物业公司档案十大分类方法，工作效率加几倍！

物业管理圈 2023-09-11

物业公司档案类目分类

档案一级类目表

行政管理类档案二级类目表

人力资源管理类档案二级类目表

财务管理类档案二级类目表

品质管理类档案二级类目表

物业前期介入类档案二级类目表

物业承接验收类档案二级类目表

业主入伙管理类档案二级类目表

顾客关系管理类档案二级类目表

工程管理类档案二级类目表

公共秩序管理类档案二级类目表

环境管理类档案二级类目表

1.1档案一级类目表

一级类目	编号	备注
行政管理类	1
人力资源管理类	2
财务管理类	3
品质管理类	4
物业前期介入类	5
物业承接验收类	6
业主入伙管理类	7
顾客关系管理类	8
工程管理类	9
公共秩序管理类	10
环境管理类	11

1.2行政管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限

一级类目	二级类目	文件材料归档基本范围	保存期限
类号	类目名称	类号	类目名称
1 1	行政管理行政管理	1-1	组织机构	1	公司章程、验资报告、注册资料	长期
2	股东会文件、董事会文件、监事会文件	长期
3	机构变革记录、公司大事记	长期
1-2	证照管理	1	证照原件	长期
2	证照申办资料	长期
3	证照使用记录	3年
4	证照变更记录	长期
5	证照年检记录	长期
1-3	印鉴管理	1	印鉴制作、变更、废止记录	长期
2	印鉴使用记录	3年
1-4	行文管理	1	内发文件、外发文件、行文审批记录	长期
2	外来文件及归档记录	长期
3	请示、报告、函件	长期
4	介绍信、授权书、委托书以及各种证明等	长期
1-5	合同管理	1	标准合同范本	长期
2	各类合同、协议原件及评审记录	长期
3	各类合同、协议的执行记录	长期
1-6	会议管理	1	各类会议记录、纪要和会议签到记录	长期
2	会议决议处理记录	长期
1-7	采购管理	1	物资需求计划和采购计划	3年
2	采购比价记录	3年
3	物资验收记录	3年
4	供方评价记录和合格供方名录	3年
1-8	库房管理	1	物资出入库记录	3年
2	库存物资台帐	3年
3	库存物资盘点记录	3年
4	库存物资月报表	3年
1-9	物资管理	1	固定资产、低值易耗品和员工个人台帐等	长期
2	办公设备、设施和工机具维修保养记录	1年
3	物资盘点、调拨、转让、报损记录	长期
1-10	宿舍管理	1	住宿人员情况及分布情况	长期
2	宿舍检查记录	1年
1-11	法律事务	1	法律纠纷记录	长期
2	律师函件	长期
3	讼诉材料、公证材料	长期
1-12	新闻媒体	1	新闻发布记录	长期
2	专题新闻报道	长期
1-13	书刊档案	1	书刊目录	长期
2	订阅及购买记录	3年
3	书刊借阅记录	3年
1-14	档案管理	1	档案目录清单	长期
2	档案借阅记录	3年
3	档案接收及移交记录	长期
4	档案销毁记录	长期
1-15	内刊管理	1	内刊原件	长期
2	内刊稿件记录	3年
3	内刊发放记录	3年
4	内刊投稿奖励记录	3年
1-16	水电管理	1	办公水电使用记录	1年
2	宿舍水电使用记录	1年
1-17	通讯管理	1	办公电话申办记录	长期
2	办公电话分布记录	1年
3	办公电话费额管理	3年
4	移动电话费额管理	3年
5	通讯录，包括各公司通讯录	1年
1-18	参观接待	1	参观接待材料	1年
2	来访领导题词签名册	长期
3	来访者赠送礼品登记	长期
1-19	外协单位管理	1	外协单位名录	长期
1-20	企业文化	1	企业文化活动记录	长期
1-21	声像档案	1	照片档案	长期
2	光盘档案	长期
3	硬盘档案	长期
4	录音带档案	长期
5	录像带档案	长期
1-22	实物档案	1	证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等	长期

