福利社！物业公司客服部40+张工作表格，收藏备用！

物业管理圈 2023-09-11

客服部组织机构

质量记录表格清单

物业费催缴记录表

业户单位防火责任人回执表

新业主（用户）迁入办公通知

客户意见调查表

拜/回访客户跟踪反馈表

客户投诉报告单

物业工作服务单

账单发送记录表

费用催缴记录表

报刊收发登记表

邮件收发登记表

入住公司一览表

钥匙领用登记表

主管、领班工作报告单

工作交接表

商务服务记录表

客户会议通知单

传真收发记录表

刻字单

磁卡代售记录表

客服中心月份销售报表

客服中心日销售报表

雨伞借用流程

...

（更多内容请见文章后半部分）

客户管家日常巡查记录表

物业管理圈资料库日期：年月日

序号	检查项	检查标准	检查情况	存在问题简述	协调/处理情况	备注
正常	异常
1	外围及园区	1、道路、马路清洁达标，有无明显垃圾、积尘、积水未处理； 2、水池水质清晰见底，水面有无明显垃圾和杂物； 3、座椅、娱乐设施清洁达标，路灯及导识标示等设施有无积尘和蜘蛛网； 4、垃圾清运及时无异味，现场无垃圾积压或散落一地现象； 5、草坪无斑秃或杂草丛生，绿植长势良好，无枯死及枯萎现象。
2	秩序管理	1、无摆摊设点及私拉乱接等违规或不规范现象； 2、现场施工有无立牌作业及隔离措施符合管理是否规范； 3、外来人员及客户访问、车辆进出、物品进出有询问和登记； 4、秩序员统一着装并站岗服务，岗亭内物品拜访整齐/有序，卫生干净
3	单元/大堂管理	1、门禁及设施是否完好，拨号监控中心测试结果是否正常； 2、照明、导识是否正常，消防设施（防火门/消防栓）有无损坏或缺失； 3、地面、墙面及配套设施清洁是否达标，石材光亮度达标无破损和明显污迹； 4、电梯轿厢内整体卫生干净，箱壁无广告字迹或乱贴提示等； 5、电梯运行正常，标示及合格证齐备有效，使用途中有无异响或配重协调。
4	楼宇巡视管理	1、地面及设施卫生清洁是否及时且达标，垃圾桶无异味和地面无污染； 2、走廊照明和疏散标识完好正常，面板开关无损坏或松动； 3、防火门及设施完好，消防通道及走廊无堆放杂物和堵塞现象； 4、地砖无损坏或松动及缺失，维修单位作业有立牌，管控措施符合管理要求； 5、楼道内无小商小贩叫喊和发传单，以及住改商在公区挂灯箱等。
5	屋面及设施	1、通道门、机房门是否锁闭，其钥匙是否由专人和值班人员分别保管； 2、雨虹排泄口畅通无堵塞，地面卫生是否干净整齐； 3、屋面无私拉乱接，其设施设备无损坏。
6	地下室出口	1、大厅地面干净，墙面洁净无污染，其天面及墙角无蜘蛛网等； 2、垃圾清运及时，其地面和周边环境无污染无异味； 3、大厅照明及疏散标识完好且正常，物业管理圈微信公众号，开关面板无损坏和松动； 4、门禁及设施无损坏、拨号监控中心测试通话及功能正常，大厅消防设施配置齐全无损坏和缺失。
7	车场管理	1、查看车场照明和标识灯箱等标示是否正常，有无盲区或未开启现象； 2、现场检查车辆停放是否有序，有无违章乱停和占道无管控现象； 3、地面卫生整齐干净，排污设施及人防通道清洁是否达标，有无明显积尘和垃圾杂物等； 4、现场抽查消防设施配置是否齐全有无损坏和缺失现象； 5、现场有无积水或施工，现场管理（有无立牌）和隔离措施是否符合管理要求。
8	其它	需要回访事项及业主/投诉（反映）信息
9
10	说明	1、适用范围：本表单作为客户及管家人员日常检查使用，依项用符合标注检查结果：正常√，不符合的画×。 2、巡视要求：每日巡视频次不少于2次，时间不少于1小时，，其巡视时间为每天上午9:00，下午4:00左右。 3、问题管控：严格执行以上检查内容和标准（周覆盖责任区域）、并详细记录所发现问题，结束后第一时间下单或通知责任部门责任整改并销项； 4、记录要求：管家需就每日巡视情况输入电脑形成电子记录，并形成分析汇总清单交由部门主管审核，其原始记录按月装修存档备查

