会议速递丨第九届“中国电子文件管理论坛”首日下午场精彩内容报道！

昨天“事儿”为大家火速报道了第九届“中国电子文件管理论坛”首场盛况，感谢大家支持、鼓励、点赞、转发！首日下午场继续播报，互动问答精彩热烈！

主持人：李泽锋教授

郑州航空工业管理学院信息管理中心主任

演讲一

理论与技术并举  应用与安全同步

 吴玉龙

自然资源部信息中心科技成果管理办公室工程师   

内容要点

1. 指导思想

《国家电子文件管理工作规划（2011-2015年）》、《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》、《国家电子文件管理“十三五”规划》、《国土资源信息化“十三五”规划》等。

2. 工作基础

多年的信息化建设成果，如建成办公自动化系统、数字档案室系统等。完善的标准规范和标准体系，包括《国土资源部公文运转规定》、《国土资源部机关公文处理系统运行暂行办法》、《自然资源部电子文件归档管理指南》等。管理部门与社会力量的关怀与支持。

3. 相关成果

一是电子文件管理标准制度体系建设，制定了一些列与电子文件和电子档案相关的标准制度。二是全国宗地统一代码电子文件管理试点工程，开发了国家级宗地统一代码电子文件管理示范信息系统，初步实现了宗地统一代码电子文件的“统一归档、统一监督、统一查询与服务”；天津、长春、成都等六个地方试点实现了宗地统一代码电子文件生成、使用、管理、销毁的全流程单轨制管理。三是自然资源部网页资源归档管理试点工作，重点研究网页电子文件归档范围、采集要素、技术方法、分类方案、元数据方案和利用保存格式等。四是自然资源部数字档案室建设试点工作。2017年6月，建设用地预审及审批业务完全实现无纸化“申报—审批—归档”。五是研究提出关系型数据库电子文件离线存储和版式阅读封装规范。六是建设真实性凭证验证中心，保障单轨制环境下电子数据的安全。

4. 经验总结

坚持发展趋势，坚持试点应用，坚持科技创新

坚持电子文件管理及应用是信息时代的必然趋势

坚持参与各方面、各类型的电子文件管理试点工作，不断探索管理方式和手段

坚持以需求为导向

坚持运用新技术、新方法

5.建议

进一步完善法律法规，提高电子文件的法律效力

进一步规范电子文件的生成、传输、流转、保存和利用

进一步明确公众需求，扩大电子文件的应用范围

演讲二

电子证照系列国家标准解读及其应用展望

   陈亚军

电子文件管理推进联盟副秘书长  

内容要点

1. 标准解读

首先对标准研制的总体情况做了背景说明，指出在新时代要完成的任务：一是国家层面顶层设计的进一步优化，解决分散建设的证照系统整合应用困难的问题；二是证照信息和文件标准要统一。这些标准主要分为三类。总体设计类，用于指导规范设计，如GB/T 36901-2018 电子证照总体技术框架；数据文件类，用于规范建设实施，如GB/T 36903-2018元数据规范；接口协议类，用于实现互联互通，如GB/T 36906-2018电子证照共享服务接口规范。其次重点解读了以下标准：《电子证照 目录信息规范》、《电子证照 元数据规范》、《电子证照  标识规范》、《电子证照  文件技术要求》、《电子证照  共享服务接口规范》。

2. 应用展望

少填少报，证照编目：为实现这个诉求，需要按类型整理业务信息；创新证照样式以提供社会应用；规范编目指南。注意识别证照原件和复印件以及照面信息分级带来的样式变动，保护隐私，规避使用风险。最后是电子证照标准总结：一是依法依规，二是电子证照在业务系统中“生成、使用、办理”，遵循前端控制原则；三是电子文件是一种接口模式。

演讲三

数字档案室（馆）建设实践与单轨制电子档案管理实施

    陈绪波

中山市档案局副局长

内容要点

1. 中山市档案局数字档案室主要特点

在线归档：该在线归档平台主要分为OA系统和中山文档平台两大部分。OA系统里配置归档功能，办理完毕的电子文件自动转入归档程序。归档程序对其进行价值鉴定，生成归档章。这些文件经过工作人员检查，确认无误移交档案馆。

