的先后顺序。

一页PPT，就把这个公司的业务概况讲得清清楚楚。而不用像以前我找了一大堆资料，写了好多页文字都没能讲明白。

这就是模仿的作用。

更重要的是，我没有完全照搬这个模型，而是在最下方用一个红色箭头来代替模板中的“title”板块。因为我还要排列公司业务的发展时间，显然之前的模板里没有这个功能，所以我根据实际情况进行了适当改良。

你看，除了模仿，我还得自己往里面添砖加瓦。这其实就是学习。

模仿固然重要，但不能一味去模仿。我们要在模仿的过程中体会作者背后的本源思路，然后自己学会独立思考，最后做到具体情况具体分析。

这才是模仿的本质意义。我们要善于模仿，更要超越模仿。

除了写PPT，工作中还有很多情况都可以通过模仿来学习。

比如人际沟通这块，你就可以观摩身边那些会说话的人，他们和人沟通的方法有哪些，自己拿个小本子暗自记下来。甚至具体到开头的话术怎么讲，遭到拒绝时用什么话打圆场，哪些词是他们绝对不会说的等等。越具体，就越好学。你先模仿，然后自己再去感受和思考，这样做的效率就会很高。

再比如找资料做研究，你可以去请教公司里特别会找资料的同事前辈们。请人家吃个便饭，虚心讨教一些迅速找资料的渠道和方法，全都记下来，然后自己回去模仿实践。

这都不是什么难事。比起自己像无头苍蝇一样瞎摸索，能找到一个对标参照物去模仿，你的效率会蹭蹭往上升。

3. 建立价值认同，从上到下改进

独立工作的时候，可以通过模仿来提高自己的效率。但如果是团队工作，就要换方法了。

如果你是一个管理者，就知道团队协作讲究的是合力。这时建立价值认同就非常重要。要先在思想上统一方向，才能在行动上劲儿往一处使。

而建立价值认同，就是要让团队成员都明白，过去的工作方法是错误的，低效的。如果大家没有意识到这个问题，讲再多提高都是白搭。

这就是从上往下改进，也是解决低效问题的最根本办法。

比如很多公司都喜欢加班文化，认为员工工作时间越长，越能体现他们的价值。但我不认同这一点，相反我觉得工作价值不应该用时间来衡量，而是用结果。

所以我经常和团队成员说，我不鼓励加班，我鼓励你们早点把事情做好然后回家享受生活。

但“早点把事情做好”，这里面就大有文章了。

首先是“把事情做好”。什么叫“做好”呢？

如果要写一份方案，你写好20页给我，这个不叫“做好”，这叫“做完”。因为我后面还要检查和修改，可能还要你删除一些废话，添加更重要的信息；也有可能你20页都没写到点子上，我宁可你写5页全在点上的东西给我。

“做好”的意思，是我把这份方案交出去的时候客户会买单，而不是看在你写了几个晚上的份上说辛苦了。对不起，这远远不够。

其次是“早点”，这就是要你缩短把事情做好的时间。

当你做好一件工作需要一天时间，那么下次就试试半天行不行，再下次试试3个小时。但是记住，时间可以缩短，工作质量不能妥协。

效率，就是对的事情重复做，重复的事情快速做。

把这个弄清楚了，再回过头来看加班，就发现问题了。加班不是目的，而是方法。如果这个方法能够提升工作产出的质量，那么适当加班无可厚非。反之，就应该摒弃。

专业技巧娴熟的人，早点把事情做好早下班当然可以。做事不熟练的人，加班学习和巩固自己的工作技能，那也是应该的。

作为管理者，需要一开始就建立共识，制定标准，让大家明白什么样的工作产出才是有价值的。围绕这个核心目的，再去改进工作方法和流程，这才是正确的做法。

如果加班反而拖累了效率，那么就把目光聚焦在正常工作时间里，去思考为什么不能按时完成工作。

我见过很多加班的人，头天晚上10点下班，第二天中午12点来上班，这样算下来他们的工作时间和正常上班的人没有两样，那为什么要把工作都留到精神状态不好的晚上去做呢？

与其这样，不如围绕“效率”去建立一种文化。比如去除臃肿的汇报结构，摒弃形式主义的官僚作风，一切以价值产出为核心。同时让效率高、能力强的人担当大任。这样的人多了，团队的效率自然就上去了。

这是最难的，却是最有效的。

乔布斯说过一句话：

It doesn't make sense to hire smart people and then tell them what to do. We hire smart people so they can tell us what to do.

翻译一下就是：任人唯贤，用人不疑。

以上就是今天的内容。最后总结一下，如何提升工作效率，一共三个方法：

1. 找到低效问题的共性；

2. 善于模仿，超越模仿；

3. 建立价值认同，从上到下改进；

希望今天的内容对大家有所启示。

感谢各位的时间 ＝）

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