关于做好2021届毕业研究生档案整理寄送工作的通知
各教学院（部）：
根据今年实际情况，为确保我校研究生毕业生档案及时、准确寄往各相关单位，现将档案整理、寄送及后续工作的重要事项通知如下：
1. 各院部必须指定一名辅导员或教职工作为毕业生档案整理寄送工作的负责人。本次毕业研究生档案整理寄送工作分两个阶段（前期准备阶段6月17-25日，封档寄送阶段暂定为6月26-28日）进行。具体安排见《档案整理时间进度安排》（附件1）。
2. 按照人事档案管理的有关规定，档案材料必须完整齐全才能转递。因此，根据《毕业生研究生阶段档案清单及整理注意事项》（附件2）将每个毕业生的所有档案材料收集齐全，整理档案时完成归档工作，避免因重复归档而造成档案整理、投递延误，进而影响毕业生就业或升学。为提高工作效率，前期工作准备可参见《毕业研究生档案整理前期准备说明》（附件3）。
3. 我校学生档案投递工作将通过中国邮政“EMS标准快递”方式转递档案。为了能够及时、准确、安全地将学生档案转递到人事档案的管理部门，请按照以下各项要求进行操作：
（1）本次毕业生档案通过“邮政EMS标准快递”进行转递，严禁学生个人携带档案。所有学生均需登录研究生信息管理系统，https://degrees.upc.edu.cn/UserLogin.aspx?exit=1，准确填写学生人事档案投递信息，做到接收单位的全称、详细地址（所在省、市、区县及具体门牌号码）、收件人名称和电话（如没有指定的联系人，填写档案接收的部门即可）等信息完整、准确。院部进行审核操作。本次工作将由邮局打印完成，信息完整才能确保档案及时投递。
（2）档案暂缓寄送：可在研究生信息管理系统中直接提出申请，按照《毕业研究生档案整理前期准备说明》（附件3）中的说明进行填写。并打印签字确认后以学院为单位在档案整理日之前交至研究生院档案室。
档案缓寄申请范围原则上仅针对签约北京、上海、深圳的单位并在一年内可解决户口者、拟升学者、拟进入博士后流动站工作者、缓授学位者、公派留学学生者。本届毕业生档案暂存学校时间原则上最长不得超过2年，公派留学学生档案存放时间需在正常留学期限内。办理档案缓发者，如需再次办理相关业务须在研究生院档案室正常业务工作受理时间内办理。到期没有办理档案再次转寄者，需及时与档案室联系，将档案转出。若逾期不转，或不及时联系的，校方有权按照做出适当处理。
4.档案发出后毕业生可登录研究生信息管理系统查询EMS单号，并登陆http://www.ems.com.cn/查询档案流转信息，毕业后三个月内，若用人单位未收到毕业生人事档案，请尽快与邮局联系查询，联系电话：0532-86981881。
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研究生院 党委研究生工作部
2021年6月16日
▼往期精彩回顾▼点赞！我校15人获2021年度中国博士后科学基金资助听说，石大“跳蚤市场”悄悄上线了~除了粽子龙舟，这些端午知识你了解吗？编辑|高方远
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