服务好演讲嘉宾，会议成功了一半
都说一个好的演讲人能顶一场会，道理大家都懂，但要请到好的演讲人真的很难。演讲人的邀请是一项庞大而又复杂的工程，简单来说至少要完成以下5步：
1) 寻找TA：TA是否是会议必不可少的演讲人
2) 联系TA：通过各种手段获得TA本人联系方式，最次也要拿到TA助理的
3) 打动TA：了解TA到底要啥（要得名？要获利？要发声？），然后致命一击
4) 服务TA：确保TA如期到达会议现场，为达此目标所需的一切沟通及服务
5) 熟络TA：会议可以结束，情谊不能断，交朋友建人脉
要完成以上任何一步，主办方都要跨过N多道砍，可见难度有多大。本文将聚焦“服务TA”这一步，“伪甲方”与各位好好聊聊平日工作中的心得体会。一般性演讲嘉宾初步答应参加会议时，可以算是嘉宾邀请工作的阶段性胜利，但作者需要提醒的是，主办方此时不能有任何松懈，因为此时距离会议正式开始还有挺长一短时间，存在各种变数。同时作为主办方，在这段真空期将会花大量时间去和演讲嘉宾打交道，任何一点做得不专业的，也都有可能使得演讲人突然变卦，毕竟TA有N多种拒绝你的理由。
要如何做好“服务TA”这一步，如何体现主办方的专业性呢？“伪甲方”认为，主办方与演讲人沟通时一定要采取“化零为整”的方式，即利用好每一次与演讲人沟通的机会，在会议筹备进度分阶段通盘沟通，而不是想到一点就去打扰TA一次。要做到“化零为整”地与演讲人沟通，主办方必须胸有成竹，手握一份应有尽有的沟通清单。当然近些年由于疫情的出现，演讲人的参会形式也产生一定的变化，一般有三种参会形式，分别为现场、实时连线和录制视频。因此，基于不同的参会形式，对应的沟通清单也会略有不同。“伪甲方”将结合近些年来在工作中累积的实操经验，与圈内各位聊聊这些沟通清单应该涵盖哪些内容.
演讲人以任何一种形式参会，按如下准备沟通清单都不为过
演讲人初步答应参会时，一般建议发送正式邀请函时随附一份权益清单，避免之后发生“我以为是这，你以为是那”的情况。一般内容至少包括：
1) 讲课费以及发放方式
2) 询问是否有陪同人员参会，且主办方需明确是否cover他们的住宿、差旅、接送机
3) 演讲人的肖像权是否可以用于会议宣传
定期更新会议议程及确认参会名单，以保持主办方与演讲人的粘性
建议演讲人提供PPT、照片、简历、职务，一些注意事项参考如下
1) 主办方提供PPT模板以及明确PPT比例是4:3 or 16:9
2) 照片宜彩色、免冠、半身照为宜
3) 简历的字数需明确，避免不同演讲人的简历字数差别过大，不利于会刊排版
4) 职务请提供官方版本，并告知会用在会议各类宣传文案中
5) 主办方需告知以上材料的最晚提交时间
6) 若会议为中英双语，请尽量由演讲人自行提供以上内容。若部分由主办方翻译，务必要确认
7) 此部分内容尽量在同一阶段沟通内容中一次性提出
与主旨演讲的嘉宾进行会前沟通时，一般需要准备以下内容：
1) 整理演讲人的近期发言，主办方建议一些演讲角度。会前沟通会时尽量达成一致的演讲提纲
2) 会议现场流程说明
3) 往届会议中主旨演讲的现场参考图
与小组讨论的嘉宾进行会前沟通时，一般需要准备以下内容：
1) 会前沟通会之前，先与该场讨论的主持人进行预沟通，明确基本的讨论方向
2) 整理所有小组讨论嘉宾的近期发言，主办方建议一些讨论要点
3) 小组讨论嘉宾每个人的简历汇总，以便彼此了解
4) 会议现场流程说明（比如：主持人先上台一一介绍讨论嘉宾后，各位再嘉宾统一上台；每位小组嘉宾先各自讲5分钟，然后再由主持人串场讨论…）
5) 往届会议中小组讨论的现场参考图
PPT尽可能至少提前两天发给主办方，并确认是否可在直播中展示。若复核有不妥之处，及时反馈演讲人并得到确认。一般复核的内容至少包含以下：
1) PPT中是否有错别字或排版乱码
2) PPT比例是否按主办方要求。若未按要求，主办方进行调整后给演讲人确认
3) 是否有政治敏感内容出现在PPT中，比如错误的地图等
4) 检查PPT中是否有动画或视频，测试可否正常播放
5) 检查PPT中打广告的内容是否过多
演讲人若无PPT，尽量争取提前拿到发言稿。这样既能提升同传的准确性，又可提前判断发言是否有敏感内容
关于演讲人的演讲版权，资料和速记稿版权，使用方式的确认
