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物业档案管理工作如何有条不紊?这些分类方法和注意事项很重要
文字、图象、声音以及其他各种方式和载体的文件。
※物业管理企业应设立专门的档案室,由专人负责管理。
※在资料收集时应保证资料真实及渠道广泛。
※按时间顺序收集
1)设计规划阶段信息
2)施工及验收阶段信息
3)委托管理阶段信息
4)业主收楼信息
5)日常管理信息
※按物业管理参与者的各方面来收集
1)在物业接管移交与开发商及设计单位、施工单位积极合作,力争全面、准确地收 集到工程建设产权及工程技术资料等原始资料。
2)在业主入伙,进行二次装修阶段收集业主、用户资料。
3)在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案、投诉与回访记录等以及 其相关资料,并将档案的收集形成制度化。
4)通过政府主管部门获取的相关信息。
资料整理要求
收集到原始资料后,统一由档案管理人员集中整理。剔除作废和无效的记录,然后按类别进行装订并整理成册,做到条理清晰、分类合理、便于检索。
资料分类
①根据工作的内容整理和分类
资料分类
②根据工作的内容整理和分类
三、物业档案的销毁