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公文的语言必须体现出这六个特点

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  公文语言的主要特点是:庄重、准确、朴实、精练、严谨、规范。

  庄重指语言端庄,格调郑重严肃。公文是机关行使权力的工具,具有法定的效力,所以要求语言上具有庄重特色,要体现发文机关的权威性,特别是那些指示性、法规性公文更应如此。

  准确指语言真实确切,无虚假错漏,褒贬得当,语意明确,符合实际。公文是用来指导工作、反映情况和处理问题的,必须强调语言准确,避免产生任何歧义。但有时公文中也需要使用某种模糊语言,如基本、几乎、不少、绝大多数等,在一定情况下适当运用此类模糊语言,不但不会造成文意的模糊,而且恰恰能够达到准确表达文义的效果。比如,“到本世纪末基本解决农村贫困人口的温饱问题”,这里用“基本解决”比用百分比的表达效果更强。

  朴实指语言平直自然,是非清楚,明白流畅,通俗易懂。公文的着力点应放在说明问题和讲清道理上,注重以理服人,因此,公文语言要实在、质朴、平易。叙事求实,论理有据,不夸张,不掩饰,不追求词句的华丽。当然,强调公文语言的朴实,绝不是说公文的语言不要求生动。公文也要尽可能写得生动些,但这要根据公文的特点恰当处理,不能硬搬文艺作品的语言。

  精练指语言简明扼要,精当不繁,服从行文目的及表现主题的需要,当详则详,当略则略。公文的语言必须简明扼要,不拖泥带水,用最少的文字,表达尽可能多的意思。当然也要注意不要由于片面追求简练,而使文义不能得到完整、准确的表达。

  严谨指语言含义确切,文句严谨,细致周密,分寸得当,忌模糊含混、语意多歧。公文是一种实用文体,它是在公务活动中进行交际、传递信息的文书。公文写作与一般性文章写作有明显的区别,它不需要繁复的细节描写和深入细致的刻画,也不能抒发个人的情感,要求用规范、严谨的语言去表述事实、传达信息。

  规范指语句不仅合乎语法及逻辑原则,而且要合乎公务活动的特殊规范性要求。公文要遵守语法规则,使用规范化语言,用词要符合行文的语体风格。要使用书面语言,不用口语、方言。公文起草中必须十分重视语法和修辞问题,要在这方面认真下功夫,做到字斟句酌。现在社会上存在用语、用字不规范的现象,要防止这种现象在公文语言中出现。

  我们强调公文语言要规范化,同时也不否定公文语言具有某些特点,这两者并不矛盾,而是统一的。如在公文中适当使用文言词语,可使公文语言风格更为庄重、典雅和简洁。

  公文的语言,在长期实践中形成了某些专用词语,如公文开头用语的“根据”、“遵照”、“现将”、“最近”等,期请用语的“拟请”、“务请”、“即请”等,询问用语的“当否”、“妥否”、“是否妥当”、“是否可行”等,表态用语的“同意”、“批准”、“可行”、“不妥”或“原则批准”、“基本同意”等,结尾用语的“此复”、“盼复”、“特此报告”、“请予指示”,等等。这些词语既能体现公文特点,又很方便适用,起草公文要根据情况适当使用。

  公文的思想内容,经过一系列组织安排,最后通过语言表达出来,所以起草公文必须重视语言的运用。公文的语言有自身独特的要求,重视语言的研究工作,对撰写高质量的公文,充分发挥公文的管理协调功能具有非常重要的作用。

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