1.3人力资源管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限

一级类目	二级类目	文件材料归档基本范围	保存期限
类号	类目名称	类号	类目名称
2 2	人力资源管理人力资源管理	2-1	人力资源规划	1	人力资源配备计划	5年
2	工作分析和职位说明书	5年
2-2	招聘管理	1	招聘申请	3年
2	招聘计划	3年
3	招聘启示	3年
4	人才库	3年
2-3	教育培训	1	培训需求调查	3年
2	员工培训计划	3年
3	内部培训记录	3年
4	外送培训记录	3年
5	培训讲议集	长期
6	培训考核试题集	长期
7	培训评估记录	3年
8	内部讲师选拔、评审和管理记录	3年
2-4	考勤管理	1	员工排班记录	3年
2	员工出勤记录	3年
3	员工加班记录	3年
4	员工换班记录	3年
5	员工休假记录	3年
6	员工考勤月报表	长期
2-5	绩效考核	1	绩效考核方案	3年
2	绩效考核原始记录	长期
3	绩效考核结果及应用记录	长期
4	员工奖惩记录	长期
5	优秀员工评比资料	长期
2-6	薪资管理	1	工资表	长期
2	工资调整记录	长期
3	工资发放记录	长期
4	个人所得税报表	长期
5	工资卡办理及领用记录	3年
6	行业薪资调查情况	3年
2-7	福利管理	1	员工保险开户记录	长期
2	员工养老保险办理记录	长期
3	员工医疗保险办理记录	长期
4	员工失业保险办理记录	长期
5	员工工伤保险办理记录	长期
6	员工生育保险办理记录	长期
7	员工住房公积金办理记录	长期
8	员工商业保险办理记录	长期
9	员工福利费发放记录	长期
10	员工福利用品发放记录	长期
11	员工体检记录	长期
2-8	员工管理	1	员工花名册	长期
2	员工月报表	长期
3	员工个人档案	长期
4	员工导动记录	长期
5	劳动合同签订记录	长期
6	员工满意度测评记录	5年

1.4财务管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限

一级类目	二级类目	文件材料归档基本范围	保存期限
类号	类目名称	类号	类目名称
3	财务管理	3-1	会计凭证	1	原始凭证	长期
2	记账凭证	长期
3	汇总凭证	长期
3-2	会计账薄	1	总帐	长期
2	明细账	长期
3	银行日记账	长期
4	现金日记账	长期
5	固定资产账	长期
6	物业服务费	长期
7	其它辅助账薄	长期
3-3	会计报表	1	月、季度会计报表	长期
2	年度会计报表	永久
3	其它会计报表	长期
3-4	预算管理	1	年度收支预算	长期
2	月度资金计划	长期
3	预算执行情况	长期
4	年度收支决算	长期
3-5	其它会计档案	1	会计移交清册	长期
2	会计档案销毁清册	长期
3	会计档案保管清册	长期
4	银行余额调节表	长期
5	银行对帐单	长期

1.5品质管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限

一级类目	二级类目	文件材料归档基本范围	保存期限
类号	类目名称	类号	类目名称
4 4	品质管理品质管理	4-1	体系建设管理	1	体系建设计划	5年
2	体系诊断记录	5年
3	体系建设记录	5年
4-2	体系文件管理	1	体系文件正本	长期
2	体系文件审批记录	长期
3	体系文件更改记录	长期
4	体系文件发放范围	5年
5	体系文件发放回收记录	5年
6	体系文件作废记录	5年
7	体系文件销毁记录	5年
4-3	体系运行控制	1	体系运行检查计划	3年
2	体系运行检查记录	3年
3	体系运行报告	3年
4-4	发展规划	1	发展规划	长期
4-5	计划总结	1	工作计划	长期
2	工作总结	长期
4-6	创优资料	1	创优申办资料	长期
4-7	资质管理	1	资质申办资料	长期
4-8	CI管理	1	CI手册	长期
2	CI产品制作申请	3年
3	CI产品使用管理	3年
4-9	推广宣传	1	宣传资料制作	长期
2	宣传资料使用管理	长期
3	推广渠道管理	3年
4-10	法律法规	1	国家法律	长期
2	国家及部委法规	长期
3	地方法规	长期
4	国家及地方标准	长期
5	适用法律法规清单	长期
4-11	服务质量控制	1	服务质量检查计划	3年
2	服务质量检查记录	3年
3	服备质量分析记录	3年
4-12	顾客满意度测评	1	顾客满意度测评计划	3年
2	顾客满意度调查记录	3年
3	顾客满意度调查报告	长期
4-13	管理评审	1	管理评审计划	3年
2	管理评审资料	3年
3	管理评审报告	长期
4-14	内部审核	1	年度内审计划	3年
2	内审实施计划	3年
3	内审员名录	3年
4	内部审核记录	3年
5	不符合项报告	3年
6	内部审核报告	长期
4-15	不合格控制	1	不合格处置记录	3年
4-16	外部审核	2	外审迎检资料	3年
2	外部审核记录	3年
3	外部审核报告	长期
4	外部审核整改记录	3年
4-17	数据分析	1	数据分析记录	3年
4-18	纠正预防措施	1	纠正措施	3年
2	预防措施	3年

1.6物业前期介入类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限

一级类目	二级类目	文件材料归档基本范围	保存期限
类号	类目名称	类号	类目名称
5	物业前期介入	5-1	物业招投标	1	项目调研资料	长期
2	项目可行性分析资料	长期
3	投标方案和文件	长期
4	投标过程中的相关文书资料	长期
5-2	规划设计介入	1	项目规划设计建议资料	长期
5-3	项目施工介入	1	项目施工进度	长期
2	项目施工过程中的建议资料	长期
3	项目施工跟进计划及跟进记录资料	长期
5-4	营销配合介入	1	营销活动配合记录	长期
2	营销过程中有关物业法律文书	长期
5-5	竣工验收介入	1	竣工验收中存在的问题	长期
2	竣工验收中问题处理意见记录	长期