实时归档：将归档工作放在平时，甚至每天归档，改变了过去等到年底或是第二年初集中整理的归档做法。具体做法是化整为零，即谁形成谁归档。

全流程系统管理：分为全流程管理和系统管理两部分。前者通过与前端OA系统及后端数字档案馆系统的连接，形成完整的数据管理链条。后者是数字档案室的灵魂。

整合（集中统一管理）共享：以数字档案室为中心，进行各部门对接，共享档案信息资源。

形成数字档案资源库群：包括核心的数字档案馆资源总库、市政务数据交换库、进馆整理库、数字化质检库等。数字档案资源来自增量电子化和存量数字化两方面。

 利用服务全覆盖，建立了三个利用平台，覆盖社会各界。

构建“三防三备”的安全保障体系：“三防”即人防、物防和技防；“三备”即近线备份、离线备份和同城异地备份。

2. 实施单轨制所需具备的条件和策略

 单轨制实施应具备以下条件。首先要有一条连续的轨道；其次，要有连续的、持续的、可信的、可追溯的数据质量；而要实现数据的连续性、持续性、可信、可追溯，关键是在归档环节；最后是电子文件全流程的安全保障，电子文件的收、管、存、用、移交、归档等节点都需要针对性的管控。

电子档案单轨制实施策略一是行动推动。纳入“数字政府”建设范畴，档案行政管理部门以数字档案室、数字档案馆建设为抓手，推动电子文件。二是试点引路。鼓励先行先试，成熟一个实施一个。三是分类实施。先从照片、文书等相对容易的类别开始实施。

3.单轨制电子档案管理的体制机制障碍与建议

障碍

管理体制不健全：在电子文件的形成质量管控及归档的关键环节，大对数文书或业务部门缺位，档案部门失控或被迫越位。

思想观念与行为习惯落后：坚信唯“白纸黑字”可靠，签批环节习惯纸质文件。

技术与人才缺乏：不同业务系统。不同业务数据归档和集中统一管理面临技术障碍和复合型人才缺乏的困境。

建议

国家建立电子文件质量及认证体系，清晰界定电子文件的归档范围和构成要求，为各业务信息系统电子文件形成和归档提供规范指引。国家出台政务信息系统归档功能配置规范及评价认定机制，督促文书或业务部门履行电子文件归档移交责任。国家进一步明确实施电子文件单轨制的标准规范、操作规程。国家制定电子文件管理设备、系统、迁移的相关安全标准规范。完善电子档案数据开放、共享的规范标准。

演讲四

数字地质资料馆单轨制电子文件管理思考与探索

吴轩

全国地质资料馆资料开发室主任     

内容要点

全国地质资料馆资料开发室主任吴轩首先分析了数字地质资料馆单轨制电子文件管理的背景，梳理了国内外研究现状。

接着指出了实际工作中遇到的八大问题。一是纸电一致的归档要求使得工作量耗费巨大，二是电子数据的多维度信息无法用纸质媒体表达和保存，三是当代信息的核心数据无法通过纸介质表达或保存，四是电子印鉴等电子凭证的合理保存，五是库藏压力大，保管难度增大、长期可用无力，六是信息数据的利用、开发极为不便，七是思想意识受限，影响队伍建设，八是数据诚信问题。

最后提出了方案和应用。要对实物地质资料的典型数据进行分类；采用可信技术和时间戳技术解决数据发现和数据可解释问题；制定定密工作细则，实行数据开放；服务模式应源于数据、跳出数据、满足需求；共享分级；维护数据权益

演讲五

电子文件管理系统的研发与实施

柳晶

北京海泰方圆科技有限公司副总经理

内容要点

1.电子文件管理中存在的现象与问题

在电子文件管理中，由于缺乏意识及有效手段，存在“失存”（电子文件散落在业务系统中，该留存的没留存）、“失用”（无凭证效力）、“失管”（缺乏合规合标的管控手段）等现象。问题有统一认识有待加强、信息化建设未兼顾电子文件管理需求、缺乏合规合标的管控手段、与国家各项事业的发展有待进一步融合加强。

2.海泰可信电子文件管理解决方案

一是基于合规政策标准构建电子文件与信息化系统关系模型，二是运用面向电子文件的管理模型，三是建设电子文件管理平台（电子文件资源管理体系、电子文件安全保障体系、电子文件资源管理体系电子文件可信验证体系）