会前一天再次重点提醒会议着装要求
演讲结束当天，挑选演讲人的现场照片发给秘书或本人
接下来，再根据演讲人不同的参会形式，补充一些对应的沟通清单。
演讲人现场参会，沟通清单至少要补充这些
若Cover演讲人的住宿和差旅，一般需提前沟通以下内容：
1) 机票由主办方代订 or演讲人自定后走报销流程
2) 如会期在雨季或天气状况不好的时段，提前与秘书沟通预定几套差旅方案
3) 有无要求指定航司，尽量满足演讲人惯例要求
4) 需知道抵达及离开时间，以便安排接送机。演讲人启程前提供接机人员信息
5) 有无特殊的客房要求，比如一定要无烟房？
6) 有无特殊的饮食要求，比如是素食主义？无糖餐饮？
会前询问演讲人是否参加其他会议环节，以便预估每个会场的排位
提前告知会议现场签到注册流程及会场布局概览
特别提醒演讲人休息室的所在位置及开放时间
是否接受现场的媒体采访
若时间允许，建议演讲人会前一天到会场实地踩场，一般可在踩场时顺便沟通以下内容：
1) 话筒声音，灯光亮度是否满意？若有特别要求，主办方务必请控台按需调整
2) 演讲时是否额外需要无线小蜜蜂耳麦
3) 自行播放PPT还是由控台播放，若自行播放，提前确认电脑使用什么系统
4) 在大屏幕上完整播放一遍PPT给到演讲人或秘书确认
5) 讲台上放一杯热水 or 常温矿水
尽可能也关照好随行人员（秘书、助理、司机等）的需求
提供详细的会场停车信息以及周边交通方案
演讲人实时连线参会，沟通清单至少要补充这些
当第一次接触到视频连线参会时，“伪甲方”的第一感觉是总算能长舒一口气了，不用像现场办会那样事无巨细了。但当第一次真正实操视频连线时，只能感叹自己too young too naïve了。嘉宾上不了线怎么办？视频会议软件用不来怎么办？讲到一半掉线了？这些都是“伪甲方”遇到过或看到过的实际问题，为了避免类似状况的发生，主办方在会前与演讲人进行充分沟通是非常必要的了。
图文并茂地制作一份软件使用指南发给嘉宾参考，使用指南一般可包含以下内容：
1) 如何下载软件，提供官官方下载地址
2) 软件基本功能告知，如何上线，如何开麦，如何静音，如何改名
3) 重要功能使用指南，比如如何共享屏幕，如何使用同传
4) 连线时的背景及灯光要求，提供一些参考图
一定争取与演讲人或秘书，在会前一个月进行一次连线测试（同一网络环境，同一设备），测试时可顺带沟通以下事项：
1) 若演讲人端网络不稳定且无法解决，主办方及时快递一个无线wifi流量设备。待收到后，另约时间测试
2) 模拟测试如何使用共享屏幕及同传功能（建议主办方也备份PPT，若演讲人会议当天出于各种原因无法共享，主办方工作人员可顶上）
3) 演讲人的镜头感，背景灯光是否合适
4) 与嘉宾沟通备用入会方案，避免嘉宾突然掉线了手忙脚乱
5) 会议当天，建议提前半小时进入会议室，可在连线会议室中同步观看现场会议画面
会前务必拿到演讲人或秘书的电话联系方式
会前一天再次发送正式会议号给演讲人，并提醒会议当天提前半小时进入会议室做最后准备调试
演讲人录制视频参会，沟通清单至少要补充这些
录制时间及提交时间沟通。一般不宜过早录制，否则演讲内容的时效性较差
视频的时长需控制在主办方要求范围。超时严重，主办方剪辑后与演讲人确认
明确视频清晰度及导出格式的要求
若演讲人使用PPT，建议将PPT文件发给主办方，会议当天工作人员将在现场屏幕上同步播放
录制背景建议明亮干净，无敏感性内容露出。可提供一些参考实景图
录制好的视频如何传输，特别是涉及到国外嘉宾，需提前告知联系人主办方建议的平台，该平台需要适用于国内及国外
若演讲人无录制团队，可与TA沟通，主办方通过线上会议平台进行录制
好了，沟通清单就先列到这了，欢迎各位补充。演讲人的邀请的确是一个事无巨细的过程，任何一个环节有丝毫纰漏，TA也许就不来了。演讲人的邀请同样也是一个折磨人的工作，有些主办方工作人员直到会前一天都会因梦到某位演讲人临时爽约而惊醒。
最后，仅以此文致敬这些meeting planner并祝愿你们心中的那些TA都能如期参会！
作者：埃里克•YU
无论身处甲方还是乙方，我都是一个敢爱敢恨敢做敢当的会展人。苛求会议活动的每一处细节，只为当场灯亮起时，一切尽在掌握之中！