青年学者如何成为时间管理大师（褒义）？
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图片来源：Pixabay
本文转载自公众号“Nature Portfolio”
原文作者 Linda Nordling
来自南非的 Byron Mubaiwa 在读药物设计与开发博士时发现，计划和执行他的实验任务是一件易如反掌的事。“我每天在实验室待 10 个小时，每周 5 天，”他说，“我每天都会做实验室笔记，我制定了一个研究计划，所以什么时候要什么都很清晰。”
但等到 Mubaiwa 开始写博士论文时，管理自己的表现开始变难了。将注意力全部放在实验室还算容易，但他现在不仅要在课余时间写论文，还要在大药房当全职药剂师。他必须想办法完成这些工作。
“没人教过我时间管理。”今年博士毕业、如今在南非临床研究所 TASK 担任项目经理的 Mubaiwa 说。他一开始用 Google Calendar 做时间规划，之后又尝试过各种能帮他集中注意力的时间跟踪软件。
当他用到了手机程序 Jira 后，“一切都改变了”。Jira 是软件公司 Atlassian 专为跨团队协作开发的程序，Mubaiwa 却发现它在写博士论文的时候很管用。“我用它规划好完成每一章的时间，同时用它估算进度，并把实际使用时间和估算的时间进行对比。”这个程序能提供详细报告来评估他的表现，使他的效率“指数级”增长。
他发现，时间跟踪是一个很好的激励，同时能让他的工作井井有条，他现在每天都用时间跟踪来管理 TASK 的一些复杂的临床研究项目。他说：“如今，跟踪已经成为我的一部分，我现在事事跟踪。”
保持简单
如果你问任何一名博士生他们的工作中有哪些挑战，时间管理基本都会上榜。2022 年对全球超过 3200 名研究生的调查发现（Nature 610, 805–808; 2022），半数人担心无法按时完成学业，超过 2/3 的人称很难平衡生活与工作。
然而，大学几乎不会教青年学者如何管理时间。而 Melanie Smith 恰好是这方面的专家，她之前是一名法律专业的讲师，现在是一名学术教练，专门为研究人员提供全职业周期的写作支持。
Smith 说：“时间跟踪是我让客户做的第一件事之一。”她在英国大学教授法律超过 15 年，现定居爱尔兰。她建议使用 myhours.com 一类的程序，这个程序很基础，但很易学、好上手。
她的很多客户一开始很犹豫，说自己没精力再多用一个软件了。但 Smith 认为，他们拒绝这么做是出于更深层、更个人的原因。
“有的人会和我说：‘我每天要花 8 小时写论文，却一点进展也没有。’但当他们进行时间跟踪后，他们会发现这所谓的 8 小时其实只有 45 分钟。其余时间里，他们只是坐在那里想心事，写邮件，在上网或是假装在做科研，”她说，“时间跟踪本质上是要打破你的幻想。”
成功的时间跟踪并不只是写下什么时间干了什么。无论这些任务记录地多么一丝不苟，只有当这些数据能用来进行下一步安排时，你的时间跟踪才是真正有用的，Smith 说。
Mubaiwa 不仅用时间追踪来分析他的项目进度，还用它来记录哪些事会拉低他效率。慢慢地，他会在日程表里给迟早会出现的分心和干扰留出一点时间。
他还学会了适应任务在他规划的期限内或期限外完成。他说：“只要我觉得一切井井有条，那么不管是按时完成还是延时完成，都在我的计划之内。”
但他也发现，他的方法不适合所有人。“你必须找到适合你的方法。打开思路，了解各种不同策略，但一定要对自己宽容一点。”
Sijin Chen会让自己及时休息，以免身体太累或神经过度紧张。来源：Sijin Chen
对一些人来说，过度的时间跟踪也会有问题。新加坡国立大学二年级博士生 Sijin Chen 尝试跟踪到每个小时，无论是在工作、休息还是睡觉。但她说，这让她变得很偏执。
Chen 来自中国，博士课题是消费者行为。她说她对效率很“执着”，她形容自己是“小时间影响者”。她在 Bilibili 上分享了她提高生产力的经验和她自己的研究发现，视频发布一周内就获得了平均 5 万的点击量。
她说：“中国的很多人现在也追求工作和生活的平衡，特别是年轻一代。”但对 Chen 来说，这种平衡一直很难把握。“我并不是天生就擅于时间管理，”她说，“我其实是很容易分心的人。”
管理精力
为了提高效率，她开始为每件事做规划，包括休息时间，但她发现这么做适得其反。事实证明，按需休息是很难的。而且即使她让自己脱离了眼前的工作——比如去看画展——她还是很难沉浸到当下的环境中去。“我无法停止思考工作和我那望不到头的待办清单。我很焦虑，然后又因为焦虑而更焦虑了。”
她现在会把工作拆分到很短的时间里，确保自己在预留的休息时间不会太累或精神太紧张：“我会在快要累倒的时候让自己休息，否则我只会不停刷手机，而这并不是真正的放松。”
根据 2021 年的一项调查，87% 的英国大学职工表示在过去三年里，他们的工作量和强度都增加了，1/10 的学术人员称自己的工作量“难以承受”，这个比例是 2016 年的近 2 倍（见go.nature.com/3pcg9wd）。
Smith 说，给自己做好时间安排的学术人员，在遇到不合理的要求时还能借此推辞。“当有人让你做一件其他事时，你可以亮出你的日程表，和他说：‘看，这是我一天的安排。你想让我把哪件事去掉呢？’”
了解自己
对于那些不知道怎么管理时间的人来说，Mubaiwa 有一些经验分享。他建议博士生把博士课题分成几个小项目，先制定出大体时间线，再细分成小任务，规划更细的进度。
如果进度遇到了困难，他建议先从小地方调整，而不是先推翻整体计划。之后，最重要的是，他说：“了解你自己，在你的个性和你的做事方式之间找到平衡。”
Smith 说，时间跟踪是对你的时间安排实行问责制，确保你能完成目标。“它能告诉你的时间都去哪了，而不是你想象自己做了哪些事。”
原文以Time tracking for early-career researchers: a practical guide标题发表在2023年5月8日《自然》的职业特写版块上
© nature
doi: 10.1038/d41586-023-01552-6
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