3.行业应用实践

党政机关与信息资源整合结合的电子文件管理、国家审计署电子文件管理支撑平台、贵州省“互联网+政务服务”平台可信验证保障、国土资源部电子文件可信验证基础服务平台等。

互动问答很精彩

问答一

药明康德集团 文件管理专家代国辉：政府电子文件管理有没有和企业架构，在数据标准方面有没有和企业做一些对接？

中山市档案局副局长  陈绪波：中山现在也在做数字政府，成立了一个大数据局，它里面有一个数据加工中心，要求全市的各个业务系统的数据都要到数据交易中心进行交换。我们想利用这么一个平台，把交易中心的数据归档，想法就是一个归档池。初步的想法和浙江的做法类似，因为业务档案的数据归档目前讲是一个难点。我们想建立一种数据包的形式。因为业务档案比如说一个电子证照、法院的一个案件，这些数据它是离散的，放的时间很长或者是涉及到好多部门，上午刘品新教授讲法院的档案为什么它很多是纸质的呢？因为电子文件归档难度大，跨度很长，文件的种类很多。这么多档案要在系统里面归档，目前中山还做不到。中山有一个基层法院，第一法院，它也想开发这样一个系统，我们也跟踪了好长时间，它就是完整实现不了。最终没有办法，就是用纸质来归档。之所以一定要纸质的就是因为系统暂时还实现不了电子文件归档，我们想通过业务系统的数据交换这么一个平台？我们已经立了项，我们准备下一步先做十个业务系统，不知道能不能行，还要看时间的检验。

药明康德集团 文件管理专家代国辉：因为我在美国联邦政府的时候，他们做电子文件管理技术配套还有一个叫联邦的企业架构FEA。在国内，我还没有看到，想借这个机会了解一下。

中山市档案局副局长  陈绪波：今天我们来了一些有关软件开发的企业，我希望在这方面有所突破，特别是业务系统和我们的档案系统怎么对接，或者说业务系统能不能匹配归档功能？我觉得这是一个难点、痛点，或者说是单轨制的难点、痛点所在。

问答二

东南大学档案馆馆长  钱杰生：我是从事档案工作的。我们今天的主题是电子文件从双轨到单轨，电子文件全生命周期的可读性怎么保证？

北京海泰方圆科技有限公司副总经理  柳晶：从技术的角度，我觉得全生命周期的可读可能会分成几个层次。首先，在可读的过程中，文件在各个阶段依托的系统可能不一样。在业务系统使用过程中，可能由于业务系统本身建设的情况，它对于电子文件的格式未必是公开的；再者如果想把电子文件拿出业务系统去使用的话，可能会存在一些障碍。这个目前来说也是一个比较普遍的现象。从我们目前的做法来说，我们会在各个业务系统后面去加一些技术保障措施，把业务系统里边的那一部分电子文件的信息抽取出来，进行格式转换。这种格式转换的过程如果是针对政府和一些文书类的文件就可能是版式的文件；如果是针对一些特殊的数据格式，那可能就是一些数据包，XML等形式都有可能。保证电子文件的可读首先要能在除业务系统之外的系统使用使用，具备长期开放的基础。第二，还要具备一个平台，保证拿出来的数据还可以继续使用、浏览。所以我们在后面会建设一个电子文件管理的平台，在这个基础上再去提供数据的后续利用。这大概分这两个步骤，即从系统的建设模式和格式的保障两个层面。

东南大学档案馆馆长  钱杰生：我们依赖的系统几百年、几千年后可能不存在了，但因为电子文件严重依赖软硬件，我们要如何保证永久保存的电子文件在几百几千年后仍然可读？

北京海泰方圆科技有限公司副总经理  柳晶：早些年我们的归档模式，很多需要把原来的业务系统完整地保存下来，这种模式短期之内可能是可行的，但将来业务系统支持的硬件环境丢失了，那就没有办法了。所以我们国家现在正在推行OFD版式等开放格式，就是考虑到长期的继承性。但OFD本身也是一个软件，也面临升级改造。国家因为现在有开放的标准可依，将来在升级的过程中也都会考虑到延续性。

