对话合规官：线上会议是医疗行业需要关注的重点！
前言：全球疫情的影响是广泛的，甚至给不少企业的业务模式都带来了翻天覆地的变化，合规的挑战更是不小。 安拓特别邀请到了不同行业的合规官，专门就目前企业遇到的业务模式变化展开了一系列的讨论，各位合规官也非常慷慨地分享了目前自己所在企业遇到的一些变化和相对应采取的合规举措！（本公众号将持续更新，敬请关注哦） 以下为4月8日企业交流会实录，由某医药公司合规官就自身所在企业面对疫情收到的冲击与采取的措施进行分享，仅供参考。
1、线上会议是一个关注的重点
我们认为在疫情期间，所谓的业务活动的预算、费用分配并没有出现出现特别大的调整，或者及时的重新分配。因此当其他的一些活动被停止或者禁止之后，它的费用肯定往哪些大的方向去有，我们认为线上会议会是一个关注的重点。现场会议，当然一方面有可能出现会议量的增加，我们认为这并不一定是fraud或者一定有问题，因为毕竟还有很多医生有学术需求，而且有些科室的医生在疫情期间反而是有更多的时间和精力来做学术研究和探讨。但是我们必须要确保它的真实性、合理性，所以对于线上会议或者现场活动，各个医药公司其实多多少少都做了一些额外的要求。
如何面对线上会议的真实性、合理性难管理的问题？
首先线上会议和线下会议本质上并没有区别，目的必须要合理，合法，一些基本上的要求应该都是一样的。只不过在线上的情形之下，涉及到一个真实性和合理性难以管理的问题。主要是分成这几个方面，我们做了一些额外的要求。
风险一：如何确保讲者真实性？
如何确保会议上的讲者是真实的，而且是跟付费对象是重合的？因为大部分的公司都允许讲课并且发生一定的费用。这里面就有一个问题，如果讲课服务本身根本没有发生，或者是没有满足一定基本的条件，就把这个钱付出去了，可能会被看成贿赂或者说不正当的费用支付。所以我们最关注的核心一点还是说讲者的真实性。
措施1：利用自有线上会议平台，通过面试识别技术认证
当然我们有很多办法来进行控制和防范，有一些公司比如说已经建立了自己的线上会议平台，因此可以通过面部的识别，或者说identify的识别，可以进行讲者身份的认定。当然能做到的公司很少，据我们的统计可能也就是10%左右，最多不到10%的公司是可以做到这一点，大部分公司还是需要通过一些额外的手段来进行身份的认定，比如说要有人拨入进去，进行讲者的面目识别，包括跟他线下的这些照片等等之类，确保讲者本身是真实的。
措施2：针对讲者、讲课时长、PPT进行特别要求
我们在会议的进行过程当中有一些特别的要求，比如讲者的五官可以识别，讲课的时长要能够确保，并且他使用的材料要由公司或者是经过某些特定程序审批过程过的材料，这个是对于所谓讲者的基本的要求。
措施3：参会人员身份认定
我们要求参会人肯定是医务人员，如果参会人本身是临时拉来的或者是非医务人员，本身这个服务的真实性就是存疑的。所以一般的医药公司对于所谓参会人员身份的认定和识别，也有一些额外的要求，当然做得比较好的就是进来的人，他的identity是可以通过一些code或者一些基本信息能够进行识别，但是我们了解到大部分的医药公司应该都还做不到这一点。更多的还是要通过所谓在线观察者的现场观察。然后有一些摄像功能的开启，并且观察在现场讲者和参会人员的一些互动，看看是不是有真实性的问题。
总体来讲，对于所谓参会人员身份认定，现在各个公司还并没有一个特别有效的管理方法。当然比如留存整个线上会议的video，以备会后来进行查验的，这也是一个方式，有些公司也采取了这样的方式。
风险二、费用管理问题
所谓费用的管理，包括它的频度、总金额。以前在线下会议上面都有一些基本的要求，比如一年不能超过12次，24次等等，这是总额或者总频率的控制。在线上会议期间，实际上我们对于所谓参会人员的人数，比如因为相对参会人员的获取更容易的，可能平时在线下人数会少一点，但是一旦到了线上人数是可以增加的，所以是不是需要增加所谓会议之前的，比如说1:5或者1:10这样的一个比例，一个讲者要对应至少有5个听众，再改成线上之后是不是要进行一个增加，比如说要1:10，1:15这样的一个方式.另外也需要对所谓的签到表、讲者合同，以前都是纸质的这些方式来做一些调整。
以前会有一些餐饮的费用发生，那么在线上会议的时情况下，实际上是不会再有餐饮的费用发生了，所以这部分我们都会禁止禁掉。所以线上会议基本上一些控制都是从真实性、合理性的角度来多加一些管控。当然我们认为，有公司自己的会议平台会有助于降低这方面的风险。
2、远程拜访
业务代表远程进行一些学术拜访，拜访这些医生会涉及到几个风险：
风险一、所用渠道方式问题（朋友圈、社交圈）
处方药在中国是禁止广告的，当然针对医务人员另当别论，可能会有一些业务代表在自己的朋友圈里面或者说是一些社交圈上面发布关于公司产品的介绍等等。
我们原则上各个公司对此都是持有否定态度的，因为这可能会涉及所谓对于处方药的向公众进行推广的这么一个行为。同时这些代表们向医务人员发布的任何的沟通的材料，必须经过公司内部的审核，要有公司的code，否则也有可能会存在所谓比如说超适应症推广等等这一些方面的风险。
风险二、远程办公保密行以及证据留存的风险
同时，我们也要求员工在远程办公情形下，尽量使用公司的EMAIL，而不是私人的邮箱，或者说其他的社交方式来进行正式业务上沟通。因为这样可能造成保密上的或者说是证据留存上的一些风险，尤其是用自己的私人邮件等等，我们肯定是要求大家不得使用这样的方式。
最后可能会涉及到一些在疫情期间的特别的情况，比如像这次吉利德就有一个同情用药的问题，在中国市场上没有获批的产品，可能因为疫情的需要，需要在中国市场上用到，或者以前没有被批准的适应症，这一次是不是会有一些医生提出来有一些超适应症的使用等等，这些是在疫情的情况下特别会碰到的问题。从内部的流程上怎么解决这些问题，我们内部也会进行讨论，并且找到一个既满足抗议的需要，同时从内部流程和合法合规上面来讲，是符合要求的这样一些措施，所以大概就是这么几个方面。
/ END /
声明：本文仅供学习交流使用，感谢本文合规官M的慷慨分享，希望能对大家的实务工作有所借鉴参考。共同加油哦！