原创 ▎疫情封控情况下公司召开线上“两会”的效力及合规分析

股东（大）会与董事会（以下合称“两会”）系公司合规经营不可或缺的环节，公司“两会”能否顺利召开关系到公司能够正常经营；然2022年初奥密克戎变异毒株迅猛传播，3月起，吉林、长春、深圳、西安、廊坊等地相继按下暂停键，大量公司开启线上办公，这给线下方式召开“两会”带来重大影响甚至阻碍，在疫情背景下，是否可以通过线上方式召开“两会”以及如何兼顾效力与合规成了众多公司的难题。

本文笔者将结合真实案例及最新法律规定，对线上方式召开“两会”的效力及合规措施予以分析。

一、案例展示

（一）相关案情

2011年9月24日，B公司与C公司签订《共同投资合作协议书》（以下简称“协议书”），约定双方共同出资设立新公司（以下简称“A公司”），约定A公司设立董事会，由B公司派遣三人，C公司派遣两人，B公司指定人员担任董事长，C公司指定人员担任总经理。经查，A公司的“两会”召集及议事规则如下：（1）股东会会议由董事会召集，董事长主持；（2）董事会会议由董事长召集和主持；（3）董事会决议的表决实行一人一票，董事会应当对所议事项的决定作成会议记录，出席会议的董事应当在会议记录上签名。

2012年3月19日，A公司合法设立，由C公司指定人员于某担任法定代表人。2017年7月27日，A公司董事长袁某（B公司委派）召集董事会，A公司董事陈某、于某（均由C公司委派）提出异议，最终由A公司董事郭某、蔡某（B公司委派）通过视频会议的方式作出《董事会决议》，决议由袁某、郭某及蔡某三人签字，C公司不服上述决议遂诉至法院；另查明在董事会召开当日C公司员工微信添加了A公司董事会指定联系人。

（二）争议焦点

在没有对会议召开方式作出明确约定或规定的情况下，通过视频会议做出的董事会决议是否具有效力。

（三）一审裁判要旨

第一，A公司或B公司未能提供证据，就会议召开与表决过程、内容之记录加以证明，单从决议记载的内容来看，其对于C公司派遣股东的反对意见未予明确记载，无法客观反映会议情况。

第二，虽然微信视频方式不违反公司章程，属合理范畴，但亦应保障每个董事参加会议的可能性，包括系统保障、通信保障等，特别是C公司派遣股东已通过员工在会议开始前添加指定微信的情况下，应当确认其参加会议的意愿及程序。

第三，公司章程赋予董事长召集并主持董事会的权力，在无其他证据或客观事实能明确董事长袁某不能履行或者不履行职责的法定理由存在的情况下，由董事长本人袁某召集了涉案董事会，并在C公司派遣董事已书面提出明确异议的情况下，仅由B公司派遣的两名董事形成了决议，上述行为显然不符合公司章程的规定及精神，存在瑕疵。

（四）二审裁判要旨

C公司于临时股东会当日获该次董事会通知中指定的人员陈某添加微信的验证通过，该行为表明其意欲派员参加微信视频会议，但C公司委派人员最终未被加入该次董事会会议微信群组，致其无法参加视频会议，即：该次董事会将C公司委派的两名董事排除在董事会会议之外无法参与表决，应视为该次董事会并未完成召集程序，显属违法，应予撤销。

（五）判决结果

撤销该《董事会决议》

（六）案例总结

1、法院未否定以线上方式参与董事会的效力，但应当符合公司章程约定；

2、即便采取线上方式参与会议，公司应当从时间（提前通知）、设备、技术等多维度保障参会者参与会议的机会及充分讨论的条件，并对同意及反对意见如实记录；

二、相关法律规定及分析

（一）非上市公司“两会”召开相关规定

《公司法》第二十二条“股东会或者股东大会、董事会的会议召集程序、表决方式违反法律、行政法规或者公司章程，或者决议内容违反公司章程的，股东可以自决议作出之日起六十日内，请求人民法院撤销。”第一百零二条“召开股东大会会议，应当将会议召开的时间、地点和审议的事项于会议召开二十日前通知各股东”。

