物业行政、事务及设施设备台账的建立与管理（收藏）
行政类台帐
1、物业接管（移交）资料；
2、管理规约（临时管理规约）及各项公众制度；
3、业主委员会资料；
4、员工档案；
5、公司文件资料；
6、会议纪要、管理处（小区、服务中心）日志；
7、培训记录；
8、员工考勤；
9、员工物品领用；
10、业主名册；
11、业主满意度调查。
事务类台账
1、业主投诉记录
2、处理、回访记录
3、装修管理
4、工作计划（月度、年度）
5、工作小结（月度、半年度、年度）
6、合同签订
7、卫生工作检查
8、绿化养护检查
9、物管费台帐
10、物品进出登记、工程工具（钥匙）借用登记
11、消防器材检查登记
12、水泵房日常运行检查台帐
13、电梯维保记录台帐
14、工程维修记录
15、维修材料使用登记
16、小区承接验收台帐
17、配电房管理台帐
18、机房养护管理台帐
19、邮件代收发登记台帐
20、消（控）值班记录台帐
21、车辆进出台帐
22、车辆安全停放秩序巡查记录
23、访客、人员来访登记
24、各岗位交接班记录
25、设备房外来人员登记等
26、消、杀记录
物业设施建立台帐的必要性
现代物业设备设施管理的主要内容包括：设备的基础管理、设备使用与维护管理、设备的故障管理、设备的维修管理、设备的经济管理、设备的安全管理等。其物业设备设施管理的目标要求：保持设备完好、保障设备“安全、可靠、经济、合理”的运行、符合环保要求、追求设备寿命周期费用的最经济、延长设备自然寿命，实现设备资产的保值等。基于以上要求，如何更好地进行设备设施管理，建立物业设施台帐就成了必需。
建立物业设施台帐是为了掌握楼宇建筑配套的设备设施的种类、数量、基本性能参数和设备使用的长期运行情况及变更记录等，便于对设备系统进行长久性专业化的管理。因此，台帐的建立为提高物业设备设施管理工作奠定了坚实的基础。
建立物业设施台帐的形式
（一）物业设施系统的分类
为了让物业设施台帐建立得更规范，更科学，我们必须从基础做起，首先对设备设施有一个系统的分类。
各系统的组成如下：
1、供配电系统：
(1)供电子系统：变压器、发电机、高压配电柜、直流屏、高压配电设备的保护（辅助）装置及高压送（配）线缆（槽）。
(2)配电子系统：低压配电柜（箱）、用户配电柜（箱）、低压配电设备的保护（辅助）装置、低压送（配）线缆（槽）。
(3)照明子系统：户外的灯光：彩灯、霓虹灯、广告灯、喷泉灯、顶灯、外围射灯、水池灯、航标灯等；室内的灯光：大厅、过廊、楼梯、停车场、会议室舞台灯光设备以及警示灯或临时需求电光源等。
2、空调系统：
(1)中央空调子系统：制冷主机、二次热交换、附属水泵（冷冻、冷却）、冷却塔、空气处理机（空调机）、送风机（新风机）、盘管风机、抽风机、送（通）风诱导器、空调管网以及空调介质的处理设备、及配套电气控制等。
(2)专用空调子系统：恒温恒湿空调机、医疗专用空调、窗式空调机、分体空调机、及配套电气控制。
(3)暖通子系统：锅炉。
(4)专用空气处理系统：正负压系统、氧气系统、及配套电气控制。
3、给排水系统：
(1)给水子系统
a.升压和贮水设备：水泵、气压装置、水箱、水池、及配套电气控制；
b.给水附件：闸阀、减压阀、止回阀、各式水龙头、开水器、仪器仪表及配套电气控制；
c.管网。
(2)排污子系统
a.抽升设备（污水泵、雨水泵、及其配套电气控制）
b.卫生器具（大小便器、洗手盆）
c.排水管网及附件（包括沙井盖、排水沟盖）
d.通气系统（通风设备及其电气控制）
(3)污水池、化粪池、隔油池及隔油井
4、消防系统：
(1)报警系统：
a.火灾报警控制器；
b.火灾探测器（感烟探测器、感温探测器、复合探测器、气体探测器、其他探测器）；
c.模块。
e.手动火灾报警按钮
f.警铃
g.辅助指示装置
h.隔离器
i.消防紧急电话
j.电梯回降控制系统
k.停非消防电装置
l.应急广播设备
(2)灭火系统
a.自动喷淋灭火系统
①喷淋泵
②湿式报警阀
③水流指示器、检修阀
④喷淋头
⑤监控阀
⑥压力继电器
⑦水力警铃
⑧延迟器
⑨试验及泄漏装置
⑩管网及阀门
⑾压力表
b.消火栓子系统
①消防水泵
②稳压泵
③气压罐
④消火栓
⑤接合器
⑥消防水箱
⑦管网及阀门
⑧压力表
c.气体灭火
①容器
②瓶头阀
③释放阀
④喷嘴
⑤配管
⑥检测控制器
⑦失重装置
d.泡沫灭火
e.灭火器具
①粉末灭火器
②其他灭火器具
(3)防火分区
a.风机（正压送风机、排烟风机）
b.风道