质量记录表格清单

序号	质量记录名称	表格编号	适用要素	填写部门	份数	送达部门	审定日期	归档时限	保存	批准人
1	报刊收发登记表			客服中心	1	自存		每月	1年
2	邮件收发登记表			客服中心	1	自存		每月	1年
3	房态检查表			客服部、工程部、保安部	2	客服部		每次	长期
4	客户档案			客服中心	1	自存		每次	长期
5	拜/回访客户跟踪反馈表			客服办公室	3	总经理室（2）、客服部		每月	2年
6	客户迁出核验单			客服部、工程部、保安部	2	财务部（2）、客服部		每次	长期
7	客户意见调查表			客户负责人	1	客服部		每二月	2年
8	客户问询/投诉/意见统计表			公司所有部门	2	总经理室、各部门自存		每月	2年
9	客户投诉报告单			受理投诉部门	2	总经理室、受理投诉部门		每月	2年
10	客户使用钥匙登记表			客服中心	1	自存		每月	2年
11	领班、主管工作报告单			客服部办公室	1	自存		每月	长期
12	商务服务记录			客服中心	1	自存		每月	1年
13	卫生间设施检查情况表			客服部办公室	2	工程部、客服部		每月	1年
14	工作交接表			客服部办公室	1	自存		每月	1年
15	客户会议通知单			客服中心	5	总经理室、财务部、保安部、工程部、客服部		每次	2年
16	领用钥匙登记表			客服中心	1	自存		每月	1年
17	入住公司一览表			客服中心	若干	相关部门		半年	2年
18	传真收发记录表			客服中心	1	自存		每月	2年

质量记录表格清单

序号	质量记录名称	表格编号	适用要素	填写部门	份数	送达部门	审定日期	归档时限	保存	批准人
19	刻字单			客服中心	1	自存	每次	2年
20	商务中心日销销售报表			客服中心	1	财务部、客服部	每月	1年
21	卫生间清扫、检查记录			客服部办公室	1	自存	每月	半年
22	磁卡代售记录表			客服中心	1	自存	每月	2年
23	客服部月份销售报表			客服部办公室	3	总经理（2）、客服部、财务部	每月	2年
24	危险品使用登记表			客服部办公室	1	自存	半年	1年

收楼文件

业主授权书

物业管理公司：

我单位/本人是项目室的业主，年月日起到年月日止，将上述单元租给/授权（用房单位名称）使用。

在此期间，该使用单位直接向管理公司支付有关费用（如管理费、电费及等），若该使用单位欠缴上述费用时，我单位/本人将按《业主公约》规定负责清缴。

我单位/本人通信地址：

联系电话：

传真号码：

业主签名：（盖章）

业主单位名称：（盖章）

房屋状态检查表

房号：室联系人及电话：

检查日期	年月日	检查类别	复原□ 收楼□ 审批□ 巡检□
检查项目	检查结果	整改意见	备注
消防电讯	消防喇叭
烟感器
喷淋头
通讯线路
信息插座
空调	盘管风机
出风口
回风口
鲜风口
风管
保温层
温控器
抽风口
电动闸
冷凝水管
电线	灯盘
配电线路
插座
面板开关
断路器
地面插座
大门
天花及龙骨
间隔
屏风
墙身

房屋状态检查表

房号：室联系人及电话：

检查日期	年月日	检查类别	复原□ 收楼□ 审批□ 巡检□
检查项目	检查结果	整改意见	备注
装饰	幕墙结构
窗帘
电子门
门铃
墙纸
地脚线
玻璃水牌
白云台
地毯
家具
检查结果：	合格□ 不合格□	检查人签名：	业主（用户）确认：
部门意见：
注：上述检查由物业公司协助业主（用户）进行，对未检查部分或隐蔽工程，物业公司将不予承担。