《公司法解释四》第四条规定“股东请求撤销股东会或者股东大会、董事会决议，符合民法典第八十五条、公司法第二十二条第二款规定的，人民法院应当予以支持，但会议召集程序或者表决方式仅有轻微瑕疵，且对决议未产生实质影响的，人民法院不予支持。”第五条“股东会或者股东大会、董事会决议存在下列情形之一，当事人主张决议不成立的，人民法院应当予以支持：（五）导致决议不成立的其他情形。”

从前述规定及法院案例裁判要旨可以得出如下两个结论：

1、股东（大）会及董事会的召集程序若严重违反法律、行政法规或公司章程的，可以请求撤销。

2、线上方式召开股东（大）会及董事会是否属于程序或表决方式存在瑕疵，是否属于导致决议不成立或可撤销的情形，应当考虑其是否会对决议产生实质性影响；

（二）上市公司“两会”召开相关规定

1、股东大会：

根据证监会发布的《上市公司治理准则（2018修订）》第十五条“股东大会会议应当设置会场，以现场会议与网络投票相结合的方式召开。现场会议时间、地点的选择应当便于股东参加。上市公司应当保证股东大会会议合法、有效，为股东参加会议提供便利。”及《上市公司股东大会规则（2022修订）》第二十条“公司应当在公司住所地或公司章程规定的地点召开股东大会。股东大会应当设置会场，以现场会议形式召开，并应当按照法律、行政法规、中国证监会或公司章程的规定，采用安全、经济、便捷的网络和其他方式为股东参加股东大会提供便利。股东通过上述方式参加股东大会的，视为出席。”第二十一条“公司应当在股东大会通知中明确载明网络或其他方式的表决时间以及表决程序。”可以看出，证监会已经明确规定对于上市公司召开股东大会，必须设置会场，以现场会议形式召开，同时应当提供网络投票方式。

同样，在《深圳证券交易所上市公司股东大会网络投票实施细则（2020年修订）》、《上海证券交易所上市公司自律监管指引第1号——规范运作》中，亦对现场会议、线上参与方式进行了类似规定。

因此可以得出如下结论：

上市公司不能直接通过线上会议方式召开股东大会，而应当采用线下设置会场、并提供网上投票的方式进行。若因疫情原因无法正常召开，则应当考虑延期或者取消。

2、董事会：

《公司法》并未对上市公司董事会的召开程序做特别规定，结合《上市公司治理准则（2018修订）》第四十八条“董事会的议事方式和表决程序，除本法有规定的外，由公司章程规定。”之规定，以及本文所引述案例审判思路，上市公司董事会会议是否可以线上召开，更多应当参照公司章程约定。若章程对相关事项未进行约定，通过线上方式召开董事会也应当保障董事能顺利参与。

结合《上海证券交易所上市公司自律监管指引第1号——规范运作》2.2.1“上市公司应当制定董事会议事规则，并列入公司章程或者作为章程附件，报股东大会批准，确保董事会规范、高效运作和审慎、科学决策。”之规定，也可以看出董事会是否可以线上召开更多遵从公司章程约定。

三、是否可以直接取消或延期召开股东（大）会？

（一）非上市公司

公司法及司法解释对于股东（大）会的取消与延期，并无明确规定，但考虑到疫情属于不可抗力，笔者认为，若出现已通知股东（大）会召开时间及地点，因疫情封控原因无法召开的，则可以通过通知的方式取消或延期。

（二）上市公司

根据《上市公司股东大会规则（2022年修订）》第十九条“发出股东大会通知后，无正当理由，股东大会不得延期或取消，股东大会通知中列明的提案不得取消。一旦出现延期或取消的情形，召集人应当在原定召开日前至少二个工作日公告并说明原因。”之规定，若因为疫情管控原因无法召开现场会议需要延期或取消，则应在召开日前二个工作日发布公告说明。