c.送、排风阀、余压阀
d.防火卷帘、防火门（含闭门器）
e.防烟垂壁
f.控制系统
(4)安全疏散系统
a.疏散指示灯
b.应急照明
5、公共安全技术防范系统（简称安防系统）：
(1)传输系统：微波传输、远程传输、光纤传输、线缆、其它；
(2)控制设备：电子警察、摄像机、监视器、录像机、云台、镜头、视频采集卡、录像带、投影机、电梯控制器、分割器、矩阵、解码器、控制器、计算机、其它；
(3)对讲系统；监听系统、对讲机、系统管理机、门铃、可视对讲、其它；
(4)周边器材；控制机柜、球罩、蓄电池、支架、保护器、其它；
(5)安防软件；报警软件、监控软件、其它；
(6)防盗报警系统：巡更系统、探头、接警主机、门磁、报警主机、警号、防盗系统、感应器、无线接收器、接警卡、无线发射器、玻璃破碎探测器、其它；
(7)门禁系统：磁卡、读卡器、门禁机、锁、指纹采集仪、门禁控制器、其它；
(8)其它产品：安全防护产品、珠宝柜台 、金库保险、其它。
6、运输（电梯）系统：
⑴垂直提升机（客梯）
⑵专用货梯
⑶消防电梯
⑷病床电梯
⑸观光电梯
⑹扶梯
⑺水平输送梯
⑻其它提升设备（液压升降平台、高空作业车、吊船）
⑼电气控制系统
7、楼宇机电设备自动控制系统（自控系统）：
⑴机电自控系统:
a.机电自控计算机、软件、打印机、专用电源（含UPS电源）、中央处理模块、远程模块、数据总线、模拟屏（投影设备、大屏幕电视机）；
b.传感器、电动（磁）阀等执行机构器件、及配套专用控制柜（箱）；
⑵家庭电器自动化系统。
⑶自动抄表系统。
⑶防煤气泄漏系统。
8、通讯系统：
语音与传真服务系统、电话信息服务系统、传真信箱系统、可视电话系统（无线对讲机、无线电台、天线、移动通讯设备、交换机、电话机、通讯线缆、管井、电源、计费系统）。
9、计算机与网络系统：
⑴综合布线；
⑵计算机网络、小区物业管理计算机系统；
⑶交换机、服务器、路油器、调制调解器、数据线缆、防火墙、软件、UPS电源；
⑷信息服务系统，包括网上购物、网上医疗、网上教育、网上证券交易、电子公告牌等系统。
10、视听广播会议系统：包括会议系统 会议讨论系统、会议同声传译系统、会议表决系统。
⑴共广播（背景音乐系统）；
⑵周边（调音台、效果器、激励器、分频器、限幅器、音频分配器、混音台）；
⑶功放（专业功放、Hi-Fi功放、AV功放）；
⑷音箱（专业音箱、Hi-Fi音箱、AV音箱）；
⑸视频（液晶、等离子、投影机、投影幕、录像机、摄像机、实物展示台、电子白板）；
⑹音源（卡座、CD机、收音头、MD机、DVD机、点歌机）；
⑺辅助设备（机柜、话筒、耳机、线材）；
⑻同声传译(主席单元、代表单元、翻译单元 、翻译软件模块、红外发射主机、接收机 、辐射机、系统主机（标准、加强型 、标准数字化型、加强型数字化型）、耳机、电缆、分路器)；
⑼电视系统：包括有线电视、卫星电视系统；
11、土木建筑设施系统：
房屋的承重结构(包括住宅的基础、承重墙体、梁柱、楼盖等)、非承重的分户墙外墙面、屋盖、屋面、大堂、公共门厅、走廊、过道、天花板、楼梯间、垃圾通道、及物业管理区域内的物业管理用房、空地、道路、绿地、市政排水设施，物业管理区域的外围护栏及围墙等。
（二）物业设施台帐的格式和内容
物业设施台帐的建立已成为楼宇设备设施管理工作的主要内容之一，台帐是设备设施系统保养、运行管理工作和设备标挂设备卡片工作的基础，因此物业设施台帐的格式和内容既要规范、详细，又要科学、准确。针对当前各单位的物业设施台帐存在格式不一、内容凌乱的问题，我们有必要对其作出统一性。
任何事物都是个性与共性的统一体，其物业设施台帐的格式和内容在遵循其统一性原则的基础上肯定存在一定的差异性。即不同系统、不同专业的物业设施台帐的格式和内容的建立也要根据不同性质进行变化，有一定的针对性。现物业管理走专业化道路，所管辖范围较广，其设备设施管理的着重点不同，受其特定性质的影响，其台帐的格式和内容的建立必将存在差异，所要求应按其特定的变化，强调其针对性。
物业设施台帐的格式和内容既要强调其统一性，又要注重其针对性，只有把两者相结合起来，才能建立好一个规范、科学的物业设施台帐，才能全面提升物业设施台帐的管理水平，更好地体现物业管理的专业水平。
根据不同分类，物业设施台帐格式包括以下内容：
1、设备的规格型号；
2、设备的名称；
3、制造单位；
4、出厂日期及编号；
5、设备的技术规范；
6、安装地点（部位）；
7、数量；
8、特别备注等。