客户意见调查表

房号：公司名称及负责人：年月日

项目

内分

分类

工程设施设备

物业服务质量

餐饮服务

电梯

空调

电话

照明

门窗

卫生间

车场

其他

前台接待

清洁开水

工程维修

保安门卫

财力结帐

其他

饭菜状况

卫生状况

服务状况

其他

满意

一般

不满意

投诉

表扬

建议

备注：1、欢迎您提宝贵意见。 2、请您在相应的空格内打“√”

客户问询/投诉/意见统计表

序号	日期	房间号	问询/投诉/意见内容	经办人	处理结果	备注

拜/回访客户跟踪反馈表

序号：公司名称：

项目	客服部	工程部	保安部	其它
存在问题
纠正措施及时限
回访人签字
办理结果
跟办人签字
备注

回访组织者：回访日期：

客户迁出核验单

序号：公司名称：

工程部验收人:

验收项目

天花板

门

锁

窗

空调

墙面

灯

开关

插座

地毯

电话

数量状态

备注

保安部验收人:

验收项目

烟感

喷淋

喇叭

钥匙

疏散图

出入证

数量状态

备注

客服部验收人:

确认项目

联系人:

新办公地址:

联系电话:

邮件处理意见：

备注

财务部处理意见

经理：

核验组织者：客户代表签字：

年月日

文件名称：物业管理客服工作手册

文件编号：37 版本状态：A/0

处理问题

1涉及到同其它部门协作的问题 2本部门内较大的事情处理情况

员工表现

1受到客人表扬及投诉 2工作完成出色或违纪、表现差

有关建议

1有利于提商服务质量 2有利于改进工作

审核人：

客户投诉报告单

投诉人		投诉时间		受理人
公司或房号		投诉方式	1、来访 2、来电
联系电话		3、来信 4、其他
投诉内容：受理人：
责任部门		责任人		处理时间
原因分析及纠正措施：部门负责人：
是否解决是□ 否□	签字：	如未解决，是否向对方解释原因是 □ 否 □
处理结果回复：满意 □ 不满意 □ 验证记录人：
公司领导意见：签字：

文件名称：物业管理客服工作手册

文件编号：39 版本状态：A/0

物业工作服务单

通知时间	日期
填写人：客户房号：姓名：单位：
电视□	电修□	机修□	网络□
建筑□	空调□	电梯□	厨房设备□
家务管理□	照明□	电话□	综合维修□
工作要点： ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------------
工程部签收：日期：时间：
工作完成时间：日期：客户签署：工作完成由：专业主管/领班签署：
物业公司填写	时间用度（小时）	工作性质：
采用物质	名称：	住户承担费用：
型号：
单价：
数量：
NOTE 附注：
通知时间	日期
填写人：客户房号：姓名：单位：
电视□	电修□	机修□	网络□
建筑□	空调□	电梯□	厨房设备□
家务管理□	照明□	电话□	综合维修□
工作要点： ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------------
工程部签收：日期：时间：
工作完成时间：日期：客户签署：工作完成由：专业主管/领班签署：
物业公司填写	时间用度（小时）	工作性质：
采用物质	名称：	住户承担费用：
型号：
单价：
数量：
NOTE 附注：

此单一式三联白联：客户留存黄联：工程部留存兰联：财务部留存

账单发送记录表

发送日期	房号	签收人	经办人

雨伞借用登记表

序号	借用人	借用日期	所在公司	借用数量	联系方式	身份证号码	押金收取经手人	退还押金日期	退还押金经办人	备注

各种常用电话

名称	电话	地址
匪警	110
火警	119
急救	120
派出所
法院
医院
医院
区卫生局
区物价局
区环境保护局
区劳动和社会保障局
区审计局
区统计局
区质量技术监督局
消防监督处
区城管监督大队
街道办事处