按照《深圳证券交易所上市公司自律监管指南第1号——业务办理》“发出股东大会通知后，股东大会因故需要取消的，召集人应当在现场会议召开日前至少两个交易日公告并说明原因。召集人为董事会或监事会的，董事会或监事会应当召开会议审议取消股东大会事项。提案名称、内容未发生变化，召集人拟重新发出股东大会通知将其提交新一次股东大会审议的，相关提案无需董事会或监事会再次审议，但董事会或监事会需就提议召开新一次股东大会、相关提案提交该次股东大会等事项作出相应决议。”之规定，召集人为董事会或者监事会，则应当由董事会或监事会召开会议审议取消股东大会事项。若因疫情原因，取消股东大会后重新召开会议，提案内容未发生实质性变动，则无需就提案内容进行再次审议，仅需由董事会或监事会就新召开股东大会事项作出决议。

而《上海证券交易所上市公司自律监管指引第1号——规范运作》2.1.6条也对股东大会的取消也明确如下：“发出股东大会通知后，股东大会因故需要取消的，召集人应当在现场会议召开日前至少2个交易日公告并说明原因。”

四、上市公司股东大会延期或取消对股权登记日的影响

按照《深圳证券交易所上市公司自律监管指南第1号——业务办理》“股东大会的现场会议日期和股权登记日都应当为交易日。股权登记日和会议召开日之间的间隔应当不少于两个工作日且不多于七个工作日。股权登记日一旦确定，不得变更……股东大会延期的，股权登记日仍为原股东大会通知中确定的日期且不得变更，且延期后的现场会议日期仍需遵守与股权登记日之间的间隔不多于七个工作日的规定。”之规定，股东大会延期，则股权登记日亦不得变更，同时还需遵循延期后的现场会议日期与股权登记日之间的间隔不多于七个工作日的规定。若是因疫情取消股东大会，重新召开股东大会如何确定股权登记日，应当结合监管部门的指导意见审慎确定。

目前暂未找到上交所关于股东大会延期或取消后股权登记日相关规定，但结合《上海证券交易所股票上市规则（2022年1月修订）》中股东大会通知中应当列明股权登记日的描述。及《上市公司股东大会规则（2022年修订）》第十八条“股东大会通知中应当列明会议时间、地点，并确定股权登记日。股权登记日与会议日期之间的间隔应当不多于七个工作日。股权登记日一旦确认，不得变更。”之规定，笔者认为，对于上交所上市公司，股东大会因疫情延期，股权登记日应当不得变更；若是因疫情取消股东大会，重新召开股东大会如何确定股权登记日，亦应当结合监管部门的指导意见审慎确定。

五、合规建议

1、非上市公司若疫情原因导致股东（大）会及董事会需要延期或取消的，可以通过通知的方式确定新的时间，但新的时间及提案等事项，均应符合《公司法》及公司章程关于股东（大）会及董事会的召集流程；

2、若非上市公司股东及董事均同意通过线上方式参与两会，或线上线下相结合的方式参加两会，亦应当通过包括系统保障、通信保障等方式，扎实保障线上参会者顺利参加，并对线上参与情况进行留痕、会后尽快补充相关书面材料；

3、上市公司因法律规定股东大会的召开必须设置线下会场，暂无法通过完全线上方式进行。若因疫情原因导致无法设置线下会场，则需要考虑延期或取消。但应当注意延期或取消的表决和公告程序，同时注意对股权登记日的影响；

4、上市公司董事会是否可以线上召开，应遵从公司章程的约定，通过线上或线上线下结合的方式召开，不得对决议产生实质性影响。并应对线上参与情况进行留痕、会后尽快补充相关书面材料，同时注意公告披露事宜。

张毅

华商律师事务所

专职律师

主要执业领域为公司治理、投融资、建设工程、民商事争议解决

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