中山市档案局副局长  陈绪波：补充一点，长期可读是不是有用云的方式？活的数据我觉得是可读的，用硬件设备去脱机备份，放在库房里，可能坏了你也不知道。放在云上你的操作软件永远是更新升级的，是不是能解决这个问题呢？

全国地质资料馆资料开发室主任  吴轩：说说我的理解吧。全生命周期的可读我觉得这是一个伪命题，就我自己所接触的数据来讲，数据在各种各样的软件生产数据的过程中已经产生了，而不同的软件格式是存在屏障的，所以想做到全生命周期的可读是不可能的。但如果谈到长期可用、永久保存的状况，我们全馆是这样理解和解决的。首先我们在2002年的时候就下文要求汇交资料交两份，每一档资料里面有一个原电子文件夹、一个存档电子文件夹，我们2002年从所有的数据row data开始产生的时候，在2002年之前全馆是没有original data的，拿来的是纸介质扫描的，但是从2002年到2005年开始出现我们现在叫的row data应该叫original digital data 这些资料可能是某一种信息化的平台衍生出来的资料，比如word、Excel。原电子文件夹要存这套资料成果的原始版本，并且我们的细则要求非常细。它相关的字体库、样式库、符号库，所有的辅助信息库和系统库必须得交齐备，就说这个数据完整表达的东西，我用这一套软件还能打开的你必须得交。存档电子文件夹要求将数据转换成一种开源的、可用的、可读、可理解。比如那个时候PDF1.4,现在PDF1.7，如果是制图的话你至少要转一张样式完全正常的jpg，保整你数据表达的可读性。但是这么多年的运行我们发现一个问题，原电子文件夹很多数字不可读了，为什么？比如Office97的一个word现在用Office2017打开时很多状况都会出现。这个时候我们就要借助一些虚拟机。我们从2014年又立了一个项目，专门针对数据不可读性进行数据升级，我们发现所有不可读的软件是因为它的软件是封闭装状态，它的格式不是开源的、开放的。所以我们当时的项目是做这样一个工作，趁我们现在电子化的发展还没有进行到十几二十年，我先用一个老的机器比如说用Office2003能打开，然后把它存成Office2003最新的格式，然后用Office2010打开Office2003再把它存下来进行对比，看数据是否可辨识、完全一致、有没有什么问题。然后把这个数据更新为一个开源的方式，比如说现在Office最新的docx，这个是一个可解包、开源的格式，即使在未来信息化手段革新了，过了几十年来量子计算机、量子磁盘，我可能读不了这个软件，但我知道这个软件的格式是什么样的，我有白皮书，我可以按照白皮书去理解它的格式把它读取出来。数据只要不是黑盒，它就是长期可用的，因为它是可读可理解的。

问答三

中国政法大学档案馆刘旭：电子化的利用成果是否被认可？数据是否会在传输的过程被篡改？您所提到的电子原件和电子加注件的使用是如何达到防篡改的手段

中山市档案局副局长  陈绪波：防篡改的技术原理就是电子签名，比如你发给我一个带水印文件，我可以很容易把水印去掉，把它当作原件使用。它采用的方法是改变我们对于原件的认定方法，一般的在电子文件里面认定原件就是有原始的颁发人加了他的数字签名，加了数字签名之后没有任何改动，我们就认为是原件。既然在这样定义原件的基础上能够加水印，就说明他可以不破坏地加后续的内容，也可以不破坏地把你加的后续内容去掉，这是一般的原件设计的漏洞。比如我们的车牌一旦拧上去你只能把螺钉锯掉才能把车牌拆下来，芯片印章除非把它的Bug敲开了，才能把里面的芯片取出来。一旦是你破坏了这个东西，很容易就看出来这个原件被破坏了，这是一个很重要的理念。我把这个理念放到OFD里面去，因为OFD是我们我们自己控制的格式，可以很容易地加密，在OFD里面对于原件的认定既要看有最后签署人的签名，而且还要加一个封闭签名，这个封闭签名它是非常脆弱的，稍有风吹草动它就验证不通过。你在后面加内容一定给会破坏前面的封闭签名。

会议继续，欢迎留言，线上参会！

本文系“档案那些事儿”原创，转载请注明出处

    撰文：叶雯雯    

图片：朱涵雨

编辑：叶雯雯