设备设施的检修、系统保养、技术改造、变更等记录要做到详尽、准确，已便为该设备建立最有价值的原始档案，所以物业设施台帐具体内容至少包括5个方面：
1、检修记录：包括设备计划性大小修、事故抢修的记录，记录形式应有检修分析、工作记录、结论报告等；
2、系统保养记录：包括设备定期切换、执行系统保养项目等；
3、技术改造记录：包括设备的技术改造、运行方式的调整；
4、变更记录：包括设备的损坏更换、技术替换、项目增减等；
5、运行记录：包括调试记录、投运日期、运行状态、运行周期、参数变化、事故记录、缺陷登记等。
（三）物业设施资料参数的收集
物业设施台帐的建立、记录、管理必须坚持持之以恒，为日后设备设施管理过程中提供最有价值的原始数据，才更有效地达到设备设施管理目标。
（四）物业设施台帐填写要求
1、台帐的变更记录工作必须完整性、及时性、长久性；
2、必须用钢笔填写，蓝、黑墨水均可，书写要工整、清晰；
3、填报数据一律用阿拉伯数字，文字说明一律用汉字；
4、大型设备按统一表格规范填写；小型设备或小部件可另作表格记录，但表格要规范，记录必须要详尽。
（五）物业设施台帐的管理要求
1、专人管理
所管辖的建筑物所配套设施的工程部主管全面负责其设施台帐的建立、填写、变更记录及管理工作；
2、物业设施台帐的变更记录的及时性：
当设施出现故障维修、技术改造及变更时，必须在设施对应的台帐进行及时的变更记录。
3、物业设施台帐的完整性：
一套好的物业设施台帐必须有一个完整性，对于设施平时的定期保养、维修、技术改造、变更及运行、报废等记录必须详尽、完整。一台设备出现故障，必须按照设备事故处理的表格填写（见附表一、二、三），做到发现问题、解决问题。记录要形成一个闭环，按设备管理的一整套表格规范记录。
4、进行科学的管理
在设备管理现代化的要求下，尽能力应用电子计算机信息管理系统进行对整套台帐的管理。
物业设施台帐表格填写说明举例
（一）【物业设施台帐】
1、[隶属系统]：按设备设施专业用途为：供配电系统、空调系统、给排水系统、消防系统、安防系统、电梯系统、楼宇机电设备自动控制系统（简称楼宇自控系统）、通讯系统、计算机与网络系统、音响视频系统、土木建筑设施系统等。
2、[隶属项目]：为各大系统的子系统，例：给水泵控制箱隶属项目为给水子系统；排水控制箱隶属项目为排水字系统。
3、[档案号]：根据设备所属建筑物名称、设备系统、台帐建立日期编号。例:广发银行大厦1号变压器档案号编写为：GF/B-04-01（04－表示台帐建立日期为2004年、01－表示1号变压器）。
4、[设备名称]、[规格型号]、[出厂日期]、[产地]、[出厂编号]、[投运日期]、[安装位置]、[设施价格]、[数量]：是根据设备本身相关资料的有效参数的填写。
5、[设备代码]
6、[用途及衔接关系]：记录设备的用途及设备的上下级位置。如：用户配电箱的用途及衔接关系记录为控制××楼××号房用电电源，上级为×楼低压配电房××号配电柜，下级为×楼××号房电源箱。
7、[设施主要参数摘录]：即本表格对应的设施本身的主要参数的记录。如：水泵的扬程、流量、转速、电机功率、重量等。
8、[附属设施主要零配件部件及其参数]：指本表格对应的设施配套的附属设施及主要零部件。如:水泵配套电机的有关参数、电气控制部分的主要元件型号数量；空调风柜配套的电机有关参数、皮带规格型号及电气控制部分的主要元件型号数量等。对于数目较多，而参数要求记录要详细的附属设施，则可另设表格记录，记录后附在对应设施系统的台帐册后面。如给排水、空调系统的阀门和各系统设施控制配电箱等。
9、[备注]：填写本表格对应的设施本身参数及附属设施主要零配件部件参数的变更记录及其它记录。
10、本表格是一套台帐表格对应一台设备。
（二）【物业设施年度综合评价表】
1、[设施代码]：对应[物业设施台帐]的设施代码号。
2、[运行情况评审]：以本设施年度为单位进行其运行的综合评价。
3、[保养情况评审]：以本设施年度为单位进行其系统保养的综合评价。
4、[评审人]：所负责管辖本设施的工程部主管。
5、[审核人]：所负责管辖本设施的物业主任。
6、本表格每年进行一次有关的综合评价记录。
（三）【附录】
1、[隶属档案号]：对应[物业设施台帐]的档案号。
2、表格记录内容：是本设施及附属设施参数在[物业设施台帐]表内没有位置记录的情况下记录在本表格。另还可以附贴本设施相应的有关重要照片。
3、本表格是在有记录的情况下才附到对应的[物业设施台帐]表格后。